會議服務(wù)接待體系

...wd......wd......wd...會議服務(wù)接待體系隨著會務(wù)活動的不斷開展和增加，會務(wù)接待在酒店的經(jīng)營構(gòu)成體系中占據(jù)著越來越重要的地位與作用。目前郴州酒店竟?fàn)幏浅×?，?jīng)濟(jì)型賓館裝修檔次也比校高，在這種環(huán)境下我店的生存與開展之路在哪，要尋找我們的目標(biāo)客戶，那就要找到經(jīng)濟(jì)賓館與我們的差距在哪———那就是配套設(shè)施與配套服務(wù)。為了適應(yīng)會務(wù)活動的不斷開展和增加，酒店根據(jù)自己的規(guī)模、星級檔次和客源對象的不同，配置了多樣化的會議設(shè)施，以滿足大規(guī)模會務(wù)活動的需要。作為酒店的功能組成局部之一，會議中心的管理與酒店的整體管理既有關(guān)聯(lián)性，也有相對的獨立性和特殊性，其管理的好壞，直接影響到酒店會務(wù)客人的招徠。一、會議中心在酒店的地位與作用會議中心是酒店為客人提供會議所需的空間、設(shè)施設(shè)備和服務(wù)的綜合性場所，其規(guī)模的大小和設(shè)施設(shè)備的配置檔次取決于酒店的客源構(gòu)造和星級要求，它所扮演的角色也隨各酒店具體情況的不同而有所差異。功能的完善性是星級酒店經(jīng)營管理的目標(biāo)和原則之一，這既是星級酒店的評定要求，也是客人需求開展所帶來的結(jié)果。作為客人的核心需求，會務(wù)接待能力是衡量高星級酒店消費檔次的重要標(biāo)準(zhǔn)。會務(wù)市場的開展也使得會議中心的經(jīng)營給高星級酒店的經(jīng)營管理帶來愈亦明顯的影響。會議中心已成為高星級酒店不可缺少的組成局部：會務(wù)客人在酒店消費具有關(guān)聯(lián)性和群體性。會務(wù)客人的需求是多方位的，大型的會議通常會給酒店帶來客房、餐飲、康樂等多方位的消費需求，而且此類消費需求的檔次通常都較高，再加之會務(wù)客人大批量的群體消費，酒店從中所獲得的利潤比接待一般散客要高的多。因此，會議中心既是酒店的消費帶動點，也是酒店的利潤帶動點，星級酒店接待的會議常常是公司、行業(yè)或政府部門的比擬重要的會議，其中不乏具有廣泛政治或社會影響力的重大會議，酒店常常隨著這些會議的召開在相關(guān)的媒體或人群中登臺亮相。在這其中，會議中心的服務(wù)與管理自然成為會議舉辦單位關(guān)注的焦點。會議中心管理水平的上下直接影響會務(wù)客人對酒店印象的評判，會議越重要，這種評判的社會影響力也就越大。從這個意義上看來，會議中心是酒店服務(wù)與管理水平的窗口和形象代表。