建設(shè)工程文件整理要求

建設(shè)工程文件整理要求1紙質(zhì)文件整理1.1建設(shè)工程文件應(yīng)隨著工程建設(shè)進(jìn)度及時(shí)收集和整理，保證工程從立項(xiàng)到竣工各階段文件齊全完整。1.2組卷應(yīng)符合下列原則：1組卷遵循建設(shè)工程文件自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件有機(jī)聯(lián)系，符合專業(yè)特點(diǎn)，便于檔案保管和利用。2不同載體建設(shè)工程文件分別組卷。3卷內(nèi)不得有重份建設(shè)工程文件。1.3組卷應(yīng)符合下列要求：1建設(shè)工程紙質(zhì)文件形成包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件（包括工程變更文件）、竣工圖、竣工測(cè)量文件、竣工測(cè)量圖、竣工驗(yàn)收文件、工程結(jié)算文件、備案文件等內(nèi)容。2工程準(zhǔn)備階段文件按建設(shè)工程項(xiàng)目組卷。在符合本《規(guī)程》1.6案卷厚度要求時(shí)，可按建設(shè)程序、形成單位等組成若干卷，工程地質(zhì)勘察報(bào)告單獨(dú)組卷。3監(jiān)理文件按單位工程、分部工程、專業(yè)等組卷，綜合性文件可按建設(shè)工程項(xiàng)目集中組卷。4施工文件（包括變更文件）和竣工圖按單位工程、分部工程、專業(yè)等分別組卷。5管線工程竣工測(cè)量文件和竣工測(cè)量圖按建設(shè)工程項(xiàng)目或?qū)I(yè)等分別組卷。6竣工驗(yàn)收文件按建設(shè)工程項(xiàng)目、單位工程、專業(yè)等組卷。7工程結(jié)算文件、備案文件單獨(dú)組卷。1.4卷內(nèi)文件和案卷排列順序應(yīng)符合下列要求：1文字材料按事項(xiàng)、時(shí)間順序排列。同一事項(xiàng)批復(fù)和請(qǐng)示，同一文件印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后順序排列。2根據(jù)建設(shè)工程項(xiàng)目不同，建筑、市政、公路、地下管線、園林綠化等工程文件分別符合本《規(guī)程》附錄Ｂ、附錄Ｃ、附錄Ｄ、附錄E、附錄F排列順序。3變更文件按變更文件號(hào)或變更文件時(shí)間順序排列。4圖紙遵守專業(yè)排列順序,同專業(yè)圖紙按圖號(hào)順序排列。5案卷按照工程準(zhǔn)備階段文件卷、監(jiān)理文件卷、施工文件卷、工程變更文件卷、竣工圖卷、竣工測(cè)量文件卷、竣工測(cè)量圖卷、竣工驗(yàn)收文件卷、工程結(jié)算和備案文件卷順序排列。1.5案卷編目應(yīng)符合下列要求：1案卷由案卷封面、卷內(nèi)目錄、工程文件、備考表和案卷封底組成，一卷一盒。2案卷封面排列在卷內(nèi)目錄之前，樣式符合本《規(guī)程》附錄H-1規(guī)定。內(nèi)容包括檔號(hào)、檔案館號(hào)、縮微號(hào)、案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限和密級(jí)，按下列要求填寫：1）檔號(hào)、檔案館號(hào)、縮微號(hào)、保管期限和密級(jí)由接收保管檔案單位按相關(guān)規(guī)定填寫。2）案卷題名:簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容。填寫建設(shè)工程名稱＋單位工程名稱＋卷內(nèi)文件概要等內(nèi)容(有新舊名稱工程，地名辦核準(zhǔn)名稱在前，原名稱用括弧標(biāo)注在后)。3）編制單位:填寫組卷單位名稱。4）編制日期:填寫案卷形成日期，年代編寫四位數(shù)。3卷內(nèi)目錄排列在案卷內(nèi)文件首頁之前，樣式符合本《規(guī)程》附錄H-2規(guī)定。內(nèi)容包括序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件材料題名、日期、頁次和備注，按下列要求填寫：1）序號(hào):以一份文件或一張圖紙為單位，按文件或圖紙排列順序用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”依次標(biāo)注。2）文件編號(hào):填寫文件原有文號(hào)或圖紙編號(hào)。3）責(zé)任者:填寫文件直接形成單位或主要責(zé)任者。