2023年文書工作管理制度4篇

2023年文書工作管理制度4篇

書目

第1篇j機關文書工作管理制度

第2篇文書檔案管理工作制度

第3篇公司文書管理工作制度

第4篇公司文書管理工作制度-5

j機關文書工作管理制度

為充分發(fā)揮機關公文的效用,提高機關公文制發(fā)的質量,特制定本制度。

1、收發(fā)規(guī)范:收文發(fā)文按規(guī)定進行登記。對來函、來電、信息、簡報、出席會議帶回的文件以及本局的請示、匯報、通知等公文,均由辦公室專人負責登記。做到收文登記齊全剛好;發(fā)放登記剛好、精確、保密、保證無積壓、無遺漏、無差錯、無遺失。

2、閱辦高效:文件登記后,要剛好給領導批辦,做到急文急辦、特文特辦、密級文件專送專管、緊急文件不壓誤、常規(guī)文件辦理不拖拉。

3、歸檔科學:公文閱辦完畢后,應主動、剛好退還文書保管歸檔,不得擅自存放,工作上須要的可保留復印件以備查。辦公室收集整理后,對須要立卷的公文按規(guī)定時間和要求立卷歸檔。對須要銷毀的文件,由辦公室登記造冊、到指定造紙廠監(jiān)銷。

4、公文擬稿:公文內容按政策規(guī)定,嚴謹明確,措施、方法切合實際,文字表達精確精練、文件格式規(guī)范。公文擬稿必需運用專用稿紙,用鋼筆(碳素或藍黑墨水)書寫,字跡力求清楚。

5、公文審核、簽發(fā):凡以本局名義制發(fā)的公文(包括總結、信息、新聞報道、專題報告等),必需由職能科、所、中心負責人核稿,由分管局長審稿,主管局長簽發(fā)。

6、公文打印、校對:打印的文件應符合公文的格式和用紙要求,各科、所、中心擬稿的文件,清樣稿由各科、所、中心負責校對,正確無誤后印刷。文件版面要求整齊清楚,印刷份數(shù)按發(fā)文數(shù)量和發(fā)文范圍確定,所發(fā)文件辦公室存檔二份,各科、所、中心各一份,正副局長室各一份。

公司文書管理工作制度-5

公司文書管理工作制度5

第一章目的

第一條為使公司的文書處理建立科學、合理、規(guī)范的程序,使文書處理精確、剛好,提高文書處理的工作效率和文書的質量,特制訂本方法。

其次章組織管理

其次條公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由行政管理部門統(tǒng)一辦理。各分公司(工廠)的文書收發(fā)由其所屬部門辦理,行政部門負責文書的收受及發(fā)送。

第三條管理部門應指定人員負責來往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分發(fā)、稽催、校對、監(jiān)印、檔案管理等事宜。

