會(huì)中服務(wù)工作課件

◆能夠提供會(huì)議記錄、信息反饋、編發(fā)簡報(bào)等會(huì)中服務(wù)工作◆能夠提供會(huì)議期間的值班、安全保衛(wèi)、觀光游覽等各種后馬芳所在的公司要召開全國經(jīng)銷商大會(huì)，她負(fù)責(zé)到火車站迎接客人。按照會(huì)務(wù)組給她的接待表，將有三批客人在上午10點(diǎn)到11點(diǎn)之間分別乘坐三趟列車到達(dá)。馬芳順利接到了前兩批客人，將大家引導(dǎo)到火車站停車場(chǎng)的中巴車上就坐，然后和大家解釋說：“還有一批客人快要到站了，請(qǐng)大家再耐心等待一會(huì)兒，我們接到他們之后再一起去賓館?！贝蠹冶硎究梢缘纫粫?huì)兒。可是過了預(yù)定到站時(shí)間已經(jīng)有十幾分鐘了，這趟車還是沒有到站。馬芳打電話詢問他們大約還需要多長時(shí)間才能到站，客人回答說“不清楚”。這時(shí)接近中午時(shí)分，天氣非常炎熱，在中巴車上等候的人都提議先到賓館。馬芳只好讓司機(jī)師傅發(fā)車前往賓館報(bào)到。就在離開后不久，第三批客人到站了。他們出站后沒有發(fā)現(xiàn)接待的人員，于是打電話給馬芳。此時(shí)的馬芳陪同前兩批客人已經(jīng)走到了一個(gè)十字路口遇到了紅燈。剛到站的客人催她趕緊來車接，而車上的客人催她先到賓館然后再去接站。馬芳一邊接電話，一邊聽大家七嘴八舌的爭(zhēng)執(zhí)，不禁發(fā)起火兒來：“這大熱天兒的，我還不是為了你們大家，你們?cè)趺淳筒荒芟嗷ンw諒一下？”1.接站時(shí)，如果客人分批到達(dá)，應(yīng)如何合理安排接站人員和2.如果你是馬芳，當(dāng)面臨有客人已經(jīng)到達(dá)而另一批客人晚點(diǎn)接待報(bào)到服務(wù)n

會(huì)議接待就是由會(huì)議組織者安排專門人員來迎接、送別并服務(wù)于參會(huì)人員的活動(dòng)。接待工作涉及到以下幾種要素：來訪者、來訪意圖、接待者、接待任務(wù)、接待方式。在會(huì)議接待中，有以下幾點(diǎn)應(yīng)注意：n迎接禮儀n簽到禮儀n送別禮儀n

擬訂接站工作安排為了做好接站工作，應(yīng)專門擬定會(huì)議接站的工作安排，對(duì)人員分工、接站時(shí)間、車輛物品準(zhǔn)備等工作作出詳細(xì)安排，便于工作人員遵照?qǐng)?zhí)行。n

接站工作注意事項(xiàng)接站牌和接站條幅的制作要醒目（如圖）。n

發(fā)放文件材料：會(huì)議日程安排、住房安排、會(huì)議分組名單、n

隨時(shí)統(tǒng)計(jì)報(bào)到人數(shù)n

匯總報(bào)到情況n

引導(dǎo)與會(huì)代表報(bào)到的注意事項(xiàng)（1）如有必要，應(yīng)查驗(yàn)參會(huì)人員的有效證件；（2）報(bào)到辦理人員業(yè)務(wù)要熟練，節(jié)約報(bào)到辦理時(shí)間；（3）報(bào)到人員的分配要合理，工作流程應(yīng)明確。n

根據(jù)參會(huì)人員到會(huì)之前發(fā)來的回執(zhí)，或者到會(huì)之后提出的要求，組織者應(yīng)安排專人進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，準(zhǔn)確匯總所有的訂票要求，明確每一個(gè)人、每一張票的詳細(xì)信息。訂票登記表的樣式可參照下表：返程票、機(jī)票定登表時(shí)間

時(shí)刻

到達(dá)站

車次（航班）

單價(jià)

張數(shù)

