公司檔案管理辦法

公司檔案管理方法篇一：公司檔案資料管理方法

公司檔案資料管理方法

〔試行〕

一、目的

為加強公司檔案管理工作，標準公司資料、文件保管程序，保護公司的知識產(chǎn)權(quán)和保證各種資料的完好性，并符合ISO9001質(zhì)量體系的標準要求，根據(jù)?中華人民共和國檔案法?及國家有關(guān)檔案管理、保密工作的規(guī)定，特制定本方法。

二、適用范圍

本方法適用于公司及所屬各部門所有管理文件、技術(shù)文件和資料的管理，其中包括企業(yè)管理、工程設(shè)計、產(chǎn)品研發(fā)、消費制造等涉及企業(yè)經(jīng)營各方面的具有歸檔保存價值的實物、文字、圖紙、圖片、軟盤、光盤、聲、像等資料。

三、機構(gòu)設(shè)置及職責

公司設(shè)立檔案資料室，負責全公司各類檔案、資料的管理，隸屬于公司辦公室。各部門綜合辦公室及專職或兼職檔案員對本部門歸檔文件資料進展初級管理。

四、檔案歸檔

1．歸檔要求

歸檔的文件和資料必須是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、裝訂好

的原始記錄。合同要存正本，公司文件及外部文件應歸檔原件，一般不存復印件。文字、圖紙與軟件〔盤〕同存時，應保持一致。屬于ISO9001質(zhì)量體系的受控文件應填寫受控編號。

歸檔的文件和資料要求質(zhì)量優(yōu)良，圖樣明晰，字跡工整，裝訂整齊美觀，

禁用字跡不結(jié)實的工具書寫。

對軟盤、光盤、聲像、照片等資料，歸檔時要有保護措施，包裝良好，

封面書寫標題及編號，無涂改。

凡對公司有保存價值的各種文件、資料、實物等，各部門有責任及時歸

檔。因歸檔不及時造成資料損壞或喪失，給公司利益造成損害的，有關(guān)部門須承當責任。

歸檔文件和資料如有保密要求和查閱限制的，由歸檔部門與檔案室擬定

保密級別和限制查閱使用范圍。

2．歸檔時間

工程、研發(fā)工程資料在工程完工后一個月內(nèi)歸檔。各類管理文件、產(chǎn)品標準、技術(shù)文件每一年年末歸檔一次。其余各類具有保存價值的文件和資料應及時歸檔。

3．歸檔程序和手續(xù)

各類檔案在歸檔前由各部門兼職檔案員預立卷。歸檔時要作?檔案移交〔接收〕登記?，屬質(zhì)量體系受控文件要提交?受控文件和資料清單?，經(jīng)檔案室和歸檔部門雙方當面清點簽字后備查。對不完好、不準確或不符合存檔要求的各類檔案，檔案室有權(quán)要求歸檔部門完善到達要求后再辦理歸檔手續(xù)。同一工程的成套資料在歸檔時要有資料目錄，并按要求提供?圖紙資料存檔清單?。

4．歸檔責任部門

公司下發(fā)行政文件、管理制度、公司重要會議材料、外來文件由公司辦公室負責。

各職能部發(fā)的文件、管理細那么由主辦部門負責。

技術(shù)文件、工程文件、研發(fā)文件、消費文件、產(chǎn)品標準、工藝文件由相關(guān)事業(yè)部負責。

5．歸檔范圍

工程類〔見附件二〕

研發(fā)類〔見附件三〕

產(chǎn)品消費類〔見附件四〕

管理類〔見附件五〕

其他類

6．管理文件和資料的歸檔

凡正式發(fā)文的公司文件按發(fā)文序號歸檔，不得缺少。

公司各職能部門負責將業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的管理文件及資料按期歸檔，以保證

借閱人員能使用更新后的有效版本。

7．技術(shù)文件和資料的歸檔

〔1〕凡公司及所屬各部的工程工程、研發(fā)工程、產(chǎn)品消費、工藝文件、

各類標準、引進技術(shù)、涉外活動等文件和資料均納入歸檔范圍。

〔2〕研發(fā)工程、工程工程、工藝文件、產(chǎn)品標準等資料的歸檔，實行工程負責人負責制，由工程〔或技術(shù)〕負責人主持有關(guān)文件資料的整理、歸檔工作。工程〔或技術(shù)〕負責人和兼職檔案員對歸檔材料的完好性、準確性和真實性負責。各部由總工和技術(shù)負責人組成三人以上的專家小組，對歸檔資料進展技術(shù)審查并簽署意見，確定保密級別和查閱限制。經(jīng)審查合格的資料送檔案室歸檔。各部門綜合辦公室對屬質(zhì)量體系范圍內(nèi)文件資料的標準性、完好性負責。