第三章文書的種類

第四條公司的通用文書有以下幾種。

(1)請示:向上級部門懇求、請示、批準的事項。

(2)報告:向上級部門匯報工作、反映狀況、提出建議、答復下級的請示事項。

(3)確定:對公司重要事項或重大活動作出支配。

(4)決議:經過會議探討或議定,要求貫徹執(zhí)行的事項。

(5)批復:上級答復下級的請示事項。

(6)通告:在公司范圍內公布應當遵守或周知的事項。

(7)通知:傳達、批轉上級、同級、不相屬部門的公文;傳達要求下級部門幫助或須要周知或共同執(zhí)行的事項;發(fā)布規(guī)章、任免、聘用事項。

(8)通報:表彰先進,指責錯誤,傳達重要狀況。

(9)信函:對同級或不相屬單位間相互介紹、商洽、詢問、催辦、答復某些問題,請有關部門批準。

(10)會議紀要:記載和表達會議重要精神及議定事項,要求與會單位共同遵守執(zhí)行。

第五條公司的專用文書有備忘錄、意向書、協(xié)議書、合同書、契約、各種報告、廣告書、說明書、請柬、賀詞、新聞稿、啟事等。

第六條文書的類別。

(1)絕密:指極為重要并且不得向無關人員泄漏內容的文書。

(2)隱私:指次重要并且所涉及內容不能向無關人員透露的文書。

(3)機密:指不宜向公司以外人員透露內容的文書。

(4)一般:指非機密文書。假如附有調查問卷之類的重要東西,則另當別論。

(5)傳閱:指在本公司內部傳閱或傳達的文書。

第四章文書制作要領

第七條文書內容(以公文為例)包括以下幾方面。

(1)發(fā)文號:由公司的代字、發(fā)文年度、發(fā)文依次號組成,位于文頭與界欄線上。

(2)收文機關:向上級的請示、報告,一般只寫一個主送單位;需同時報送另一個上級部門的,用“抄報”;對同級或下級則用“抄送”。

(3)標題:對公文主要內容的概括和反映,是公文的眉目。

(4)正文:公文的主體部分。

(5)發(fā)文機關:制發(fā)文的單位,位于正文的右下側,應寫全稱或通用簡稱。

(6)公文日期:包括年、月、日,寫在公文末尾,一般以印制日期為準,重要公文以簽發(fā)日期為準。

(7)公文印章:加印在發(fā)文日期中間。

(8)密級:保密文件注明密級。

(9)附件:附件位于正文之后、印章之前,注明附件的序號、標題。

第八條用紙格式。

(1)國內公文用紙用16k型(26cm×18.4cm),涉外公文用a4型(29.7cm×21.0cm)。

(2)圖文區(qū):國內用16k型(23.3cm×14.9cm),國際標準用a4型(27cm×17.5cm)。

第九條印裝格式。

(1)公文均采納橫書橫排。

(2)單面印刷可在上端裝訂,雙面印刷在左面裝訂。

(3)裝訂可用線裝、釘裝、膠粘方法。

第十條版面格式:首頁采納文頭。

第十一條公文行文原則。

(1)上行文原則。

①逐級行文,即下一級行文給干脆上級。

②多級同時行文,即下級向上級和更高上級同時行文。

③越級行文,遇特別、緊急狀況,或對干脆上級的檢舉、控告。

(2)下行文原則。

①逐級行文。

②多級同時行文。

③直貫究竟行文。

(3)平行文原則:相互沒有隸屬關系的部門之間可以行文。

第十二條文書的署名。

(1)公司內文書,假如是一般往來文書,只需主管署名;假如是單純的上報文書或者不涉及各部門且內容不重要的文書,只需部門署名;假如是重要文書,按責任范圍由總裁、副總裁、常務董事署名,或者署有關部門的主管姓名與職務。

(2)對外文書,如合同書、責任狀、政府許可申請書、回執(zhí)、公告等重要文書,一律署總裁職務與姓名。假如是總裁托付事項可由指名責任者署名。上列規(guī)定以外的文書,也可署分公司或分支機構主管的職務與姓名。

