附件電子文件歸檔與電子檔案管理方法

附件13附件13電子文件歸檔與電子檔案管理辦法1．總則1．1對(duì)電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過程管理，應(yīng)當(dāng)由主管部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)，保證管理工作的連續(xù)性。1．2電子文件形成部門負(fù)責(zé)電子文件的積累、保管和整理工作，檔案部門要進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。1．3電子文件的管理由檔案部門負(fù)責(zé)，電子文件形成部門要提供協(xié)助和支持。1．4應(yīng)明確規(guī)定歸檔時(shí)間、歸檔范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等，以保證電子檔案的質(zhì)量。1．5為保證電子檔案的可利用性，從電子文件形成就應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其信息的真實(shí)性、安全性和完整性。1．6歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí)，則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。1．7具有保存價(jià)值的電子文件，必須適時(shí)生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。進(jìn)行歸檔時(shí)，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。2．電子文件的收集與積累2．1收集范圍。電子文件的收集范圍，按國家關(guān)于文件歸檔的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2．2收集積累要求2．2．1記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價(jià)值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時(shí)，如果保管部門已開始進(jìn)行向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留，否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要，確定是否保留。2．2．2保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí)，要與紙質(zhì)等文件之間，相互建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。2．2．3在“無紙化”計(jì)算機(jī)辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)必須隨時(shí)備份，存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上，井對(duì)有檔案價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)或縮微膠片拷貝件保留。2．2．4用文字處理技術(shù)形成的電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式和屬性。2．2．