辦公室管理形成性考核冊

辦公室管理形成性考核冊作業(yè)一1、將辦公室實務工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。序號國內(nèi)一般性國外一般性國內(nèi)企業(yè)（含外企）（1）[文書撰寫]按上司的口頭或書面指示完成信函。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容（2）[文書制作]復印資料。打印文稿及表格（3）[文書處理]在權限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。信函和郵件的處理。（4）[檔案管理]檔案管理。（5）[會議組織]安排會議事務，并做會議記錄或綱要。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。（6）[調(diào)查研究]協(xié)助上司準備書面的財務報告、研究報告。（7）[信息資料]準備好公司要公開的資料；收集及整理各種信息（8）[信訪工作]替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。接待賓客和員工的來訪。（9）[接待工作]接待來訪賓客；接待賓客和員工的來訪。（10）[協(xié)調(diào)工作]以往來維持和外界的良好公共關系。（11）[督查工作]督導一般職員或速記員。（12)[日程安排]替上司定約會并做好記錄；(13)[日常事務]閱讀并分類信件通訊事務、；(14)[辦公室管理]辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設備及用品(15)[其他臨時以速記記下上司交待的事項；執(zhí)行上司交辦事項交辦的事項](16)替上司申報交納所得稅及辦理退稅。(17)外出辦事，如銀行、郵局等。2、辦公用易耗品主要有哪些？辦公用易耗品主要有：（1）信封、紙張；（2）軟盤、光盤等；（3）鉛筆；（4）圓珠筆；（5）簽字筆或鋼筆；（6）修正液或修正帶；（7）印盒；（8）各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；（9）小刀；（10）日歷等；（11）其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。3、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關系如何、文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。（1）計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進行效率會最佳。（2）實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預期的期限。（3）檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質的工作加以比較分析。其次，說明三個步驟之間的關系。三者的關系為：先作計劃，付諸實施，然后檢查結果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的過程開展。三者相互聯(lián)系形成一個循環(huán)。文員首先要仔細制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實施，并嚴格檢查其結果，使得這個結果對下一次的計劃有所幫助和啟示。4、按照“優(yōu)先。。。。題的例子請同學們見教材第28頁。同學們可以參照教材上的例子，自己制定一份計劃書，不要抄襲5、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或對此工作方法的認識。1．請示方法和報告方法；2．計劃方法和總結方法；3．受意方法；4．傳達方法；5．進言方法；6．變通方法和擋駕方法；7．分工方法與合作方法。受意就是文員接受和領會上司的意圖。可以分為直接受意（即領會上司在會議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易于文員判斷和領會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等）。受意方法要注意：（1）善于領會上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點；（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時機地貫徹實施。結合實際談體會。我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當時，我沒有經(jīng)驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結果寫出來的簡介根本就不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。注意：同學們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進行回答。但是要注意按照以上的思路作答；而且要注意結合教材，聯(lián)系實際作答。既要簡要說明教材中的相關知識點，又要結合實際談談自己的體會。本題失分的原因大多是不結合實際談自己的感受，同學們在回答本題時要加以注意。辦公室管理作業(yè)21、從文員工作的角度對比說明打和接聽的異同。（1）都應先問好，再傳達自己的信息；（2）都應保持耐性、熱情的態(tài)度；（3）通話結束，應讓對方感受到自己愉快的心情；（4）都應簡明扼要表達自己的意思。

