材料管理制度

工程項(xiàng)目管理文件材料管理制度二六年六月一、本項(xiàng)目管理文件適用范圍二、公司材料管理職責(zé)三、材料供應(yīng)和領(lǐng)用流程四、材料管理工作標(biāo)準(zhǔn)及具體要求五、附表一、本項(xiàng)目管理文件適用范圍：適用平朔高速路基工程管理.二.項(xiàng)目部內(nèi)部涉及工程材料管理各部門的職責(zé)：、工程部研定有關(guān)材料管理的各項(xiàng)制度，組織編制項(xiàng)目部材料管理制度：組織材料部實(shí)施材料管理制度；對項(xiàng)目部制定的材料采購方案進(jìn)行復(fù)核；并會同材料部與供應(yīng)商簽訂材料供應(yīng)合同；對項(xiàng)目部的材料供應(yīng)結(jié)算單進(jìn)行審核；對項(xiàng)目部及下包施工隊(duì)工程結(jié)算中的材料損耗進(jìn)行審核；對項(xiàng)目部的材料付款計(jì)劃進(jìn)行審核；編制材料采購方案報項(xiàng)目部備案復(fù)核；對材料供應(yīng)商材料供應(yīng)的材料數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行跟蹤考核。9、根據(jù)每月整體的材料供應(yīng)計(jì)劃作出的相應(yīng)的材料付款計(jì)劃報項(xiàng)目部財務(wù)部核撥工程項(xiàng)目資金。10、負(fù)責(zé)對現(xiàn)場工程材料的管理進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。11、負(fù)責(zé)編制工程材料采購計(jì)劃。并對材料數(shù)量的準(zhǔn)確性和對材料質(zhì)量的合格性負(fù)責(zé)。12、會同項(xiàng)目部材料保管員對材料供應(yīng)商供應(yīng)的材料的進(jìn)場驗(yàn)收工作。包括材料的數(shù)量和質(zhì)量。并對材料供應(yīng)驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的問題于當(dāng)天以電話或書面形式發(fā)回公司。材料數(shù)量的準(zhǔn)確性由工程項(xiàng)目部的材料保管員負(fù)責(zé)，材料質(zhì)量的驗(yàn)收意見由各專業(yè)工長負(fù)責(zé)提出。、材料部：、根據(jù)材料供應(yīng)合同現(xiàn)場配合實(shí)施。并組織對入庫材料的驗(yàn)收事項(xiàng)。、負(fù)責(zé)材料的施工現(xiàn)場庫房管理。、做好進(jìn)場材料的驗(yàn)收、保管和管理工作。、對材料供應(yīng)合同負(fù)責(zé)現(xiàn)場段的工作實(shí)施。如復(fù)查材料的供應(yīng)合同是否與材料的采購計(jì)劃一致、供應(yīng)商供應(yīng)的材料是否與封樣一致、供應(yīng)商提供的質(zhì)量證明書等有關(guān)手續(xù)是否齊全等。外協(xié)件的供應(yīng)商與現(xiàn)場施工隊(duì)的現(xiàn)場協(xié)調(diào)問題的處理。、對材料供應(yīng)合同實(shí)施監(jiān)督。、財務(wù)部：、根據(jù)項(xiàng)目部每月資金使用計(jì)劃安排好材料的使用資金。、做好材料供應(yīng)合同的歸檔、管理工作。、對材料供應(yīng)合同進(jìn)行監(jiān)督。、嚴(yán)格按照項(xiàng)目部的財務(wù)制度和材料費(fèi)用入帳的單據(jù)要求做帳。、對于材料款支付手續(xù)予以監(jiān)督。、定期組織工程部、庫房材料保管員等有關(guān)人員進(jìn)行對帳。、材料采購員一、建立材料數(shù)據(jù)庫、材料數(shù)據(jù)的來源：、所采購或正在采購的材料，、各種材料廠家的情況，、主動性的市場調(diào)查。