姓名

領(lǐng)票簽字一、志誠公司定于2011年12月4～5日在北京召開為期兩天的新產(chǎn)品推廣會(huì)，邀請(qǐng)了國內(nèi)外十幾家合作公司的管理人員，技術(shù)人員近百人參加。秘書高葉負(fù)責(zé)安排接站報(bào)到工作，但因春節(jié)后客流較大，她又缺乏一定的經(jīng)驗(yàn)，致使部分參會(huì)者沒能找到接站處，費(fèi)了很大周折才找報(bào)到地點(diǎn)，因而損害了企業(yè)的良好形象。二、某企業(yè)要召開經(jīng)驗(yàn)交流大會(huì)，李秘書負(fù)責(zé)去火車站接站，在接到客人回單位的途中，李秘書向客人詳細(xì)地介紹了本地的旅游勝地和風(fēng)土人情，并談到了自己的家庭和收入情況，同時(shí)又詢問客人這方面的情況。思考：李秘書從火車站接到客人后的言談存在什么問題？林鵬是某省會(huì)計(jì)師協(xié)會(huì)的一名秘書。今年協(xié)會(huì)準(zhǔn)備舉行一次研討會(huì)，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意見，開會(huì)的地點(diǎn)選在了位于深山之中的一個(gè)風(fēng)景名勝區(qū)。會(huì)議通知下發(fā)后，許多會(huì)員將報(bào)名參會(huì)的回執(zhí)反饋給了林鵬，他統(tǒng)計(jì)了一下，計(jì)劃到會(huì)人員達(dá)到100人，創(chuàng)下了歷年之最。當(dāng)林鵬預(yù)定賓館的時(shí)候，卻遇到了意想不到的困難。他打遍了當(dāng)?shù)厮匈e館的電話，沒有一家能夠同時(shí)接待100多人。原來，計(jì)劃開會(huì)的時(shí)間正值旅游旺季，景區(qū)賓館的房間早在一個(gè)月以前就已經(jīng)預(yù)訂出去了。為了解決住宿的難題，林鵬向領(lǐng)導(dǎo)提了兩個(gè)建議，要么改變開會(huì)的地點(diǎn)，要么推遲開會(huì)的時(shí)間。領(lǐng)導(dǎo)聽了以后，都否定了。原因很簡單，開會(huì)的正式通知已經(jīng)發(fā)出去了，如果再更改時(shí)間或地點(diǎn)，不僅會(huì)有失嚴(yán)謹(jǐn)，損傷協(xié)會(huì)形象，而且還會(huì)給組織工作帶來許多負(fù)擔(dān)。有個(gè)同事建議可以考慮一下當(dāng)?shù)氐摹稗r(nóng)家樂”，理由是“農(nóng)家樂”提供的住宿和飲食服務(wù)更有鄉(xiāng)土氣息，對(duì)于習(xí)慣生活在都市里的人而言更有意思。領(lǐng)導(dǎo)也否定了這個(gè)提議。林鵬只好預(yù)定了三個(gè)賓館，才勉強(qiáng)將100多人安排下來。由于人手有限，林鵬將報(bào)到地點(diǎn)選在了中間位置的賓館大廳。等到報(bào)到的時(shí)候，參會(huì)人員才發(fā)現(xiàn)原來沒有住在一起，而且在辦理完報(bào)到手續(xù)之后還要轉(zhuǎn)移到另一個(gè)賓館再辦理一次住宿手續(xù)，這引起了許多參會(huì)人員的不滿。1.在這個(gè)案例中，是什么原因?qū)е伦∷薨才懦霈F(xiàn)3.如果將參會(huì)人員分散安排到幾個(gè)賓館中，那么在分配賓館時(shí)應(yīng)注意哪些事項(xiàng)？n

會(huì)議住宿地點(diǎn)的選擇住宿的賓館、飯店、招待所等地點(diǎn)和會(huì)場(chǎng)的距離應(yīng)適中。參會(huì)者的住宿地點(diǎn)應(yīng)集中。住宿的房間設(shè)施應(yīng)滿足基本需求。n

安排住宿房間（1）確定會(huì)議所需要的房間的數(shù)量和種類。（2）將參會(huì)者的房間盡量集中安排。（4）應(yīng)當(dāng)將年長者、職務(wù)較高者、女性等特殊參會(huì)人員安排在向陽、通（5）安排房間時(shí)應(yīng)當(dāng)充分考慮民族背景、生活習(xí)慣。（6）如果參會(huì)人員有隨行人員，應(yīng)當(dāng)安排在同一間或相鄰的房間。（7）多人同一個(gè)房間時(shí)，盡量選擇背景、專業(yè)相同或相近的人住在一起。n