5用掃描儀等設(shè)備獲得的圖象電子文件，如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮算法，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。鐮2花．污2?。?抱醋用計(jì)算械機(jī)輔助雜設(shè)計(jì)或烈繪圖等夕獲得的粒圖形電憐子文爺件，收享集時(shí)應(yīng)堆注意其氧對(duì)設(shè)備瘡的依賴或性，以簡及易修趙改性等鍬問題，筑不可遺祝漏相關(guān)仍軟件和父各種數(shù)倡據(jù)。四2鐘．國2汗．梁7刮榴用視頻慰設(shè)備獲爆得的動(dòng)溫態(tài)圖象捉文件，拴收集時(shí)迅應(yīng)注意武收集其茂壓縮算高法和軟銀件。核2鳴．判2姐．補(bǔ)8命漂用音頻享設(shè)備獲鉛得的文淋件，收使集時(shí)應(yīng)道注意收屋集其屬習(xí)性標(biāo)識(shí)何和相關(guān)爬軟件。錦2擋．進(jìn)2管．爬9炮憤由計(jì)算致機(jī)多媒勝體技術(shù)屈制作的聲文件，用其中包揪含前面衫所示的析兩種以舒上的信殲息形式怪，收集纖時(shí)應(yīng)注川意參數(shù)吹準(zhǔn)確、夠數(shù)據(jù)完敲整。參2劈．念2煩．暈10怖批通用軟陽件產(chǎn)生馬的電子德文件，鋸收集時(shí)蝦應(yīng)注意它收集其相軟件型箏號(hào)和相椅關(guān)參數(shù)架。專用掠軟件產(chǎn)匪生的電恢子文件軍，收集劍時(shí)必須蛛連同專懸用軟件哥一并收位集。鈴2政．恰2叼．騙11景臟計(jì)算機(jī)麻系統(tǒng)運(yùn)秘行和信保息處理建等過程蹈中涉及粥的各類卸參數(shù)、欣管理數(shù)駐據(jù)等應(yīng)福與電子煌文件一柏同收集棚。凡2嫌．怪3料固收集、矩積累方勻法朝2諒．甲3法．北1羨拍及時(shí)按演照要求賓制作電臨子文件嚴(yán)備份。獎(jiǎng)2絕．宗3蠶．汽2非念每份電心子文件式均需在造電子文幸件登記沫表中登老記。拉2的．作3知．類3看吼電子文冬件登記評(píng)表應(yīng)與征電子文巖件的備熊份一同記保存。拾2俯．未3低．張4供垮電子文冶件登記水表如果定制成電阻子表格產(chǎn)，應(yīng)與敏備份文把件一同漲保存，棚并附有冰紙張打咱印件。俱2孕．萌3酬．姓5關(guān)興電子文婚件性質(zhì)朋代碼嘗：灰R瘦—姜草稿性邊電子文蘭件臂；俘U斗—脖非正式恥電子文馳件壩；魔O懲—之正式電綿子文件鹿；召N囑—攏無紙電跑子文件消；衣T覽—拼文本文蜻件群；孟I糟一圖象遇文件蠟；漫G目—障圖形文菠件技；命V戚一影像棗文件胳；艷A麥—哲聲音文賞件李；正M手—致多媒體快文件襯；燃P民—副計(jì)算機(jī)鴉程序欣；羨D嚇—障數(shù)據(jù)文筑件。沿3嗽．電子秧文件的琴整理鍛3端．古1奔減電子文概件的整縫理，應(yīng)鄙按內(nèi)容陽、保管倘期限、篇密級(jí)等蒼因素相懇對(duì)集中郵。嶼3茅．陡2舞如電子文鮮件應(yīng)按披《檔案哀著錄規(guī)噸則》著慧錄，并范制成機(jī)懲讀目錄慕。押3帳．拳3鋪膝歸檔電赴子文件致應(yīng)填寫鋸登記表權(quán)。位4.章殿電子文則件的歸歇檔。申應(yīng)定期法把符合知?dú)w檔條儲(chǔ)件的電沃子文件評(píng)，按檔欺案管理慢要求的種格式存發(fā)儲(chǔ)到可謝長期保廳存的脫閥機(jī)載體絞。撒4.1較劇歸檔范沉圍佛爬電子文完件的歸谷檔范圍藝的劃分淹，可參倉照國家灶關(guān)于文波件的現(xiàn)忌行有關(guān)嘗規(guī)定執(zhí)抹行。尚4.2遠(yuǎn)竄歸檔時(shí)珍間電旬邏輯歸沾檔應(yīng)實(shí)斑時(shí)進(jìn)行財(cái)，物理勉歸檔應(yīng)氣定期完產(chǎn)成。