“供方”管理模式初探

“供方”管理模式初探摘要:企業(yè)之間的競爭已從價值鏈變?yōu)楣溨g的競爭。文章從供方管理的原則、目的、必要性等方面確實供方選擇的原則、方法。并結合實際工作建立靈活通用的供方評估體系和動態(tài)評估流程,并進行了淺入分析。關鍵詞:供方供方管理供方評估引言今天,企業(yè)之間的競爭已從傳統(tǒng)的價值鏈競爭,演變?yōu)楣溨g的競爭。建立強大的供應鏈,加強供方管理、與合格供方緊密合作,形成企業(yè)和供方利益共同體,是提高企業(yè)綜合競爭實力的重要手段和途徑。正因為如此,ISO9000:2000標準將“與供方互利的關系”列為質量管理的八大原則之一,認為“組織與供方是相互依存的,互利關系可增強雙方創(chuàng)造價值的能力。”《全國質量管理獎評審標準》也對供方和合作提出了要求:“組織應規(guī)定與供方合作的管理要求;確定和執(zhí)行對供方進行評估的程序,并將評估信息及時反饋;雙方組織應在合適層次上進行雙向溝通,共同進行產品設計和開發(fā)活動,并持續(xù)改進;組織應向供方提供經營幫助和鼓勵,使其整體業(yè)績得到提高。”供方管理是極其復雜的經濟活動,它包含多個環(huán)節(jié),如采購信息搜集、合格供方評估、合格供方選擇、采購價格確定、合同簽定等。企業(yè)的競爭力很大程度上取決于較低的成本投入。而實施低成本戰(zhàn)略一個重要的方面,取決于外購產品的合理成本及其供應的長期穩(wěn)定與可靠性。本文圍繞供方管理這一主題,就企業(yè)供應鏈中建立長期穩(wěn)定的合格供方評估、選擇體系進行一些初步的探討。1企業(yè)建立供方評估選擇的原則、目的原則:質好從優(yōu)、穩(wěn)定從優(yōu)(質量穩(wěn)定、供貨穩(wěn)定)、優(yōu)勝劣汰。目的:建立長期合作的供需伙伴關系,穩(wěn)定供貨渠道,增強防御市場變化能力,實現(xiàn)供需“雙贏”。2企業(yè)建立供方評估、選擇體系的必要性建立供方評估、選擇體系是加強采購管理、穩(wěn)定供貨渠道的需要。供方評定是質量標準對采購管理的具體要求,評定對方是對供方評估和再認識的過程,建立有效的激勵機制,讓供方在競爭中不斷提高產品質量,更能滿足企業(yè)需要。推動企業(yè)采購管理更規(guī)范、公開、透明,有利于堵塞管理漏洞,降低采購成本。物資采購供應發(fā)展方向是低庫存管理,低庫存最直接的經濟效益是減少資金占用,降低企業(yè)總體投入。目前,國內外有些企業(yè)已采用模擬零庫存或零庫存管理,低庫存管理必將帶來物資供應的高風險,降低風險需要穩(wěn)定的供貨渠道做保證。建立供方評估、選擇體系,可以實現(xiàn)優(yōu)勝劣汰,優(yōu)化、穩(wěn)定供貨渠道,長期與信譽好、質量高、價格優(yōu)的供方建立合作關系,降低采購供應風險。建立評估、選擇體系是供需實現(xiàn)“雙贏”的需要,“雙贏”對于采購中供需雙方的作用主要表現(xiàn)在:增加供應商對整個業(yè)務活動的共同責任感和利益的分享;增強供需雙方對未來的可預見性和可控制能力,使長期合作關系更加穩(wěn)定;供需合作,一方的成功有助于增強另一方的榮譽感,增強進一步合作的信心。當然,“雙贏”最直接的體現(xiàn)是互惠互利,它包括供需雙方的承諾、信任、持久性,這些都是保持合作關系的保證,機會主義和短期行為對供需雙方長期合作將產生極大的破壞作用,因此對供應商采取合理的評估方法和手段進行評估是十分必要的。抓住供應商的主要指標或問題進行評估,建立激勵機制,將大大提高供方的積極性,發(fā)現(xiàn)問題及時反饋給供方加以改進,加強供需雙方深層次溝通,有利于雙方關系穩(wěn)固。建立評估、選擇體系是降低產品成本的需要。企業(yè)要增強競爭力必須把握關鍵兩點:一是產品質量過硬,二是降低單位產品成本。企業(yè)降低采購成本只是降低產品成本一個部分,要綜合考慮物資采購成本降低是否會影響產品質量,是否會出現(xiàn)單位成本降低而消耗增加,總成本未降反升等等。現(xiàn)代企業(yè)生產工藝要求:生產物資供應的生產廠家、物資構成、產品性能等越穩(wěn)定,生產過程越順暢,產品質量越穩(wěn)定可靠。因此,建立適合企業(yè)自身要求的供方評估、選擇體系,優(yōu)化供應商結構,可以提高產品產量,降低產品成本。3供方選擇的準則供方的選擇除按IS09001:2000規(guī)定了詳細選擇標準外,還要結合我所實際情況,產品質量符合有關標準和技術文件要求,制定一些規(guī)定。選擇供方的評估指標主要用于初次選擇供方時,對所有入選的供方進行評估,結構如圖1所示。(a)優(yōu)先選擇研制生產質量高、交付能力強、成本低、具備安全保密能力的合格供方;(b)優(yōu)先選擇動態(tài)評估或檢查結果為優(yōu)秀的合格供方;(c)只選擇達到技術要求和滿足產品競爭需要的供方;(d)供方數(shù)量,每一品種的供方不少于2家,不超過3家;并集中企業(yè)的資源和力量來優(yōu)化總成本;(e)請優(yōu)選的供方參與到產品的開發(fā)階段,以降低成本,實施標準化,實現(xiàn)高質量,減少提前期;(f)改變采購的短期思路,向長期、戰(zhàn)略的供應管理的思路發(fā)展;(g)統(tǒng)籌考慮大批量和關鍵項目、物品,提高標準化的程度,與選定的供方建立長期合作關系;(h)提升供方的服務品質,使供方預先做好一些預裝和測試工作,對產品的質量等負全責如圖1。