、料數(shù)據(jù)庫的類別：、資料，、圖片、樣品，、文字?jǐn)?shù)據(jù)。、材料的分類：碎石，柴油，砂，水泥，鋼筋，枕木等。、料數(shù)據(jù)庫的建立的標(biāo)準(zhǔn)：、對材料的資料、圖片、樣品須按其分類整理備份歸檔。、文字?jǐn)?shù)據(jù)的建立的內(nèi)容：品名，商標(biāo)，規(guī)格、型號，單位，采購價，市場價，生產(chǎn)廠家，聯(lián)系人，電話，建立時間。、每種材料須建立三個以上不同品牌。二、提供目標(biāo)材料信息、施工前：、提供工程量清單中所有產(chǎn)品的品牌、規(guī)格型號、采購價、市場價（其中重要材料須提供一個品牌）。、提供主材的樣品、施工時：、對未確定的材料須提供產(chǎn)品資料、樣品予以確認(rèn)。、對進(jìn)場的材料須提供相關(guān)資料（如合格證、檢測報告、質(zhì)保書、有關(guān)認(rèn)證等）予以報驗(yàn)。四、 材料采購程序（一），采購前的工作：、做好材料采購計(jì)劃：依據(jù)工程部出具的材料總清冊及工程進(jìn)度計(jì)劃表編制材料采購計(jì)劃書（其內(nèi)容主要包括品名、品牌、數(shù)量、單價、合價、總價、計(jì)劃采購時間、計(jì)劃到貨時間、供應(yīng)商等）上報總經(jīng)理室及財務(wù)部。、 工程開工前先介入常規(guī)材料的洽談，給實(shí)際采購節(jié)省時間。、 做好每月用款計(jì)劃并上報財務(wù)部。（二），采購階段的工作、材料用款的申請：憑工程部經(jīng)理、施工員、倉管員三方簽字的材料預(yù)購申請單及由經(jīng)辦人、材料部經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理三方簽字的用款申請表報財務(wù)部申請用款，其中用款申請表采購員須按實(shí)填寫。報批后，領(lǐng)取現(xiàn)金憑經(jīng)辦人、會計(jì)、出納、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字的借款單領(lǐng)取，銀行付款若為預(yù)付款憑收款單位的收據(jù)或發(fā)票，其余憑發(fā)票領(lǐng)取支票或匯票。、產(chǎn)品內(nèi)業(yè)資料的收集：所有采購的產(chǎn)品都必須附有內(nèi)業(yè)所須的有效文件，如合格證、質(zhì)保書、檢測報告、環(huán)保認(rèn)證、三認(rèn)證等。、采購的策略和技巧（）、根據(jù)目標(biāo)材料，選擇好產(chǎn)品供應(yīng)商。、產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定的，有一定供應(yīng)能力的。、付款條件好的。、可退換貨的。、售后服務(wù)好的。（）、減少中間采購環(huán)節(jié)：不論新、老產(chǎn)品都要往一級采購靠攏。（）、建立良好的采購網(wǎng)絡(luò)：采用類似總代理的作法，穩(wěn)定數(shù)個采購廠家以保證良好的產(chǎn)品質(zhì)量、價格、供貨時間及付款條件。（）、簽訂合同的注意事項(xiàng)：除了零星采購?fù)猓急仨毢炗啴a(chǎn)品購銷合同，簽訂合同時須注意：、寫明品名、商標(biāo)、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總價，（其中單價須注明是否含稅、哪里交貨價。）、寫明質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，交貨時間、地點(diǎn)，付款條件，違約責(zé)任（其中預(yù)付款不得超過）、寫明質(zhì)保條件（如質(zhì)保日期）。、注明所有附件與合同同具法律效力。（）、材料的驗(yàn)收：分現(xiàn)場采購驗(yàn)收和入庫前驗(yàn)收；后者必須有倉管員、分管施工員、采購員三方驗(yàn)收簽字。