〔3〕檔案室在工程、研發(fā)工程資料和產(chǎn)品標準歸檔后，書面通知管理規(guī)劃部。此書面通知將作為公司對事業(yè)部工程考核的根據(jù)之一。

五．檔案和資料的保管

1.各種管理、技術(shù)文件和資料屬于公司專有技術(shù)、知識產(chǎn)權(quán)和無形資產(chǎn)的重要組成局部，要嚴格管理，嚴防因失密給公司造成損失。

2.管理文件和資料、技術(shù)文件、工程工程的圖紙等應進展分類管理，文件與資料必須編號。

3.檔案資料是公司研發(fā)、工程、消費、經(jīng)營和管理的重要根據(jù)，檔案資料室必須確保平安。

(1)健全借閱審批、登記制度，嚴防文件資料損壞、喪失。未經(jīng)容許不得復制、使用保密檔案。

(2)做好“五防〞工作，即：防火、防盜、防曬、防潮、防蟲。

(3)檔案室內(nèi)要經(jīng)常清掃，保持清潔衛(wèi)生。

(4)室內(nèi)嚴禁吸煙，不得將易燃、易爆物品帶入室內(nèi)。

(5)工作人員分開檔案室時要關(guān)燈、關(guān)好門窗。

六、檔案資料的使用

1.公司檔案資料分為機密、機密、無密級三個級別。機密級的檔案資料有嚴格的查閱限制，其復制和借閱需經(jīng)公司主管指導批準。公司的重要文件、技術(shù)資料列入機密級檔案管理。機密級檔案和資料有查閱限制，復制借閱要經(jīng)歸檔部門負責人同意，公司辦公室批準。對公司較重要的文件、技術(shù)和工程資料列入機密級別管理。無密級檔案資料，公司內(nèi)部職工可以查閱、復制、借用，但需進展登記備案。

2.查閱檔案資料，需執(zhí)行檔案資料保密規(guī)定，并做查閱登記。本公司員工可查閱本職工作范圍的檔案資料；如要查閱非本職工作的檔案資料，需經(jīng)檔案歸檔部門負責人同意，公司辦公室批準；公司外部人員查閱檔案資料，需經(jīng)公司接待部門指導申請，公司主管指導批準后，由專人陪同查閱，不得借出。

3.檔案資料的借閱和復制按檔案保密規(guī)定執(zhí)行。借閱檔案資料應在檔案室做借閱登記，對有保密要求的檔案資料要有相關(guān)負責人批準的?文件資料借閱申請單?。以光盤、軟盤為介質(zhì)的文件資料不外借。

4.借閱科技檔案不得超過兩個月；借用管理文件不得超過一個月；借用非本部門檔案不得超過兩周。借閱期滿后，如需繼續(xù)借用時，可持所借檔案到檔案室辦理續(xù)借手續(xù)，僅限續(xù)借一次。對逾期不還，經(jīng)催促仍拖延者，除停頓其借閱權(quán)利外，還將向其所在部門通報。

5.凡公司員工調(diào)離公司前，應清還從檔案室借閱的檔案資料，由檔案室在調(diào)離手續(xù)單上簽字后，方可辦理調(diào)離手續(xù)。脫產(chǎn)學習或外借工作半年以上的員工，在分開公司前也必須清還所借檔案。

七、文件和資料的更改、銷毀

1.已歸檔的非技術(shù)文件和資料如需更改，由原歸檔部門持?文件和資料更改通知單?到檔案室填寫?文件和資料更改登記表?，此登記表、更改通知單與文件共同存放，以備查詢。

2.技術(shù)文件和資料需更改時，要按?設(shè)計更改程序?及?產(chǎn)品圖樣及設(shè)計文件更改方法?執(zhí)行，填寫?設(shè)計變更補充通知單?并由工程負責人或技術(shù)負責人簽字。對標準產(chǎn)品圖紙及工藝文件的更改要有事業(yè)部總工或技術(shù)負責人的審批，同時注明更改原因及日期。

3.文件和資料失效或終止執(zhí)行時，各部門檔案員應按要求填寫?終止執(zhí)行文件和資料目錄?，到檔案室備案，由檔案室在文件上標明終止執(zhí)行或作廢字樣。

4.對無保存價值的已失效或終止執(zhí)行的文件、資料，需經(jīng)原編制部門審核，原審批部門負責人批準后，填寫?技術(shù)文件和資料處置表?及?申請銷毀文件和資料目錄?存檔。

5.對于需要銷毀的文件、資料，由檔案室定期提出申請，經(jīng)公司專家委員

會鑒定后，檔案室統(tǒng)一銷毀并做銷毀記錄。

八、其他

本方法自公布之日起實行，解釋權(quán)歸公司辦公室。

附件一：有關(guān)表格、清單樣本

1.?受控文件和資料清單?

