物業(yè)公司業(yè)主資料管理作業(yè)規(guī)程

廣州XX集團(tuán)物業(yè)管理總部北京AA灣物業(yè)管理有限公司文件號(hào)XHW/F_JYS_06_A/0版次/修改A/00[作業(yè)規(guī)程]業(yè)主資料管理作業(yè)規(guī)程實(shí)施日期2007年9月1日頁(yè)碼共5頁(yè)第1頁(yè)業(yè)主資料管理作業(yè)規(guī)程1、目的規(guī)范業(yè)主資料的保管與跟蹤工作，其中資料管理包括業(yè)主檔案的管理、鑰匙管理、辦卡管理。2、適用范圍適用于金鑰匙服務(wù)中心對(duì)業(yè)主資料的保管與跟蹤。3、職責(zé)3.1、服務(wù)中心經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主資料保管與跟蹤工作。3.2、內(nèi)勤主管負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督本規(guī)程的具體實(shí)施過程。3.3、服務(wù)中心資料人員負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實(shí)施業(yè)主檔案、鑰匙的保管與跟蹤和卡證的辦理工作。4、程序要點(diǎn)4.1、業(yè)主檔案管理4.1.1、業(yè)主檔案的內(nèi)容4.1.1.1、經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)戶登記表》。4.1.1.2、經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書》。4.1.1.3、《業(yè)主家庭情況登記表》。4.1.1.4、《鑰匙領(lǐng)用登記表》。4.1.1.5、《業(yè)主卡辦理登記表》。4.1.1.6、《業(yè)主入住驗(yàn)房表》。4.1.1.7、《二次裝修申請(qǐng)審批表》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料。4.1.1.8、業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。4.1.1.9、其他應(yīng)保存的資料。4.1.2、將業(yè)主的檔案夾按棟號(hào)、樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列在檔案柜內(nèi)。廣州XX集團(tuán)物業(yè)管理總部北京AA灣物業(yè)管理有限公司文件號(hào)XHW/F_JYS_06_A/0版次/修改A/00[作業(yè)規(guī)程]業(yè)主資料管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程實(shí)施日期2007年9月1日頁(yè)碼共5頁(yè)第2頁(yè)4.1.3、業(yè)主檔案的跟蹤：當(dāng)發(fā)生下列情況變化時(shí)，檔案管理員應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中：4.1.3.1、通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時(shí)；4.1.3.2、業(yè)主發(fā)生更替時(shí)。4.1.4、業(yè)主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須報(bào)金鑰匙服務(wù)中心經(jīng)理，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。4.1.5、業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。4.1.6、將業(yè)主資料姓名、聯(lián)系電話等輸入樂天電腦系統(tǒng)中進(jìn)行管理。4.1.7、本規(guī)程執(zhí)行情況作為檔案管理員績(jī)效考評(píng)的依據(jù)之一。4.2、業(yè)主鑰匙管理4.2.1、金鑰匙服務(wù)中心可以進(jìn)行鑰匙保管的范圍4.2.1.1、發(fā)展商交樓后，發(fā)展商未售的空置單元鑰匙。4.2.1.2、特定情況下業(yè)主托管的鑰匙。特定情況是指：業(yè)主確有實(shí)際的生活、工作困難確需托管鑰匙，又不至于給金鑰匙服務(wù)中心帶來額外工作的情況。4.2.2、發(fā)展商托管的鑰匙4.2.2.1、物業(yè)接管驗(yàn)收工作結(jié)束后，金鑰匙服務(wù)中心可以根據(jù)發(fā)展商的托管要求接管未入住單位的鑰匙。4.2.2.2、接管過來的鑰匙由服務(wù)中心管理員清楚標(biāo)明鑰匙單位編碼并整齊有序的放置在鑰匙柜中。4.2.2.3、鑰匙的發(fā)放工作要嚴(yán)格做好相應(yīng)紀(jì)錄。4.2.3、業(yè)主在特定情況下托管的鑰匙4.2.3.1、業(yè)主委托保管鑰匙時(shí)，服務(wù)助理應(yīng)按《鑰匙委托協(xié)議》要求填寫日期、房號(hào)、業(yè)主姓名、鑰匙數(shù)量、托存原因、使用要求及聯(lián)系方式廣州XX集團(tuán)物業(yè)管理總部北京AA灣物業(yè)管理有限公司文件號(hào)XHW/F_JYS_06_A/0版次/修改A/00[作業(yè)規(guī)程]業(yè)主資料管理作業(yè)規(guī)程實(shí)施日期2007年9月1日頁(yè)碼共5頁(yè)第3頁(yè)等項(xiàng)目。