驗(yàn)收的內(nèi)容：、品質(zhì)（材料特性、等級、含量、外觀等）；、規(guī)格、型號（長度、寬度、厚度、角度、平整度；特別要注意管材的壁厚及線條的寬、高）。、數(shù)量。在驗(yàn)收時發(fā)現(xiàn)其內(nèi)容任何一項(xiàng)與規(guī)定的不符，須及時提出異議，退貨、換貨或索賠。（三）、采購后的工作、產(chǎn)品質(zhì)量的跟蹤：在產(chǎn)品使用過程中若出現(xiàn)質(zhì)量問題，我方須立即出具正式文件向賣方提出異議，在規(guī)定時間內(nèi)要求賣方維修或換貨；質(zhì)量出現(xiàn)嚴(yán)重問題并給我方造成損失的，我方應(yīng)按合同規(guī)定立即提出索賠。、庫存產(chǎn)品的處理：對設(shè)計(jì)更改、施工員出單有誤等原因造成成品庫存的，應(yīng)及時退貨；對未能退貨的應(yīng)及時處理，盡量做到零庫存。、材料報銷入帳：采購員的備用金年應(yīng)規(guī)定一定的限額，在采購結(jié)束時應(yīng)立即報銷。（）、報銷憑證須具備：、有會計(jì)、出納、經(jīng)辦人、項(xiàng)目經(jīng)理簽字的報銷封面，須注明現(xiàn)金還是銀行付款。、正式的發(fā)票及有蓋章的銷售清單。、有采購員、倉管員、施工員簽字的入庫單。、有施工員、項(xiàng)目經(jīng)理簽字的工程量決算單一一限保安裝項(xiàng)目。、有經(jīng)辦人、驗(yàn)收人、會計(jì)、出納、經(jīng)理簽字的五管印章。、倉庫管理員、材料的入庫：做好材料數(shù)量的清點(diǎn)，并通知專業(yè)施工員對入庫材料的質(zhì)量一同進(jìn)行檢查驗(yàn)收；辦理有效的材料入庫單；對于在材料入庫過程中發(fā)現(xiàn)的材料數(shù)量和質(zhì)量問題以最快的方式通知材料供應(yīng)商進(jìn)行處理。入庫單要根據(jù)公司合同材料采購合同或送貨單中的內(nèi)容進(jìn)行填寫，對于不同的材料供應(yīng)合同的不同的材料送貨單要分別填寫。入庫時對材料的數(shù)量/規(guī)格/型號/品牌/入庫時間/包裝情況/材料合同號或材料送貨單號作好記錄。特別是數(shù)量要以材料合同或材料送貨單的規(guī)范數(shù)量進(jìn)行登記。對于材料的退貨也要辦理材料的出庫手續(xù)，但用紅筆填寫。、材料的出庫：根據(jù)公司現(xiàn)場施工員審批的材料領(lǐng)用計(jì)劃辦理材料的出庫手續(xù)。同時核查工程公司領(lǐng)用的材料是否在施工合同中規(guī)定的提供材料范圍內(nèi)。出庫時對材料出庫的數(shù)量/規(guī)格/型號/品牌/出庫時間/領(lǐng)料人/施工隊(duì)合同號作好記錄。對于施工隊(duì)的退貨也辦理出庫手續(xù)，但用紅筆填寫。每月將材料的出入庫報表報及復(fù)印件一套報公司備查。、材料的保管：做好入庫材料的分類保管工作；對于貴重材料要入箱裝鎖。、材料的月報：每月三日前將上月的材料的出入庫情況，庫存情況書面報物流公司、項(xiàng)目管理公司、建設(shè)單位財務(wù)部。、材料倉管員閑時要巡視施工現(xiàn)場，檢查材料的使用執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)有浪費(fèi)材料的現(xiàn)象及時上報給項(xiàng)目部經(jīng)理。對一些廢料及時回收進(jìn)庫。三.材料供應(yīng)和領(lǐng)用（材料在企業(yè)中的整個運(yùn)動過程）流程*、材料的采購流程：1、編制材料的采購計(jì)劃、材料采購計(jì)劃的復(fù)查、材料采購計(jì)劃的修訂、編制材料的采購方案、材料采購方案的審核、簽訂材料供應(yīng)合同、材料的跟蹤收貨。、材料的入庫流程：、材料入庫檢驗(yàn)（數(shù)量、質(zhì)量） 、填寫入庫單 、材料入庫分類管理。