接待標準流程

招待標準流程招待標準流程目的為規(guī)范企業(yè)對外招待和觀光指導工作，保證招待工作的高效有序進行，建立企業(yè)優(yōu)秀形象，保證給來訪企業(yè)的領導與客戶供給一個滿意的招待服務。合用范圍本制度合用于企業(yè)的商務招待活動。職責行政管理部作為觀光招待工作的歸口管理部門，負責招待工作的安排和管理，制定貴賓的招待計劃，協(xié)調有關部門落實招待任務，供給后勤保障。各部門作為貴賓招待部門，負責配合行政管理部的招待工作，實時提報、反應來訪信息，輔助制定招待計劃，參加貴賓招待。觀光招待流程辦理招待信息貴賓對接部門或企業(yè)領導獲悉貴賓來訪通知后，實時傳達信息至行政管理部；如因時間緊迫，應實時電話通知行政管理部負責人。行政管理部實時與貴賓聯(lián)系，全面認識貴賓基本狀況，包含貴賓姓名、性別、職務、來訪詳細時間、人數(shù)、航班信息、來訪目的和要求、能否需用車、訂房或其余要求，并實時落實。上述貴賓信息由貴賓對接部門聯(lián)系獲得的，貴賓對接部門將信息實時反應給行政管理部。編制招待日程安排表行政管理部依據貴賓的來訪行程編制招待日程安排表，包含日期、時間、事件、地址等內容。擬訂招待計劃行政管理部在全面認識貴賓信息的基礎上協(xié)調貴賓對接部門制定招待計劃，排出招待議程，確立招待負責人及參加人員J，酌」情安排土:m待標準，并報企1仁領導審批。招待級別招待對象住宿標準餐飲標準陪伴人員車輛標準娛樂標準企業(yè)BOD成員、重五星級酒店午飯：90元/人豐田車VIP招待要的政府官員400—600元晚飯：120元/人GY總經理桂AA1397800元（不含酒水）高級招待企業(yè)分企業(yè)負責人、合作經銷高級人員、政府部門領導、外國技術合作人員等四星級酒店300-400元午飯：70元/人晚飯：100元/人（不含酒水）GY總經理或行政人事中心總監(jiān)流行車桂AJX180600元一般招待經銷商業(yè)務類考察人員、技術人員、認證人員等200-300元午飯：50元/人晚飯：80元/人（不含酒水）各對口部門人員流行車桂AJX180安排招待人員招待計劃經過企業(yè)領導審批后，行政管理部依據實質工作的需要安排招待人員，見告招待人員相應的招待任務及注意事項。肩負招待任務的人員一定嚴格依據標準落實整個招待過程。一般狀況下，貴賓沒有走開前，招待人員不宜任意改正。傳達招待信息行政管理部依據日程安排表通知參加會見的領導、陪伴人員、落實會見時間及場所。招待先期準備工作包含會議的主持人、組織人、與會人員。通知參會人員（包含貴賓、企業(yè)職工）詳細的會議時間、地址，提示與會人員依據日程表安排準時參加。選擇：中小型會議（20人以下）首選第三會議室，其次為第二會議室；人數(shù)超出20人，則選擇六樓培訓室。1）桌椅擺放：依據會議種類、性質、人數(shù)，聯(lián)合會議室詳細狀況安排會場布局，主客桌要安排適合，會議用桌要平坦，無污垢，無損壞，椅子要連忙整齊，椅子左右距離適合，桌椅各成直線。如與會人數(shù)許多，需提早準備好椅子，在會議室依據貴賓的數(shù)目進行準備，要求擺放前后排插孔擺放。2）桌牌：依據與會人員名單提早將桌牌打好，并確認擺放地點。3）鮮花：依據來訪客戶的級別而定，提早3小時準備到位，鮮花需依據要求擺放到講臺上。4）電器設備：包含電腦、投影儀、翻閱/激光筆、白板、挪動音箱、固定音箱、話筒，按規(guī)定地點擺放，保證物件潔凈整齊，無損壞，能夠正常使用。投影儀正確擺放，保證投影儀不傾斜，對正投影幕，應提早1小時調試完成；音箱齊整擺放在墻角處，提早調試好音量及成效，放在會場靠邊適合地點或墻角處；各樣設備都有備用會前，五分鐘檢查設備設備是否能夠正常使用。5）白板筆、白板刷、復印紙：白板筆（黑、藍、紅各兩支）需提早備齊放在指定地點并檢查能否有墨，復印紙準備一包放在指定地點。6）茶水、點心準備：確立點心、水果品種、數(shù)目及花費，提早一天達成購置；會議前1個小時，將點心、水果（洗凈）放在托盤上擱置在指定地點；準備好放果皮的托盤和紙巾，放于指定地點；將茶水杯或礦泉水擺放會議桌的所定地點（往常夏季擺放礦泉水，春秋冬三級擺放茶水）；會前5分鐘泡好茶水、咖啡并擺放好。（7）空調：夏季將空調提早30分鐘翻開，保持室內涼快。（8）會議室衛(wèi)生：保潔員在會議前1個小時做好桌子、椅子、地面、窗簾等衛(wèi)生狀況，各個地方都要打掃到位，保證會議室內外無異味、無雜物。會議資料準備：行政管理部落實會議需要報告資料，演示資料，并于會議前半個小時依據客人的數(shù)目提早準備好宣傳資料并擺放齊整。