往來賬管理中常見的問題及對策

往來賬管理中常見的問題及對策【摘要】往來賬是核算債權(quán)債務(wù)的賬，在一個單位的會計賬目中占有很重要的地位。筆者通過多年來管理往來賬的實際工作經(jīng)驗，將往來賬管理中常見的問題作一分析和歸納，并提出改進意見。

往來賬是兩個具有資金往來關(guān)系單位之間的會計賬目，表示兩個單位之間債權(quán)債務(wù)的大小，一般涉及的會計科目有應(yīng)收賬款、預收賬款、應(yīng)付賬款、預付賬款、其它應(yīng)收款和其它應(yīng)付款等。正因為涉及到兩個單位之間債權(quán)債務(wù)關(guān)系的大小，所以，往來賬的管理工作非常重要。

一、往來賬管理中常見的問題

領(lǐng)導不重視

有些單位的領(lǐng)導尤其是財務(wù)領(lǐng)導對往來賬的管理不夠重視，財務(wù)部門既沒有往來賬的工作程序，又沒有往來賬的崗位職責，更沒有往來賬的獎懲制度。由于領(lǐng)導不重視，該決策的時候不決策，該審批的時候不審批，該檢查的時候不檢查，從而影響了往來賬的正常核算工作。在他們看來，往來賬很普遍，哪個單位都不少，對賬不對賬都無關(guān)緊要，反正一時半會結(jié)不清。經(jīng)辦人員及會計人員換了一茬又一茬，結(jié)果導致賬齡越來越長，誰欠誰的說不清楚，最終成為呆賬，給單位造成了很大的經(jīng)濟損失。

會計不負責

有些單位的財務(wù)分工是出納制單，主管會計審核，記賬員登記往來賬，結(jié)果導致往來賬歸誰負責不清楚，相互扯皮，造成了“三個和尚沒水吃”的局面。記賬員認為記賬憑證是出納做的，設(shè)什么科目、記多少數(shù)據(jù)是由主管會計審核的，記賬員只管登記賬簿就行了，至于誰欠誰的記賬員說不清楚，也沒有權(quán)利去管；而主管會計則認為審核制單是主管會計的事，但賬是怎么算的，付誰多少錢，收誰多少賬，往來賬上有登記，應(yīng)該歸記賬員管，二者的想法似乎都有些道理。但往來賬到底該歸誰負責，還是沒有一個定論。糾其原因，是會計分工主次不明，領(lǐng)導的協(xié)調(diào)工作做得不好，出納、主管會計、記賬員都不稱職，沒有愛崗敬業(yè)的奉獻精神，也沒有及時溝通的團隊精神，相互推卸責任，結(jié)果造成往來賬管理不規(guī)范，在與對方對賬時顯得很被動。

核對不及時

往來賬要管理好，就得及時進行核對，每個單位根據(jù)業(yè)務(wù)量的大小，應(yīng)按月份、季度、半年度、年度定期進行對賬，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時溝通，查找原因，保證雙方賬目余額一致。但在實際工作中，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)有些單位平時不對賬，或者很少對賬，有的到年底才對一次賬，更有甚者到年底因為單據(jù)不齊、急于結(jié)賬而草草了事，往來賬的余額為逐年滾動而成，越滾越對不清，結(jié)果等查賬的時候因?qū)Σ簧腺~而不能取得函證，延遲了查賬的進度，給單位造成了不良的影響。

口徑不一致

往來賬要核對清楚，雙方記賬時間口徑和記賬業(yè)務(wù)口徑必須保持一致。但在實際對賬工作中發(fā)現(xiàn)，有些單位的財務(wù)人員不顧會計制度的規(guī)定，工作上情緒化現(xiàn)象比較嚴重，應(yīng)付款方因財大氣粗，或者上級單位因權(quán)高一等而欺負相對應(yīng)的往來賬的另一方，因而在對賬時表現(xiàn)出單方面作賬、不提供單據(jù)、不給對賬時間、有意提前或推后結(jié)賬時間甚至以權(quán)壓人、拒不配合的現(xiàn)象，致使雙方記賬的時間口徑和業(yè)務(wù)口徑不一致，再高明的會計也難以對清賬目，給對賬工作造成了很大的困難。