會(huì)議餐飲服務(wù)的基本要求（1）衛(wèi)生安全。（2）規(guī)格適中。（3）營養(yǎng)美味。（4）照顧特殊。n

餐飲服務(wù)的基本形式餐飲安排通常有三種形式，即自助餐、茶歇和圍桌餐。餐飲ü

假如你所在班的全體同學(xué)準(zhǔn)備參加校園文化藝術(shù)節(jié)的開幕式。全班學(xué)生分為接待組、會(huì)務(wù)組、演出組等幾個(gè)小組。藝術(shù)節(jié)開幕式的名稱、時(shí)間等信息可以自行補(bǔ)充。請(qǐng)為大家設(shè)計(jì)制作工作證件，并在同學(xué)之間進(jìn)行互相評(píng)比。林鵬負(fù)責(zé)組織的會(huì)計(jì)師制度研討會(huì)選擇在一個(gè)深山的風(fēng)景區(qū)召開。由于參加人數(shù)眾多，而當(dāng)?shù)氐馁e館接待能力有限，所以參會(huì)人員分散在3個(gè)賓館住宿。這三家賓館沿著山谷的道路排開。為了便于開會(huì)，林鵬選擇了中間的那家賓館作為會(huì)務(wù)組所在地，并且將會(huì)場(chǎng)也安排在了這里。但是，開會(huì)那天還是出現(xiàn)了一個(gè)問題，導(dǎo)致會(huì)議推遲半小時(shí)才開始。原來，會(huì)務(wù)組所在賓館北側(cè)的那家賓館安排的會(huì)議人員最多。他們中有一些人是晚上到達(dá)入住的，對(duì)于賓館的地理環(huán)境非常陌生，而且還有一些人不辨方向。開會(huì)那天早晨，他們提前十分鐘就出發(fā)了，本以為能夠按時(shí)到達(dá)會(huì)場(chǎng)。但是走錯(cuò)了方向，離會(huì)場(chǎng)越來越遠(yuǎn)。等發(fā)現(xiàn)這一問題后，再折返回來時(shí)，已經(jīng)超過了預(yù)定時(shí)間。1.在這個(gè)案例中，將會(huì)場(chǎng)安排在中間的賓館是否妥3.請(qǐng)結(jié)合這一案例說明，在會(huì)議組織工作中應(yīng)采取一、入場(chǎng)工作簡述二、會(huì)場(chǎng)簽到服務(wù)n

簿式簽到參會(huì)人員可在會(huì)議記錄簿或簽到簿上簽名，這種簽到方法相n

簽到證（卡）簽到參會(huì)人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)，將會(huì)前發(fā)給的寫著自己姓名的簽到證（卡）交給工作人員，這種簽到方法適合人數(shù)較多的大、中型會(huì)議n

電子簽到這種簽到方法適合大型會(huì)議或者展覽。由于購買電子簽到機(jī)費(fèi)用昂貴，而且也不經(jīng)常使用，所以可以臨時(shí)租用技術(shù)先進(jìn)的電子簽到機(jī)更為經(jīng)濟(jì)實(shí)用。三、會(huì)場(chǎng)引導(dǎo)服務(wù)n

引導(dǎo)人員應(yīng)遵守基本的禮儀，帶領(lǐng)參會(huì)者到達(dá)座位應(yīng)該有正確的引導(dǎo)方法和引導(dǎo)姿勢(shì)，引導(dǎo)時(shí)的方位、速度、關(guān)照及體位等都需要注意。n

請(qǐng)參會(huì)者開始行走時(shí)，要面向?qū)Ψ?，稍微欠身。在行進(jìn)中，接待工作人員在參會(huì)者二三步之前，參會(huì)者走在內(nèi)側(cè)。引領(lǐng)時(shí)，服務(wù)人員行走的速度要以參會(huì)者的速度為準(zhǔn)。n

每當(dāng)經(jīng)過拐角、樓梯或道路坎坷、照明欠佳的地方時(shí)，需n

引導(dǎo)上樓時(shí)，應(yīng)讓參會(huì)者走在前面，接待人員走在后面，若是下樓時(shí)，應(yīng)該由接待人員走在前面，參會(huì)者在后面。上下樓梯時(shí)，應(yīng)注意參會(huì)者的安全。n

引導(dǎo)參會(huì)者乘坐電梯時(shí)，接待人員先進(jìn)入電梯，等參會(huì)者進(jìn)入后關(guān)閉電梯門。到達(dá)時(shí)，接待人員按“開”的鈕，讓參會(huì)者先走出電梯。n