二、會議中心的管理原則和方法會議中心的關(guān)聯(lián)性使它成為酒店組織構(gòu)造中一個較為特殊的局部，它的日常經(jīng)營管理也因為會務(wù)活動的起伏和不確定性而變得相對復(fù)雜。通常說來，酒店會議中心的管理應(yīng)該注意以下幾個根本的原則和方法：1、熟悉各類會議的操作規(guī)程酒店接待的會議通常包括商務(wù)會議、政府會議、各類評審鑒定會議、展銷會、新聞發(fā)布會和酒店的內(nèi)部會議等多種類型。形式各異的會議通常都有自己特定的操作規(guī)程、檔次區(qū)別和服務(wù)要求，個別客人還有自己特別的禁忌與愛好。比擬特殊的會議比方公司的商務(wù)會議，它往往牽涉該公司的商業(yè)機(jī)密對會務(wù)公司有著非常重要的影響。在這種情況下，酒店有責(zé)任保證會議內(nèi)容的封閉性和安全性，它要求酒店事先確定會議的重要程序和級別，以提供相應(yīng)的服務(wù)內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)。多樣化的情況給會議中心的服務(wù)與管理水平帶來更高的要求。作為根本前提，會議中心的員工應(yīng)該熟悉各類會議的根本操作流程，了解客人對會議的特殊要求，重要的會議最好能提前與客人代表進(jìn)展詳細(xì)的商討，確定會議的規(guī)格和服務(wù)流程，以保證會議的順利進(jìn)展。2、靈活安排員工的工作班次會議中心管理的一個最大的特點就是會務(wù)活動的起伏性和不確定性。相比住店客人的招徠，會務(wù)活動的召開在季節(jié)上沒有明顯的淡旺季差異，但是在具體日期的分布上卻具有較強的起伏性和差異性。會議中心常常會碰到這種情況：有時一天之中一個會議也沒有，使員工無事可做。有時一天之中的會議接踵而至，讓少量的員工忙的不可開交。會務(wù)活動的不確定性給會議中心員工的班次安排帶來了麻煩，它要求酒店采用一種靈活機(jī)動的安排方式。面對這種情況，一般可采用固定人員與機(jī)動人員相結(jié)合的方法來解決，即：根據(jù)酒店會議中心的經(jīng)營接待經(jīng)歷確定局部固定的員工專門負(fù)責(zé)會議中心的服務(wù)與管理工作，固定排班，同時培訓(xùn)局部其他部門的員工，讓他們熟悉會議中心的工作要求，對他們的工作進(jìn)展靈活安排。當(dāng)會務(wù)活動較少時，會議中心的固定員工正常上班，并負(fù)責(zé)會議中心的衛(wèi)生、設(shè)備保養(yǎng)等日常工作。當(dāng)會務(wù)活動較多時，受培訓(xùn)的機(jī)發(fā)開工就可前來幫助，從而有力地解決會議中心的人員調(diào)配問題，防止人力資源的無效浪費或員工的過度利用。