方法不合理

往來賬在核對時，要將涉及到一個往來客戶的所有科目放在一起，經(jīng)過相互抵銷和對沖以后的余額，確定為最終應(yīng)付或應(yīng)收對應(yīng)客戶的金額。但在實際對賬時，因受會計工作水平和工作習慣的影響，有的會計對同一個往來客戶，既設(shè)有應(yīng)收、預收賬戶，還設(shè)有應(yīng)付、預付賬戶，甚至還有借款等多個賬戶，可在對賬時，往往只給對方提供應(yīng)收類賬戶的數(shù)據(jù)，對應(yīng)付及借款類賬戶的數(shù)據(jù)很少甚至從不提及，從而導致雙方在對賬時經(jīng)?！白矫圆亍保哟罅藢~的難度。而且，經(jīng)過若干年后，這些賬戶還未對沖，使每個賬戶都有余額，結(jié)果到查賬的時候每個賬戶都要求提供函證，這才感覺不便，可是為時已晚。

二、應(yīng)對往來賬管理問題的對策

從思想上要重視往來賬的核對

往來賬涉及到一個單位債權(quán)債務(wù)關(guān)系的大小，往來賬管理得好，該收的錢就能收回來，該付的錢也能延遲支付，這樣才能有效利用資金，減少壞賬，保證財產(chǎn)物資不受損失。１．領(lǐng)導干部要率先垂范，以身作則，該決策的時候要準確決策，該審批的時候一定要及時審批，保證往來賬的及時、順利核算；２．相關(guān)的會計人員要嚴格履行自己的職責，準確核算，及時對賬，發(fā)揚愛崗敬業(yè)、團結(jié)協(xié)作的精神，做一名合格的往來賬會計；３．領(lǐng)導干部、尤其是財務(wù)領(lǐng)導要經(jīng)常督促檢查往來賬管理的各個環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)矛盾及時調(diào)解，出現(xiàn)問題及時解決，將不利于往來賬核算的一切因素消滅在萌芽狀態(tài)。這樣，只要會計負責，領(lǐng)導盡職，思想統(tǒng)一，核算往來賬時才會沒有后顧之憂，核對起來也才會易如反掌。

從制度上要完善往來賬的管理

往來賬的產(chǎn)生涉及采購、銷售、管理等各個環(huán)節(jié)，因此影響往來賬核算的因素比較多，往來賬的核算難度也比較大。１．要選擇認真負責、愛崗敬業(yè)、業(yè)務(wù)熟練、善于協(xié)調(diào)并能執(zhí)行財務(wù)制度的會計人員，以保證往來賬核算和核對工作的順利進行；２．要制定往來賬的工作程序，明確往來賬責任人，設(shè)定制單、審核、記賬、對賬各環(huán)節(jié)的方法，規(guī)定定期對賬時間，檢查對賬結(jié)果；３．要明確往來賬的崗位職責，往來賬會計要負責審核往來賬的原始單據(jù)和會計科目，準確登記賬簿，及時核對賬目，協(xié)調(diào)財務(wù)、采購、銷售、管理等各個環(huán)節(jié)上的賬務(wù)關(guān)系，保證往來賬的及時、準確、順利核算；４．要制定往來賬的獎懲制度，檢查各個環(huán)節(jié)的工作情況，對表現(xiàn)好的要給予鼓勵和表揚，對出現(xiàn)問題、甚至違反財務(wù)制度的要給予批評和懲罰。只有有了合格的會計、完善的工作程序、明確的崗位職責和有效的獎懲制度，對往來賬的管理才會高效順利地進行。

從基礎(chǔ)工作上規(guī)范往來賬的核算

在實際工作中，往來賬的種類比較多，既有與采購有關(guān)的應(yīng)付類往來賬，也有與銷售有關(guān)的應(yīng)收類往來賬，還有與采購及銷售無關(guān)的代收、暫付、暫借類往來賬，不管是哪類往來賬，基礎(chǔ)工作都是非常關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。

