關(guān)于企業(yè)內(nèi)部控制的思考

關(guān)于企業(yè)內(nèi)部控制的思考

企業(yè)內(nèi)部控制是企業(yè)為提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，保護(hù)資產(chǎn)的安全和完整，確保有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行等而制定和實(shí)施的一系列控制方法、措施和程序。建立和完善企業(yè)內(nèi)部控制制度具有重要的意義。

企業(yè)內(nèi)部控制的方式

一、組織規(guī)劃控制

合理的組織分工是保證經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)按照企業(yè)既定方針執(zhí)行、提高經(jīng)營(yíng)效率、保護(hù)資產(chǎn)和增強(qiáng)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)可靠性的重要條件。其主要原則是不相容職務(wù)的分離。所謂不相容職務(wù)，是指那些如果由一個(gè)人擔(dān)任，既可能弄虛作假，又能夠自己掩蓋其錯(cuò)弊行為的職務(wù)。不相容職務(wù)分離就是要求把那些不相容職務(wù)分別由幾個(gè)人擔(dān)任，以資互相監(jiān)督。企業(yè)內(nèi)部的主要不相容職務(wù)有：授權(quán)批準(zhǔn)職務(wù)；執(zhí)行業(yè)務(wù)職務(wù)；財(cái)產(chǎn)保管職務(wù)；會(huì)計(jì)記錄職務(wù)；監(jiān)督審核職務(wù)。如果上述每一職務(wù)分別由相對(duì)獨(dú)立的人員實(shí)施，就有利于內(nèi)部控制作用的發(fā)揮。

當(dāng)然，不相容職務(wù)分離這項(xiàng)控制需要各個(gè)職務(wù)分離的員工各守其責(zé)，如果擔(dān)任不相容的職工之間相互串通勾結(jié)，則不相容職務(wù)分離的作用會(huì)消失殆盡。但無(wú)論怎樣，如果企業(yè)沒(méi)有適當(dāng)?shù)穆殑?wù)分離，則發(fā)生錯(cuò)誤的可能性更大?；诓幌嗳萋殑?wù)分離的原則，企業(yè)在組織機(jī)構(gòu)設(shè)置中，應(yīng)考慮設(shè)計(jì)自動(dòng)檢查和平衡的功能，其要求是：(1)業(yè)務(wù)循環(huán)必須經(jīng)過(guò)不同部門，并保證業(yè)務(wù)循環(huán)中有關(guān)部門之間相互進(jìn)行檢查。(2)在每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)檢查中，檢查者不應(yīng)從屬于被檢查者領(lǐng)導(dǎo)，以保證檢查出的問(wèn)題不被掩蓋，及時(shí)得到糾正。

二、授權(quán)批準(zhǔn)控制

授權(quán)批準(zhǔn)是指企業(yè)各級(jí)人員必須經(jīng)過(guò)適當(dāng)?shù)氖跈?quán)和批準(zhǔn)才能執(zhí)行有關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，未經(jīng)授權(quán)和批準(zhǔn)，不得處理有關(guān)業(yè)務(wù)。在一個(gè)公司制企業(yè)中，授權(quán)一般由股東授予董事會(huì)，然后由董事會(huì)將大部分權(quán)力授予企業(yè)的總經(jīng)理和有關(guān)管理人員，企業(yè)每一層次的管理人員既是上級(jí)管理人員的授權(quán)客體，又是對(duì)下級(jí)管理人員的授權(quán)主體。

1.授權(quán)批準(zhǔn)方式

授權(quán)批準(zhǔn)按其形式可分為“一般授權(quán)”和“特殊授權(quán)”。

一般授權(quán)是對(duì)辦理常規(guī)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)權(quán)力、條件和有關(guān)責(zé)任者的規(guī)定，時(shí)效性較長(zhǎng)。一般授權(quán)通常是在管理部門中采用崗位責(zé)任制或管理文件的授權(quán)形式，或在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中以規(guī)定其辦理?xiàng)l件、范圍和對(duì)該業(yè)務(wù)管理人員任命的形式予以反映的。例如，對(duì)正常經(jīng)營(yíng)所需物資的購(gòu)買均作一般授權(quán)，倉(cāng)庫(kù)在現(xiàn)有庫(kù)存達(dá)到再定購(gòu)點(diǎn)時(shí)就可直接提出采購(gòu)申請(qǐng)。

特殊授權(quán)與一般授權(quán)不同，特殊授權(quán)只涉及特定的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理的具體條件及有關(guān)具體人員。例如，董事會(huì)決定向某一銀行借款高達(dá)數(shù)百萬(wàn)元，額度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)財(cái)務(wù)部門的權(quán)限，對(duì)于這筆借款業(yè)務(wù)，必須作為特殊授權(quán)。可見(jiàn)，這一種的授權(quán)時(shí)效較短。授權(quán)批準(zhǔn)體系

