辦公用品管理作業(yè)指導書

辦公用品管理作業(yè)指導書1.0目的為使辦公用品管理合理化，嚴格控制辦公費用，同時滿足工作需求，特制定本作業(yè)指導書。2.0范圍適用于本公司辦公用品的管理。3.0定義3.1低值辦公用品：指為完成工作任務，所需要配置的辦公文具及辦公消耗品等，例如簽字筆、筆芯、曲別針、大頭針、紙張類等，屬部門提請的需求計劃品；3.2辦公用工具：主要指訂書器、計算器、打孔器等小型辦公工具；屬非計劃用品；3.3辦公高價值消耗品：硒鼓、墨盒等辦公室打印設備的耗材；屬非計劃用品；3.4辦公設備適用公司固定資產(chǎn)相關管理規(guī)定之約束，不受本規(guī)定之約束；4.0職責4.1各部門經(jīng)理負責本部門辦公用品的簽字審核工作，負責組織制定和簽批本部門每月的辦公用品需求計劃；4.2行政部負責人負責簽批經(jīng)各部門經(jīng)理簽字審核的“辦公用工具”類的領料手續(xù)；4.3網(wǎng)絡部負責簽批經(jīng)各部門經(jīng)理簽字審核的“辦公高價值消耗品”的領料手續(xù)，并監(jiān)督硒鼓、墨盒耗用情況；4.4總經(jīng)辦負責審核各部門的《辦公用品需求計劃表》，匯總需求數(shù)據(jù)，編制《辦公用品需求匯總表》及監(jiān)督檢查公司辦公用品使用情況；4.5庫房負責將《辦公用品需求匯總表》，在減除庫存后，在U8系統(tǒng)中錄制請購單；保管工作、發(fā)放工作；4.6采購部負責依據(jù)辦公用品的U8《請購單》，組織采買工作；4.7公司全體人員均有保護、合理利用辦公用品的責任與義務；5.0內(nèi)容5.1辦公用品的計劃與申請5.1.1辦公用品實行按月申請，各部門于每月25號前提出下月辦公用品需求計劃，并填寫《辦公用品需求計劃表》，報部門經(jīng)理審批后交總經(jīng)辦。5.1.2總經(jīng)辦將批準的各部門《辦公用品需求計劃表》匯總后形成《辦公用品需求匯總表》，并計劃一定的庫存量，交由總經(jīng)辦主任審核執(zhí)行。5.1.3如因特殊情況或新增人員需要臨時申請辦公用品，應填寫《辦公用品申請單》并注明原因：5.1.3.1低值辦公用品由部門經(jīng)理簽批即可申領；5.1.3.2辦公用工具，需由部門經(jīng)理審核后，經(jīng)行政部負責人簽批，方可申領；5.1.3.3辦公用高價值消耗品，需由部門經(jīng)理審核后，經(jīng)網(wǎng)絡部簽字，方可申領。5.1.4經(jīng)總經(jīng)辦主任批準的《辦公用品需求匯總表》轉交庫房。庫房負責在減除庫存后，在U8系統(tǒng)中錄制辦公用品請購單。5.1.5采購部負責按照U8系統(tǒng)請購單進行采購。5.2辦公用品的采購5.2.1采購部負責選擇辦公用品的定點供應商，并對供應商實施合格評審和管理。5.2.2采購部接到U8系統(tǒng)審批后的《請購單》，應在7個工作日內(nèi)將辦公用品采購齊全，否則，應提前知會各部門。5.2.3采購到貨的辦公用品由相應庫房庫管員依據(jù)請購單進行驗收，并辦理采購入庫手續(xù)；5.2.4采購部按公司費用報銷等相關規(guī)定，辦理結算、存檔等事宜。5.3辦公用品的發(fā)放5.3.1每月計劃的辦公用品由庫房相關庫管員在每月15日統(tǒng)一發(fā)放。5.3.2庫管員按照《辦公用品需求計劃表》或《辦公用品申請單》進行發(fā)放，并由領用部門或人員在相應出庫單中簽字確認。5.3.3庫管員每月應對辦公用品的申請與發(fā)放情況進行統(tǒng)計，并于每月底匯同庫房主管一起對辦公用品的庫存進行盤點，填寫每月《辦公用品月度耗用統(tǒng)計表》，上報至總經(jīng)辦主任。5.4辦公用品費用控制5.4.1辦公室全體管理人員的低值辦公用品不設費用金額限制，由部門經(jīng)理本著節(jié)約使用、降低部門運營費用的原則，合理提請月度辦公用品需求計劃。5.4.2網(wǎng)絡部負責監(jiān)督檢查硒鼓、墨盒的使用情況；使用部門負責做打印記錄的登記；每月網(wǎng)絡部需定時統(tǒng)計各部門硒鼓、墨盒的實際耗用與打印記錄的對比情況，得出當月硒鼓、墨盒消耗是否正常的結論。5.5辦公用品的回收與損壞賠償5.5.1辦公用品分為可回收類和不可回收類兩種：1）可回收類：指有一定使用期限的非消耗品，如計算器、打孔夾、齊心長夾、訂書機、打孔機、剪刀、鋼直尺、書架、公文袋、筆套等。2）不可回收類：指使用過程中會產(chǎn)生損耗的用品，如告示貼、筆芯、信箋紙、軟抄、墨盒、復印紙等。5.5.2可回收類辦公用品領用時要以舊換新，員工離職時，可回收類辦公用品應退還公司。5.5.3員工遺失或損壞可回收辦公用品應照價賠償。6.0相關文件無7.0記錄7.1辦公用品登記記錄表；7.2辦公用品申請單；7.3辦公用品需求計劃表；7.4辦公用品需求匯總表；7.5辦公用品月度耗用統(tǒng)計表；

辦公用品領取登記表日期品名及規(guī)格單位實領數(shù)量部門領用人簽字備注