3、注重先進(jìn)設(shè)備的添置與保養(yǎng)會務(wù)客人尤其是商務(wù)客人對會議中心的會議設(shè)施通常都具有較高的要求，一般而言，會議中心須具備同聲傳譯、電腦、電腦投影儀、膠片攝影、幻燈機(jī)、錄像機(jī)文件粉碎器等根本的設(shè)施。隨著信息技術(shù)的開展，許多商務(wù)客人對遠(yuǎn)程會議系統(tǒng)、視音頻轉(zhuǎn)播系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)接口等也提出了要求，它們已經(jīng)成為現(xiàn)代高級商務(wù)會議的根本設(shè)施。會議設(shè)施設(shè)備的先進(jìn)性和方便性是商務(wù)客人和其他類型客人選擇會議召開地的第一要求酒店應(yīng)根據(jù)技術(shù)的開展變化情況及其應(yīng)用趨勢及時購置客人所需的會議設(shè)施，滿足客人的會議要求。會議中心的設(shè)施設(shè)備通常需要比擬細(xì)致的維護(hù)保養(yǎng)，酒店應(yīng)制定相關(guān)的設(shè)備保養(yǎng)制度，并由工程部的專業(yè)人士對會議中心的員工進(jìn)展專門培訓(xùn)，讓員工掌握相應(yīng)設(shè)備的操作技能和保養(yǎng)知識，延長高檔設(shè)備的使用時間。4、強調(diào)會務(wù)信息的交流溝通酒店的服務(wù)管理是個統(tǒng)一的整體，任何環(huán)節(jié)的過失都會造成客人的不滿意和投訴。會務(wù)消費的關(guān)聯(lián)性要求會議中心積極地與其他部門進(jìn)展會務(wù)信息的交流與溝通。許多大型的會議往往會牽涉到酒店的客房部、餐飲部甚至涉及到酒店集團(tuán)的其他經(jīng)營單位，會務(wù)活動可以說是牽一發(fā)而動全身。因此，遇到此類大型會議，會議中心須調(diào)用專門的人員與其他部門進(jìn)展信息的交流溝通，一方面可以幫助會議中心了解會務(wù)客人的住店情況和客人的特殊喜好，同時也向其他部門傳輸會務(wù)活動的進(jìn)程信息，以便其他部門安排接待設(shè)施的服務(wù)人員，最大限度的保證會務(wù)客人在酒店得到順暢、圓滿、個性化的服務(wù)。5、注重客源的分層選擇我們擁有兩個會議室，以滿足不同種類客人的不同需求。會議中心應(yīng)根據(jù)客人的具體情況安排相應(yīng)的會議室對客人，防止會議室過度超載或為了暫時利潤而發(fā)更高規(guī)模、檔次的會議室來欺騙顧客的極端情況的發(fā)生。客源分層選擇的第二層含義是指酒店對承接的會務(wù)活動應(yīng)進(jìn)展選擇，防止盲目接待。酒店應(yīng)根據(jù)自己的服務(wù)水平和設(shè)施設(shè)備的狀況選擇適宜的客源，既不要超標(biāo)準(zhǔn)接待酒店無法或很難接待好的會務(wù)活動，也不應(yīng)承接檔次偏低，不利于會議中心設(shè)施設(shè)備維護(hù)的會務(wù)活動，否則會帶來酒店聲譽的受損和設(shè)施設(shè)備的超常損耗，不利于酒店的可持續(xù)開展。6、不斷創(chuàng)新會議產(chǎn)品創(chuàng)新是產(chǎn)品生命的源泉，會議產(chǎn)品同樣需要不斷輸入新的元素，以增加產(chǎn)品的吸引力。創(chuàng)新的方式是多樣的，各酒店應(yīng)根據(jù)自己的實際情況來進(jìn)展設(shè)計。比方，為了招徠估務(wù)客人，許多酒店采取捆綁銷售的方式，推出一種集會議、娛樂、客房和餐飲為一體的特色產(chǎn)品，采用統(tǒng)一的特色價格，通過系列化的服務(wù)來吸引會務(wù)客人。有的酒店協(xié)助會務(wù)單位安排旅游活動，或者幫助他們籌劃主題晚會，以慶祝會議的圓滿成功，如此等等?？傊?，通過形式各異的補償服務(wù)，為客人創(chuàng)造價值是會議產(chǎn)品創(chuàng)新的根本原則。星級酒店會議產(chǎn)品的創(chuàng)新既是為了同類酒店競爭，也是為了能以差異化的產(chǎn)品承受社會專門的會展中心的挑戰(zhàn)。