有多個(gè)責(zé)任者時(shí)，選擇兩個(gè)主要責(zé)任者，其余用“等”代替。4）文件材料題名：填寫文件標(biāo)題或每張圖紙全稱，不得使用省略號(hào)或簡(jiǎn)化符號(hào)，沒有標(biāo)題或標(biāo)題簡(jiǎn)單不能概括文件內(nèi)容重新擬定標(biāo)題。5）日期：填寫文件形成日期。6）頁次：填寫每份文件在卷內(nèi)排定起始頁號(hào)，最后一份文件填寫起、止頁號(hào)。如最后一份文件為單頁，只填寫該頁在卷內(nèi)排定頁號(hào)。7）備注：填寫對(duì)本份文件材料需要補(bǔ)充說明問題。4卷內(nèi)文件頁號(hào)編寫符合下列規(guī)定：1）以案卷為單位，在有書寫內(nèi)容頁面上用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”開始連續(xù)編寫，填表說明類文字頁面不編寫。單面有書寫內(nèi)容文件在右下角編寫；雙面有書寫內(nèi)容文件（含筒子頁），正面在右下角編寫，背面在左下角編寫，折疊后圖紙一律在右下角編寫。2）成套圖紙或印刷成冊(cè)且連續(xù)編有頁號(hào)文件材料，自成一卷時(shí)，可不重新編寫。3）使用黑色印油打號(hào)或用碳素墨水書寫。4）案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷封底不編寫頁號(hào)。5備考表排列在案卷內(nèi)文件尾頁之后，樣式符合本《規(guī)程》附錄H-3規(guī)定。內(nèi)容包括頁數(shù)（含文字材料頁數(shù)、圖樣材料頁數(shù)和照片張數(shù)）、說明、立卷人、審核人和時(shí)間，按下列要求填寫：1）頁數(shù)：填寫卷內(nèi)文件總頁數(shù)。其中文字材料頁數(shù)、圖樣材料頁數(shù)和照片張數(shù)分別填寫。2）說明：由立卷單位填寫對(duì)該卷文件內(nèi)容有無遺留或補(bǔ)充說明，并加蓋單位公章。3）立卷人：由立卷人簽字。4）審核人：由審核人簽字。5）時(shí)間：填寫完成立卷和審核時(shí)間，年代編寫四位數(shù)。1.6案卷裝訂與圖紙折疊應(yīng)符合下列要求：1文字材料卷和文字材料與圖紙混裝卷裝訂，圖紙卷散裝，印刷成冊(cè)文字材料自成一卷時(shí)可不重新裝訂。2破損或規(guī)格小于A4幅面工程文件使用A4幅面白紙進(jìn)行托裱，托裱時(shí)文件材料右邊和底邊與托裱紙右邊和底邊貼齊。3文字材料組卷厚度不宜超過20mm，圖紙組卷厚度不宜超過50mm。4裝訂采用左側(cè)三孔線裝法（橫排文件裝訂字頭朝左），要整齊牢固，便于保管和利用。5裝訂時(shí)必須剔除金屬物。6工程圖紙按規(guī)定折疊成A4幅面規(guī)格(折疊尺寸為297mm×210mm),折疊后圖標(biāo)外露。圖紙折疊符合本《規(guī)程》附錄H-4、H-5規(guī)定。2聲像資料整理2.1照片檔案組卷應(yīng)符合下列要求：1照片檔案按建設(shè)工程項(xiàng)目或單位工程組成案卷，重大事件和重要活動(dòng)按照專題組卷。2照片案卷由封面、卷內(nèi)目錄、芯頁、備考表、封底組成。芯頁不宜超過三十頁。3照片用雙面膠貼固定在芯頁上，豎幅照片統(tǒng)一往左轉(zhuǎn)90度粘貼。2.2錄像檔案組卷應(yīng)符合下列要求：1錄像檔案按建設(shè)工程項(xiàng)目或單位工程、重大事件、重要活動(dòng)組卷。以盤為單位。2每盤錄像檔案由帶盒外封面、帶盒、拍攝記錄、磁帶內(nèi)封面、磁帶組成。2.3照片檔案編目應(yīng)符合下列要求：1案卷封面排列在卷內(nèi)目錄之前，樣式符合本《規(guī)程》附錄H-6規(guī)定，內(nèi)容包括檔號(hào)、案卷題名、拍攝時(shí)間、保管期限、密級(jí)、編制單位、編制日期。按下列要求填寫：1）拍攝時(shí)間：填寫本卷照片拍攝起止年月。年代編寫四位數(shù)。2）其他項(xiàng)目填寫符合本《規(guī)程》1.5規(guī)定。2卷內(nèi)目錄排列在案卷內(nèi)芯頁首頁之前，樣式符合本《規(guī)程》附錄H-7規(guī)定，內(nèi)容包括照片編號(hào)、照片題名、拍攝日期、頁次、備注。按下列要求填寫：1）照片編號(hào)：以一張照片為單位，按照片排列順序用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”依次標(biāo)注。