2.?檔案移交〔接收〕登記?

3.?文件和資料更改通知單?

4.?文件和資料更改登記表?

5.?設(shè)計變更補充通知單?

6.?技術(shù)文件和資料處置表?

7.?終止執(zhí)行文件和資料目錄?

8.?申請銷毀文件和資料目錄?

9.?圖紙資料存檔清單?

10.?文件資料借閱申請單?

11.?文件資料借閱單?

附件二：工程工程資料歸檔范圍

1.設(shè)計任務(wù)書、初步設(shè)計、設(shè)計變更通知書

2.合同書及附件、協(xié)議、會議紀要

3.系統(tǒng)原理圖、施工圖

4.軟件功能規(guī)格書、軟件框圖、程序清單、軟件測試大綱、測試報告

5.系統(tǒng)調(diào)試大綱、調(diào)試說明、系統(tǒng)操作使用說明書

6.調(diào)試過程中的原始記錄

7.開工圖

8.用戶驗收證明、驗收報告、向用戶提交資料的交接記錄

9.工程鑒定、獲獎證書、用戶感謝信

注：除3、4、5、7項要求同時提供軟盤及書面材料外，其余均需提供材料的原件

附件三：研發(fā)工程資料歸檔范圍

篇二：公司檔案管理方法及施行細那么

檔案管理方法及施行細那么

為進一步完善公司的管理體系，建立有效的守信鼓勵與失信懲戒機制，標準公司的經(jīng)營行為，保護公民的合法權(quán)益，促進全公司的持續(xù)安康開展，根據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)及政策規(guī)定，結(jié)合實際，制定本方法。