酒店的會議中心將隨著會展旅游的不斷開展和更新為酒店帶來更多的消費群體，促進(jìn)消費工程的產(chǎn)生，并給酒店帶來更多的商業(yè)時機(jī)，為酒店創(chuàng)造更多的利潤。

遇基于會務(wù)活動的重要性，酒店決定成立會議管理中心，其組織架構(gòu)如下：主任：黃金林會議接待代表：黃云蘭李智會議管家：邱琴何玉瑋〔會議貼身秘書〕信息中心：商務(wù)中心接待中心：客房部會議接待流程會議的洽談由市場銷售部及前臺員工負(fù)責(zé)，如其它部門員工接到客人的會議室預(yù)訂要求時請即刻通知市場銷售部及前臺同事與客人洽談，如會議涉及到住房，則需由市場銷售部員工同客人洽談。aa二、會議接待流程如下1．接到會議室預(yù)訂時，請第一時間與商務(wù)中心聯(lián)系，確定客人預(yù)訂時的會議室是否可用。2．了解會議的類型、召開時間、參加人數(shù)、所需設(shè)施設(shè)備、特殊要求、是否需要指示牌和歡送牌，及是否需訂房及訂餐等，根據(jù)客人的要求提供相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備及服務(wù)內(nèi)容，并給予報價。在洽談時，應(yīng)主動詢問客人相關(guān)的需求，起到提醒客人的作用，提供專業(yè)的服務(wù)。3．如客人可當(dāng)時確定在本酒店召開，則需馬上通知商務(wù)中心預(yù)訂會議室及要求,客人于前臺收銀預(yù)付會議費用的30-50%作為訂金，確認(rèn)付款方式。4．如客人未能當(dāng)時確定會議在本酒店召開，則需于12小時內(nèi)提供會議的接待報價單給客人，并繼續(xù)跟進(jìn)；待客人確定后，馬上通知商務(wù)中心預(yù)訂會議室，同客人確認(rèn)付款方式及收取客人訂金。5．在與客人確認(rèn)各項服務(wù)內(nèi)容后，在會議召開的前一天將“會議通知單〞，〔先請總經(jīng)理簽字同意〕做好并發(fā)送給各相關(guān)部門，〔如客人臨時預(yù)訂會議室，來不及做會議通知單，則要通知各相關(guān)部門〕，各相關(guān)部門接到會議通知單或通知后，請于會議開場前的半個小時按相關(guān)要求做好各項準(zhǔn)備及服務(wù)。〔對會議的級別要引起重視，要在單上注明6．如客人在會議期間需茶點服務(wù)，則由餐廳派員工現(xiàn)場服務(wù)；紙筆、礦泉水、白板、水筆及會議室的清潔由管家部負(fù)責(zé)派人跟進(jìn)，如有重要會議召開，則由市場銷售部人員貼身跟進(jìn)。7．會議完畢后，則由會議管家陪同客人去前臺收銀處結(jié)帳并送客人離店。8．如是客人需茶點服務(wù)，則茶點的全部收入餐廳的帳；如果是餐廳派員工負(fù)責(zé)茶水服務(wù)，則按本錢劃撥給餐廳，其余的會議收入入“會議室租金〞。三、會議室價格！會議室名稱樓層尺寸面積容納人數(shù)〔人〕門市價〔RMB〕優(yōu)惠價〔RMB〕〔長*寬*高〕宴會董事會回形課桌全天全天半天工程規(guī)格收費標(biāo)準(zhǔn)全天半天投影儀會議套餐28-58元/人臺卡19.4**9=174.6CM25元/個橫幅電子屏幕80元/次禮儀小姐白板免費免費白板筆免費免費紙免費免費筆免費免費礦泉水麥克風(fēng)免費免費插線板免費免費寬帶上網(wǎng)免費免費投影幕布免費免費大堂水牌免費免費路線指引牌免費免費上網(wǎng)打印A4紙元/張復(fù)印A4紙元/張接元/張傳國內(nèi)元/張撥打市話1元/3分鐘四、會議茶點1．元/人咖啡、茶、曲奇餅〔每人三塊〕2．元/人咖啡、茶、曲奇餅〔每人三塊〕、生果盤3．元/人咖啡、茶、手指三文治、法式甜點、生果盤五、會議服務(wù)根本環(huán)節(jié)的操作細(xì)則會議的種類很多，服務(wù)的環(huán)節(jié)要根據(jù)會議種類而確定。

1．會前準(zhǔn)備工作會前準(zhǔn)備是工作中的重要環(huán)節(jié)，目的在于使會議服務(wù)人員做好充分的思想準(zhǔn)備和完善的物質(zhì)準(zhǔn)備。