第十三條文書的蓋章。

(1)在正本上必需加蓋文書署名者的印章,副本可以加蓋署名者或所在部門印章。

(2)假如文書署名者不在,可加蓋職務或代理者印章,并加蓋詳細執(zhí)行者印章代替。但在這種狀況下,文書存檔前必需加蓋署名者印章。

(3)以部門或公司名義起草的文書,須在旁側加蓋有關責任者印章。

第十四條文書制作留意事項。

(1)文書必需簡明扼要,一事一議,語言措辭力求精確規(guī)范。

(2)起草文書的理由包括起因以及中間交涉過程,并加以證明,附上相關資料與文件。

(3)必需明確起草文書的責任者,并署上請示審批提案者姓名。

(4)對請示提案文書進行修改時,修改者必需仔細批閱原件,修改者須署名。

(5)可行可不行的堅決不行文,削減行文數(shù)量,提高行文權威性和質量。

(6)削減聯(lián)合行文,避開聯(lián)合簽審過程中時間延誤和扯皮。

(7)行文分清主次,提高行文針對性,減輕行文對象單位負擔。

(8)不輕易越級行文。

第五章文書制作流程

第十五條對外行文操作流程。

(1)擬稿。

①由詳細承辦人員起草,并由部門負責人審核。

②對外發(fā)文一般以公司名義發(fā)文。各分公司、子公司有必要發(fā)文時,在公司后加下屬企業(yè)全稱。

③發(fā)文稿必需符合公文種類、格式運用規(guī)范。

(2)核稿。

①擬稿完畢后,填寫發(fā)文擬稿單,一并送各級領導審核。

②審核有問題時與有關當事人溝通,統(tǒng)一看法后進行修改。

(3)簽發(fā)。有關領導審核簽發(fā),明確簽署看法、姓名、日期。

(4)編號。由行政部統(tǒng)一編排發(fā)文字號。

(5)繕印、校對。

①急件應先行處理。

②保密件應由專人打印。

③打印后的校樣、廢紙等應妥當處理。

④應專人校對,以原稿為準,重要文件需多人校對。

⑤打印、校對責任人簽名。

(6)在無誤、規(guī)范的文件上統(tǒng)一蓋印章。

(7)填寫登記簿。

(8)封發(fā)。

①發(fā)文工作由行政部門負責。

②查驗無誤后信件封口,填寫精確,注明急件、密級。

第十六條對內行文處理程序。

(1)對內行文一般按對外行文處理程序參照執(zhí)行。

(2)特別狀況下,各級部門、下屬企業(yè)對公司行文可不必經繕印程序。

(3)對內行文,由各部門、下屬企業(yè)負責人、公司領導簽發(fā)。

第六章文書的發(fā)送

一些須要郵寄或專人遞交的文書,按下列要點進行發(fā)送,必要時還需給文秘室回復或回執(zhí),調查報告不受本條規(guī)定限制。

第十七條文書封面必需明確寫清接收單位名稱、單位地址以及收件人姓名,并且注明快遞、郵寄、面呈或轉交等字樣。

第十八條公司內部文書原則上不封緘。

第十九條各部門的郵寄文書,必需于發(fā)送前,在“發(fā)信登記本”與“郵資明細賬”上填寫相關內容。

第七章文書的處理

其次十條一般文書的處理原則。

(1)部門經理以上級別的主管負責對文書進行批閱、回答、批辦以及其他必要處理,或者由其指定下屬對文書進行詳細處理。

(2)假如遇到重要或異樣事項,必需剛好與上級主管取得聯(lián)系,按上級指示辦理。

(3)各種有關聯(lián)的事項,必需與各部門協(xié)商后方能予以處置。

其次十一條機密文書原則上由責任者或當事者自行處理。

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其次十二條某文書被閱覽后,閱覽者必需簽字,表示已經閱覽完畢。如有必要,可在文書的空白處填寫閱覽后的看法,并轉給或交還文書的主管。

其次十三條有必要在各部門傳閱的文書,必需附“傳閱登記簿”,按“傳閱登記簿”規(guī)定欄目填寫,并最終交還文書主管。

第九章收文操作流程

其次十四條簽收。一切外來信件、電報、傳真,統(tǒng)一由行政部門簽收,填寫登記在收件登記簿上。寫明公司或行政部門收啟的文書,統(tǒng)一由行政部拆封處理。

其次十五條寫明各部門或個人收啟的分送各部門或個人,如系公文,應主動送行政部登記處理。

其次十六條分發(fā)。

(1)行政部依據(jù)公文性質、要求,確定詳細化在辦和閱批對象,填寫公文閱辦單。

(2)分發(fā)去向。

①重要來文,由行政部長提出初步看法(擬辦),再由公司領導批示(批辦)。

②一般文件,直轉有關職能部門處理(承辦)。詳細承辦務求實效,分清主辦、協(xié)辦、復文與不復文。

③參閱性文件,干脆組織傳閱。

④范圍不明的文件,送領導批閱。

其次十七條催辦。

分對內催辦與對外催辦,包括發(fā)函、派專人打電話等方式,要運用工作催辦單,對來文做到事事有交代、件件有著落,防止漏辦、延誤。

其次十八條結辦。

文件傳閱完畢,已答復發(fā)文單位,有處理看法的文件,均視為結辦。

第十章文書的整理與保存

其次十九條全部完結的文書,在結辦后三天內,交行政主管歸存,按“完整、有序”的原則對文件整理、檢查,按類別、年頭立卷,分別按所屬部門、文件機密程度、整理編號和保存年限進行整理與編輯,并在“文書保存簿”上做好登記,歸檔保存。

第三十條公司個人不得保存公司公文,凡參與會議帶回的文件,應剛好交行政部登記保管,調離公司的員工應將文件和記錄本清理移交。

第三十一條分公司或分支機構的文書分為兩類:一類是特殊重要的文書,干脆交主管保存,另一類是一般的文書,留存各部門保管。

第十一章文書的保存年限

第三十二條永久保存文書包括章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性規(guī)定;重要的合同書、協(xié)議書、登記注冊文書;股票關系文書、重要的訴訟關系文書;重要的政府許可證件;有關公司歷史的文書;決算書和其他重要的文書。

第三十三條保存10年文書包括懇求審批提案文書;人事任命文書;獎金工資與津貼有關文書;財務會計賬簿、傳票與會計分析報表以及永久保存以外的重要文書。

第三十四條保存5年文書指不須要保存10年的次重要文書。

第三十五條保存1年文書,指無關緊要或者臨時性文書。假如是調查報告則由所在部門主管負責確定保存年限。

第十二章留意事項

第三十六條重要的機密文書,一律存放在保險柜或帶鎖的文件柜中。

第三十七條保存期滿及沒必要接著保存的文書,經主管確定,填寫銷毀的理由和日期之后銷毀。機要文書一律以焚燒的方式銷毀。任何個人不準擅自銷毀文件,或以廢紙出售。不需立卷的文件材料需逐件登記,報公司領導批準后銷毀。