一、總那么

第一條根據(jù)企業(yè)管理和改善檔案工作的要求，為進一步加強公

司檔案工作，更好地為公司進步經(jīng)濟效益效勞，特制定

本規(guī)定。

第二條公司的檔案是公司在各項活動中形成的全部檔案的總

和。其構(gòu)成是以科學技術(shù)型檔案為主體，包括公司章程、

股東名簿、組織規(guī)程及辦事細那么、董事會及股東會記錄、

行政類文件、政府機關(guān)核準文件、工程設(shè)計圖、工程預

算決算書、方案統(tǒng)計、經(jīng)營銷售、物資供給、財務(wù)管理、

勞開工資、各類合同和其他工作等方面檔案。

第三條公司檔案工作是企業(yè)管理根底工作的組成局部，是維護

公司經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和歷史真實相貌的一項工作。

第四條公司檔案管理工作要堅持集中統(tǒng)一的管理原那么。

二、文件材料的形成與歸檔

第五條公司要根據(jù)相應法規(guī)和有關(guān)部門的規(guī)定，制定文件材料

形成、積累、整理和歸檔的制度。文件材料的運轉(zhuǎn)要遵

循方案、公司的開展、工程的進展〔施工〕、技術(shù)、經(jīng)營

等項工作和文書處理的程序。

第六條公司消費〔施工〕活動中形成的辦公用品及文件等材料

由工程工程負責人指定有關(guān)人員負責積累、整理后歸檔。

各項管理工作中形成的文件材料，由各職能部門按其業(yè)務(wù)范

圍，指定有關(guān)人員負責積累、整理后歸檔，然后交給公司檔案管理人員。

1、公司指定專門的部門及專人負責文件材料的管理。按照各部

門的工作，此類型工作由行政部門統(tǒng)一管理、分類、存檔檔案。

2、文件材料的搜集由各部門或經(jīng)辦人員負責整理，交總經(jīng)理審

閱后歸檔。

3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，

由主辦部門或人員搜集，交行政部備案。會議文件由行政部搜集。

第七條公司文件材料歸檔的根本要求1、歸檔的文件材料必須完好。

2、歸檔的文件材料必須準確地反映公司消費、基建和經(jīng)營管

理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程。

3、歸檔的文件材料必須層次清楚，符合其形成規(guī)律。

第八條公司必須編制文件材料的歸檔范圍。

企業(yè)文件材料的歸檔范圍主要有以下幾個方面：

1、經(jīng)營銷售方面：有公司經(jīng)營決策和經(jīng)銷管理的各種記錄、文

件、合同、協(xié)議等文件材料，市場經(jīng)濟信息，廣告宣傳和用

戶效勞工作中形成的文件材料等。

2、財務(wù)管理方面：有財務(wù)管理中的各種帳冊、報表、憑證和文

件等。

3、工程建立方面，涉及到的有關(guān)工程資料、工程合同、工程圖

紙等。

4、方案統(tǒng)計方面。有各種方案、統(tǒng)計報表和方案管理、統(tǒng)計分

析活動中形成的各種文件材料。

5、勞開工資方面。有定額、定員和勞動調(diào)配以及勞開工資、勞

動保護等工作中形成的各種文件材料。

6、物資供給方面。有物資、原材料采購、庫存保管、供給和工

具管理中形成的各種文件材料。

7、宣傳方面：有組織、宣傳、通知、人事、保衛(wèi)工作中的各種

文件材料，公司行政工作、共青團工作和董事會工作中的各

種文件材料等。

8、其他方面。

第九條檔案級別的劃分：

檔案等級的劃分標準根據(jù)檔案文件的性質(zhì)、重要性、檔案類

型、及常用程度劃分為四個等級。

等級的劃分：一級為絕密文件

二級為機密文件

三級為機密文件

四級為普通文件

1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型

發(fā)言、會議記錄等屬于普通文件，劃分等級為四級。

2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。此類型文書屬機密文件，劃分等級為二級。

3、本公司的各種工作方案、總結(jié)、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。屬公司內(nèi)部重要文件，為機密文件，劃分等級為三級。

4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。屬非常重要

的文件，此類型文件為絕密文件，其等級劃分為一級。

5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。屬于人事方面的

檔案，為絕密文件，其劃分級別為一級。

6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄

像等。屬于機密文件，其等級為三級。

附表格如下：

第

十

條

歸

檔

時

間

術(shù)工程，在任務(wù)完成后或告一段落時，要將應歸檔的文件材料組成保管單位，由工程負責人審定后，向檔案管理部歸檔。

2、各項管理工作中形成的文件材料，在一個月內(nèi)，要將應歸檔

的文件材料組成保管單位，由各職能部門負責人審定后，向檔案部門歸檔。

第十一條公司各類文件材料一般歸檔一式一份原件及掃描件，比擬重要的和利用頻繁的文件材料要適當增加歸檔份數(shù)。

第十二條公司文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入基建、經(jīng)營等各項管理程序；列入基建和經(jīng)營等各項活動的工作方案；列入公司有關(guān)部門的職責范圍和有關(guān)人員崗位責任制。第十三條公司檔案管理要對公司文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進展指導、監(jiān)視、檢查。

a〕檔案管理

歸檔要求：

1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件

之間的有機聯(lián)絡(luò)，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。

2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完

整。

3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件〔原件〕與附件〔復

印件、掃描件〕分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針

對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。

5、檔案文件材料應區(qū)別不同情況進展排列，密不可分的文件材料

應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件

篇三：企業(yè)檔案管理制度

公司檔案管理制度

第一章總那么

第一條為加強公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，特制訂本制度。

第二條本制度所稱的檔案是指過去和如今的企業(yè)各級部門及員工從事消費、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

第三條重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理〞原那么，由總經(jīng)辦統(tǒng)一管理。

第二章檔案歸檔

第四條歸檔范圍

(一)

(二)通用管理：證書、部門職責、崗位職責、手冊、注冊申報資料等。工程基建：設(shè)計文件、圖紙、會議記錄、招投標文件、造價、工程管理〔變更、進度控制、質(zhì)量控制〕、工程驗收、工程報批資料等。

(三)合同：原輔料采購、設(shè)備采購、工程基建、技術(shù)轉(zhuǎn)移、委托合同、設(shè)計合同、其他合同。

(四)設(shè)備檔案：公用系統(tǒng)、物料、倉庫等輔助設(shè)備；消費部設(shè)備、工程部設(shè)備、QC部設(shè)備等。

(五)

(六)員工培訓：培訓方案、總結(jié)、內(nèi)部培訓記錄、外部培訓報告等。計量：化測類、力質(zhì)類、溫濕度類、壓力類、熱工類、長度類、計時類、流量類等，設(shè)備內(nèi)部校驗記錄歸于設(shè)備檔案中。