〔1〕了解會議根本情況。服務(wù)員接到召開會議的通知單后，首先要掌握以下情況：出席會議的人數(shù)；會議類型、名稱；主辦單位；會議日程安排；會議的賓主身份；會議標(biāo)準(zhǔn)；會議的特殊要求及與會者的風(fēng)俗習(xí)慣?！?〕調(diào)配人員、分工負(fù)責(zé)。會前，主管人員或經(jīng)理要向參加會議服務(wù)的所有人員介紹會議根本情況，說明服務(wù)中的要求和本卷須知，進(jìn)展明確分工。使所有服務(wù)員都清楚地知道工作的整體安排和自己所負(fù)責(zé)的工作，按照分工，各自進(jìn)展準(zhǔn)備工作。①服務(wù)員根據(jù)會議的類型、性質(zhì)、人數(shù)，結(jié)合會議廳〔室〕的具體情況整體安排會場布局。同時根據(jù)與會者的風(fēng)俗習(xí)慣和特殊要求調(diào)整廳〔室〕內(nèi)的各種裝飾藝術(shù)品、宣傳用品，搞好會議廳〔室〕內(nèi)外的清潔衛(wèi)生?！矔h擺放要求整齊，要在一桌面椅面杯緣邊煙缸邊面要在一條線上〕②維修人員檢查照明、音響、視頻、空調(diào)等設(shè)備，根據(jù)會議要求增添新的設(shè)備冬夏季要調(diào)整好室溫，注意通風(fēng)。

(3)準(zhǔn)備會議需用物品。

①茶水具。a.茶具要求:

第一，挑選茶具要注意選擇花紋、式樣、顏色、型號配套的茶具。

第二，茶具不得有破損，必須干凈，每套茶杯下面要有墊盤。

第三，茶杯要按會議人數(shù)配放，每人一套。還要準(zhǔn)備適量備用杯。b.水具要求:

第一，不用不保溫的暖水瓶。第二，暖水瓶一般3～4名與會人員配備1個。第三，如果與會人數(shù)較多，或會場服務(wù)不方便，可適當(dāng)增加一些暖水瓶。

c.茶葉:

第一，袋裝茶葉，每個杯子配放一袋，并有適量的備用茶。第二，散裝茶葉可事先放入杯中，待賓客就坐后直接沖泡開水。②簽到桌及文具用品。a.在大廳門口處或會議室入口處準(zhǔn)備好簽到桌、筆、紙或簿。b.如會議要求配備信紙、便箋、圓珠筆或紅藍(lán)鉛筆等，要每人一份整齊地擺放在會議桌上。③水果飲料。根據(jù)會議標(biāo)準(zhǔn)，有時還要備有不同的飲料和水果。水果要經(jīng)過挑選，事先洗凈、裝盤、擺放整齊。

各項用品均應(yīng)在會議前30分鐘準(zhǔn)備妥當(dāng)?！沧⒁馓崆鞍胄r開好空調(diào)〕

2．會議服務(wù)程序會議開場前30分鐘，服務(wù)員要各就其位準(zhǔn)備迎接會議賓客。如果與會者是住在本旅店的客人，只需在會議室入口處設(shè)迎賓員；如果與會者不在此住宿，還應(yīng)在本店大廳門口處設(shè)迎賓員歡送賓客，并為客人引路。〔1〕賓客到來時，服務(wù)員要精神飽滿、熱情禮貌地站在會議廳〔室〕的入口處迎接客人。配合會務(wù)組人員的工作，請賓客簽到、發(fā)放資料、引領(lǐng)賓客就坐。然后送上香巾、茶水。酌情為年長者拉椅、協(xié)調(diào)其入座?！?〕會議進(jìn)展中間適時續(xù)水。服務(wù)動作要輕、穩(wěn)，按上茶服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)展。按先主席后自左向右，自前向后的順序，把茶瓶飲料等放在托盤內(nèi)，從客人右邊斟茶或上飲料。

〔3〕會議過程中，服務(wù)員要精神集中，注意觀察與會者有無服務(wù)要求。會議開場后，盡量防止打攪客人，一般會議可以間隔20—30分鐘添加茶水一次，并注意更換煙缸時正確使用托盤。