第三十八條銷毀隱私級以上文件要進行登記,有專人監(jiān)督,保證不丟失、不遺漏。

第三十九條必需做好重要文書的借閱登記工作,并注明歸還日期。一切借閱都必需出具借閱證。

第十三章附則

第四十條本方法適用于公司本部及下屬企業(yè)的公文管理。

文書檔案管理工作制度

1、由秘書組明確專人負責本辦文書檔案管理工作。

2、建立收發(fā)文登記薄，對各種文件、資料剛好做好登記、分發(fā)、歸集。堅持對密級文件和資料一月進行一次清理，嚴格借閱登記手續(xù)。

3、起草、印發(fā)各種文件、資料，必需符合辦文程序和質量要求。

4、加強密級文件、資料的保管，不準隨意帶走、散發(fā)、遺失、出售密級文件、資料。

5、對本辦在工作中形成的具有查考、利用價值的各種文字、圖表、聲像、實物、電子文件、磁性載體等原始記錄，任何個人不得據(jù)為己有，丟失或者擅自銷毀。

6、年終對全部文件、資料進行全面清收、整理立卷和歸檔。

7、檔案人員要加強對檔案庫房的管理，保持整齊衛(wèi)生，定期檢查，做到防火、防盜、防潮、防蟲、防高溫等，對破損變質的檔案材料要剛好實行補救措施，確保檔案的完整與平安。

8、建立健全檔案借閱登記制度，檔案人員要對檔案的收進移出等狀況進行統(tǒng)計，任何個人不得損毀、出賣、涂改、偽造檔案。

9、檔案人員在崗位發(fā)生變動時，應按規(guī)定辦理檔案交接手續(xù)。

公司文書管理工作制度

第一章目的

第一條為使公司的文書處理建立科學、合理、規(guī)范的程序,使文書處理精確、剛好,提高文書處理的工作效率和文書的質量,特制訂本方法。第,寫在公文末尾,一般以印制日期為準,重要公文以簽發(fā)日期為準。

(7)公文印章:加印在發(fā)文日期中間。

(8)密級:保密文件注明密級。

(9)附件:附件位于正文之后、印章之前,注明附件的序號、標題。

第八條用紙格式。

(1)國內公文用紙用16k型(26cm_18.4cm),涉外公文用a4型(29.7cm_21.0cm)。

(2)圖文區(qū):國內用16k型(23.3cm_14.9cm),國際標準用a4型(27cm_17.5cm)。

第九條印裝格式。

(1)公文均采納橫書橫排。

(2)單面印刷可在上端裝訂,雙面印刷在左面裝訂。

⑶裝訂可用線裝、釘裝、膠粘方法。

第十條版面格式:首頁采納文頭。

第十一條公文行文原則。

(1)上行文原則。①逐級行文,即下一級行文給干脆上級。②多級同時行文,即下級向上級和更高上級同時行文。③越級行文,遇特別、緊急狀況,或對干脆上級的檢舉、控告。

(2)下行文原則。①逐級行文。②多級同時行文。③直貫究竟行文。

⑶平行文原則:相互沒有隸屬關系的部門之間可以行文。

第十二條文書的署名。

(1)公司內文書,假如是一般往來文書,只需主管署名;假如是單純的上報文書或者不涉及各部門且內容不重要的文書,只需部門署名;假如是重要文書,按責任范圍由總裁、副總裁、常務董事署名,或者署有關部門的主管姓名與職務。

(2)對外文書,如合同書、責任狀、政府許可申請書、回執(zhí)、公告等重要文書,一律署總裁職務與姓名。假如是總裁托付事項可由指名責任者署名。上列規(guī)定以外的文書,也可署分公司或分支機構主管的職務與姓名。

