2023年裝飾公司檔案管理制度3篇

2023年裝飾公司檔案管理制度3篇

書目

第1篇某裝飾公司檔案管理制度

第2篇裝飾公司工程部檔案管理制度

第3篇裝飾公司文書檔案管理制度

裝飾公司工程部檔案管理制度

裝飾公司工程部檔案管理制度

1、工程項目部依據(jù)工作須要配備資料員,資料員應(yīng)嚴格裝飾施工檔案管理要求負責(zé)工程資料的收集、整理、編號、裝訂,做好資料檔案工作。

2、做好施工現(xiàn)場每周例會記錄、每月例會記錄。臨時現(xiàn)場會議記錄。

3、項目工作人員登記造冊。施工班組人員身份證復(fù)印件整理歸檔。

4、工程中工程量簽證單、工程任務(wù)書、設(shè)計變更單、施工圖紙、工程自檢資料的整理歸檔。

5、工程中其他文件、資料、文書往來整理歸檔。

6、各類檔案資料分類保管,做好備份,不得遺失。同時建立相關(guān)電子文檔,便于查閱。

7、借閱檔案資料需辦理借閱手續(xù)。填寫工程資料借閱表,并剛好歸檔。

裝飾公司文書檔案管理制度

裝飾工程公司文書檔案管理制度

一、建檔依據(jù)

依據(jù)郵電部《郵電文書立卷歸檔方法》,結(jié)合本公司實際制定本制度。

二、建檔原則

1、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證所經(jīng)辦文件的系統(tǒng)性、完整性,結(jié)案后須剛好交專(兼)職文書人員歸檔。

2、經(jīng)辦人員工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清晰,不得擅自帶走或銷毀。

三、歸檔范圍

1、重要的會議材料,包括:會議通知、決議、領(lǐng)導(dǎo)人的講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。

2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

3、本公司的各種工作安排、總結(jié)、報告、懇求、批復(fù)、統(tǒng)計報表及簡報。

4、本公司與有關(guān)單位簽定的合同、協(xié)議等文件材料。

5、本公司干部任免的文件以及關(guān)于職工嘉獎、處分的文件材料。

6、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

7、本公司歷史大記事以及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

四、檔案的裝訂

1、由文檔員或經(jīng)辦人負責(zé)組卷、編目,卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列依次,依次編寫頁號。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁碼。

2、永久、長期和短期案卷必需按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件書目。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)書目放在卷首。

3、案卷封面、應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫,字跡工整、清楚。

4、案卷裝訂:裝訂前卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物,案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。

5、案卷排列格式:軟卷封面(含卷內(nèi)文件書目)一文件一封底(含備考表),以案卷號排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內(nèi)保存。

某裝飾公司檔案管理制度

裝飾公司檔案管理制度

第1條檔案的管理:

(一)辦公室是檔案的執(zhí)行管理部門,并由專人負責(zé)檔案管理;

(二)凡是能精確反映公司各項業(yè)務(wù)活動的文件、材料、聲像、報表,都必需剛好歸檔;

(三)檔案管理人員堅持文書隨時立卷歸檔,并分門別類,做好收集、整理、立卷、歸檔工作,檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營管理工作中形成或公司制發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材料;

(四)檔案管理運用專用電腦,建立電子檔案和索引書目以備科學(xué)查檔;未經(jīng)辦公室同意,其它員工一律不得擅自運用。

第2條檔案歸檔范圍:

(一)公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料;

(二)政府、項目批文、合同,公司董事會形成的文件材料;

(三)反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等);

(四)資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等);

(五)公司制度體系、會議紀要、內(nèi)部發(fā)文(工作流程、公司確定等),發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)等;

(六)工程進度安排限制文件(含業(yè)務(wù)單位往來函件等)、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙,工程部門留用復(fù)印件備份等;

(七)公司各部門年度工作安排(財務(wù)資金安排由財務(wù)部歸檔);