討4.3軟產(chǎn)檢測(cè)在谷進(jìn)行電纖子文件編歸檔工面作時(shí)，盜應(yīng)按其我基本技恒術(shù)條件瘡進(jìn)行檢掘測(cè)。其倦內(nèi)容包粘括：硬捏件環(huán)境嫂的有效精性、軟泰件環(huán)境刻有效性緊及其信射息記錄納格式等速。廊4.4艇誠歸檔前城的鑒侄定深盜電子文盒件的歸酬檔鑒定葵工作，課參照國囑家關(guān)于珍文件的魚現(xiàn)行有慨關(guān)規(guī)定拴執(zhí)主，蹄鑒定結(jié)抗果，在君電子文璃件的機(jī)表讀目錄肉上制作攤相應(yīng)的落標(biāo)只。喚4.4獻(xiàn).1蛋代有效性襯和完整貝性鑒定帖。歸檔襪前應(yīng)由贈(zèng)文件形駐成單位澆對(duì)電子雖文件的戴有效性推和完整去性進(jìn)行社審核，市并由負(fù)機(jī)責(zé)人簽緞署意見莊。如果堪文件形齒成單位既采用了五某些技吵術(shù)方法郵保證電粒子文牛裕的有效歡性和完殲整性則旨應(yīng)把其賽技術(shù)方準(zhǔn)法和相根關(guān)軟件值一同移玻交給接肉收單位芽。顛4.4步.2娘天保管期陽限的劃患分。電昨子文件倚保管期仁限的劃猾分，參逮照國家收關(guān)于文折件的現(xiàn)煌行有關(guān)鍋規(guī)定執(zhí)股行。物4.5搖揚(yáng)歸檔要峰求缸4.5浙.1棉談把帶有香歸檔標(biāo)滾識(shí)的電艘子文件筐集中，玉制成歸老檔數(shù)據(jù)燥集，拷醉貝至耐兩久性的舒載體上大，至少釣一旁式助2舉套，一譽(yù)套封存截保管，槽一套供和查閱使質(zhì)用。必梁要時(shí)，掘復(fù)制谷第伍3羨套，異眼地保存雖。對(duì)于濃加密電伴子文件蓋，則應(yīng)泡解密后偉再完成哭上述工瘦作，祝4.5駁.2俊根本標(biāo)準(zhǔn)肉推薦采兩用的載快體按優(yōu)地先順序現(xiàn)分別是坑：只讀萍光盤、開一次寫輸光盤、診可擦寫島光盤、脈磁帶等赴。禁用攏軟磁盤硬作為歸林檔電子奇文牛長搶期保存瘦的載體貴。脖4.5徑.3控挨存儲(chǔ)電純子文件滿的載體頂或包裝額盒上應(yīng)經(jīng)貼有標(biāo)威簽，標(biāo)償簽內(nèi)填套寫編號(hào)帥、名稱迅、密級(jí)釣、保管訪期限、衛(wèi)硬件及剖軟件環(huán)易境蹈4.5展.4徒餐將相應(yīng)粱的電子促文件機(jī)墾讀目錄爬、相關(guān)物軟件、校其他說淋明等一動(dòng)同歸檔化并附歸別檔電子菠文件登驗(yàn)記表。朝4.5薦.5慈鴨需要長穴期保存搏的電子貍文件應(yīng)聯(lián)當(dāng)把歸壽檔電子耐文件與悟相應(yīng)的燃機(jī)讀目芽錄存在攀同一載吼體上如估果是自繞行開發(fā)豈的應(yīng)用睜軟件，孫也應(yīng)將環(huán)軟件及東相關(guān)數(shù)圾據(jù)存在揪同一載菊體上。咱4.5治.6阻絞原電子鋤文件數(shù)筍據(jù)集載摧體在完遞成電子歐文件歸要檔后，綁保留時(shí)投間至爪少戚1裝年。焦4.5覆.7收檢在網(wǎng)絡(luò)少中進(jìn)行腥了邏輯郊?xì)w檔操貞作的電破子文件選應(yīng)按上蒸述歸檔罵過程完市成物理贏歸檔。鋼5.補(bǔ)陶電子檔暖案的移仔交與保鑼管。滾電子文瑞件歸檔購后按有青關(guān)規(guī)定碼移交至群檔案保景管部門虧，作為疑電子檔家案進(jìn)行順保管。帆5.1嶺濱檢驗(yàn)夾5.1渠.1盆孫檔案保幅管部門寫應(yīng)配備笨相應(yīng)的憤處理設(shè)融備，以跟保證完霉成電子遍檔案的濕檢驗(yàn)工賞作。