第十三條文書的蓋章。

(1)在正本上必需加蓋文書署名者的印章,副本可以加蓋署名者或所在部門印章。

(2)假如文書署名者不在,可加蓋職務或代理者印章,并加蓋詳細執(zhí)行者印章代替。但在這種狀況下,文書存檔前必需加蓋署名者印章。

⑶以部門或公司名義起草的文書,須在旁側加蓋有關責任者印章。

第十四條文書制作留意事項。

(1)文書必需簡明扼要,一事一議,語言措辭力求精確規(guī)范。

(2)起草文書的理由包括起因以及中間交涉過程,并加以證明,附上相關資料與文件。

⑶必需明確起草文書的責任者,并署上請示審批提案者姓名。

(4)對請示提案文書進行修改時,修改者必需仔細批閱原件,修改者須署名。

(5)可行可不行的堅決不行文,削減行文數(shù)量,提高行文權威性和質量。

(6)削減聯(lián)合行文,避開聯(lián)合簽審過程中時間延誤和扯皮。

(7)行文分清主次,提高行文針對性,減輕行文對象單位負擔。

(8)不輕易越級行文。第五章文書制作流程

第十五條對外行文操作流程。

(1)擬稿。①由詳細承辦人員起草,并由部門負責人審核。②對外發(fā)文一般以公司名義發(fā)文。各分公司、子公司有必要發(fā)文時,在公司后加下屬企業(yè)全稱。③發(fā)文稿必需符合公文種類、格式運用規(guī)范。

(2)核稿。①擬稿完畢后,填寫發(fā)文擬稿單,一并送各級領導審核。②審核有問題時與有關當事人溝通,統(tǒng)一看法后進行修改。

⑶簽發(fā)。有關領導審核簽發(fā),明確簽署看法、姓名、日期。

(4)編號。由行政部統(tǒng)一編排發(fā)文字號。

(5)繕印、校對。①急件應先行處理。②保密件應由專人打印。③打印后的校樣、廢紙等應妥當處理。④應專人校對,以原稿為準,重要文件需多人校對。⑤打印、校對責任人簽名。

(6)在無誤、規(guī)范的文件上統(tǒng)一蓋印章。

(7)填寫登記簿。

(8)封發(fā)。①發(fā)文工作由行政部門負責。②查驗無誤后信件封口,填寫精確,注明急件、密級。

第十六條對內行文處理程序。

(1)對內行文一般按對外行文處理程序參照執(zhí)行。

(2)特別狀況下,各級部門、下屬企業(yè)對公司行文可不必經繕印程序。

⑶對內行文,由各部門、下屬企業(yè)負責人、公司領導簽發(fā)。第六章文書的發(fā)送一些須要郵寄或專人遞交的文書,按下列要點進行發(fā)送,必要時還需給文秘室回復或回執(zhí),調查報告不受本條規(guī)定限制。

第十七條文書封面必需明確寫清接收單位名稱、單位地址以及收件人姓名,并且注明快遞、郵寄、面呈或轉交等字樣。

第十八條公司內部文書原則上不封緘。

第十九條各部門的郵寄文書,必需于發(fā)送前,在“發(fā)信登記本”與“郵資明細賬”上填寫相關內容。第七章文書的處理

其次十條一般文書的處理原則。

(1)部門經理以上級別的主管負責對文書進行批閱、回答、批辦以及其他必要處理,或者由其指定下屬對文書進行詳細處理。

(2)假如遇到重要或異樣事項,必需剛好與上級主管取得聯(lián)系,按上級指示辦理。

⑶各種有關聯(lián)的事項,必需與各部門協(xié)商后方能予以處置。

其次十一條機密文書原則上由責任者或當事者自行處理。第八章文書的閱覽原則>;

其次十二條某文書被閱覽后,閱覽者必需簽字,表示已經閱覽完畢。如有必要,可在文書的空白處填寫閱覽后的看法,并轉給或交還文書的主管。

其次十三條有必要在各部門傳閱的文書,必需附“傳閱登記簿”,按“傳閱登記簿”規(guī)定欄目填寫,并最終交還文書主管。第九章收文操作流程

其次十四條簽收。一切外來信件、電報、傳真,統(tǒng)一由行政部門簽收,填寫登記在收件登記簿上。寫明公司或行政部門收啟的文書,統(tǒng)一由行政部拆封處理。

其次十五條寫明各部門或個人收啟的分送各部門或個人,如系公文,應主動送行政部登記處理。

其次十六條分發(fā)。

(1)行政部依據(jù)公文性質、要求,確定詳細化在辦和閱批對象,填寫公文閱辦單。

(2)分發(fā)去向。①重要來文,由行政部長提出初步看法(擬辦),再由公司領導批示(批辦)。②一般文件,直轉有關職能部門處理(承辦)。詳細承辦務求實效,分清主辦、協(xié)辦、復文與不復文。③參閱性文件,干脆組織傳閱。④范圍不明的文件,送領導批閱。

其次十七條催辦。分對內催辦與對外催辦,包