、材料的領(lǐng)用流程：、裝飾公司申報材料領(lǐng)用計(jì)劃 、材料領(lǐng)用計(jì)劃審批 、填寫材料的出庫單 、材料出庫。、廢料的處理流程：、現(xiàn)場需處理的施工過程中產(chǎn)生中廢料由現(xiàn)場施工項(xiàng)目部自行處理 2、現(xiàn)場施工員負(fù)責(zé)將廢料處理 、廢料收入入現(xiàn)場施工項(xiàng)目部帳，用與獎勵先進(jìn)員工等現(xiàn)場開支。、材料款的支付程序：、材料預(yù)付款的支付：由現(xiàn)場施工項(xiàng)目部按合同條款填寫支票申領(lǐng)單 、工程部審查 、公司總經(jīng)理復(fù)查 、財務(wù)審核出票做賬。、實(shí)結(jié)材料款的支付：由現(xiàn)場施工項(xiàng)目部按合同條款填寫支票申領(lǐng)單 、工程部經(jīng)理審查、公司總經(jīng)理復(fù)查、財務(wù)主管審核出票做賬。實(shí)結(jié)材料款付款時，要求附有有效的材料入庫單。供應(yīng)商必須提供的有效的全額稅務(wù)發(fā)票（除合同說明不需提供發(fā)票外）。在每張發(fā)票的背書都必須由經(jīng)辦人審批人的簽字。四.材料管理中各項(xiàng)工作的工作標(biāo)準(zhǔn)和具體要求:A、材料采購計(jì)劃：裝飾材料：材料采購計(jì)劃要列明材料規(guī)格型號，質(zhì)量要求，材料的使用部位，材料的到貨時間要求。對于地毯，軟包布的數(shù)量計(jì)劃要附有材料的開栽圖。對于墻紙布料地毯的材料計(jì)劃要考慮門幅和拼花裁邊的要求。對于五金，燈具，潔具等件要附有設(shè)計(jì)要求（如圖紙，文字，圖片）。裝飾用外加工件：除了第項(xiàng)裝飾材料的要求外，還必須附有設(shè)計(jì)師出具的詳細(xì)的明確的加工技術(shù)要求和質(zhì)量要求圖紙和文字。對于窗簾，布藝，盆景，畫，雕塑品，門牌標(biāo)志，金屬加工件的采購計(jì)劃要附有設(shè)計(jì)說明（圖紙、文字、圖片、技術(shù)要求等）材料計(jì)劃表格式詳見附表。B、材料的采購方案：1、材料的采購方案包括材料的貨比五家；即比質(zhì)量，比價格，比交貨期，比服務(wù)，比付款條件。在此表中要求列出材料供應(yīng)商的單位全稱，聯(lián)系人，聯(lián)系電話，以便日后公司監(jiān)事會和審計(jì)部門備查。材料的采購方案只適用于主體材料。材料的采購方案格式詳見附表。材料訂購合同：1、材料的訂貨合同一式五份。正本一份送財務(wù)部。副本一式兩份：工程部自留一份；公司存檔一份2、材料的訂購合同格式詳見附表入庫單：入庫單在材料質(zhì)量驗(yàn)收合格后填寫；分別由材料保管員和公司現(xiàn)場施工員及送貨經(jīng)手人簽字。材料的入庫單要根據(jù)不同的材料訂購合同和不同材料送貨單分列填寫；材料入庫單中要反映材料的數(shù)量/規(guī)格/型號/價格/到貨日期/材料訂購合同號或送貨單號；其填寫內(nèi)容要與材料訂購合同或材料的送貨單要一致。4、4、材料的入庫單的格式詳見附表。材料的入庫單一式四聯(lián)：一聯(lián)結(jié)帳聯(lián)（供應(yīng)商憑此聯(lián)及材料的發(fā)票與公司結(jié)帳）；二聯(lián)庫房存根；三聯(lián)為送貨人留存聯(lián)；四聯(lián)為公司核對聯(lián)。E、出庫單：1、出庫單在材料出庫時填寫；分別由現(xiàn)場材料保管員和現(xiàn)場施工員（對于重要材料）及領(lǐng)貨經(jīng)手人簽字。2、材料出庫單中要反映材料的數(shù)量/規(guī)格/型號/價格/出貨日期/施工隊(duì)合同號/施工隊(duì)工程承包人；其填寫內(nèi)容要與材料入庫單的內(nèi)容一致。3、材料出庫單要反映該材料在本項(xiàng)工程的使用部位及在圖紙上的編號。4、出庫單的單位一定要填寫清楚，如平方米，米，對于論個/桶/捆/扎箱的材料一定要標(biāo)明其規(guī)格，以便項(xiàng)目管理公司進(jìn)行考查。