歸壓檔的每長套載體比均應(yīng)接裝受檢驗(yàn)困，合格核率應(yīng)達(dá)玉到雖100創(chuàng)%抬。與紙戴質(zhì)檔案鍛同時(shí)保億存的電愈子檔案遮可采取差抽樣檢匹驗(yàn)的方港法樣本旺數(shù)不少位于總數(shù)想的污2年0遲％教宇合格率蝴應(yīng)達(dá)水到刑100大%樓。窗5.1燦.2狡眉檢驗(yàn)項(xiàng)派目。疲5.1濕.2.染1似持載體有醬劃痕，么是否清歌潔。召5.1鄰.2.鵲2寨供有無病融毒。托5.1粱.2.名3樂陡核實(shí)電網(wǎng)子檔案蛾的完整獄性和有參效性審古核手續(xù)為。動(dòng)5.1托.2.安4宮章核實(shí)登中記表、煉軟件、刺說明資降料等是舒否齊全廈。寧5.1甘.3黃飼將檢驗(yàn)僚結(jié)果填縮人電子后檔案人礦庫登記樓表。檢莖驗(yàn)有合爪的，應(yīng)衫退回形預(yù)成單位享，重新濫制作。樹5.2灣中移交手企續(xù)竭鞭驗(yàn)收合歸格后，表檔案保紅管部門槍在電子拾檔案人詞庫登記沾表上簽甜字蓋章質(zhì)。一規(guī)式燥2惰份，一舒份交電完子文件厭形成單留位一份長自存。棄5尿．濾3注匯保管要瓣求屈猶電子檔章案保管姐除應(yīng)具蓬備紙質(zhì)莊檔案一竟般的要道求外，材還應(yīng)符抓合下列議條件。旬5.3纖.1節(jié)源歸檔載禍體應(yīng)作卷防寫處緞理。不頌得擦、箱劃、觸上摸記錄詢涂層。內(nèi)載體應(yīng)座直立存瞇放，做靈到防塵舊、防變碧形。猴5.3筐.2充嘗環(huán)境溫禍度選定洲范踩圍伸:1浩4菌℃齊—嫌2包4雨℃鄉(xiāng)；相對(duì)木濕度選剝定范圍汪：度45邪%針—口60配%石。專肺5.3疑.3雅旺存放時(shí)版應(yīng)注意糕遠(yuǎn)離強(qiáng)五磁場(chǎng)，及并與有既害氣本揉隔離。案5.3刻.4凡熟電子檔話案在形辜成單位漫的保管潤，也應(yīng)迎參照上唯述條件饞。崖5.4誼停存效性獻(xiàn)保證親5.4眾.1眉袖每涉滿勒1伸年，對(duì)食電子檔翅案涉及蟻的形成充單位和惹檔案保騰管部門孩的設(shè)備襯更新情課況進(jìn)行奴一次檢效查登記閃。怨5.4執(zhí).2旱麻每蜂滿青2事年進(jìn)行童一次抽摘樣機(jī)讀份檢驗(yàn)。怖抽樣率創(chuàng)不低須于析10謎%刃如發(fā)現(xiàn)啊問題應(yīng)欣及時(shí)采糖取恢復(fù)虜措施。凱5.4售.3兇叮設(shè)備環(huán)截境更新叢時(shí)應(yīng)確貝認(rèn)庫存盒載體與獵新設(shè)備攏的兼容如性，如菜不兼容遼，應(yīng)進(jìn)麻行電子昂檔案的言載體轉(zhuǎn)伐換工作卵，原載斬體同時(shí)冰保留時(shí)乎間不少腐于竭3濕年。冰5.4嘩.4誼妹磁性載灶體上的乏電子檔誠案，探每漲4姓年轉(zhuǎn)存孟一次。釀原載體稍同時(shí)?？s留時(shí)間后不少騎于班4叉年。救5.4舌.5桃元定期檢翁驗(yàn)結(jié)果坑應(yīng)填人欠電子檔捧案管理筐登記表嚴(yán)。組5.5壇同利用走5.5必.1根乘電子檔龍案的封捕存載體扯不得外廚借。狠5.5岡.2推雞利用時(shí)項(xiàng)使用拷牽貝件。謹(jǐn)5.5線.3屈鈴利用時(shí)項(xiàng)要遵守掉保密規(guī)濾定。床5.5坑.4浸咐利用者塵對(duì)電子有檔案的奔使用應(yīng)額在權(quán)限授規(guī)定范疊圍之內(nèi)集。濱5.5鞏.5對(duì)污具有保釣密要求供的電子版檔案上綢網(wǎng)時(shí)必箱須符合侄國家或由部門有傲關(guān)保密撫的規(guī)定虹，要有紅穩(wěn)妥的濫安全保報(bào)密措施折。額5.6迷朝電子檔銜案的銷付毀鑒定移。殘5.6尤.1扮