認(rèn)識(shí)Excel數(shù)據(jù)管理-課件

第三章認(rèn)識(shí)Excel的數(shù)據(jù)管理12第一節(jié)認(rèn)識(shí)Excel基本的數(shù)據(jù)管理功能第二節(jié)認(rèn)識(shí)Excel的數(shù)據(jù)透視表功能返回0問題情景描述3項(xiàng)目小節(jié)問題情景描述【問題情景描述】

小李是一間涂料公司的銷售成本會(huì)計(jì)，每月要整理分析大量的產(chǎn)品銷售清單數(shù)據(jù)從中得出有用的信息，用于撰寫月度產(chǎn)品銷售情況分析報(bào)告，請(qǐng)從該公司某月的產(chǎn)品銷售數(shù)據(jù)，如表3-1中，迅速整理數(shù)據(jù)，將匯總數(shù)據(jù)填列在下表3-2中?！締栴}分析】

此問題涉及對(duì)大量數(shù)據(jù)的快速處理問題，實(shí)際的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)以及審計(jì)工作中經(jīng)常會(huì)碰到此類問題，對(duì)大量數(shù)據(jù)的處理中，一個(gè)非常好的Excel工具即為數(shù)據(jù)透視表。為了讓初學(xué)者能夠更好地理解數(shù)據(jù)透視表，我們首席要完成任務(wù)1認(rèn)識(shí)Excel的基本數(shù)據(jù)管理功能，了解Excel的數(shù)據(jù)清單的概念，以及數(shù)據(jù)清單的排序、篩選、自動(dòng)匯總等知識(shí)。下一頁返回問題情景描述【學(xué)習(xí)目標(biāo)】1.理解Excel數(shù)據(jù)清單的概念;2.掌握Excel數(shù)據(jù)清單中的排序、篩選操作;3.理解Excel數(shù)據(jù)清單的自動(dòng)匯總功能;4.掌握Excel數(shù)據(jù)清單的數(shù)據(jù)透視表功能以及數(shù)據(jù)透視圖功能。返回上一頁第一節(jié)認(rèn)識(shí)Excel基本的數(shù)據(jù)管理功能3.1.1任務(wù)目的及要求通過本次任務(wù)讓讀者能夠?qū)W會(huì)運(yùn)用Excel對(duì)數(shù)據(jù)清單進(jìn)行排序、篩選以及分類匯總等基本的數(shù)據(jù)管理。由3~6人組成一個(gè)學(xué)習(xí)小組，要求學(xué)生能夠邊看書，邊動(dòng)手操作本任務(wù)中提供的各項(xiàng)活動(dòng)，從而真正掌握看似簡(jiǎn)單實(shí)際上在財(cái)務(wù)工作中運(yùn)用相當(dāng)頻繁的基本的數(shù)據(jù)處理功能。下一頁返回第一節(jié)認(rèn)識(shí)Excel基本的數(shù)據(jù)管理功能3.1.2背景知識(shí)

1.數(shù)據(jù)清單概述

Excel文檔的表格被稱為數(shù)據(jù)清單。數(shù)據(jù)清單是包含相關(guān)數(shù)據(jù)的一系列工作表數(shù)據(jù)行。數(shù)據(jù)清單中的行表示記錄，列表示字段，數(shù)據(jù)清單的第一行中含有列標(biāo)志。如圖3-1的單元格區(qū)域A2:F6所示。數(shù)據(jù)清單的同一列具有相同類型的數(shù)據(jù)，不同行是具有相同數(shù)據(jù)類型結(jié)構(gòu)的記錄。在Excel中，數(shù)據(jù)清單同數(shù)據(jù)庫類似，數(shù)據(jù)清單中的列是數(shù)據(jù)庫中的字段;數(shù)據(jù)清單中的列標(biāo)志是數(shù)據(jù)庫中的字段名稱;數(shù)據(jù)清單中的每一行對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)庫中的一個(gè)記錄。二者都可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢、排序、篩選，所不同的是，Excel中的數(shù)據(jù)清單可以建立數(shù)據(jù)透視表。上一頁下一頁返回第一節(jié)認(rèn)識(shí)Excel基本的數(shù)據(jù)管理功能

在建立數(shù)據(jù)清單的過程中，應(yīng)遵循以下原則:(1)要避免在一張工作表上建立多個(gè)數(shù)據(jù)清單。因?yàn)閿?shù)據(jù)清單的某些管理功能，如篩選，可能篩選不到正確的結(jié)果。

(2)如果必須在同一張工作表建立兩個(gè)或者兩個(gè)以上的數(shù)據(jù)清單，請(qǐng)將數(shù)據(jù)清單間至少留一個(gè)空行和空列，以區(qū)分不同的數(shù)據(jù)清單。

(3)避免在一個(gè)數(shù)據(jù)清單內(nèi)放置空行和空列，這將有助于Excel檢測(cè)和選定數(shù)據(jù)清單。

(4)在清單的第一行中創(chuàng)建字段名。Excel將使用字段名創(chuàng)建報(bào)告并查找和組織數(shù)據(jù)。在輸入列標(biāo)志前，請(qǐng)將單元格設(shè)置為文本格式。

