工人檔案管理制度范文

工人檔案管理制度范文1.引言為了更好地管理企業(yè)工人檔案，規(guī)范工人檔案管理流程，提高信息共享效率和管理水平，制定本制度。2.定義與目的2.1定義指企業(yè)為建立工人檔案的管理體系，規(guī)范工人信息的收集、保存、使用、查詢及考核等行為而制定的內(nèi)部管理制度。2.2目的確保工人檔案的真實性、完整性和機密性，為企業(yè)提供準(zhǔn)確的信息支持和決策依據(jù)；規(guī)范工人檔案管理流程，提高管理效率和水平；保護(hù)工人隱私權(quán)利，確保工人信息的安全依法保護(hù)。3.內(nèi)容3.1檔案管理范圍本制度適用于企業(yè)所有從業(yè)工人的檔案管理。3.2檔案管理流程（1）檔案收集：工人入職時提交相關(guān)資料；（2）檔案歸檔：將工人檔案按照規(guī)定進(jìn)行分類、編號并存檔；（3）檔案管理：保證工人檔案信息的安全、完整、有效；（4）檔案使用：為企業(yè)提供人事、績效考核、工資等相關(guān)信息；（5）檔案查詢：受訪者提出請求并進(jìn)行評估；（6）檔案銷毀：當(dāng)檔案不再需要時，按照規(guī)定銷毀。3.3檔案管理責(zé)任人企業(yè)檔案管理員負(fù)責(zé)對工人檔案進(jìn)行全面管理，包括檔案的收集、歸檔、管理、使用、查詢和銷毀等流程。3.4檔案內(nèi)容工人檔案應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容：1.入職資料：個人身份證明文件、居住證明文件、學(xué)歷和學(xué)位證書、專業(yè)技術(shù)證書等；2.人事檔案：包括個人基本情況、聘用合同、調(diào)動、離職等手續(xù)，工作業(yè)績和榮譽獎項等；3.健康檔案：體檢記錄、病假、醫(yī)療費用報銷等相關(guān)資料；4.經(jīng)濟(jì)檔案：包括工資、獎金、津貼、借款等實際金額和應(yīng)發(fā)金額。3.5檔案保管原則檔案須具備真實性、完整性、可靠性原則；檔案保管應(yīng)具有機密性原則；檔案保管應(yīng)具有經(jīng)濟(jì)性原則；檔案保管應(yīng)具有安全性原則。3.6檔案查閱、提供與借閱工人有權(quán)查詢、檔案，并提供持有身份證明文件；個人工作模板及本人身體健康情況；3.7檔案保存期限入職資料、人事資料、健康資料、經(jīng)濟(jì)資料保存期限為3年；出職資料保存期限為6個月；檔案銷毀前對檔案進(jìn)行備份；3.8檔案銷毀原則檔案損毀，檔案齊全程度不夠；檔案保存期滿；管理員離職后，有經(jīng)辦人保證可以支撐了解員工信息的領(lǐng)導(dǎo)要求進(jìn)行銷毀。4.監(jiān)督管理和違規(guī)處理如果違規(guī)處理要及時跟進(jìn)，包括不良檔案銷毀情況等各種違規(guī)行為，違規(guī)行為應(yīng)進(jìn)行行政相對人處罰，也需要對責(zé)任人進(jìn)行