2）照片題名：填寫單位工程名稱+詳細(xì)部位名稱或會(huì)議名稱+拍攝具體內(nèi)容。(有新舊名稱工程，地名辦核準(zhǔn)名稱在前，原名稱用括弧標(biāo)注在后)3）拍攝日期：填寫該張照片具體拍攝時(shí)間。4）頁次：填寫本卷內(nèi)照片所在芯頁頁號(hào)。5）備注：填寫所要說明問題。3卷內(nèi)芯頁頁號(hào)編制符合本《規(guī)程》1.5規(guī)定。4照片檔案芯頁樣式符合本《規(guī)程》附錄H-8規(guī)定，內(nèi)容包括照片編號(hào)、照片題名、拍攝地點(diǎn)、拍攝日期、拍攝人員、文字說明。按下列要求填寫：1）照片編號(hào)、照片題名編制符合本《規(guī)程》規(guī)定。2）拍攝地點(diǎn)：填寫建筑物、構(gòu)筑物坐落地點(diǎn),會(huì)議召開地點(diǎn)。3）拍攝日期：填寫該照片拍攝時(shí)間。4）拍攝人員：填寫該照片攝影者真實(shí)姓名。5）文字說明：重點(diǎn)說明題名中未能反映內(nèi)容。文字簡(jiǎn)潔，語言通順。會(huì)議、活動(dòng)照片文字說明包括會(huì)議主辦單位、參加單位；會(huì)議活動(dòng)內(nèi)容及主持人；參加會(huì)議主要領(lǐng)導(dǎo)姓名、工作單位、職務(wù)等。一組聯(lián)系密切照片在第一張照片處加以總說明。其它如需注明，可在相應(yīng)照片處加以說明。5備考表在卷內(nèi)排列位置、樣式和內(nèi)容填寫符合本《規(guī)程》1.5要求。2.4錄像檔案編目應(yīng)符合下列要求：1錄像檔案編目包括外封面、內(nèi)封面、拍攝記錄編制。2錄像檔案外封面樣式符合本《規(guī)程》附錄H-9規(guī)定，內(nèi)容包括盤號(hào)、工程名稱、序號(hào)、項(xiàng)目名稱、帶長(zhǎng)。按下列要求填寫：1）盤號(hào)：填寫錄像帶順序號(hào)。2）工程名稱：填寫建設(shè)工程名稱。3）序號(hào)：填寫盤內(nèi)拍攝不同項(xiàng)目排列順序號(hào)。4）項(xiàng)目名稱：填寫拍攝項(xiàng)目具體名稱。5）帶長(zhǎng)：填寫該項(xiàng)目拍攝時(shí)間長(zhǎng)度。以分鐘為單位。3錄像檔案內(nèi)封面使用帶盒自帶標(biāo)簽，內(nèi)容包括盤號(hào)、工程名稱。編制應(yīng)與外封面一致。4錄像檔案拍攝記錄放入帶盒中，樣式符合本《規(guī)程》附錄H-10規(guī)定，內(nèi)容包括序號(hào)、拍攝內(nèi)容、帶長(zhǎng)、拍攝日期。按下列要求填寫：1）序號(hào)：填寫盤內(nèi)拍攝不同內(nèi)容排列順序號(hào)。2）拍攝內(nèi)容：填寫拍攝段落內(nèi)容名稱。3）帶長(zhǎng)：填寫該段落內(nèi)容時(shí)間長(zhǎng)度。4）拍攝日期：填寫拍攝內(nèi)容具體拍攝時(shí)間。3電子文件整理3.1電子文件收集、積累工作應(yīng)隨工程建設(shè)進(jìn)度同步進(jìn)行，并與相應(yīng)紙質(zhì)文件建立關(guān)聯(lián)。3.2電子文件整理應(yīng)在收集、積累基礎(chǔ)上與紙質(zhì)檔案整理同時(shí)進(jìn)行。3.3電子文件整理應(yīng)符合本規(guī)程1.2相關(guān)規(guī)定。3.4同一保管單元內(nèi)電子文件組織和排序可按相應(yīng)紙質(zhì)文件整理要求進(jìn)行，符合本規(guī)程1.4相關(guān)規(guī)定。3.5電子文件整理應(yīng)使用《AA市建設(shè)工程電子文件整理程序》。4裝具要求4.1紙質(zhì)文件歸檔裝具應(yīng)符合下列要求：1卷內(nèi)目錄和備考表采用70g以上白色書寫紙制作，統(tǒng)一采用A4幅面。2案卷封面及封底采用牛皮紙制作,統(tǒng)一采用A4幅面。3案卷裝具采用卷盒形式。卷盒采用無酸紙制作。卷盒外表尺寸為310mm×220mm,厚度分別為20、30、40、50mm。4一類工程檔案卷盒封面和脊背樣式符合本《規(guī)程》附錄H-11、H-12規(guī)定。5二類工程檔案卷盒封面和脊背樣式符合本《規(guī)程》附錄H-13、H-14規(guī)定，內(nèi)容按下列要求填寫：1）檔號(hào)、檔案館號(hào)、保管期限、密級(jí)由接收保管檔案單位按相關(guān)規(guī)定填寫。2）立卷單位：填寫文件組卷部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門。3）