第講高級(jí)應(yīng)用紅頭文件的制作及批量制作請(qǐng)柬

第七講Word綜合應(yīng)用之紅頭文件及批量請(qǐng)柬的制作主講：張?zhí)烀魅掌冢?023/5/24重慶科創(chuàng)職業(yè)學(xué)院-應(yīng)用基礎(chǔ)教研室2教學(xué)目標(biāo)知識(shí)目標(biāo):掌握word文檔中紅頭文件的制作(重)掌握word文檔中批量制作請(qǐng)柬(重)能力目標(biāo):運(yùn)用所學(xué)知識(shí)獨(dú)立完成對(duì)word文檔的高級(jí)編輯與美化操作教學(xué)目標(biāo)案例描述案例總結(jié)課外作業(yè)實(shí)驗(yàn)任務(wù)案例分析相關(guān)知識(shí)操作過(guò)程重慶科創(chuàng)職業(yè)學(xué)院-應(yīng)用基礎(chǔ)教研室3案例描述學(xué)校為了表彰獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)集體，需要制作紅頭文件。它由眉首、公文標(biāo)識(shí)符、主體、版記等組成。紅頭文件的制作有嚴(yán)格的格式，根據(jù)需要制作相應(yīng)的紅頭文件。在日常的辦公過(guò)程中，我們可能有很多數(shù)據(jù)表，同時(shí)又需要根據(jù)這些數(shù)據(jù)信息制作出大量信函、信封或者是工資條。面對(duì)如此繁雜的數(shù)據(jù)，難道我們只能一個(gè)一個(gè)地復(fù)制粘貼嗎？能保證過(guò)程中不出錯(cuò)嗎？其實(shí)，借助Word提供的一項(xiàng)功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)管理功能——“郵件合并”，我們完全可以輕松、準(zhǔn)確、快速地完成這些任務(wù)。請(qǐng)柬的格式基本相同，內(nèi)容也大同小異，如果采用手工輸入來(lái)制作大量的請(qǐng)柬，任務(wù)繁重，而且文件多不利于文件管理。我們先創(chuàng)建主文檔，同時(shí)將有關(guān)被邀請(qǐng)人的姓名、時(shí)間、地點(diǎn)和會(huì)議名稱等信息保存在數(shù)據(jù)源中，然后進(jìn)行郵件合并。教學(xué)目標(biāo)案例描述案例總結(jié)課外作業(yè)實(shí)驗(yàn)任務(wù)案例分析相關(guān)知識(shí)操作過(guò)程重慶科創(chuàng)職業(yè)學(xué)院-應(yīng)用基礎(chǔ)教研室4案例分析教學(xué)目標(biāo)案例描述案例總結(jié)課外作業(yè)實(shí)驗(yàn)任務(wù)案例分析相關(guān)知識(shí)操作過(guò)程重慶科創(chuàng)職業(yè)學(xué)院-應(yīng)用基礎(chǔ)教研室5相關(guān)知識(shí)頁(yè)面設(shè)置設(shè)置文件眉首制作公文標(biāo)識(shí)符設(shè)置文件主體設(shè)置文件版記模板主文檔數(shù)據(jù)源郵件合并教學(xué)目標(biāo)案例描述案例總結(jié)課外作業(yè)實(shí)驗(yàn)任務(wù)案例分析相關(guān)知識(shí)操作過(guò)程重慶科創(chuàng)職業(yè)學(xué)院-應(yīng)用基礎(chǔ)教研室6操作過(guò)程任務(wù)一：紅頭文件的制作任務(wù)二：批量制作請(qǐng)柬教學(xué)目標(biāo)案例描述案例總結(jié)課外作業(yè)實(shí)驗(yàn)任務(wù)案例分析相關(guān)知識(shí)操作過(guò)程重慶科創(chuàng)職業(yè)學(xué)院-應(yīng)用基礎(chǔ)教研室7任務(wù)一：紅頭文件的制作文件版記文件主體公文標(biāo)識(shí)符文件眉首頁(yè)面設(shè)置教學(xué)目標(biāo)案例描述案例總結(jié)課外作業(yè)實(shí)驗(yàn)任務(wù)案例分析相關(guān)知識(shí)操作過(guò)程方法：文件—頁(yè)面設(shè)置（03）頁(yè)面布局—頁(yè)面設(shè)置（07）眉首即文頭，紅色反線以上部分。包括文件名稱與發(fā)文字號(hào)。文件名稱，由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加“文件”兩字組成，小標(biāo)宋體字，紅色。文件名稱往往用套紅大字印刷，被稱為“紅頭文件”。發(fā)文字號(hào)在文件名稱下空2行，用三號(hào)仿宋體字，居中對(duì)齊，由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年號(hào)、文件順序號(hào)三者組成。如重科創(chuàng)技〔2010〕104號(hào)繪制紅色直線及五角星方法：插入—自選圖形03插入—插圖—形狀07主體是紅色反線下方，主題詞上方。包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文時(shí)間、印章等版記包含主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和日期1．主題詞：文字格式要求用三號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)；詞目用三號(hào)小標(biāo)宋體；詞目之間空1字。2．抄送機(jī)關(guān)：指主送機(jī)關(guān)需要執(zhí)行或知曉公文的機(jī)關(guān)。抄送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)隔開(kāi)，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊；在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)的后面標(biāo)句號(hào)。3．印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：位于抄送機(jī)關(guān)之下（無(wú)抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占l行位置；用三號(hào)仿宋字體。重慶科創(chuàng)職業(yè)學(xué)院-應(yīng)用基礎(chǔ)教研室8任務(wù)二：批量制作請(qǐng)柬郵件合并制作數(shù)據(jù)源新建主文檔教學(xué)目標(biāo)案例描述案例總結(jié)課外作業(yè)實(shí)驗(yàn)任務(wù)案例分析相關(guān)知識(shí)操作過(guò)程主文檔就是固定不變的主體內(nèi)容，比如信封中的落款、信函中的對(duì)每個(gè)收信人都不變的內(nèi)容等。數(shù)據(jù)源就是含有標(biāo)題行的數(shù)據(jù)記錄表，其中包含著相關(guān)的字段和記錄內(nèi)容。數(shù)據(jù)源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的聯(lián)系人記錄表共六個(gè)步驟1、選擇文檔類型2、選擇開(kāi)始文檔（主文檔）3、選擇收件人（數(shù)據(jù)源）4、撰寫信函（插入合并域）5、預(yù)覽信函6、完成合并重慶科創(chuàng)職業(yè)學(xué)院-應(yīng)用基礎(chǔ)教研室9案例總結(jié)1、如何保存文檔模板2、利用模板制作其他相關(guān)文檔教學(xué)目標(biāo)案例描述案例總結(jié)課外作業(yè)實(shí)驗(yàn)任務(wù)案例分析相關(guān)知識(shí)操作過(guò)程重慶科創(chuàng)職業(yè)學(xué)院-應(yīng)用基礎(chǔ)教研室10課外作業(yè)課本P138：教學(xué)目標(biāo)案例描述案例總結(jié)課外作業(yè)實(shí)驗(yàn)任務(wù)案例分析相關(guān)知識(shí)操作過(guò)程重慶科創(chuàng)職業(yè)學(xué)院-應(yīng)用基礎(chǔ)教研室11實(shí)驗(yàn)任務(wù)根據(jù)素