〔4〕會議如設(shè)有主席臺，應(yīng)有專人負(fù)責(zé)主席臺的服務(wù)。在主講人發(fā)言時，服務(wù)員要隨時為其添茶續(xù)水、送香巾等?！?〕會議完畢時，服務(wù)員應(yīng)及時翻開會議室的門，面帶微笑站在門口內(nèi)側(cè)，客人離開會議室時，禮貌道別并引領(lǐng)送別客人提醒客人帶好自己的東西。3．會議完畢

〔1〕賓客全部離開會場后，服務(wù)員要檢查會場有無客人遺忘的物品。如發(fā)現(xiàn)賓客的遺留物品要及時與會務(wù)組聯(lián)系，盡快轉(zhuǎn)交失主。〔2〕清理會場要不留死角，特別留意有無未熄滅的煙頭，防止留下事故隱患?！?〕清掃衛(wèi)生，桌椅歸位，撤下會議所用之物，分類碼放整齊。關(guān)閉電源、關(guān)好門窗，再巡視一遍，確認(rèn)無誤后撤出鎖門。

4．服務(wù)中的本卷須知〔1〕如賓客表示會議期間不用服務(wù)時，服務(wù)員要在會場外面值班，以備客人需要代辦其他事務(wù)。〔2〕會議進(jìn)展中，如果有找人，服務(wù)員應(yīng)問清被找人的單位、姓名，然后很有禮貌地通知被找客人。如果不認(rèn)識要找的人，應(yīng)通過會務(wù)組人員去找。絕不可以在會場高喊賓客姓名。三、團(tuán)體會議的接待

1．住前接待〔1〕預(yù)訂。旅店在辦理會議訂房時要問清會議種類、名稱、總?cè)藬?shù)、用房間數(shù)、接待標(biāo)準(zhǔn)、進(jìn)離店日期、結(jié)賬方式、所需會議服務(wù)要求、有無特殊需要等。并要詳細(xì)登記會議聯(lián)系人的、姓名、地址等項事宜，以

〔2〕確認(rèn)。在會議訂房確定之后，直到會議進(jìn)住之前的這段時間內(nèi)，可根據(jù)會議規(guī)模和要求與對方進(jìn)展聯(lián)系，進(jìn)一步確認(rèn)對會議設(shè)施和會議服務(wù)的具體要求。包括會議團(tuán)體賓客名單、會議安排、餐飲要求、有無少數(shù)民族賓客及客人回程的機(jī)、車、船票的時間和票類要求等。2．接待準(zhǔn)備

總服務(wù)臺將整理好的會議有關(guān)資料，包括會議種類、會議人數(shù)、日程安排、團(tuán)體賓客名單〔性別、年齡〕、會議服務(wù)要求等及時送交會議管理中心〔秘書處〕。以便他們會同有關(guān)部門制定接待方案。具體做法如下：

〔1〕落實接待部位和人員。樓層和客房要調(diào)整好班次，保證與會議進(jìn)程同步的適時服務(wù)、應(yīng)急服務(wù)。

〔2〕后勤部要做好客房設(shè)備、設(shè)施的檢修保養(yǎng)，并根據(jù)會議特殊需要進(jìn)展調(diào)整?！?〕供給部要做好所需物品和原材料準(zhǔn)備。〔4〕各接待部門均需按接待任務(wù)制定相應(yīng)的具體接待方案上報會議中心審查，待批準(zhǔn)后著手實施。3．接待實施會議接待員要積極配合會務(wù)組或生活組工作。視旅店及會議規(guī)模的具體情況設(shè)立會議標(biāo)志。大型會議還要留出機(jī)動房間以備急用。會議進(jìn)住當(dāng)天接待人員要各就各位，一切準(zhǔn)備就緒。

