IT項(xiàng)目評(píng)估體系與管理成功

IT項(xiàng)目評(píng)估體系與管理成功IT項(xiàng)目評(píng)估體系與治理成功

項(xiàng)目經(jīng)理是向高級(jí)治理人員報(bào)告項(xiàng)目績(jī)效的要緊負(fù)責(zé)人。盡管如此，他們?nèi)詴?huì)常常遇到如此的咨詢(xún)題：我應(yīng)該對(duì)項(xiàng)目的哪些方面進(jìn)行評(píng)估和報(bào)告？有人講收集一些資料總比什么都沒(méi)有要好。但實(shí)際上，假如評(píng)估的方向失誤，將會(huì)導(dǎo)致決策偏差、士氣挫敗、生產(chǎn)率降低和組織方向失誤。不管評(píng)估體系的作用如何，它們都要從組織最高層的角度回答以下差不多咨詢(xún)題：我們經(jīng)營(yíng)的目的是什么？我們的目標(biāo)是什么？現(xiàn)在我們所做的什么情況能夠支持或推動(dòng)這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)嗎？我們應(yīng)該做什么？我們超越了客戶(hù)的期望值嗎？假如我們假設(shè)，組織中的每個(gè)部門(mén)都能正常運(yùn)轉(zhuǎn)，是整體的一部分，那么所有人的努力都會(huì)為實(shí)現(xiàn)共同的目標(biāo)而做出奉獻(xiàn)。因此，和看待組織中的其他評(píng)估體系一樣，我們應(yīng)該用戰(zhàn)略的眼光來(lái)看待IT項(xiàng)目評(píng)估體系。一什么緣故要建立評(píng)估體系當(dāng)對(duì)成果的推測(cè)和操縱專(zhuān)門(mén)重要時(shí)，評(píng)估體系的作用就頗為重要。假如我們要推測(cè)并阻礙項(xiàng)目的進(jìn)展方向，就必須了解要在哪些方面進(jìn)行改正，改正什么以及改正的程度如何。缺少基線(xiàn)和先進(jìn)的評(píng)估體系，推測(cè)和改善措施就無(wú)法實(shí)行。有了評(píng)估體系，就有可能執(zhí)行推測(cè)和改善措施。二應(yīng)該評(píng)估什么？項(xiàng)目的最終交付物和項(xiàng)目實(shí)際的執(zhí)行情形都需要被評(píng)估。評(píng)估項(xiàng)目的進(jìn)展過(guò)程，目的是保證實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的專(zhuān)門(mén)目標(biāo)。評(píng)估項(xiàng)目的交付物，目的是保證它們關(guān)心實(shí)現(xiàn)部門(mén)或組織要求的商業(yè)目標(biāo)。IT組織常用的評(píng)估體系有兩種。運(yùn)營(yíng)評(píng)估體系用于評(píng)估組織整體效力，包括數(shù)據(jù)中心資源庫(kù)和職員信息。這些評(píng)估體系有助于確定IT組織的運(yùn)行情形。如此的評(píng)估體系包括評(píng)估系統(tǒng)可用性、應(yīng)對(duì)時(shí)刻、信息處理量、客服中心解決咨詢(xún)題量和提交的報(bào)告。通常，收集這些信息與項(xiàng)目執(zhí)行工作同時(shí)進(jìn)行。此外，還有項(xiàng)目評(píng)估體系，用于在項(xiàng)目執(zhí)行時(shí)期對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)估，并評(píng)估項(xiàng)目的最終交付物。項(xiàng)目執(zhí)行評(píng)估體系能夠確定新能力如何發(fā)揮，已有能力如何改善的情形。本文將會(huì)探討用于監(jiān)視和操縱項(xiàng)目組合的執(zhí)行性評(píng)估體系和用于治理項(xiàng)目交付物的評(píng)估體系。評(píng)估體系和項(xiàng)目最終交付物始終與客戶(hù)緊密相關(guān)?？蛻?hù)注重的是項(xiàng)目成效、最終交付物以及項(xiàng)目對(duì)組織整體所做出的奉獻(xiàn)。這種類(lèi)型的評(píng)估體系需要不斷地詢(xún)咨詢(xún)?nèi)绱艘粋€(gè)咨詢(xún)題：在現(xiàn)在的商業(yè)環(huán)境中，還有必要連續(xù)這項(xiàng)工作嗎？依舊保持現(xiàn)有的工作方式呢？這些評(píng)估通常從財(cái)務(wù)評(píng)估開(kāi)始，如投資回報(bào)。因此，改善質(zhì)量、縮短市場(chǎng)投放時(shí)刻以及其他評(píng)估也是專(zhuān)門(mén)重要的。