服務(wù)人員要注意禮讓他人。n

將參會(huì)者引導(dǎo)到座位后，可以將座椅拉出適當(dāng)距離，用手勢(shì)指引參會(huì)者就坐。一、假如你所在班的全體學(xué)生要參加一次會(huì)議，請(qǐng)以宿舍為單位安排好座位區(qū)域，然后進(jìn)行入場(chǎng)演練。演練結(jié)束后，請(qǐng)總結(jié)一下在入場(chǎng)過程中存在哪些問題，并說明應(yīng)如何克服這些不足。二、某會(huì)議的參會(huì)人員約有300人，住宿的賓館距離會(huì)場(chǎng)有15分鐘的車程，需要分乘6輛大型客車前往會(huì)場(chǎng)。請(qǐng)根據(jù)這一介紹完成以下練習(xí)。2.假如會(huì)議開始的時(shí)間為上午8:30，請(qǐng)計(jì)算說明入場(chǎng)各個(gè)環(huán)節(jié)的具體時(shí)刻和用時(shí)。小華在畢業(yè)實(shí)習(xí)期間應(yīng)聘到了某著名家電品牌某省分公司作秘書，她上班的第一天，正好趕上公司召開季度銷售工作會(huì)議。經(jīng)理對(duì)她說：“你來做會(huì)議記錄吧，只管聽和寫就行了，這樣你也能盡早了解一下公司的業(yè)務(wù)情況。沒問題吧？”小華說：“沒問題！我在學(xué)校的時(shí)候?qū)W習(xí)過怎樣寫會(huì)議記錄?！庇谑墙?jīng)理給了她一個(gè)嶄新的本子作為會(huì)議記錄專用本。會(huì)上，大家都踴躍發(fā)言，有幾個(gè)人還因?yàn)榉峙涞匿N售任務(wù)過大而差點(diǎn)發(fā)起火來。小華打開記錄本第一頁，不緊不慢地寫著，以下就是她寫的會(huì)議記錄。經(jīng)理：今天我們開這個(gè)會(huì)，主要就是給大家布置一下今年第二季度的銷售任務(wù)，另外總結(jié)通報(bào)一下去年年底到今年第一季度的銷售情況。下面先說第一個(gè)內(nèi)容，今年開始的銷售

完成的怎么樣

有的不行銷售員工資和提成很關(guān)鍵第二項(xiàng)……胖子：銷售員抱怨工資低，現(xiàn)在什么都漲，底薪不長，不好管，他們態(tài)度很差另一個(gè)胖子：關(guān)鍵是大客戶，公司支持不支持，都沒辦法，冬天空調(diào)不好賣瘦美女：先說我們的情況，再說我們的想法。目標(biāo)有點(diǎn)高了。會(huì)議結(jié)束后，經(jīng)理要求看一看小華寫的會(huì)議記錄，小華將本子遞給他。經(jīng)理看了兩眼，不僅笑起來：“你就是這樣做記錄的呀？怎么沒有幾句整話呢？你的記錄誰能看懂？”看到經(jīng)理臉上的笑容，小華心理緊張得“咚咚”直跳：“他們說話都太快了，我跟不上寫。”經(jīng)理又說：“你的問題只是跟不上大家的說話速度嗎？”1.這篇會(huì)議記錄存在哪些具體問題？2.在這個(gè)案例中，導(dǎo)致會(huì)議記錄出現(xiàn)問題的原因是什么？3.在寫會(huì)議記錄過程中，如何防止案例中出現(xiàn)的問題？n

會(huì)議記錄是根據(jù)會(huì)議的主題、會(huì)議的過程、會(huì)議的重要講話、會(huì)議的議題、討論的事項(xiàng)、提出的意見和做出的決定，對(duì)會(huì)議的進(jìn)展及發(fā)言所作記錄的一種紀(jì)實(shí)性文書。n