〔1〕賓客到達(dá)時，會議接待員要提前到位，大堂經(jīng)理要出面迎客表示歡送之意，并致簡短的歡送詞，預(yù)祝會議成功，客人生活愉快。

〔2〕會議管家當(dāng)晚要向賓客征詢意見，詢問有無要求，對服務(wù)是否滿意。

〔3〕配合會議接待，旅店要有管理人員值班，便于及時處理各種突發(fā)情況?！?〕會議團(tuán)體住宿期間，服務(wù)員要根據(jù)會議日程安排，做好主動服務(wù)。積極觀察賓客中有無需要特殊照顧和生活習(xí)慣較為特殊的人員，隨時提供相應(yīng)的服務(wù)。4．接待完畢

會議接待完畢前，會議管家〔VIP會議經(jīng)理參預(yù)〕要親自看望與會人員，征求意見、建議，表示誠摯的謝意，并贈送名片或紀(jì)念品。

賓客離店的當(dāng)天，會議管家同接待員送客人上車，致歡送詞，祝賓客旅途愉快，歡送大家再次光臨。目送客車遠(yuǎn)去。六、會議管家職責(zé)1、直接對會議管理中心主任負(fù)責(zé)；2、貼身秘書平常無會議時工作由主任安排；3、接到會議單時要認(rèn)真閱讀單上內(nèi)容，仔細(xì)與接待代表溝通，弄清會議的每項要求；4、認(rèn)真檢查接待中心是否按要求擺放會場，物品是否到位，〔要按上述會議服務(wù)細(xì)則檢查〕；5、按會議要求準(zhǔn)備好電子顯示屏，橫幅，水牌，簽到臺等6、按接待代表的要求確定會議級別，安排迎賓服務(wù)，會議室的迎送，香巾等服務(wù)；7、全程跟蹤會議期間的服務(wù)，迎送：會議室承當(dāng)著召開會議的任務(wù)，需要接待來自不同行業(yè)的參加會議者，因此這一類服務(wù)工作的“善始善終〞往往表現(xiàn)在迎送環(huán)節(jié)上。迎送工作的有關(guān)事項如下：

〔1〕認(rèn)真研究客人的根本資料。準(zhǔn)確了解客人的名字、相貌特征(如事先有照片的話)，弄清楚客人的身份、來訪目的、與本組織的關(guān)系性質(zhì)和程度，以及其他背景材料。

〔2〕確定迎送規(guī)格。根據(jù)以上資料，結(jié)合本組織的具體情況，確定迎送規(guī)格。對較重要的客人，應(yīng)安排身份相當(dāng)、專業(yè)對口的人士出面迎送；亦可根據(jù)特殊需要或關(guān)系程度，安排比客人身份高的人士破格接待，或安排副職、助理出面。對于一般客人，會議管家迎送即可。

〔3〕做好迎送準(zhǔn)備工作。比方，預(yù)先為客人準(zhǔn)備好客房及膳食；如果對所迎接的客人不熟悉，需要準(zhǔn)備迎客牌〔水牌等〕如需要，可準(zhǔn)備好鮮花等。〔4〕迎接與介紹。接到客人后，即表示歡送或慰問，然后相互介紹。通常先將前來歡送的人員介紹給來賓；或自我介紹，并遞上名片?？腿顺醯揭话爿^拘謹(jǐn)，應(yīng)主動與客人應(yīng)酬，話題宜輕松自然，如客人的旅途情況，客人來訪的活動安排、籌備情況、有關(guān)建議，以及客人可能關(guān)心的其他問題。除客人自提的隨身小件行李外，應(yīng)主動幫助客人提行李；跟：對客人會議期間提出的要求及時解決，是否及時續(xù)水，跟進(jìn)客人動態(tài)保持與其它部門的溝通，會議完畢后及時找到會議負(fù)責(zé)人跟好賬單；7、注意平常會議室的衛(wèi)生與設(shè)備的檢查工程如下：目名