(5)字段名雖然最長可有32,000個(gè)字符，但是短的字段名在單元格中一目了然且有利于創(chuàng)建報(bào)告。不同列的字段名不要重復(fù)。上一頁下一頁返回第一節(jié)認(rèn)識(shí)Excel基本的數(shù)據(jù)管理功能(6)如果要將字段名和其他數(shù)據(jù)區(qū)分開，請(qǐng)使用單元格邊框(而不是空格和短劃線)在字段名行下輸入直線。

(7)要避免將關(guān)鍵數(shù)據(jù)放到數(shù)據(jù)清單的左右兩側(cè)，因?yàn)檫@些數(shù)據(jù)在篩選數(shù)據(jù)清單時(shí)可能會(huì)被隱藏。

(8)在修改數(shù)據(jù)清單之前，要確保隱藏的行或列也被顯示。如果清單中的行和列未被顯示，那么數(shù)據(jù)可能被刪除。在Excel中，我們可以用[自動(dòng)套用格式]來快速美化數(shù)據(jù)清單，使之更好看。假設(shè)我們要美化圖3-1的數(shù)據(jù)清單，操作步驟如下:(1)在數(shù)據(jù)清單中選定一個(gè)單元格;(2)單擊[格式]菜單下的[自動(dòng)套用格式]命令，彈出圖3-2所示的自動(dòng)套用格式)對(duì)話框。上一頁下一頁返回第一節(jié)認(rèn)識(shí)Excel基本的數(shù)據(jù)管理功能(3)選中比較滿意的格式，點(diǎn)擊!確定〕即可。(4)圖3-1的數(shù)據(jù)清單套用了格式后的效果如圖3-3所示。

2.數(shù)據(jù)清單的排序數(shù)據(jù)清單的排序分為按升序排序、按降序排序。這里所指的升、降是指Excel默認(rèn)了一種排序順序，在按升序排序時(shí)，Excel使用如下次序，在按降序排序時(shí)，除了空格總在最后外，其他的順序反轉(zhuǎn):(1)數(shù)字。數(shù)字從最小的負(fù)數(shù)到最大的正數(shù)進(jìn)行排序。

(2)按字母先后順序進(jìn)行排序。在按字母先后順序?qū)ξ谋卷?xiàng)進(jìn)行排序時(shí)，Excel從左到右一個(gè)字符一個(gè)字符地進(jìn)行排序。例如，一個(gè)單元格中含有一個(gè)文本“B10"，則這個(gè)單元格將排在含有“B1”的單元格的后面，含有“B11”單元格的前面。上一頁下一頁返回第一節(jié)認(rèn)識(shí)Excel基本的數(shù)據(jù)管理功能(3)文本以及包含數(shù)字的文本，按下列次序排序:JKLMNOPQRSTUVWXYZ。

(4)撇號(hào)(‘)和連字符(-)會(huì)被忽略。但如果兩個(gè)字符串除了連字符不同外其余都相同，則帶連字符的文本排在后面。

(5)邏輯值。在邏輯值中，F(xiàn)ALSE排在TRUE之前。

(6)錯(cuò)誤值。所有錯(cuò)誤值的優(yōu)先級(jí)相同。

(7)空格。空格始終排在最后。數(shù)據(jù)清單的排序可以按照單列排序、也可以按照兩列或者多列排序，還可以自定義排列順序:(1)按單列排序。按單列排序有兩種方法。上一頁下一頁返回第一節(jié)認(rèn)識(shí)Excel基本的數(shù)據(jù)管理功能

第一種方法如下:

光標(biāo)選中數(shù)據(jù)清單中要進(jìn)行排序的列中的任一單元格，鼠標(biāo)選中常用工具欄中的升序排序按鈕，或者降序排序按鈕，則數(shù)據(jù)清單的數(shù)據(jù)行即按照所選列字段按照升序或者降序排列;

第二種方法:①光標(biāo)選中數(shù)據(jù)清單中要進(jìn)行排序的列中的任一單元格。②執(zhí)行菜單欄選項(xiàng)中的[數(shù)據(jù)]\[排序]命令。③彈出如圖3-4所示的排序?qū)υ捒颍赱主要關(guān)鍵字]的下拉按鈕中選擇要排序的列字段名[數(shù)學(xué)]。④單擊[確定]按鈕，圖3-3表格，將字段為[數(shù)學(xué)]的列按照升序排列后的結(jié)果如圖3-5所示。上一頁下一頁返回第一節(jié)認(rèn)識(shí)Excel基本的數(shù)據(jù)管理功能(2)按多列排序。我們也可以對(duì)數(shù)據(jù)清單按多列進(jìn)行排序，舉例如下:

圖3-6的表格中是不同班級(jí)各科成績表，請(qǐng)先按語文成績從低到高排對(duì)班級(jí)排序，如果語文成績相同，再按數(shù)學(xué)成績由高到低對(duì)班級(jí)進(jìn)行排列。[操作步驟]:①選中數(shù)據(jù)清單中任一單元格。②執(zhí)行菜單欄中的[數(shù)據(jù)]\[排序]命令，彈出[排序]窗口。③在該窗口的[主要關(guān)鍵字]中選擇字段名[語文]同時(shí)在窗口的右上處選中[升序]，在[次要關(guān)鍵字]中選擇字段名[數(shù)學(xué)]同時(shí)在右側(cè)選中[降序]，如圖3-7所示。上一頁下一頁返回第一節(jié)認(rèn)識(shí)Excel基本的數(shù)據(jù)管理功能④點(diǎn)擊[確定]，新的排序結(jié)果，如圖3-8所示。如果按三個(gè)字段名對(duì)數(shù)據(jù)清單排序，只需按照如上操作，在圖3-7的排序窗口的[第三關(guān)鍵字]選擇相應(yīng)字段名，并選擇排序的方法即可。

3.數(shù)據(jù)清單的篩選所謂篩選，是指從數(shù)據(jù)清單中找出符合條件的數(shù)據(jù)行。Excel的篩選分為自動(dòng)篩選和高級(jí)篩選，其中自動(dòng)篩選又分為一般自動(dòng)篩選、篩選前十項(xiàng)以及自定義篩選，下面分別介紹各功能的用法。

(1)自動(dòng)篩選。

[活動(dòng)3-1]:對(duì)圖3-9的數(shù)據(jù)清單進(jìn)行自動(dòng)篩選。上一頁下一頁返回第一節(jié)認(rèn)識(shí)Excel基本的數(shù)據(jù)管理功能[操作步驟]:①光標(biāo)選中數(shù)據(jù)清單中的任一單元格;②執(zhí)行菜單欄中的[數(shù)據(jù)]\[篩選]\[自動(dòng)篩選]命令。③圖3-9所示的數(shù)據(jù)清單變成圖3-10所示。④字段名右側(cè)出現(xiàn)下拉菜單，點(diǎn)擊下拉菜單即可進(jìn)行進(jìn)一步篩選。

[活動(dòng)3-2]:篩選圖3-9中語文成績?yōu)?5分的數(shù)據(jù)行。

[操作步驟]:光標(biāo)點(diǎn)擊字段名“語文”右端的下拉按鈕，在選擇列表中選中數(shù)字“85”即可，如圖3-11所示，如果要恢復(fù)顯示所有的數(shù)據(jù)，則點(diǎn)擊“語文”下拉菜單的“全部”即可。上一頁下一頁返回第一節(jié)認(rèn)識(shí)Excel基本的數(shù)據(jù)管理功能[活動(dòng)3-3]:篩選圖3-9中英語成績?cè)?5~75(含35,75)之間的數(shù)據(jù)行。[操作步驟]:①點(diǎn)擊字段名“英語”的下拉菜單，選中“自定義”。②彈出“自定義自動(dòng)篩選方式”對(duì)話框，如圖3-12所示。③在該對(duì)話框的左上框的下拉菜單中，選擇“大于或等于”，在右上側(cè)的框中輸入“35"，在該對(duì)話框的右下框的下拉菜單中，選擇“小于或等于”，在右下側(cè)的框中輸入數(shù)字“75"。并且在該對(duì)話框的中間選擇“與”。④點(diǎn)擊[確定]，篩選出的數(shù)據(jù)行如圖3-13所示。有時(shí)數(shù)據(jù)清單的數(shù)據(jù)較多，而往往只需顯示最大或者最小的幾項(xiàng)內(nèi)容，此時(shí)就要運(yùn)用[自動(dòng)篩選前10個(gè)]功能，使用該功能，并不一定篩選前10個(gè)，到底篩選幾個(gè)，可以由用戶輸入確認(rèn)。上一頁下一頁返回第一節(jié)認(rèn)識(shí)Excel基本的數(shù)據(jù)管理功能[活動(dòng)3-4]:輸入圖3~9中英語成績排第一、第二的學(xué)生成績單。

[操作步驟]:①在圖3-9中，點(diǎn)擊[英語]字段名右側(cè)的下拉菜單，選擇[前10個(gè)]功能;②彈出[自動(dòng)篩選前10個(gè)]對(duì)話框，在該對(duì)話框最左側(cè)選框中維持[最大]不變，在中間的選框中，點(diǎn)擊上下選擇按鈕，將數(shù)字調(diào)整為“2”，右側(cè)選框的內(nèi)容維持不變，如圖3-14所示。③點(diǎn)擊[確認(rèn)]，想要搜索的數(shù)據(jù)即被顯示出來，如圖3-15所示。

(2)高級(jí)篩選。使用高級(jí)篩選可以查找那些匹配復(fù)雜計(jì)算條件的數(shù)據(jù)。此外，這個(gè)命令還為用戶提供了更為強(qiáng)大的功能，例如，能從數(shù)據(jù)清單中提取篩選的數(shù)據(jù)的副本。上一頁下一頁返回第一節(jié)認(rèn)識(shí)Excel基本的數(shù)據(jù)管理功能