１．單據(jù)要齊全。對于應(yīng)收類款項，要有貨物出庫單、貨物簽收單、發(fā)票、發(fā)票簽收單、合同、銷售文件、結(jié)算單等單據(jù)；對于應(yīng)付類款項，要有貨物入庫單、發(fā)票、合同、采購計劃等單據(jù)；對于暫收、暫付、借款類款項，要有相應(yīng)的發(fā)票、收據(jù)、審批文件等。單據(jù)齊全了，入賬時才會有可靠的單據(jù)，對賬時才會有充足的依據(jù)。

２．手續(xù)要完備。往來賬入賬時，發(fā)票上要有經(jīng)手人、驗收人、部門負責人、財務(wù)負責人、單位負責人的簽字；入庫單上要有交貨人、收貨人、庫管的簽字；出庫單上要有發(fā)貨人、領(lǐng)貨人、庫管的簽字；銷售結(jié)算單上要有銷售員、銷售負責人、部門負責人的簽字；采購計劃單上要有采購員、采購負責人、部門負責人的簽字。如此手續(xù)完備了，對賬時如果出現(xiàn)問題，才便于查找相關(guān)責任人。

３．核算方法要準確。設(shè)置科目時，對于因采購而產(chǎn)生的往來賬，設(shè)置應(yīng)付賬款和預付賬款，對于因銷售而產(chǎn)生的往來賬，設(shè)置預收賬款和應(yīng)收賬款，對于代收暫收類的往來賬，設(shè)置其他應(yīng)付款，對于代付暫付暫借類的往來賬，設(shè)置其他應(yīng)收款。這樣科目設(shè)置準確了，對賬就會有規(guī)律可循。核算數(shù)據(jù)時，對于銷售類的款項，要嚴格按照銷售價格、銷售合同、銷售文件去核算。如果遇到打折或處理等特殊情況時，一定要有銷售負責人和部門負責人的審批手續(xù)；對于采購類的款項，要嚴格按照采購計劃、采購價格、采購合同去核算。如果遇到價格調(diào)整等特殊情況時，一定要有采購負責人和部門負責人的審批手續(xù)；對于代收代付、暫收暫付及暫借類款項，要嚴格按照有關(guān)文件和審批手續(xù)核算。如此核算準確了，對賬時，如果遇到雙方記賬金額不一致的情況，就可以拿相關(guān)文件及手續(xù)進行協(xié)調(diào)。

從方法上要講求往來賬的對賬技巧

１．選擇適宜的對賬時間。往來賬要定期核對，才能保證雙方賬目余額一致。往來賬雙方定期對賬的周期因業(yè)務(wù)量的大小而不同。業(yè)務(wù)量少的往來賬可以按季度、半年度或年度確定定期對賬周期；業(yè)務(wù)量多的往來賬可以按月份、季度、半年度確定定期對賬周期。不管對賬周期選擇的長還是短，每次對完賬以后，都要填寫對賬單，并經(jīng)雙方確認簽字后，交各方相關(guān)財務(wù)負責人保管，以便將來備查。

２．確定方便的對賬方式。往來賬核對的方式比較多，根據(jù)現(xiàn)有的條件可以選擇比較方便的對賬方式。賬務(wù)少而簡單時，可以通過電話核對，雙方距離相隔比較遠時可以采用信函、電子郵件、傳真等方式核對；賬目比較多而復雜時可以約定當面核對。靈活方便的對賬方式能節(jié)約對賬時間。

３．講求巧妙的對賬方法。往來賬雙方人員在對賬前，要確定好雙方記賬的時間口徑和業(yè)務(wù)口徑，然后一筆一筆地對。每筆都登賬了，而且余額一致，表明賬已經(jīng)對上了。如果余額不一致，要根據(jù)具體情況，分別對待。在核對過程中，如果發(fā)現(xiàn)應(yīng)付款方少記賬了，應(yīng)收款方要主動配合提供相關(guān)單據(jù)，經(jīng)應(yīng)付款方核實后補登賬簿；如果發(fā)現(xiàn)應(yīng)收款方少記賬了，應(yīng)付款方