不論采用哪一種授權(quán)批準(zhǔn)方式，企業(yè)都必須建立授權(quán)批準(zhǔn)體系。其中包括：

(1)授權(quán)批準(zhǔn)的范圍。通常把企業(yè)的所有經(jīng)營(yíng)活動(dòng)都應(yīng)納入其范圍。它不僅要控制各種業(yè)務(wù)的計(jì)劃制定情況，還要就計(jì)劃實(shí)施的經(jīng)辦手續(xù)對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行授權(quán)。

(2)授權(quán)層次。根據(jù)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要性和金額大小確定不同的授權(quán)批準(zhǔn)層次，從而保證各管理層有權(quán)有責(zé)，防止事無(wú)大小均由“一支筆”包攬的現(xiàn)象發(fā)生。授權(quán)批準(zhǔn)的層次上應(yīng)當(dāng)考慮連續(xù)性，要將可能發(fā)生的情況全面納入授權(quán)批準(zhǔn)體系，避免出現(xiàn)真空地帶。當(dāng)然，也要求企業(yè)根據(jù)具體情況的變化，不斷對(duì)有關(guān)制度進(jìn)行修正。什么業(yè)務(wù)新出現(xiàn)時(shí)，要配上相應(yīng)的授權(quán)規(guī)定；若金額規(guī)模發(fā)生變動(dòng)要修改原有授權(quán)層次。

(3)授權(quán)責(zé)任。被授權(quán)者應(yīng)能夠明確在履行權(quán)力時(shí)應(yīng)對(duì)哪些方面負(fù)責(zé)，避免授權(quán)責(zé)任不清，一旦出現(xiàn)問(wèn)題又難咎其責(zé)的情況發(fā)生。

(4)授權(quán)批準(zhǔn)程序。企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)既涉及企業(yè)與外單位之間資產(chǎn)與勞務(wù)的交換，也包括在企業(yè)內(nèi)部資產(chǎn)和勞務(wù)的轉(zhuǎn)移和使用。因此，每類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都會(huì)有一系列內(nèi)部相互聯(lián)系的流轉(zhuǎn)程序。所以，應(yīng)規(guī)定每一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的審批程序，以便按程序辦理審批，避免越級(jí)審批和違規(guī)審批的情況發(fā)生。

三、全面預(yù)算控制

全面預(yù)算的控制作用主要有：首先，確定企業(yè)的整體目標(biāo)，制定為達(dá)到這一目標(biāo)所應(yīng)有的各類業(yè)務(wù)計(jì)劃和為配合業(yè)務(wù)計(jì)劃而應(yīng)有的財(cái)務(wù)收支計(jì)劃；其次，在業(yè)務(wù)執(zhí)行和收支執(zhí)行的過(guò)程中，隨時(shí)注意不脫離原訂計(jì)劃，在必要時(shí)酌情調(diào)整計(jì)劃，以確保計(jì)劃的可執(zhí)行性；再次，及時(shí)和定期做出反映實(shí)際和預(yù)算的業(yè)務(wù)報(bào)告，以公正考核工作成果，并及時(shí)糾正偏差，確保預(yù)定目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)；最后，通過(guò)預(yù)算劃分權(quán)責(zé)，使企業(yè)高層管理當(dāng)局保持集中控制，又同時(shí)不減弱各級(jí)管理人員的責(zé)任。

四、實(shí)物保護(hù)控制

1.限制接近

(1)限制接近現(xiàn)金。現(xiàn)金收支的管理應(yīng)該局限于特定的出納員。這些出納員要與控制現(xiàn)金余額的會(huì)計(jì)記錄人員和登記應(yīng)收賬款的人員相分離?？梢栽O(shè)立單獨(dú)封閉的出納室或帶鎖抽屜的收銀機(jī)來(lái)保護(hù)現(xiàn)金的安全。零星現(xiàn)金的支出可以通過(guò)由指定人員管理小額備用金的方法加以控制。

(2)限制接近其他易變現(xiàn)資產(chǎn)。其他易變現(xiàn)資產(chǎn)，如應(yīng)收票據(jù)和有價(jià)證券，一般應(yīng)采用確保兩個(gè)人同時(shí)接近資產(chǎn)的方式加以控制。

(3)限制接近存貨。存貨的實(shí)物保護(hù)可由專職的倉(cāng)庫(kù)保管員控制，設(shè)置分離、封閉的倉(cāng)庫(kù)區(qū)域，以及工作時(shí)間之內(nèi)和工作時(shí)間之后控制進(jìn)入廠區(qū)等方式實(shí)現(xiàn)。在零售企業(yè)中，存貨的實(shí)物保護(hù)可以通過(guò)在營(yíng)業(yè)時(shí)間中和營(yíng)業(yè)時(shí)間后控制接近庫(kù)房的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)。另外，對(duì)貴重商品使用帶鎖的營(yíng)業(yè)柜，以及聘用專人日常巡視和采用某些監(jiān)控設(shè)備等也是實(shí)物保護(hù)控制的措施之一。

2.定期盤點(diǎn)

定期盤點(diǎn)指對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行定期盤點(diǎn)并將盤點(diǎn)結(jié)果與會(huì)計(jì)記錄進(jìn)行比較。