在使用[高級(jí)篩選]之前，用戶需建立一個(gè)條件，用戶指定篩選的數(shù)據(jù)必須滿足的條件。條件區(qū)域類似于一個(gè)只包含條件的數(shù)據(jù)清單，在條件區(qū)域的首行中包含的字段名必須拼寫正確，要與數(shù)據(jù)清單上的字段名一致，條件區(qū)域不必包含所有數(shù)據(jù)清單中的字段名，且順序可與數(shù)據(jù)清單的字段名順序可有不同。

[活動(dòng)3-5]:圖3-16的數(shù)據(jù)清單中，請(qǐng)運(yùn)用高級(jí)篩選，篩選出語文大于等于87分，數(shù)學(xué)大于等于85分，英語大于等于70分的學(xué)生成績單。

[操作步驟]:①在該數(shù)據(jù)清單所在工作表的任何空白處可建立條件區(qū)域(最好選擇靠近數(shù)據(jù)區(qū)域的上方或者下方)。②在圖3-16數(shù)據(jù)清單的下方即單元格A13開始，建立條件區(qū)域如圖3-17所示。上一頁下一頁返回第一節(jié)認(rèn)識(shí)Excel基本的數(shù)據(jù)管理功能③將光標(biāo)移至數(shù)據(jù)清單的任一單元格，執(zhí)行菜單欄[數(shù)據(jù)]\[篩選]\[高級(jí)篩選]命令。④彈出[高級(jí)篩選]對(duì)話框，如圖3-18所示。⑤選定[在原有區(qū)域顯示篩選結(jié)果]，這樣用戶在工作表的原有數(shù)據(jù)清單區(qū)域內(nèi)只能看到符合條件的數(shù)據(jù)記錄行。如果選擇[將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置]，并在下方[復(fù)制到]文本框中指定篩選后的副本放置的起始單元格。⑥選定[數(shù)據(jù)區(qū)域]文本框，如果沒有自動(dòng)顯示出數(shù)據(jù)清單區(qū)域，那么就在該文本框中輸入數(shù)據(jù)清單區(qū)域或使用鼠標(biāo)選中該區(qū)域;選定[條件區(qū)域]文本框，如果沒有自動(dòng)顯示出條件區(qū)域，那么就在文本框中輸入條件區(qū)域或使用鼠標(biāo)選定，設(shè)置結(jié)果如圖3-19所示。上一頁下一頁返回第一節(jié)認(rèn)識(shí)Excel基本的數(shù)據(jù)管理功能⑦單擊[確定]按鈕，通過高級(jí)篩選篩選出來的數(shù)據(jù)清單將被復(fù)制到指定的區(qū)域顯示，如圖3-20所示。

4.數(shù)據(jù)清單的分類匯總分類匯總是在數(shù)據(jù)清單中輕松快速地匯總數(shù)據(jù)的方法。該方法能夠讓我們從原始數(shù)據(jù)表中快速的獲得有用的信息。

[活動(dòng)3-6]:圖3-21是一間公司員工基本工資情況，請(qǐng)用Excel的自動(dòng)分類匯總功能，匯總不同部門的員工工資合計(jì)。[操作步驟]:①點(diǎn)擊該數(shù)據(jù)清單中任一單元格，執(zhí)行菜單欄[數(shù)據(jù)]\[排序]命令，在[主要關(guān)鍵字]處選擇[部門]，并按升序排列，點(diǎn)擊[確認(rèn)]。上一頁下一頁返回第一節(jié)認(rèn)識(shí)Excel基本的數(shù)據(jù)管理功能②將光標(biāo)移至數(shù)據(jù)清單任一單元格，執(zhí)行[數(shù)據(jù)]\[分類匯總]命令，彈出分類匯總對(duì)話框，如圖3-22所示。③在該對(duì)話框中，[分類字段]對(duì)話框中選擇“部門”表示數(shù)據(jù)清單按“部門”分類，在匯總方式中選擇[求和]，在[選定匯總項(xiàng)]選項(xiàng)框中選中“基本工資”，表示對(duì)數(shù)據(jù)清單中的字段“基本工資”進(jìn)行求和。④選中[替換當(dāng)前分類匯總]以及[匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)下方]。⑤點(diǎn)擊[確定]，分類匯總后的數(shù)據(jù)清單，如圖3-23所示。注意事項(xiàng):在對(duì)數(shù)據(jù)清單進(jìn)行分類匯總之前，一定要按照要進(jìn)行分類匯總的字段名進(jìn)行排序。

Excel利用分類匯總功能對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行一次分類匯總后，還可以再一次對(duì)已經(jīng)做了分類匯總的數(shù)據(jù)清單進(jìn)行分類匯總，即嵌套分類匯總部門。上一頁下一頁返回第一節(jié)認(rèn)識(shí)Excel基本的數(shù)據(jù)管理功能[活動(dòng)3-7]:如圖3-21的數(shù)據(jù)清單，請(qǐng)先按部門統(tǒng)計(jì)不同部門員工工資的合計(jì)，再在不同部門中，按照人員類別統(tǒng)計(jì)在同一部門中不同類別員工工資的合計(jì)。