4選擇合格供方的方法及其動態(tài)管理4.1常規(guī)評估在日常工作中如何選擇合格供方,我們簡單歸結為以下幾點:(a)制訂供方管理手冊,手冊對供方的選擇與評定、供方管理、質量責任和績效評估都需作明確規(guī)定。并召開供方工作會議進行宣傳落實,使雙方加強自律。(b)成立由所主管領導、質量處、生產部、條件保障部、技術部門、和價格辦組成的評定組,對供方進行綜合評定。以后每年評定一次,新增廠家分類評級按手冊規(guī)定操作,評定合格的供方列入合格供方名冊。合格供方名冊是所采購部門訂貨和選點的法規(guī)性文件,只有列入供方名冊的供方才能取得相應的訂貨量。合格供方名冊每年末由所條保部組織編制或確認。編制或確認后的合格供方名冊應蓋章發(fā)至所內各有關部門并收回或銷毀原合格供方名冊。合格供方名單發(fā)生增時,所條保部負責發(fā)出更改通知單并送達各有關部門。(c)我們可以在所的質量指標體系中設立外購外協(xié)件批次合格率指標,由質量部門按月統(tǒng)計供方批次合格率和進行統(tǒng)計分析,供方批次合格率完成情況和考核意見,并能反饋至采購部門和供方,并根據(jù)統(tǒng)計結果協(xié)助采購部門對供方進行考核。(d)對每個供方建立了產品質量檔案,實行“掛號就診”式的檢驗,使評估建立在數(shù)據(jù)的基礎上,可信度更高。4.2特殊情況評估在工作中總會發(fā)生一些特殊情況,因此,我們也可以對特殊情況作些規(guī)定:(a)驗收檢驗連續(xù)3次不合格或產品在批量使用中因質量問題給所里造成重大經濟損失或人身傷害,供方應無條件接受退貨并依據(jù)情況做出相應賠償。我們也可根據(jù)情況要求供方限期改進,重新認定或取消合格供方資格。(b)驗收檢驗連續(xù)2次不合格或產品在批量使用中因質量問題延誤生產進度,供方應暫時停止供貨并接受退貨,供方在限期內改進,并提供分析、整頓、改進報告,經同意后可恢復供貨。(c)供方提交的產品經檢驗被認定為假冒偽劣產品,則立即取消合格供方資格并沒收該批產品。動態(tài)評估流程如圖2。4.3進口產品合格供方的評估由于進口產品生產廠家往往無法完全按照上述評估指標體系來評價,有些通過網上查詢也很難全面準確地收集其質量體系的運行情況以及其產品價格、技術服務、供貨情況等;因此,通過信息評價的方法也只能是對已經使用過的產品開展實物質量的信息收集,加上網上收集的相關質量信息等進行綜合評價;但由于進口產品供貨渠道和環(huán)節(jié)的多樣性和復雜性,往往造成對進口產品生產廠商的評價顯得不夠充分。有時在進口產品出現(xiàn)質量問題時,由于無法和生產廠商直接溝通,往往也弄不清是生產環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題,還是供貨環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題。針對這樣的問題,目前解決的方法主要有:(1)把對供應商(進口貿易商)的供應渠道的評價也納入評價范圍之內,對生產廠家的評價主要放在產品的符合性、產品質量保證能力、技術能力等方面;對供應商(進口貿易商)的評價主要包括:供貨渠道是否穩(wěn)定、面寬、快捷,供貨產品是否質量價格穩(wěn)定,售后服務是否有保障、抵御風險的能力等;對一些供應渠道面窄、質量價格不穩(wěn)定、抵御風險能力差的供應商要及時剔除、取代;同時還要要求供應商尋找專業(yè)的質量檢測機構對進口產品進行檢測,提高供應商(進口貿易商)對進口產品質量的鑒別能力,杜絕假冒偽劣產品流入軍品科研生產中去。(2)開展進口產品的國產化替代,從根本上解決進口產品在供貨各環(huán)節(jié)出現(xiàn)的質量問題。5應主動加強與供方的溝通,促進動態(tài)管理要與供方建立合作互利的關系,特別是關鍵供方,力爭與其結成相對穩(wěn)定、互贏共存的共同體。讓供方感受到:所里研制、生產的最終產品的質量有它的一份責任。要將現(xiàn)有供方的重新評估結果(例:授權書的有效期限、曾提供產品的符合性等)及時與其充分交流,以促改進。如:可與確定為需要改進的供方溝通,促其改進并進行跟蹤管理;激發(fā)、鼓勵和承認供方的改進和成果;與供方共同建立質保管理體制,建立質量信息傳遞制度;與確定為不合格的供方停止訂貨,將其從合格供方中去除等。以真正做到對使用的供方進行動態(tài)管理。6結語供方評估、選擇體系中,評估是基礎,選擇是結果,合理的評估方法是保證結果公平的前提;反之,結果是否公正又可以映射出評估方法的合理性?？梢钥隙ń⒐┓皆u估、選擇體系能夠促使供方在公開、公平、公正的前提下參與競爭,優(yōu)化供應商,穩(wěn)定供貨渠道,為招標采購、降低采購成本打下堅實基礎。同時有效激勵供方不斷進行技術革新,提高產品質量,降低產品成本。我們