貴賓來訪前一周擬訂觀光路線方案，明確觀光路線、講解人、準備好講解詞。行政管理部依據貴賓信息準備橫幅，歡迎牌，指示牌；在一樓迎賓前臺擺放2個鞋套機，依據客人數(shù)目在四樓第一會議室準備白大褂、鞋子、帽子、口罩，白大褂紐扣所有翻開，衣服一定疊放齊整；鞋套機需提早檢查，如遇人多，鞋套機不夠用時需有輔助人員發(fā)鞋套。注意事項提示：在企業(yè)各個惹眼的地址張貼注意事項。及辦公場所進行全方面的4S。如貴賓需要企業(yè)安排住宿的，則由行政管理部行政助理按規(guī)格要求預定酒店，并預先到酒店觀察能否切合要求，明確付款方、付款方式并預付定金；預定成功后，把確認函信息提早見告客人；若有需要，為貴賓辦理入住、退房手續(xù)；在貴賓住宿時期，依據貴賓要求與酒店進行交流協(xié)調。車輛安排/送機1）確立接/送機司機、車輛安排、接/送機人。2）物件準備：接機牌（中英文版本）、日程安排表（中英文版本）、南寧市地圖。3）需在地圖上標出接見時所要抵達的地址。4）招待負責人將貴賓的基本信息狀況、航班信息、住宿信息以書面形式見告負責接/送機司機。司機在收到接/送機用車任務后，依據要求接送。（6）如沒法安排車輛的應通知貴賓并告之坐車方式，特別是飛機的，可通知其坐機場高速專線或打出租車。：確立司機、車輛安排及用車時間點，并將信息見告司機。司機接受用車任務后，按要求接送。確認餐飲娛樂項目負責人，由餐飲娛樂項目負責人預定餐館、娛樂場所，交托定金。在預定前應付餐館/娛樂場所的地點、交通、特點、價錢等方面進行觀察。、酒水，與餐館方確認菜譜（菜譜重需有一兩道菜是依據客人口胃安排的）。時間、地址、列席者名單、座位安排。向宴請列席者公布詳細通知，包含宴請的時間、地址、列席人物、車輛安排等。就餐過程中，招待人員能夠適合地帶動氛圍，促使兩方的感情交流（注意事項：招待人員自己不要飲酒過分，結帳不要當來客面，出外結帳）。提早確認旅游社；橫幅、歡迎牌、指示牌：確立橫幅、歡迎牌、指示牌的內容，交由領導審查，經過審查后實時聯(lián)系制作，于招待前一天與制作方交接完成。禮物：擬訂禮物標準，呈企業(yè)領導審批，領導審批后進行購置，并包裝好。拍照：確立拍照負責人，拍照地址、座位安排及拍照時間；：通知各個部門整理好各自的地區(qū)衛(wèi)生。宣傳欄：提早兩天達成二樓、三樓宣傳欄的更新。轉賬/現(xiàn)金預付：招待過程中需要支出花費的，各項目負責人擬訂花費估算，填寫《現(xiàn)金預付單》或《用款申請單》，經總經理審批后，持表單到財務部預付。招待準備工作先期確認貴賓抵達的前一天，對各項招待準備工作進行先期確認，保證每一項準備都落實到位。正式招待接機司機、接機人提早半個小時抵達機場，持接機牌在出口住等待貴賓。司機、接機人接到貴賓后，幫貴賓提行李，引導貴賓上車。貴賓行程能否有變化，實時調整車輛安排。依據貴賓要求，將貴賓送至下榻酒店或直接送到企業(yè)。15分鐘建立形象崗，在一樓迎賓前臺擺放2個鞋套機，擺放好水牌。觀光組負責人于貴賓抵達前半個小時，依據來訪者數(shù)目，準備好的白大褂、帽子、口罩等齊整擺放在四樓第一會議室的會議桌上。3貴賓抵達前半個小時，開放會議室空調，會議室全部準備工作已就緒。貴賓快抵達廠區(qū)時，招待負責人應組織參加陪伴人員在廠區(qū)大門口站立迎接以示禮貌。招待負責人及陪伴人員應穿著得體，容光煥發(fā)，佩帶工作牌。引領貴賓到指定會議室就坐。。會議時期，招待人員應做到：（1）會議進行時期，每隔40分鐘續(xù)水、咖啡一次；2）會議時期實時供給服務，如暫時資料的準備、復印、打印等，若有事需要走開，一定找人替崗，保證會議有人值班；3）會議時期，做好保潔工作，趕快整理增補和改換各樣用品，保持臺面整齊；4）為客人指示衛(wèi)生間和抽煙區(qū)方向。按招待計劃，需要安排有關人員與貴賓進行技術交流的，由招待負責人負責代理有關人員與貴賓進行技術交流，安排人員做好技術交流會議記錄。貴賓要求觀光廠區(qū)的，招待人員見告貴賓觀光注意事項，并將貴賓引導至第一會議室穿大白褂、戴帽子，而后講解人員按預先安排的路線率領貴賓觀光。觀光結束后，第一會議室負責人要整理好白大褂、帽子，并放回原處。1）餐館就餐：依據招待計劃安排向宴請列席者公布詳細通知。2）叫外賣：負責餐飲的招待人員依據就餐人員數(shù)目和要求，電話叫外賣，要求外賣方于12:00前送到企業(yè)四樓，并供給發(fā)票。外賣送到后，按指定地點擺放好，同時放上紙巾，就餐完成負責餐后潔凈。送別貴賓觀光視察完成無需安排宴請的，招待負責人及配套人員應與貴賓握手，送貴賓上車并送貴賓離廠。由企業(yè)安排司機、送機人、車輛從企業(yè)或酒店送貴賓到機場的