[操作步驟](1)將光標(biāo)移至數(shù)據(jù)清單中的任一單元格，執(zhí)行菜單欄[數(shù)據(jù)]\[排序]命令，彈出排序窗口，在該對(duì)話框的主要關(guān)鍵字中輸入“部門”并按升序排列，在次要關(guān)鍵字中選擇“人員類別”并按升序排列，如圖3-24所示。

(2)點(diǎn)擊[確認(rèn)]，原數(shù)據(jù)清單，變成如圖3-25所示。

(3)光標(biāo)移至圖3-25數(shù)據(jù)清單中的任一單元格，執(zhí)行菜單欄[數(shù)據(jù)]\[分類匯總]命令。

(4)彈出如圖3-26所示的分類匯總對(duì)話框，在該對(duì)話框中，在[分類上一頁下一頁返回第一節(jié)認(rèn)識(shí)Excel基本的數(shù)據(jù)管理功能字段]處選擇字段名[部門]，在[匯總方式]框中選擇[求和]項(xiàng)，在[選定匯總項(xiàng)]處選擇[基本工資]。

(5)選擇[替換當(dāng)前分類匯總]以及[匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)下方]。

(6)點(diǎn)擊[確定]形成的新數(shù)據(jù)清單，如圖3-27所示。

(7)將光標(biāo)移至圖3-27所示的數(shù)據(jù)清單中，執(zhí)行菜單欄[數(shù)據(jù)]\[分類匯總]命令，重復(fù)步驟(3)、(4)的操作。

(8)再一次彈出[分類匯總]對(duì)活框，將[分類字段]選項(xiàng)框選擇為[人員類別]，去掉[替換當(dāng)前分類匯總]前的復(fù)選框，其他保持不變。

(9)點(diǎn)擊確認(rèn)彈出如圖3-28所示的數(shù)據(jù)清單。注意:有讀者認(rèn)為可否從圖3-25所示的數(shù)據(jù)清單開始嵌套按“人員類別”的分類匯總，答案是不可以，因?yàn)閷?duì)數(shù)據(jù)清單的字段進(jìn)行分類匯總一定上一頁下一頁返回第一節(jié)認(rèn)識(shí)Excel基本的數(shù)據(jù)管理功能要先排序，如果要嵌套分類匯總，就要在排序時(shí)，將“主要關(guān)鍵字”設(shè)置為第一層匯總字段，將“次要關(guān)鍵字”設(shè)置為第二層匯總字段;另外，在執(zhí)行操作8時(shí)，記住要去掉“替換當(dāng)前分類匯總”前的復(fù)選框。要?jiǎng)h除數(shù)據(jù)清單的分類匯總，只需執(zhí)行菜單欄[數(shù)據(jù)]\[分類匯總]命令，在彈出的分類匯總對(duì)話框中點(diǎn)擊[全部刪除]命令，那么該數(shù)據(jù)清單即恢復(fù)為最初的形式。分級(jí)顯示即數(shù)據(jù)清單按列字段名分級(jí)顯示出來。級(jí)數(shù)從1級(jí)開始到多級(jí)不等。級(jí)數(shù)越高顯示的數(shù)據(jù)清單越詳細(xì)，級(jí)數(shù)越低，顯示的一般為匯總結(jié)果。如圖3-28所示，將工資數(shù)據(jù)清單分為四級(jí)(見數(shù)據(jù)清單的左側(cè))，第4級(jí)為最明細(xì)工資清單數(shù)據(jù)，第3級(jí)為按部門同時(shí)按人員類別匯總上一頁下一頁返回第一節(jié)認(rèn)識(shí)Excel基本的數(shù)據(jù)管理功能的員工工資合計(jì)數(shù)，第2級(jí)為按部門匯總的員工工資合計(jì)數(shù);第1級(jí)為該公司所有員工的工資合計(jì)數(shù)。用戶可以點(diǎn)擊[隱藏明細(xì)數(shù)據(jù)]，或顯示明細(xì)數(shù)據(jù)來折疊和展開分級(jí)顯示，以改變數(shù)據(jù)的顯示樣式。上一頁返回第二節(jié)認(rèn)識(shí)Excel的數(shù)據(jù)透視表功能3.2.1任務(wù)目的及要求通過本次任務(wù)讓讀者能夠?qū)W會(huì)運(yùn)用Excel的數(shù)據(jù)透視表以及數(shù)據(jù)透視圖功能對(duì)大而復(fù)雜的數(shù)據(jù)清單進(jìn)行快速匯總處理。要求讀者能夠邊看書，邊動(dòng)手操作本任務(wù)中提供的各項(xiàng)活動(dòng)，從而真正掌握Excel的數(shù)據(jù)透視表功能。下一頁返回第二節(jié)認(rèn)識(shí)Excel的數(shù)據(jù)透視表功能3.2.2背景知識(shí)