(1)定期與記錄核對(duì)。實(shí)物資產(chǎn)盤點(diǎn)并與會(huì)計(jì)記錄核對(duì)一致在很大程度上保證了資產(chǎn)的安全，雖然我們并不排除實(shí)物資產(chǎn)和會(huì)計(jì)記錄存在相同錯(cuò)誤的可能。為保證盤點(diǎn)時(shí)資產(chǎn)的安全，通常可以先盤點(diǎn)實(shí)物，再核對(duì)賬冊(cè)以防止盤盈資產(chǎn)的流失。

(2)差異調(diào)查。實(shí)物盤點(diǎn)結(jié)果與有關(guān)會(huì)計(jì)記錄之間的差異應(yīng)由獨(dú)立于保管和記錄職務(wù)的人員進(jìn)行調(diào)查。盤點(diǎn)結(jié)果與會(huì)計(jì)記錄如果不一致，可能說(shuō)明資產(chǎn)管理上出現(xiàn)錯(cuò)誤、浪費(fèi)、損失或其他不正?，F(xiàn)象。為防止差異再次發(fā)生，應(yīng)通過(guò)詳細(xì)調(diào)查查明原因、查明責(zé)任，并根據(jù)資產(chǎn)性質(zhì)、現(xiàn)行的制度以及差異數(shù)額、原因，采取加強(qiáng)保護(hù)控制、懲罰不稱職員工等改進(jìn)措施。

需要說(shuō)明的是，我們可以根據(jù)資產(chǎn)性態(tài)來(lái)確定盤點(diǎn)頻率，顯然，動(dòng)產(chǎn)較之不動(dòng)產(chǎn)，消費(fèi)品較之生產(chǎn)用品，貨幣性資產(chǎn)較之非貨幣性資產(chǎn)的盤點(diǎn)頻率要高得多。記錄保護(hù)

會(huì)計(jì)應(yīng)妥善保管各種文件資料。首先，應(yīng)該嚴(yán)格限制接近會(huì)計(jì)記錄的人員，以保持保管、批準(zhǔn)和記錄職務(wù)分離的有效性。其次，會(huì)計(jì)記錄應(yīng)妥善保存，盡可能減少記錄受損、被盜或被毀的機(jī)會(huì)。再次，某些重要資料應(yīng)留有后備記錄，以便在遭受意外損失或毀壞時(shí)重新恢復(fù)，這一點(diǎn)在當(dāng)前計(jì)算機(jī)處理的條件下，尤為重要。財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)

通過(guò)資產(chǎn)投保來(lái)增加實(shí)物資產(chǎn)受損后補(bǔ)償?shù)某潭然驒C(jī)會(huì)，從而保護(hù)企業(yè)的實(shí)物安全。財(cái)產(chǎn)記錄監(jiān)控

建立資產(chǎn)個(gè)體檔案，對(duì)資產(chǎn)的增減變動(dòng)做及時(shí)、全面的記錄，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)財(cái)產(chǎn)的所有權(quán)證的管理。企業(yè)可考慮改進(jìn)低值易耗品一次攤銷方式，保留部分價(jià)值于賬面，使其價(jià)值納入財(cái)務(wù)報(bào)表體系內(nèi)，以確保實(shí)物控制。

五、職工素質(zhì)控制

1.用人程序

嚴(yán)格的用人程序是保證職工應(yīng)有素質(zhì)的重要環(huán)節(jié)。人事部門須對(duì)擬用人員進(jìn)行細(xì)致的調(diào)查，通過(guò)審閱擬用人員的教育，和工作經(jīng)歷、與以前的用人單位聯(lián)系、面試等方法評(píng)估擬用人員的技術(shù)培訓(xùn)和所掌握的技能情況，調(diào)查其以往有無(wú)不誠(chéng)實(shí)行為和瀆職情況的發(fā)生。工作標(biāo)準(zhǔn)

建立完善的工作標(biāo)準(zhǔn)，使每個(gè)職工都知道應(yīng)遵循的行為要求，用作考核評(píng)價(jià)職工行為的依據(jù)。建立工作標(biāo)準(zhǔn)有利于企業(yè)處理業(yè)務(wù)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，有助于揭露不正常的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。培訓(xùn)計(jì)劃

制定職工培訓(xùn)計(jì)劃，按職工的工作崗位進(jìn)行定期培訓(xùn)，幫助他們提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，保證各級(jí)人員更好地完成規(guī)定的任務(wù)?？己霜?jiǎng)懲

企業(yè)應(yīng)定期對(duì)職工業(yè)績(jī)進(jìn)行考核。對(duì)工作勤奮、業(yè)績(jī)突出的職工予以表彰和晉升；對(duì)能力不足的職工應(yīng)及時(shí)調(diào)整其工作崗位；對(duì)玩忽職守，甚至造成企業(yè)損失的職工應(yīng)予以批評(píng)、降級(jí)甚至解聘。信用保險(xiǎn)

企業(yè)可以建立職業(yè)信用保險(xiǎn)機(jī)制，如與重要崗位的員工簽訂信用承諾書；重要崗位員工可采取推