4.2.3.2、服務(wù)助理應(yīng)特別向業(yè)主說明本管理處不承擔(dān)為業(yè)主保管家庭財(cái)產(chǎn)的責(zé)任，業(yè)主同意后，請(qǐng)業(yè)主在《鑰匙委托協(xié)議》的“業(yè)主簽名”欄簽名確認(rèn)。4.2.3.3、服務(wù)助理將《鑰匙委托協(xié)議》復(fù)印一份交業(yè)主保管。4.2.3.4、服務(wù)助理將接到的所托管的鑰匙交給鑰匙管理員保管。4.2.3.5、管理員將《鑰匙委托協(xié)議》上的房號(hào)登記在《業(yè)主托管鑰匙登記表》內(nèi)，并在托管的鑰匙上貼上標(biāo)有業(yè)主房號(hào)的標(biāo)識(shí)，然后將鑰匙整齊有序的放置在鑰匙柜中保存。4.2.4、托管鑰匙的管理4.2.4.1、有維修或空置房管理需要使用托管的鑰匙時(shí)，由金鑰匙服務(wù)中心管理員在借用人辦理鑰匙借用手續(xù)后，將鑰匙交給借用人。并認(rèn)真填寫好《借用鑰匙登記表》4.2.4.2、辦理鑰匙退還手續(xù)時(shí)，管理員應(yīng)在核對(duì)鑰匙數(shù)量后，在《借用鑰匙登記表》中標(biāo)注鑰匙退還日期及退還人。4.2.4.3、服務(wù)中心經(jīng)理應(yīng)安排管理員根據(jù)各類登記表的記錄檢查鑰匙的借還情況，發(fā)現(xiàn)借期超過三天不還鑰匙者，應(yīng)致電借鑰匙人員催還。4.2.4.4、當(dāng)接到丟失或損壞鑰匙報(bào)告時(shí)，管理員應(yīng)記錄事件經(jīng)過并報(bào)告服務(wù)中心經(jīng)理；服務(wù)中心主管與房地產(chǎn)開發(fā)商／業(yè)主聯(lián)系，征得同意后，采取補(bǔ)配鑰匙措施或換鎖以確保遺失鑰匙單位的安全。4.2.4.5、業(yè)主或業(yè)主指定的領(lǐng)鑰匙人前來領(lǐng)取鑰匙時(shí)，管理員憑《鑰匙委托協(xié)議》移交鑰匙給領(lǐng)鑰匙人。在無任何證件證明索匙者為鑰匙所屬單位的業(yè)主／業(yè)主指定的領(lǐng)鑰匙人時(shí)，管理員不得將鑰匙轉(zhuǎn)交。4.2.5、所有與鑰匙管理有關(guān)的記錄應(yīng)由部門歸檔保存兩年。4.2.6、本規(guī)程執(zhí)行情況作為相關(guān)人員的績(jī)效考評(píng)的依據(jù)之一。廣州XX集團(tuán)物業(yè)管理總部北京AA灣物業(yè)管理有限公司文件號(hào)XHW/F_JYS_06_A/0版次/修改A/00[作業(yè)規(guī)程]業(yè)主資料管理作業(yè)規(guī)程實(shí)施日期2007年9月1日頁(yè)碼共5頁(yè)第4頁(yè)4.3、卡證的辦理4.3.1、業(yè)主/住戶卡的辦理4.3.1.1、業(yè)主或其家人到金鑰匙前臺(tái)填寫《業(yè)主/住戶卡辦理申請(qǐng)表》，并且提交所辦理人的身份證復(fù)印件或護(hù)照復(fù)印件。4.3.1.2、業(yè)主/住戶卡每戶免費(fèi)辦理三張，如辦理更多的卡，填完表后，由前臺(tái)人員指引業(yè)主到財(cái)務(wù)窗口交納相關(guān)費(fèi)用。4.3.1.3、手續(xù)辦好后，把相關(guān)資料和申請(qǐng)表交于資料室辦理。4.3.2、租戶卡的辦理4.3.2.1、租戶卡的辦理，可由業(yè)主代租戶辦理或由業(yè)主和租戶一起到前臺(tái)辦理，如業(yè)主未能到場(chǎng)，租戶需攜帶業(yè)主的委托書過來辦理，前臺(tái)員工要同時(shí)與該單元業(yè)主聯(lián)系確認(rèn)該租戶身份。4.3.2.2、在前臺(tái)填寫《租戶卡辦理表》，提交租戶的身份證復(fù)印件或護(hù)照復(fù)印件。4.3.2.3、前臺(tái)人員指引其去財(cái)務(wù)窗口交納相關(guān)辦卡費(fèi)用。4.3.2.4、手續(xù)辦好后，把相關(guān)資料和申請(qǐng)表交于資料室辦理。4.3.3、臨時(shí)卡的辦理4.3.3.1、臨時(shí)卡專為業(yè)主家的司機(jī)和保姆設(shè)置，需要業(yè)主帶著保姆或司機(jī)的身份證復(fù)印件，和兩張一寸照片，來金鑰匙前臺(tái)填寫《臨時(shí)卡登記表》。4.3.3.2、表格填好后，指引到財(cái)務(wù)窗口交納相關(guān)辦卡費(fèi)用。4.3.3.3、手續(xù)辦好后，把相關(guān)資料和申請(qǐng)表交給資料室辦理。4.3.4、車證的辦理4.3.4.1、由業(yè)主或其家人攜帶行駛證復(fù)印件和業(yè)主卡來前臺(tái)辦理，并填寫《車位辦理登記表》。4.3.4.2、業(yè)主需到財(cái)務(wù)窗口交納相關(guān)費(fèi)用后，前臺(tái)人員將交費(fèi)單復(fù)印。廣州XX集團(tuán)物業(yè)管理總部北京AA灣物業(yè)管理有限公司文件號(hào)XHW/F_JYS_06_A/0版次/修改A/00[作業(yè)規(guī)程]業(yè)主資料管理作業(yè)規(guī)程實(shí)施日期2007年9月1日頁(yè)碼共5頁(yè)第5頁(yè)4.3.4.3、手續(xù)辦好后，把相關(guān)資料交于資料室辦理。