會(huì)議記錄的內(nèi)容會(huì)議記錄的內(nèi)容主要包括會(huì)議基本情況和會(huì)議內(nèi)容兩部分。（1）會(huì)議基本情況。主要包括會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、出席人員、列席人員、缺席人員、記錄人員等信息。（2）會(huì)議內(nèi)容。主要包括會(huì)議議題、會(huì)議發(fā)言內(nèi)容、會(huì)議過程、會(huì)議討論的結(jié)果等，重要的會(huì)議還應(yīng)有會(huì)議主席簽名、會(huì)議記錄人員簽名。對(duì)會(huì)議記錄而言，錄音、錄像通常只是手段，最終還要將錄下的內(nèi)容還原成文字。筆錄也常常要借助音錄、像錄，以最大限度地再現(xiàn)會(huì)議的全部過程，這三種方式往往相輔相成。會(huì)議記錄的要求主要有三個(gè)方面，一是速度快，二是真實(shí)無誤，三是重點(diǎn)突出。。編制會(huì)議記錄工作，首先要弄清會(huì)議的主題、內(nèi)容、會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議出席人員、列席人員、缺席人員；其次要掌握好編制會(huì)議記錄的方法，做到有條不紊；最后，秘書擬寫會(huì)議記錄后和會(huì)議主持人要共同簽字，簽字后的會(huì)議記錄即已生效且不能更改。會(huì)議上的信息極其繁雜，劃分類型的標(biāo)準(zhǔn)主要有三種，即信息的作用、信息的保密要求和信息的傳播方式。三、會(huì)議飲水服務(wù)（1）提供瓶裝水。（2）設(shè)置飲水點(diǎn)。（3）為參會(huì)者續(xù)添n

飲水服務(wù)的要求與禮儀ü開會(huì)前應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)備好充足的開水并放好茶葉，如果能掌握準(zhǔn)確的開會(huì)的時(shí)間可以提前幾分鐘倒好茶水；杯子把手朝向參會(huì)者，放在容易且方便拿的地方。ü一般在會(huì)議進(jìn)行15～20分鐘后就要開始續(xù)水。要隨時(shí)ü倒水應(yīng)先從領(lǐng)導(dǎo)開始，依次進(jìn)行。ü如不小心把水灑在桌上或茶幾上，要及時(shí)擦去。一、請(qǐng)重寫撰寫“案例引入”中的會(huì)議記錄，相關(guān)內(nèi)容可以自行補(bǔ)充，要求格式規(guī)范、內(nèi)容完整。二、假如你所在的學(xué)校要召開運(yùn)動(dòng)會(huì)，請(qǐng)具體說明圍繞這次運(yùn)動(dòng)會(huì)應(yīng)收集哪些信息？收集這些信息的渠道是什么？三、分組演練會(huì)議續(xù)水服務(wù)。要求每組5名同學(xué)扮演參會(huì)人員，1名同學(xué)扮演服務(wù)人員。演練結(jié)束后進(jìn)行互相評(píng)議，指出操作過程中存在的不足，并重新模擬練習(xí)。某物業(yè)公司管理著5個(gè)社區(qū)。這些社區(qū)距離較遠(yuǎn)，為了加強(qiáng)社區(qū)物業(yè)中心之間的溝通和聯(lián)系，公司每次召開例會(huì)后都會(huì)將會(huì)議情況編發(fā)成簡報(bào)發(fā)給各個(gè)物業(yè)中心。杜勝利是公司綜合中心的宣傳主管，主要的工作任務(wù)之一就是編發(fā)辦公例會(huì)的簡報(bào)。一天，B社區(qū)物業(yè)中心的主管找到杜勝利，對(duì)他說：“最近幾期簡報(bào)上，怎么都是其他社區(qū)物業(yè)負(fù)責(zé)人的工作匯報(bào)而沒有我的呀？在例會(huì)上我也發(fā)言了呀，你怎么不寫進(jìn)簡報(bào)中呢？你是不是對(duì)我有什么意見而故意不寫的？”杜勝利連忙聲辯說：“我都是根據(jù)會(huì)議記錄編發(fā)的簡報(bào)，會(huì)議記錄上沒有寫出來你的發(fā)言，那我怎么寫到簡報(bào)中呢？我總不能編造你的發(fā)言吧？”原來，例會(huì)的會(huì)議記錄一般都是由經(jīng)理的秘書寫的，不知道什么原因最近幾份會(huì)議記錄都沒有B社區(qū)物業(yè)主管的發(fā)言內(nèi)容。1.工作例會(huì)的簡報(bào)是否一定要詳細(xì)清楚地寫明每一個(gè)人的發(fā)2.本案例中，杜勝利只是根據(jù)會(huì)議記錄來編發(fā)會(huì)議簡報(bào)，這3.假如你是本案例中的杜勝利，為了避免引起誤解，在編發(fā)簡報(bào)時(shí)應(yīng)采取哪些措施？”會(huì)議簡報(bào)服務(wù)?會(huì)議簡報(bào)及其作用?會(huì)議簡報(bào)的結(jié)構(gòu)會(huì)議簡報(bào)是指在會(huì)議期間為反映會(huì)議進(jìn)程和動(dòng)態(tài)而編發(fā)的一種簡報(bào)，報(bào)道會(huì)議動(dòng)態(tài)、進(jìn)程和主要成果，具有一定的新聞性質(zhì)，是簡報(bào)的一種類型，也被稱為會(huì)議信息。會(huì)議簡報(bào)能夠使上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)便于了解會(huì)議進(jìn)行情況，及時(shí)指導(dǎo)工作，推動(dòng)會(huì)議深入開展，同時(shí)也便于參會(huì)人員相互溝通與聯(lián)系，并交流經(jīng)驗(yàn)，還有助于會(huì)后查找相關(guān)會(huì)議資料并及時(shí)歸檔。另外，會(huì)議簡報(bào)常常報(bào)道大型會(huì)議分組活動(dòng)的信息，轉(zhuǎn)載各組與會(huì)者在分組會(huì)上發(fā)表的重要意見，能夠有效促進(jìn)會(huì)議內(nèi)部的交流與溝通。n