(七)產(chǎn)品檔案：產(chǎn)品批件、包裝設(shè)計、技術(shù)轉(zhuǎn)移資料、產(chǎn)品工藝規(guī)程及空白批記錄、質(zhì)量標準、留樣觀察和產(chǎn)品穩(wěn)定性試驗資料、產(chǎn)品質(zhì)量回憶、變更情況、產(chǎn)品藥檢所檢驗報告〔含送檢或抽檢〕、產(chǎn)品重大質(zhì)量事故資料等。(八)

(九)

供給商檔案。質(zhì)量標準：原料、輔料、中間產(chǎn)品、待包裝產(chǎn)品、成品、包裝材料等。

(十)檢驗方法：原料、輔料、中間產(chǎn)品、待包裝產(chǎn)品、成品、包裝材料等。(十一)記錄：除批記錄以外的所有記錄。包括輔助記錄、出入庫單、銷毀記錄、盤存表、溫濕度記錄、物料請驗單等；

(十二)批記錄：批消費記錄、批檢驗記錄、批監(jiān)控記錄、批包裝記錄等。(十三)標準操作規(guī)程。

(十四)驗證文件：驗證主方案、廠房及公用系統(tǒng)、消費設(shè)備驗證、QC設(shè)備驗證、工程部設(shè)備驗證、方法驗證、工藝驗證、清潔驗證等。

(十五)行政類文件：

第五條歸檔時間

(一)各類證照、批件、商標、合同、協(xié)議等原始文件和加蓋公章的文件復印件須于文件產(chǎn)生的24小時〔一個工作日〕內(nèi)到檔案室辦理歸檔手續(xù)；

(二)設(shè)備檔案、產(chǎn)品檔案、質(zhì)量標準、檢驗方法、標準操作規(guī)程隨時產(chǎn)生隨時歸檔；

(三)員工培訓類資料按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)；

(四)計量類資料按半年歸檔，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25日之后12月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)；

(五)供給商檔案按年度歸檔，于每年1月25日之后2月5日之前將上一年的資料到檔案室辦理歸檔手續(xù)；

(六)

(七)

手續(xù)；

(八)驗證文件隨時產(chǎn)生隨時歸檔，驗證主方案按年度歸檔，于每年1月25記錄文件。輔助記錄半年歸檔一次，其他記錄每年歸檔一次；批記錄文件按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔日之后2月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)；

(九)

(十)其他文件每周一集中歸檔一次。未按要求及時歸檔而造成損失的，由當事人承當全部責任，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應處理。

第六條歸檔份數(shù)

(一)

(二)原件全部歸檔，并注明份數(shù)、出處。使用頻繁的檔案，各使用部門應復印留存自用。

第七條歸檔要求

(一)

(二)

(三)

(四)由檔案室和各部門指派一名專人負責歸檔事宜。對已經(jīng)破損或模糊的文件必須先修復再歸檔。文件必須通過系統(tǒng)整理后再歸檔。文件須經(jīng)歸檔部門主管或部門以上指導簽字確認前方可歸檔。

第八條歸檔手續(xù)

各類文件歸檔時，歸檔部門應填寫?文件歸檔單?一式二份，由歸檔部門負責人和總經(jīng)辦負責人審批，歸檔部門和檔案室各留存一份，以備查考。由檔案員填寫?文件歸檔登記薄?，歸檔人和檔案員共同簽字確認。

第三章檔案的搜集與整理

第九條檔案的搜集

(一)由各部門指派專人，每周一對其本部門需要歸檔的文件進展搜集，并進展分類、排列、編目后移交檔案室。

(二)由檔案管理人員定期到各部門對零散的文件進展搜集，再進展系統(tǒng)的、全面的整理。

(三)搜集時要保證檔案的質(zhì)量。如不完好，需進展進一步的搜集，對搜集不全的檔案，要做好記錄。

第十條檔案的整理

(一)

(二)檔案采用按類別分類的方式，做到層次清楚，便于保管和利用。檔案嚴格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進展系統(tǒng)、全面的整理，并做電子目錄方便日后檢索。檔案編號由英文字母及阿拉伯數(shù)字組成，詳細說明如下：

7、8、9位代表流水號001～999。

、6位為檔案柜號。

、4位為二級分類的編號。

、2位為一級分類的英文縮寫。

第四章檔案建檔

第十一條分類梳理

歸檔的資料，由檔案員分類、編號，于文件歸檔的當天入庫，并建立?檔案明細臺賬?。

第十二條檔案專用章

所有歸檔的復印件及歸檔原件產(chǎn)生的復印件，每頁紙加蓋藍色檔案專用章，加蓋檔案專用章的復印件視同原件使用，檔案專用章置于檔案室，由檔案員保管。第十三條檔案編號章

檔案盒中每份檔案右