5、材料的出庫單的格式詳見附表。6、材料的出庫單一式四聯(lián)：一聯(lián)為財務(wù)部成本考核聯(lián)；二聯(lián)工程部考核聯(lián)；三聯(lián)庫房存根；四聯(lián)為領(lǐng)料人留存聯(lián)。附注：出入庫單所填項(xiàng)目必須填寫齊全；出入庫單要及時交給財務(wù)部門（每周一次）；月底財務(wù)與材料保管員核對帳目，填寫清單，材料保管員必須做到帳目清楚；公司/財務(wù)部/工程部對庫房材料要進(jìn)行不定期的抽查盤點(diǎn)。五.附表：A、材料欲購申請表材料計(jì)劃表要求需附有下列附件：附：材料樣板；附：加工要求；附：有關(guān)圖片資料。材料欲購申請表工程項(xiàng)目： 編號：

序號材料名稱規(guī)格型號品牌數(shù)量單位預(yù)計(jì)單價要求貨到現(xiàn)場時間用于部位專業(yè)工長：（簽名）提出申請時間：年月曰現(xiàn)場施工員：（簽名）審核意見：項(xiàng)目經(jīng)理：（簽名）同意采購時間：年月日注：此單一式份，專業(yè)工長一份，材料員一份，倉庫管理員一份，工程部一份，財務(wù)部一份、材料庫存月報表材料庫存月報表

序號材料名稱規(guī)格型號品牌數(shù)量單位用于部位材料使用執(zhí)行情況以及倉庫管理員意見：倉庫管理員（簽名）年月曰工程項(xiàng)目:編號、材料訂購合同：材料訂購合同合同編號:簽訂合同時間:簽訂合同地點(diǎn):甲方： （需方）乙方： （供方）經(jīng)雙方協(xié)商一致，簽訂材料訂購合同，條款如下:一、產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額。序號產(chǎn)品名稱規(guī)格型號數(shù)量單位單價總價（元）備注合計(jì)合計(jì)人民幣金額（大寫）：二、質(zhì)量技術(shù)要求及驗(yàn)收方法：1、要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品合格證、質(zhì)量保證書、質(zhì)量檢驗(yàn)報告及經(jīng)設(shè)計(jì)師確認(rèn)的材料封樣樣板；2、特殊材料還要提供該項(xiàng)材料當(dāng)?shù)卣块T允許使用的文件。3、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及驗(yàn)收方法：按產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或封樣樣板。三、供貨方式：交貨時間：交貨地點(diǎn)：送貨人：電話：傳真：收貨人：電話：傳真：運(yùn)輸方式及費(fèi)用：貨到工地后由甲方組織人員卸貨。包裝要求及費(fèi)用：。四、付款方式及時間：合同編號：五、供貨商要為甲方提供最優(yōu)惠價格，不得對甲方有關(guān)人員給予回扣或變相回扣，如違背本條，甲方將取消合同或不支付材料余款。六、供貨方必須取得收貨方數(shù)量、質(zhì)量雙簽字的有效單據(jù)（入庫單）。七、雙方責(zé)任：（一）甲方應(yīng)負(fù)責(zé)任：1、甲方按規(guī)定時間及方式向乙方付款；2、甲方按合同規(guī)定接受材料，組織卸貨。（二）乙方應(yīng)付責(zé)任：1、產(chǎn)品花色、品種、規(guī)格不符合本合同規(guī)定時，乙方應(yīng)負(fù)責(zé)保退、保換，由于上述原因致延誤交貨時間，每逾期一日，乙方應(yīng)按逾期交貨部分貨款總值的千分之五向甲方償付違約金。2、產(chǎn)品包裝不符合合同規(guī)定時，乙方應(yīng)負(fù)責(zé)返修或重新包裝，并承擔(dān)返修或重新包裝費(fèi)用。3、如果乙方不能按合同規(guī)定的產(chǎn)品數(shù)量交貨，則乙方付給甲方不能交貨分貨款總值的的違約金。4、乙方不能按合同規(guī)定時