1.數(shù)據(jù)透視表概述數(shù)據(jù)透視表是一種動(dòng)態(tài)工作表，是對(duì)大量數(shù)據(jù)快速匯總并建立交叉列表的交互式表格。在數(shù)據(jù)透視表中，可以轉(zhuǎn)換行和列以查看源數(shù)據(jù)的不同匯總結(jié)果，可以顯示不同頁面以篩選數(shù)據(jù)，還可以根據(jù)需要顯示區(qū)域中的明細(xì)數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)透視表是一種具有特殊格式的匯總表。其匯總的數(shù)據(jù)源即時(shí)指定的數(shù)據(jù)清單。利用數(shù)據(jù)透視表可以對(duì)源數(shù)據(jù)清單進(jìn)行重新組織，根據(jù)有關(guān)字段去分析數(shù)據(jù)清單的數(shù)值并顯示分析結(jié)果，如圖3-29所示，是一般的數(shù)據(jù)表的布局，其組成元素包括:頁字段、行字段、列字段和數(shù)據(jù)區(qū)域。上一頁下一頁返回第二節(jié)認(rèn)識(shí)Excel的數(shù)據(jù)透視表功能

頁字段:頁字段是指數(shù)據(jù)透視表中指定為頁方向的源數(shù)據(jù)清單或表單中的字段。頁字段可以有也可以沒有。頁字段一般在數(shù)據(jù)透視表的左上角顯示。行字段:行字段是指在數(shù)據(jù)透視表中指定為行方向的源數(shù)據(jù)清單或表單中的字段。行字段一般在數(shù)據(jù)透視表的左側(cè)顯示，在圖3-29中，右側(cè)的字段名“姓名”“部門”“人員類別”“基本工資”為源數(shù)據(jù)清單的字段名，根據(jù)該源數(shù)據(jù)清單創(chuàng)建的數(shù)據(jù)透視表中，將字段“部門”“人員類別”指定為行字段。列字段:列字段是指在數(shù)據(jù)透視表中指定為列方向的源數(shù)據(jù)清單或表單中的字段。在數(shù)據(jù)透視表中列字段可有可無。數(shù)據(jù)區(qū):數(shù)據(jù)區(qū)是指含有匯總數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)透視表中的一部分。數(shù)據(jù)區(qū)中上一頁下一頁返回第二節(jié)認(rèn)識(shí)Excel的數(shù)據(jù)透視表功能的單元格用來顯示源數(shù)據(jù)清單中指定數(shù)據(jù)字段的匯總數(shù)據(jù)。如圖3-29所示，數(shù)據(jù)區(qū)顯示源數(shù)據(jù)清單中“基本工資”字段的合計(jì)數(shù)。在Excel中，可以利用多種數(shù)據(jù)源來創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表?？衫玫臄?shù)據(jù)源如下:(1)Excel的數(shù)據(jù)列表或者數(shù)據(jù)庫。

(2)外部數(shù)據(jù)源，包括數(shù)據(jù)庫、文本文件或者除了Excel工作簿以外的其他數(shù)據(jù)源，也可以是Internet上的數(shù)據(jù)源。

(3)多重合并計(jì)算數(shù)據(jù)區(qū)域。

(4)另一個(gè)數(shù)據(jù)透視表或數(shù)據(jù)透視圖。

2.建立數(shù)據(jù)透視表下面以圖3-21中的數(shù)據(jù)清單為例，講解數(shù)據(jù)透視表建立的過程:

上一頁下一頁返回第二節(jié)認(rèn)識(shí)Excel的數(shù)據(jù)透視表功能(1)光標(biāo)移至圖3-21數(shù)據(jù)清單中的任一單元格，執(zhí)行菜單欄[數(shù)據(jù)]\[數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖]命令。

(2)彈出圖3-30所示[數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А?步驟之1]對(duì)話框。在[請(qǐng)指定待分析數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)源類型]中選擇[MicrosoftOfficeExcel數(shù)據(jù)列表或數(shù)據(jù)庫]，在[所需創(chuàng)建的報(bào)表類型]中選擇[數(shù)據(jù)透視表]。(3)點(diǎn)擊[下一步]，彈出圖3-31所示的[數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А?步驟之2]對(duì)話框，在該對(duì)話框請(qǐng)鍵入或選定要建立數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)源區(qū)域的[選定區(qū)域]中輸入數(shù)據(jù)區(qū)域或者用鼠標(biāo)選中區(qū)域。上一頁下一頁返回第二節(jié)認(rèn)識(shí)Excel的數(shù)據(jù)透視表功能(4)點(diǎn)擊[下一步]彈出圖3-32的[數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А?步驟之3]對(duì)話框，在該對(duì)話框的數(shù)據(jù)透視表顯示位置選中[新建工作表]，那么新生成的數(shù)據(jù)透視表將在同一個(gè)工作簿中新建一個(gè)報(bào)表顯示該數(shù)據(jù)透視表，如果選擇現(xiàn)有工作表，那么數(shù)據(jù)透視表將在源數(shù)據(jù)清單表中顯示。