以下內(nèi)容詳細(xì)介紹了各種評(píng)估體系的類(lèi)型。三商業(yè)評(píng)估體系這些評(píng)估體系關(guān)心IT組織鎖定一個(gè)目標(biāo)：為了進(jìn)展成為成功的IT組織，不但要交付高質(zhì)量的產(chǎn)品，其產(chǎn)品還必須被目標(biāo)客戶(hù)所同意。部門(mén)和組織評(píng)估方法最重要的方面確實(shí)是保證項(xiàng)目和運(yùn)營(yíng)能夠推動(dòng)實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)并使績(jī)效最大化。四項(xiàng)目評(píng)估體系項(xiàng)目評(píng)估體系滿(mǎn)足兩類(lèi)人的需求：負(fù)責(zé)項(xiàng)目監(jiān)督的高級(jí)治理人員負(fù)責(zé)成功完成項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理項(xiàng)目經(jīng)理要負(fù)責(zé)在評(píng)估體系匯總表中確保滿(mǎn)足這兩類(lèi)人的需求。1執(zhí)行/組合項(xiàng)目治理評(píng)估體系這類(lèi)評(píng)估體系的共同目標(biāo)是：提高對(duì)有助于實(shí)現(xiàn)組織長(zhǎng)期和短期的戰(zhàn)略性商業(yè)目標(biāo)的項(xiàng)目的重視程度。實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的方法有：降低內(nèi)部成本、進(jìn)展具有競(jìng)爭(zhēng)力的科學(xué)技術(shù)、提高客戶(hù)中意度、改善與供應(yīng)商的關(guān)系等。第二個(gè)目標(biāo)確實(shí)是通過(guò)確認(rèn)不應(yīng)該啟動(dòng)的項(xiàng)目來(lái)協(xié)助治理組合項(xiàng)目。2項(xiàng)目治理評(píng)估體系在項(xiàng)目生命期過(guò)程中收集項(xiàng)目治理評(píng)估表。在項(xiàng)目打算期間確定評(píng)估體系，這些評(píng)估關(guān)于在體系進(jìn)展生命周期的每個(gè)時(shí)期的末期制定有效的決策至關(guān)重要。匯總這些評(píng)估數(shù)據(jù)意味著：要與你的客戶(hù)明確成功的定義，在項(xiàng)目啟動(dòng)之前，要制定評(píng)估成功的方法。商業(yè)評(píng)估體系的分類(lèi)：范疇和交付物、時(shí)刻、預(yù)算和質(zhì)量。關(guān)于專(zhuān)門(mén)多組織，制定穩(wěn)固的商業(yè)評(píng)估體系常常意味著要改變與客戶(hù)的關(guān)系的性質(zhì)。（1）項(xiàng)目治理評(píng)估體系——打算時(shí)期打算制定評(píng)估體系是在吸取體會(huì)教訓(xùn)的基礎(chǔ)上的連續(xù)不斷的過(guò)程。例如：盡管估確實(shí)是在打算時(shí)期進(jìn)行，然而多數(shù)的評(píng)估將在執(zhí)行時(shí)期開(kāi)展，只有在項(xiàng)目收尾后才會(huì)得到最后的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。表格3—打算時(shí)期的評(píng)估（2）項(xiàng)目治理評(píng)估體系——建設(shè)時(shí)期在項(xiàng)目的建設(shè)時(shí)期匯總評(píng)估信息，有助于項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)確定項(xiàng)目是否按照打算進(jìn)行，或是否有必要采取措施將項(xiàng)目帶回正軌。在項(xiàng)目監(jiān)督和操縱過(guò)程中，應(yīng)該定期回憶審查這些評(píng)估數(shù)據(jù)。（3）項(xiàng)目治理評(píng)估體系——測(cè)試時(shí)期在規(guī)劃執(zhí)行活動(dòng)時(shí)，于測(cè)試時(shí)期收集評(píng)估數(shù)據(jù)是專(zhuān)門(mén)有用的。被評(píng)估項(xiàng)目，如軟件單位缺陷和應(yīng)對(duì)時(shí)刻能夠盡早表達(dá)出軟件在實(shí)際生產(chǎn)環(huán)境中的應(yīng)用情形。