異：

（1）打應首先查清楚對方的號碼；接應等鈴響2—4聲就接聽。

（2）打應將重點部分在掛之前再確認一遍；接則沒有這一步。2、怎樣做好為領導篩選的工作，主要做法有哪些？虜（1師）、巾文秘尋人員意在說沃迎接搞詞,釋對方丟發(fā)出盡聲音孔之后欣,就勿能迅爹速簡辯聽厘出對喊方,南這應膛是一允種專師業(yè)技局巧.牙(2胸)除雄了分帆辯聲率音之蜘外,元文秘兼人員橫對名耽字的沾辯識乳一定提要有伶相當辟的把綱握,撥新上甩任的源文秘絲人員朱尤其宏要在馬這方劇面下閣工夫辮.風(3霉)來臉電者趨尋找綱你的劍上司貫,應良弄清渾對方年的身聰份和伍來電求目的障,然炎后再褲通報顆上司眼.亂(4槍)有挑時候光上司加過于疏繁忙笑,要紡求文梁秘人滅員紡建織一菌些美戶麗的孫謊言揮,以作應付昏那些鑼上司偵不想吩接待姓的人式;或咐請對助方留表下口罪信,盼待上火司作醬選擇沉性回惜復.型(5晉)應宣鑒別陷來電脆者的你問題懇,根鹽據(jù)對獻方的圍身份父和來潑電目仿的分粱別處疤理,長聰明暗地轉案接電生話,僵把來甚電轉澇接給成真正臥能處片理該鳥事情棉的人異.隨(6啊)文瓜秘人深員經(jīng)喇常會托接到氏推銷竄等電島話,耐要完村全避槐開這夫些電踐話是旬不可塔能的般.聞(7姜)文掀秘人畏員對奸待投外訴電輔話要推有禮鏟貌\悲有責略任心婦.慕3、孫簡要臘回答批郵件盈分檢蛙的一制般標省準。毅（1解）一曬是樓按照播收件蓬人的沸姓名東分揀立；臣（2最）飯待澆頃觸基煎蠅桂珠串冒賠嫩啄齊祖曬按照平郵件擊的重譜要性鴿分揀殖；湖（3?。╄b悄挨腔未鞏耀鹽躲按照型收件溝部門沖的名摸稱分酬揀。嚼4、努怎么役處理富上司西不在鑼時的鉤郵政趨？片答：途1、登如果款上司仇習慣叢于每喊天給棄辦公晉室打級歸，就頸應該擔把內(nèi)匠部信閣件和顛外來端的信吊件分革開，燦同時遲把每耳封郵雕件的額內(nèi)容域大致滔記錄咱，這柔樣就婆可以匆隨時叼向上復司匯荷報；耍2、彎如果錯上司宜沒有懲每天繼給辦朵公室清打電碗話的孫習慣廊，應升該主哈動打袖塔把需俯要上新司親役自處鎮(zhèn)理的膜郵件亮告訴旺他，止或者唱落一份蜘給他派；笑3、答如果株上司關離開秋時間忠較長巡，應小把所倒有郵溜件—毒—無諒論是詠私人塔郵件叫還是虜商業(yè)吉郵件蔑——藍都通股知給緒他；訴4、稈盡可考能多濾處理描一些谷郵件摟，在非給上主司的宣通知敢中應像清楚度地說善出郵幟件的匯主題搬，或零者把矮郵件糖交給捕公司勁其他憶人處武理；葬5、洲把寄慎給上吊司的館郵包卵連續(xù)久編號掏(如諷3—籠1、存3—現(xiàn)2、泥3—當3、體3—讀4)聽，這獵樣就乳會知鐵道所妖寄的每郵件撇上司攻是否戰(zhàn)全部邁收到妻了。陡如果直上司擠外出編不止雪一地識，在村郵包拌上編坦號就膛顯得章尤為員重要評了；螞6、側如果紐上司者正在沿度假厲，并覺且不烤讓秘財書轉而交郵頑件時糖，可舒以把閉需要允上司尾親自鈔處理瘡的郵撇件先基保存刊下來樓，并贏在對面發(fā)件遺人回皺復的寸信中既告訴形對方駁何時毛可以牌得到濁回復協(xié).化7、些把積裙壓的誘郵件痛分別廁裝入秧紙袋躲，標念上“透需要則簽字虹的郵把件”疑、“川需要結某某心處理塞的郵吩件”孩、“紗需要頓閱讀昨的郵哭件”家、“擾報告幟”、者和“倦一般抬閱讀領材料諒”(獎上司惹可能畢想讀蛇的各相種各演樣的菌廣告蠶出版軋物)多?；?、宵怎樣異妥善累處理均上司廳拒絕鍬接見油的來煤訪者砍的來反訪？廚（1規(guī)）上閣司正感在開稠會時滿；毛除（2運）上襲司繁慈忙時錘；念叉（3躍）上減司即騾將外出出時亮；測在（4便）遠虜?shù)纴砩L或佛有重娃要事圾情的嬸來訪奴時。牌辦公歷室管坑理作裂業(yè)3徑提高孤會議適效率焰，文酒秘人撒員應扇注意片哪些太方面代，請無列出俗相關笛要點政。賽一是怎遵循含法律折法規(guī)洪,二床是合殲理確網(wǎng)定會婦議目顛標.賓三是裁確定假必要是的與策會者挖,四廁是減鞭少會傾議數(shù)累量,拴五是夜縮小東會議坊規(guī)模差,六繁是簡墻化會凱議程惜序,完七是僻縮短春會議晌時間若,八斯是控蔬制會誦議經(jīng)稀費,黃九是獨分析證會議辯成本社.皆日程戚安排觸計劃橋表的洋種類滔大致陳有幾纖種？潛試以裙其中斷一種惡為例榴，編悼制一刊份X涂X預錄定表眾。德答：泛日程島按排胡計劃橋表可醋分為努：（相1）貍年預地定表柴（2仙）月鞭預定握表、闊周預鈴定表陸、日達預定主表癥（3具）周殺預定慚表是港一個肺月預浮定計債劃中層的一誰周計相劃，黑此預蜂定計貓劃比材月預潔定表殊更詳鼻細。烈年預繪定表姿一月能5日逼（星恢期一榴）

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