快，即速度要快，一般是當(dāng)天討論的情況，當(dāng)天就要印出發(fā)到參會(huì)人員手上；n

短，即文字簡短、言簡意賅，通常不超過千字；n

新，會(huì)議簡報(bào)的內(nèi)容要緊緊圍繞會(huì)議的新情況、新問題、新經(jīng)驗(yàn)，n

準(zhǔn)，內(nèi)容要準(zhǔn)確，反映情況一定要準(zhǔn)確無誤，反映的觀點(diǎn)材料，必須忠于參會(huì)人員講話的原意，一些關(guān)鍵的詞句，最好是參會(huì)人員講話的原話。四、編發(fā)會(huì)議簡報(bào)的工作流程重慶華通消費(fèi)電子有限公司顯示器廠是華通設(shè)于中國的顯示器制造基地，

是華通

顯示器在全球的六大生產(chǎn)基地之一。

2000

年其營業(yè)額為

17

億元人民幣，

產(chǎn)品

50％出口海外，其生產(chǎn)的華通顯示器在中國市場(chǎng)上占有率連年第一，深受廣大消費(fèi)者

喜愛。重慶華通消費(fèi)電子有限公司顯示器廠成立于

2002年

5

月，是荷蘭華通與

重慶電視機(jī)廠繼合資生產(chǎn)彩色電視機(jī)之后的增資項(xiàng)目，總投資3000

萬美元。高

起點(diǎn)規(guī)劃以及憑借知名品牌、卓越品質(zhì)，使產(chǎn)品投產(chǎn)之初即n

行銷海內(nèi)外市場(chǎng)，并

不斷保持產(chǎn)量連年遞增的勢(shì)頭，質(zhì)量管理也達(dá)到世界先進(jìn)水平，連續(xù)

3

年被評(píng)為

最受消費(fèi)者喜愛的顯示器品牌，同時(shí)保持市場(chǎng)銷量第一的佳績。2003年1

月通

過

IS09002

國際質(zhì)量體系認(rèn)證，2004

年

3

月通過IS014001

企業(yè)環(huán)境管理系統(tǒng)認(rèn)

證，2005年底更通過了代表著華通榮譽(yù)的最重要獎(jiǎng)項(xiàng)——華通質(zhì)量獎(jiǎng)

PQA，成為

中國內(nèi)地首家獲此殊榮的企業(yè)。獨(dú)特的華通質(zhì)量之路全面提升管理水平，確保每

一臺(tái)顯示器產(chǎn)品在精益求精中更完美地體現(xiàn)華通精神。為適應(yīng)生產(chǎn)規(guī)模的進(jìn)一步擴(kuò)大，2006

年

6

月顯示器廠落戶重慶新區(qū)，廠房

占地面積

6

萬多平方米，

擁有現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)廠房，

一流工作環(huán)境，

條科技流水線，

5

完備的設(shè)備及配套設(shè)施，國內(nèi)最先進(jìn)的自動(dòng)插件設(shè)備，年生產(chǎn)能力

300

萬臺(tái)顯示

器，員工總數(shù)