(5)點(diǎn)擊[布局]按鈕，彈出如圖3-33所示的數(shù)據(jù)透視表的布局對(duì)話框，將右邊的字段按鈕拖到左邊的圖上即可構(gòu)造數(shù)據(jù)透視表。將“部門”“人員類別”字段拖到行字段處，將“基本工資”拖入數(shù)據(jù)區(qū)域中，如圖3-34所示。

(6)點(diǎn)擊[確定]布局對(duì)話框消失，剩下[數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А?步驟之3]對(duì)話框，點(diǎn)擊[完成]，在源數(shù)據(jù)清單所在工作簿新建一張工作表，該工作表即為基于源數(shù)據(jù)清單生成的數(shù)據(jù)透視表，如圖3-35所示。上一頁下一頁返回第二節(jié)認(rèn)識(shí)Excel的數(shù)據(jù)透視表功能

創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的注意事項(xiàng):①在運(yùn)行數(shù)據(jù)透視表向?qū)е?，?yīng)單擊數(shù)據(jù)清單中的任一個(gè)單元格，那么在[數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А?步驟之2]對(duì)話框中，向?qū)?huì)自動(dòng)填入數(shù)據(jù)清單的單元格引用。②Excel將忽略使用[篩選]菜單中的命令所設(shè)置的所有篩選條件，數(shù)據(jù)透視表處理數(shù)據(jù)的范圍包括數(shù)據(jù)清單中的所有數(shù)據(jù)。要從篩選后的數(shù)據(jù)清單創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表，可以使用[高級(jí)篩選]命令提取符合條件的數(shù)據(jù)放到工作表中的其他位置，再以所提取的數(shù)據(jù)區(qū)域創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表。③在數(shù)據(jù)透視表中，Excel會(huì)自動(dòng)創(chuàng)建[總計(jì)]和[分類匯總]。如果在源數(shù)據(jù)清單中已有總計(jì)或者匯總行，在創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表時(shí)應(yīng)將其刪除，否則將導(dǎo)致生成的數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)出錯(cuò)。上一頁下一頁返回第二節(jié)認(rèn)識(shí)Excel的數(shù)據(jù)透視表功能3.編輯數(shù)據(jù)透視表

(1)在數(shù)據(jù)透視表中添加及刪除字段。①在數(shù)據(jù)透視表中選定單元格。②單擊[數(shù)據(jù)透視表]工具欄上的[數(shù)據(jù)透視表向?qū)按鈕。③在彈出的對(duì)話框中單擊[布局]按鈕，彈出[數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)對(duì)話框，在其中移動(dòng)想要的字段按鈕到適當(dāng)?shù)牡胤?行、列或頁)。④單擊[完成]按鈕。注意:要?jiǎng)h除行、列或頁字段，可以拖動(dòng)它超出數(shù)據(jù)透視表邊界，松開鼠標(biāo)時(shí)，字段從數(shù)據(jù)透視表上消失。

(2)修改數(shù)據(jù)區(qū)域數(shù)據(jù)字段的匯總方式:Excel數(shù)據(jù)透視表中數(shù)據(jù)字段的匯總方式除了求和外，還有計(jì)數(shù)、求平均值、求最大值、最小值、乘積等。上一頁下一頁返回第二節(jié)認(rèn)識(shí)Excel的數(shù)據(jù)透視表功能[活動(dòng)3-8]:修改圖3-35的數(shù)據(jù)透視表中數(shù)據(jù)項(xiàng)“基本工資”為計(jì)數(shù)形式。

[操作步驟]:①將光標(biāo)移至圖3-35所示的數(shù)據(jù)透視表的工資求和列的任一單元格;②單擊[數(shù)據(jù)透視表]工具欄上的[字段設(shè)置]命令;③彈出圖3-36所示的[數(shù)據(jù)透視表字段]對(duì)話框;④在該對(duì)話框中，將[匯總方式]改為[計(jì)數(shù)];⑤單擊[確定]，形成新的數(shù)據(jù)透視表如圖3-37所示。

(3)顯示或隱藏?cái)?shù)據(jù)透視表字段項(xiàng)。假設(shè)用戶想要隱藏圖3-37所示的數(shù)據(jù)透視表中人員類別為工人的數(shù)據(jù)項(xiàng)，顯示或隱藏?cái)?shù)據(jù)透視表字段項(xiàng)如下:上一頁下一頁返回第二節(jié)認(rèn)識(shí)Excel的數(shù)據(jù)透視表功能①單擊字段后的下拉按鈕，本例為單擊列字段“人員類別”的向下按鈕;②在出現(xiàn)的列表中單擊需要顯示或隱藏的字段內(nèi)容，如隱藏人員類別為[工人]的數(shù)據(jù)項(xiàng)，如圖3-38所示;③點(diǎn)擊[確定]即可，隱藏了人員類別為工人的數(shù)據(jù)透視表如圖3-39所示。