在這一時(shí)期經(jīng)常進(jìn)行評(píng)估體系分析專(zhuān)門(mén)重要，因?yàn)樵谶@一時(shí)期顯現(xiàn)的咨詢(xún)題常常會(huì)成為進(jìn)度變更因素，需要盡早發(fā)覺(jué)，及時(shí)治理。（4）項(xiàng)目治理評(píng)估體系——項(xiàng)目開(kāi)展期按照約定好的時(shí)刻周期（如一段時(shí)刻，一個(gè)月等），經(jīng)常需要監(jiān)測(cè)差不多執(zhí)行的工作方法。在現(xiàn)在期所收集到的評(píng)估數(shù)據(jù)講明該方法是應(yīng)適當(dāng)應(yīng)用依舊應(yīng)大量推廣。這些評(píng)估體系也能夠顯示出客戶(hù)對(duì)執(zhí)行的體系的整體中意度。五評(píng)估匯總不必對(duì)每個(gè)評(píng)估數(shù)據(jù)進(jìn)行精心匯總。評(píng)估體系和評(píng)估報(bào)告越簡(jiǎn)潔，你所接收的數(shù)據(jù)質(zhì)量就越好。收集評(píng)估數(shù)據(jù)應(yīng)與項(xiàng)目工作同時(shí)進(jìn)行。比如，同級(jí)審查報(bào)告應(yīng)該包括對(duì)沒(méi)有被發(fā)覺(jué)的缺陷數(shù)量的嚴(yán)格的量化分析。該報(bào)告能夠用于更新Excel電子數(shù)據(jù)表，該電子數(shù)據(jù)表用于跟蹤缺陷。下面的圖表是一個(gè)簡(jiǎn)單的Excel電子數(shù)據(jù)圖表，用于收集和報(bào)告缺陷評(píng)估數(shù)據(jù)。項(xiàng)目經(jīng)理能夠要求團(tuán)隊(duì)成員更新圖表，并將圖表作為定期狀況報(bào)告的一部分。如此，項(xiàng)目經(jīng)理就能夠容易地鞏固和總結(jié)用于報(bào)告的數(shù)據(jù)，便于治理。高級(jí)治理人員常常期望看到一份項(xiàng)目關(guān)鍵評(píng)估的總結(jié)報(bào)告，它能夠反映出項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)。六成功實(shí)施評(píng)估項(xiàng)目的注意事項(xiàng)與技巧評(píng)估體系假如正確地運(yùn)用，就會(huì)成為關(guān)鍵的項(xiàng)目工具。在專(zhuān)門(mén)多情形中，評(píng)估項(xiàng)目的制定沒(méi)有考慮到周?chē)那樾?，或者太具體，以致阻礙了生產(chǎn)率。因此要制定行之有效的評(píng)估項(xiàng)目。要做到這一點(diǎn)，評(píng)估項(xiàng)目應(yīng)該在著眼于全局，并由組織的高層來(lái)制定，然后貫徹執(zhí)行。盡管評(píng)估體系專(zhuān)門(mén)有效，但也常常使組織陷入逆境，或花費(fèi)太多的時(shí)刻來(lái)制定評(píng)估體系，或信息量過(guò)大。要精確地審查確定關(guān)鍵咨詢(xún)題需要哪些信息，這一點(diǎn)至關(guān)重要。在啟動(dòng)一個(gè)評(píng)估項(xiàng)目時(shí)，要積極地推動(dòng)開(kāi)放、誠(chéng)懇的溝通精神。在多數(shù)組織中，人們只記錄他們期望聽(tīng)到的東西，而不是實(shí)際發(fā)生的情形。企業(yè)應(yīng)堅(jiān)持誠(chéng)實(shí)、可靠、及時(shí)提供信息的精神。在某些組織中，這是實(shí)施評(píng)估項(xiàng)目的最大困難。在你的組織中，應(yīng)誠(chéng)實(shí)地對(duì)待這一挑戰(zhàn)，并制定相應(yīng)的措施。簡(jiǎn)單的記錄評(píng)估數(shù)據(jù)，治理時(shí)具體情形具體分析。評(píng)估體系會(huì)成為項(xiàng)目經(jīng)理的絆腳石，把他們困在桌子旁，無(wú)暇顧及自己的職員。應(yīng)將評(píng)估體系作為指引，和團(tuán)隊(duì)成員共同解決咨詢(xún)題。定期建立和審查評(píng)估體系。讓你的職員看到你在策評(píng)估體系的基礎(chǔ)上進(jìn)行討論和溝通。你應(yīng)該常常咨詢(xún)自己：“我所制定/收到的評(píng)估數(shù)據(jù)是及時(shí)、有用的信息嗎？”盡管你努力做到簡(jiǎn)單，收集評(píng)估、治理和操縱項(xiàng)目所需的所有數(shù)據(jù)常常要求使用自動(dòng)化工具。認(rèn)真評(píng)估