1500

多人，雄厚的技術(shù)力量及完整的員工培訓(xùn)體系成為華通顯示

器的品質(zhì)保證。n

“不斷鉆研、力求創(chuàng)新”是華通一貫堅(jiān)持的信念。因此，華通努力開發(fā)新技

術(shù)，務(wù)求領(lǐng)導(dǎo)顯示新科技。為了使用戶獲得最全面和放心的服務(wù)，華通更是在全

國建立了專業(yè)服務(wù)網(wǎng)絡(luò)；華通顯示器始終致力于呈現(xiàn)更好、更完美的畫面，讓用

戶更放心、更滿意。n華通作為進(jìn)入中國市場(chǎng)最早的顯示器廠家，，一直以來都是由三大代理商以

華北、華東和華南地區(qū)進(jìn)行分區(qū)代理。在長期的成長過程中，地域的局限難免造

成彼此之間分庭抗?fàn)帯Ｒ蚋?jìng)爭(zhēng)而產(chǎn)生的矛盾，在某種程度上對(duì)市場(chǎng)的發(fā)展不利，

甚至阻礙了各自的發(fā)展。在當(dāng)前競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的顯示器市場(chǎng)上，華通作為一個(gè)成

熟的領(lǐng)先品牌，各大代理商不應(yīng)該只是簡單的擴(kuò)展自己的銷售渠道，更不能單純

采用盲目降價(jià)的市場(chǎng)行為，只有完善渠道管理，建立一個(gè)和諧順暢而穩(wěn)定堅(jiān)固的

銷售渠道，才能為經(jīng)銷商和最終消費(fèi)者帶來最大的利益。因此，只有三方協(xié)調(diào)合作，才能獲得多贏促進(jìn)共同發(fā)展，才能給代理商和消費(fèi)者帶來更多利益。為此，華通消費(fèi)電子(中國)2012

年度顯示器總代理商會(huì)議，決定于陽光明

媚的

5

月在重慶召開。華通與顯示器三大總代理商共聚一堂，將就國內(nèi)顯示器市

場(chǎng)的渠道管理達(dá)成共識(shí)：攜手合作，共同建設(shè)維護(hù)統(tǒng)一的華通經(jīng)銷渠道。如果此次合作成功，將會(huì)給渠道管理帶來正面的影響，通過總代理之間的溝

通協(xié)作增加彼此之間的信任感。n

顯示器在中國具有很大的市場(chǎng)潛力，只有在合作

中共同發(fā)展才能占領(lǐng)更多的市場(chǎng)優(yōu)勢(shì)。在互諒、互讓中形成一個(gè)健康發(fā)展的市場(chǎng)