(4)更新數(shù)據(jù)透視表。如果修改了源數(shù)據(jù)清單的數(shù)據(jù)，建立的數(shù)據(jù)透視表中的數(shù)據(jù)不會(huì)自動(dòng)更新。要更新數(shù)據(jù)透視表中的數(shù)據(jù)，可單擊[數(shù)據(jù)透視表]工具欄上的[更新數(shù)據(jù)]按鈕，或者選擇[數(shù)據(jù)]菜單下的[更新數(shù)據(jù)]命令。上一頁下一頁返回第二節(jié)認(rèn)識(shí)Excel的數(shù)據(jù)透視表功能(5)數(shù)據(jù)透視表的自動(dòng)套用格式。用戶可以運(yùn)用數(shù)據(jù)透視表的自動(dòng)套用格式來美化數(shù)據(jù)透視表，使其更加的美觀，數(shù)據(jù)更加的易讀。

[活動(dòng)3-9〕美化圖3-35所示的數(shù)據(jù)透視表，使之更加的美觀易讀。

[操作步驟]:①單擊數(shù)據(jù)透視表的任一單元格。②單擊[數(shù)據(jù)透視表]工具欄上的[設(shè)置報(bào)告格式]按鈕，打開如圖3-40所示的[自動(dòng)套用格式]對(duì)話框。③在該對(duì)話框中選擇一種合適的表格式，如本例選擇報(bào)表6作為數(shù)據(jù)透視表格式。上一頁下一頁返回第二節(jié)認(rèn)識(shí)Excel的數(shù)據(jù)透視表功能④點(diǎn)擊確定，原數(shù)據(jù)透視表即被套用了新的格式，如圖3-41所示。

(6)刪除數(shù)據(jù)透視表。刪除數(shù)據(jù)透視表的操作步驟如下:①單擊數(shù)據(jù)透視表中的任一單元格。②在[數(shù)據(jù)透視表]工具欄上的[數(shù)據(jù)透視表]菜單中選擇[選定]命令，保證[啟用選定內(nèi)容]為選中狀態(tài)，再在該子菜單中選擇[整張表格]。③選擇[編輯]菜單下的[清除]命令，在彈出的子菜單下選擇[全部]命令。刪除數(shù)據(jù)透視表時(shí)，源數(shù)據(jù)并不受影響。上一頁下一頁返回第二節(jié)認(rèn)識(shí)Excel的數(shù)據(jù)透視表功能3.2.3操作步驟下面演示對(duì)本項(xiàng)目開始提出的情景問題的解決方法:(1)將表3-1中的數(shù)據(jù)清單輸入Excel工作表中。

(2)光標(biāo)移至數(shù)據(jù)清單中的任一單元格，執(zhí)行菜單欄[數(shù)據(jù)]\[數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖]命令。

(3)彈出圖3-42的[數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А?步驟之1]，在請(qǐng)指定待分析數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)源類型中選擇[MicrosoftOfficeExcel數(shù)據(jù)列表或數(shù)據(jù)庫]，在所需創(chuàng)建的報(bào)表類型中選擇[數(shù)據(jù)透視表]。上一頁下一頁返回第二節(jié)認(rèn)識(shí)Excel的數(shù)據(jù)透視表功能(4)點(diǎn)擊[下一步]，彈出圖3-43所示的[數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А?步驟之2],該對(duì)話框中在選定區(qū)域選項(xiàng)框中自動(dòng)代人數(shù)據(jù)區(qū)域，如果沒有代入?yún)^(qū)域或者自動(dòng)代人區(qū)域有誤，可以手工輸入或者通過鼠標(biāo)鍵選擇。

(5)點(diǎn)擊[下一步]，彈出如圖3-44所示的[數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А?步驟之3[對(duì)話框，在數(shù)據(jù)透視表顯示位置處選擇[新建工作表]。

(6)點(diǎn)擊[布局]按鈕，彈出[數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А季謁對(duì)話框，將字段名!經(jīng)營用途]、[成分]拖入行字段，將字段名[銷售數(shù)量]、[銷售金額]與[銷售成本]拖入數(shù)據(jù)區(qū)域，選擇字段的匯總方式為[求和]如圖3-45所示;(7)點(diǎn)擊[確定]，圖3-45所示的對(duì)話框消失，剩下[數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А?步驟之3]，點(diǎn)擊[完成]，在新工作表中形成數(shù)據(jù)透視表，如圖3-46所示.上一頁下一頁返回第二節(jié)認(rèn)識(shí)Excel的數(shù)據(jù)透視表功能(8)圖3-46中，“求和項(xiàng):銷售數(shù)量”“求和項(xiàng):銷售金額”“求和項(xiàng):銷售成本”三項(xiàng)在同一列C列顯示，此時(shí)將光標(biāo)挪至C3單元格，待光標(biāo)變成向四個(gè)方向的}一字箭頭時(shí)，按下鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)至D3單元格;這樣將一列數(shù)據(jù)