(八)公司有效證照、證件;

(九)具有法律效力及保存價值的文件;

(十)公司重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等;

(十一)員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等;

(十二)公司獲得的各種社會榮譽資料;

(十三)會計統(tǒng)計、年度安排、統(tǒng)計報表、財務(wù)會計預(yù)算報表及其說明,各種季度報表、月報表,政府主管部門下發(fā)的有關(guān)財務(wù)類文件材料(此類檔案由公司財務(wù)部自行保管存查);

(十四)組織人事教化培訓(xùn)、員工變動表、花名冊、教化培訓(xùn);

(十五)其他須要歸檔管理的資料,包括聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料,上級領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位供應(yīng)和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。

第3條檔案立卷要求:

(一)辦公室應(yīng)剛好做好檔案歸檔分類保管工作;財務(wù)和物業(yè)應(yīng)自行剛好的將需歸檔的文件、報表等材料整理立卷以便存查;

(二)公司各部門應(yīng)剛好向辦公室移交發(fā)生的檔案材料,如材料還需運用,也應(yīng)向交辦公室立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù);各部門必需嚴格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交歸檔的文件材料;

(三)各部門向辦公室提交檔案時,要嚴格履行移交手續(xù);檔案管理人員按文件材料分類造冊,并在存檔資料表上注明移交人、存檔人、存檔時間;

(四)檔案立卷要求遵循公司檔案的形成規(guī)律和特點,保持檔案質(zhì)檢的有機聯(lián)系,區(qū)分不同的價值,便于保管和利用;

(五)卷內(nèi)檔案材料應(yīng)按材料排序,依次編寫頁號;

(六)有關(guān)卷內(nèi)材料的狀況說明,都應(yīng)逐填寫在書目備注內(nèi);

(七)案卷封面,應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆或簽字筆書寫,字跡要工整、清楚。

第4條檔案歸檔時間:

(一)公司每半年進行一次集中清理歸檔工作并作出歸檔結(jié)論;

(二)財務(wù)部門需按時間要求將檔案歸檔清整結(jié)論狀況以書面形式報總經(jīng)理批示后交辦公室存查;

(三)物業(yè)公司檔案按公司工作要求清整狀況及結(jié)論報辦公室存查;依據(jù)公司要求獨立建立清查歸檔并將結(jié)果書面報辦公室存查。

第5條檔案的借閱:

(一)借閱檔案需按規(guī)定辦理借閱手續(xù),在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱。不得在檔案上涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、調(diào)換、撕毀等損壞檔案行為,并應(yīng)剛好歸還。

(二)各部門因工作須要,借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準,然后到檔案管理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿,方可借閱;

(三)公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門負責(zé)人批準,否則不予借閱;

(四)借閱檔案必需嚴格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進行檢查、清點,并在登記薄上注銷;

(五)借閱檔案的人員,不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出,如有特別狀況須要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時,須經(jīng)公司總經(jīng)理批準;

(六)借閱的檔案用完后,應(yīng)剛好歸還,借用時間一般不得超過10天;檔案管理責(zé)任人需追述借閱歸還并做好記錄;

(七)借閱人對檔案要妥當(dāng)保管,不得遺失;

(八)凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印,如工作須要,應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理;

(九)會計檔案一律不準外借。內(nèi)部調(diào)閱應(yīng)經(jīng)財務(wù)同意并報總經(jīng)理批準。外單位因特別須要,查閱有關(guān)會計檔案時,應(yīng)持正式公文,并經(jīng)總經(jīng)理同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復(fù)印,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意方可辦理。

第6條檔案保密級別:

(一)檔案分一般檔案和密級檔案兩類。檔案的密級由公司總經(jīng)理核定簽注;

(二)有密級的檔案需經(jīng)公司總經(jīng)理或授權(quán)辦公室主任同意翻閱和復(fù)印運用;

(三)有密級檔