文檔中心管理職能概述模板

文檔中心管理職能概述資料內容僅供參考，如有不當或者侵權，請聯(lián)系本人改正或者刪除。公司以全新零售業(yè)經(jīng)營方式著眼于顧客的利益,提供最低的價格,開架式服務,一站式購物和舒適的休閑環(huán)境。公司每日要處理大量的以經(jīng)營、服務為主體的文檔,并進行集中統(tǒng)一的管理,因此,檔案工作使以保證公司機密和檔案的調閱利用構成了公司基礎工作的一個重要部分,成為維護公司經(jīng)濟效益,合法效益和歷史真實面貌的一項重要工作。公司的檔案是由管理部文檔中心實行集中統(tǒng)一管理,文檔中心的具體管理職能表述如下:文件的編號和整理,文檔中心應對匯總后交管理部的所有文書文件進行編號,并分類記錄,整理(如文件類別、撰寫部門名稱流水號、表單版本等)。經(jīng)過對收、發(fā)文件的編號及整理,實行對文檔統(tǒng)一管理,便為文件的歸檔打下了基礎。文件的歸檔。(1)、凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的有長遠利益價值或在相當時間內需要考查的檔案,均按照公司(歸檔材料類目表)所列內容全部移交公司管理部文檔中心。(2)、歸檔時,案卷標題應簡明確切,便于查找和利用。(3)、凡公司在活動中已經(jīng)形成并辦理完畢或完成后告一段落應歸檔的各類檔案,由各職能部門收集、整理、保存,并開列”檔案移交清冊”,向公司檔案室移交。文書檔案,在第二年六月底歸檔。科技檔案由項目負責人審定后歸檔。其中,基建檔案,按竣工年度、季度、月度歸檔;設備檔案,由開箱驗收后歸檔;科研檔案,由課題完成后歸檔。凡加蓋公司公章、合同章的各種合同,簽約實行及時歸檔,即在蓋章的同時,留正本一份歸檔。經(jīng)過對文件的編號,整理以及歸檔,完整、真實、準確的反映了公司各項活動的內容和歷史過程,保持了各類文檔之間的歷史聯(lián)系,便于文檔的調閱,為公司更好的做各項工作奠定了基礎。二、收、發(fā)文件格式規(guī)范管理:文檔中心應對公司各類收、發(fā)文件的格式進行規(guī)范管理,對不合規(guī)范者予以糾正。具體規(guī)范概述如下:文件編號順標示文件類別、撰寫部門編號、流水號、表單版本等。文件封面統(tǒng)一使用文件封面之標準用紙,視文件內容,選用成橫式。文件內容如涉及公司機密如配方、技術操作手冊及專利或KnowHow等,應在文件封面標示為機密文件,否則按一般文件標示,并按《標準文件管理程序》規(guī)定管理。根據(jù)文件內容需要,確定標準文件用紙及相應的文件修正履歷表:(1)、文件內容在兩頁內,需選用橫式或直式之單頁標準文件用紙及同版式之文件修正履歷表。(2)、文件內容在兩頁以上,需選用橫式或直式之多頁標準文件用紙同一版式之文件修正履歷表。文件目錄、附件及作業(yè)流程等部分均建議按統(tǒng)一格式。三、復印機及紙張的使用管理復印機作為行政辦公用品,歸公司管理部人事行政使用和管理,具體又由人事行政課下屬的文檔中心負責管理,具體使用和管理辦法如下:各部門復印文件必須派專人負責。一次復印在10張以下,由課長簽字同意后交文檔中心登記后復印;一次復印在10—20張須由部門經(jīng)理簽字同意后方可進行復印;凡20張以上的復印必須由店長批準。使用時注意愛護,如中途發(fā)生故障,應及時報告人事行政譚聯(lián)系專業(yè)人員進行維修。復印機使用后,須按”節(jié)能鍵”,以便節(jié)約用電。對擅自使用復印機及復印私人文件的員工將進行違紀扣分,如造成機器損壞,將由使用人負責賠償。人事行政課每月定量發(fā)給各部門所需打印和復印紙張,并作好記錄。如部門使用不夠,須由部門提出書面申請,并寫明原因。非正常使用造成不夠,由部門自行解決。各部門復印文件的將納入本部門辦公費預算內。復印及打印的紙張力求兩面使用,應盡量利用紙張邊角,禁止私用紙張。四、文檔的保管文檔和管理。建立與健全各項檔案管理制度,并列入公司的規(guī)章制度與經(jīng)濟責任制體系。各類檔案必須編制目錄等檢索工具。存放檔案必須有符合防火、防濕的專用箱柜。同時,定期進行庫藏檔案的清理核對工作,做到帳實相符。保管檔案必須有專門的庫房或檔案柜,而且力求做到有良好的衛(wèi)生環(huán)境和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物與防污染措施。庫房內不準堆放任何雜物,也不許帶進食物。制訂檔案室、庫房的安全保密制度和檔案調閱管理辦法,以確保檔案的安全保管。建立由公司領導、專業(yè)技術人員和檔案人員參加的檔案簽定小組,并制定檔案密集劃分、保管期限簽定及銷毀以及檔案開發(fā)利用效果等進行登記與總結。公司檔案室將需要由有關檔案館長期和永久保存的檔案,做好移交手續(xù)。凡檔案室人員工作調動時,必須事先辦理好各類檔案設備的移交手續(xù)后,方可辦理人事調動手續(xù)。資料的保密。依據(jù)公司的保密原則,公司內部實行信息分享,我們在分享信息的同時同有義務對外界保守公司秘密,由文檔中心管理的重要文件,更須保密。(1)、有保密要求的文函,要指定專人負責保管。(2)、文檔中心的工作人員若有崗位變動時,應將(3)、文檔中心工作人員應嚴守公司秘密,發(fā)現(xiàn)她人泄露公司秘密,應立即采取補求及措施,避免或者減輕損害后果。檔案的調閱。檔案的調閱是為充分發(fā)揮五、檔案信息