秩序，將消極的競(jìng)爭(zhēng)變成相互之間的促進(jìn)，可以給經(jīng)銷商充足的信心，給消費(fèi)者

帶來更好的服務(wù)。

顯示器這樣的高科技產(chǎn)品極需要一個(gè)暢通的渠道將信息即時(shí)傳

播給消費(fèi)者。華通顯示器事業(yè)部市場(chǎng)銷售總監(jiān)黃夏先生相信，此次合作的成功將

會(huì)帶來廠商、總代理、渠道和消費(fèi)者的共贏，從而保證華通顯示器在中國的健康

發(fā)展和鞏固多年的領(lǐng)先地位。華通消費(fèi)電子（中國）xxxx年度顯示器總代理商會(huì)議，決定于5月10日-12日在重慶樂園度假酒店舉行。重慶華通消費(fèi)電子有限公司顯示器廠負(fù)責(zé)所有會(huì)議事宜。請(qǐng)根據(jù)案例內(nèi)容，模擬本次總代理商會(huì)議的會(huì)務(wù)工作。場(chǎng)景一：5月10日8:30，李秘書將3為代理商引至?xí)?chǎng)，總經(jīng)理吳立忠和副總經(jīng)理郭達(dá)到門口迎接。吳總與客人們都認(rèn)識(shí)，郭副總與客人們是初次見面。請(qǐng)演示接待工作過程。場(chǎng)景二：5月10日9:00，第一次會(huì)議開始，與會(huì)者進(jìn)入會(huì)場(chǎng)簽到，負(fù)責(zé)簽到的工作人員是小陳。出席本次會(huì)議的主要有：總經(jīng)理吳立忠、副總經(jīng)理郭達(dá)、商務(wù)執(zhí)行經(jīng)理宋子明、人事執(zhí)行經(jīng)理劉念、技術(shù)執(zhí)行經(jīng)理方正、李秘書，3位代理商王曉波、劉建東、韓偉寧及他們的助理；公司各主要部門成員也一同出席了會(huì)議。會(huì)議由總經(jīng)理吳立忠主持，他先把3位代理商介紹給大家，再發(fā)言致歡迎詞，會(huì)議由李秘書負(fù)責(zé)記錄，會(huì)場(chǎng)工作人員小陳負(fù)責(zé)發(fā)會(huì)議資料，同時(shí)負(fù)責(zé)倒茶等后勤服務(wù)。某公司正在召開新產(chǎn)品鑒定會(huì)，會(huì)務(wù)秘書小劉負(fù)責(zé)值班。當(dāng)會(huì)議進(jìn)行了一小時(shí)后，進(jìn)來一位風(fēng)姿綽約的女士，聲稱有急事要找一個(gè)鑒定專家。小劉看她衣著不凡，不像壞人，便讓她自己到會(huì)場(chǎng)去找。這時(shí)，同時(shí)小吳匆匆跑來說她會(huì)場(chǎng)的一個(gè)電源插口沒有電，讓緊急聯(lián)系一下電工師傅。小劉說：“今天是周六，我也找不到他??！”于是讓小吳自己想辦法。過了一段時(shí)間之后，小劉的朋友來電話約她去吃午飯。她看了看表馬上就到中午12點(diǎn)了，估計(jì)鑒定會(huì)也差不多該結(jié)束了，于是便離開公司到飯店吃飯去了。1.在這個(gè)案例中，值班秘書小劉在工作中存在哪些問題？2.如果你是當(dāng)值秘書，應(yīng)該怎么做？會(huì)議其他服務(wù)?會(huì)議游覽和聯(lián)誼服務(wù)工作?突發(fā)事件的處理一、會(huì)議值班的主要內(nèi)容和要求值班工作的主要內(nèi)容包括以下幾方面：電話、通知和傳真的轉(zhuǎn)達(dá)；來訪接待；重要緊急事項(xiàng)的報(bào)告；突發(fā)性事務(wù)的處理；信息傳遞；安全保衛(wèi)；領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的事項(xiàng)。值班是一項(xiàng)原則性強(qiáng)的工作，其基本要求如下：堅(jiān)守崗位，不得擅自離崗；要善于隨機(jī)應(yīng)變，不要手忙腳亂；要言行謹(jǐn)慎，不得有損形象；要請(qǐng)示匯報(bào)，不可越俎代庖；要規(guī)范高效，不得推托扯皮。會(huì)議值班表是根據(jù)會(huì)議工作的需要，在不同的時(shí)間里由不同的人進(jìn)行同樣的工作，這就要編排一個(gè)值班表，注明值班人員和時(shí)間及聯(lián)系方式等信息。會(huì)議值班還需要使用其他各種記錄表，主要有值班日志、來訪接待登記表、電話記錄表、交接班記錄表等。二、會(huì)議安全保衛(wèi)工作（1）會(huì)議安全保衛(wèi)人員應(yīng)熟悉地方和國家法律、法規(guī)。（2）會(huì)議安保人員能夠防范火災(zāi)，熟知會(huì)場(chǎng)的緊急疏散示意圖，應(yīng)了解如何在大規(guī)?？只胖芯S持秩序，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)事故情況。（3）會(huì)議安保工作不僅要面向參會(huì)的人員，還要監(jiān)督裝卸會(huì)議用品。（4）安全保衛(wèi)人員要堅(jiān)守崗位。四、會(huì)議車輛服務(wù)n

首先，要合理確定車輛類型和數(shù)量。根據(jù)會(huì)議規(guī)模和議程n

會(huì)議突發(fā)事件的類型和預(yù)防應(yīng)對(duì)措施n

處置突發(fā)事件的基本原則（1）及時(shí)報(bào)告。一、某企業(yè)辦公室王秘書負(fù)責(zé)會(huì)議期間的值班工作，下午5點(diǎn)接到一個(gè)緊急電話。電話內(nèi)容是：本單位的一輛面包車與外單位的一輛大卡車相撞，面包車的司機(jī)及車內(nèi)五人重傷，車損嚴(yán)重，不能開動(dòng)，特請(qǐng)求單位急速處理。秘書做好了電話記錄，想到了四種處理辦法：一是等到第二天上班時(shí)，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)后，再按領(lǐng)導(dǎo)指示辦；二是立即向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)親自到現(xiàn)場(chǎng)處理；三是自己立即到現(xiàn)場(chǎng)去做緊急處理；四是用電話方式聯(lián)系有關(guān)部門，然后再向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。這幾種方法中哪一種是最優(yōu)化的選擇？具體應(yīng)怎么做？應(yīng)注意哪些方面？n

二、某企業(yè)正在召開由各部門經(jīng)理參加的內(nèi)部會(huì)議，營銷部經(jīng)理在談到本部門上半年的銷售業(yè)績時(shí)