公司收發(fā)文管理人事制度

公司收發(fā)文管理人事制度一、概述1.1目的和應(yīng)用范圍公司收發(fā)文管理人事制度的目的是規(guī)范公司內(nèi)部收發(fā)文的流程，明確各部門和崗位的職責(zé)和權(quán)限，減少文書處理中的人為失誤和拖延。適用于公司內(nèi)部所有職能部門和崗位。1.2依據(jù)法律、法規(guī)和公司章程本制度依據(jù)《中華人民共和國政府信息公開條例》、《電子簽名法》及公司章程等法律、法規(guī)制定。二、設(shè)立收發(fā)文管理部門2.1收文管理公司設(shè)立收文管理部門。接收公司內(nèi)外來文，負責(zé)收集、審核、錄入、傳閱、處理及歸檔公司來文。2.2發(fā)文管理公司設(shè)立發(fā)文管理部門。審核公司內(nèi)部各職能部門及崗位上報的文書，擬定文書處理意見并發(fā)出公司對外文件。三、收發(fā)文職責(zé)和流程3.1收文管理職責(zé)和流程3.1.1收文管理職責(zé)（1）收集公司內(nèi)外來文。（2）將公司收到的文件按工作性質(zhì)、文件類型、緊急程度等進行分類。（3）審核、錄入公司來文。（4）傳閱收文通知單。（5）協(xié)助各職能部門處理公司承辦文件。（6）歸檔公司來文。3.1.2收文管理流程（1）接收公司內(nèi)外來文。（2）登記收文信息。（3）審核、錄入公司來文。（4）發(fā)放收文通知單。（5）將文件交給承辦部門。（6）對公司來文進行歸檔。3.2發(fā)文管理職責(zé)和流程3.2.1發(fā)文管理職責(zé)（1）審核、簽批公司內(nèi)部各職能部門及崗位上報的文書。（2）根據(jù)公司章程和法律法規(guī)擬定公司對外文件。（3）對公司對外公文進行控制和歸檔。3.2.2發(fā)文管理流程（1）收到公司內(nèi)部文書。（2）審核文書。（3）擬定處理意見并出具發(fā)文。（4）交付發(fā)文部門加蓋印章。（5）下發(fā)發(fā)文原件及復(fù)印件。（6）將公司對外公文進行控制和歸檔。四、收發(fā)文控制4.1進行公文歸檔收發(fā)文室應(yīng)組織對經(jīng)辦部門提交的相關(guān)文書進行歸檔管理，歸檔到相應(yīng)的項目卷內(nèi)，并將收發(fā)文紀錄整理成便于查詢、統(tǒng)計、分析的檔案資料。4.2公文傳遞和交接4.2.1公文傳遞（1）公文傳遞應(yīng)明確傳遞時間、經(jīng)手人等信息，同時保證信息的安全性和保密性。（2）公文傳遞方式應(yīng)根據(jù)具體情況，采用信函、傳真、電子郵件、快遞等方式。4.2.2公文交接（1）公文交接時應(yīng)確認交接時間、經(jīng)手人等信息，確定收文人。（2）公文交接應(yīng)當有交接記錄。五、工作要求5.1收文管理要求（1）收文速度快:做到快速地收到文件，使文件在規(guī)定時間內(nèi)送達對應(yīng)的承辦部門。（2）準確性要求高：要求對收取到的文件進行及時審核、歸檔。（3）保密性要求高：遵循公司檔案管理的保密制度。（4）保持良好的服務(wù)態(tài)度：認真負責(zé)地對待所有收文。5.2發(fā)文管理要求（1）準確性要求高：審核及簽批文書時需符合公司章程和法律法規(guī)的規(guī)定。（2）保密性要求高：在出具公司對外文件時應(yīng)做好公文保密。六、制度宣貫本制度在公司部門間進行宣傳和培訓(xùn)。對發(fā)現(xiàn)的制度漏洞和問題，應(yīng)及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報并及時修訂制度。七、違紀處理凡是發(fā)現(xiàn)違反公司收發(fā)文管理人事制度的人員，應(yīng)按公