鄉(xiāng)文件管理過程中問題

鄉(xiāng)文件管理過程中問題

文件處置的實(shí)踐中，近年來。發(fā)現(xiàn)文件操持、傳送、管理等環(huán)節(jié)均存在一些問題。根據(jù)《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處置條例》省黨的機(jī)關(guān)公文處置細(xì)則》等文件處置要求，針對文件操持、傳送、管理過程中存在這些問題，結(jié)合工作實(shí)際，進(jìn)行了有益探索。

一、文件辦理、傳遞、管理中存在的問題及原因

調(diào)整領(lǐng)導(dǎo)小組成員一類文件查閱不便和下發(fā)過多。為減少“調(diào)整領(lǐng)導(dǎo)小組成員”文件的發(fā)文數(shù)量，我們曾參照上級的作法，將文件中“領(lǐng)導(dǎo)小組成員”均以具體職務(wù)替代姓名，或在行文的正文最后一自然段寫明：“今后，領(lǐng)導(dǎo)小組成員如有工作異動，由相應(yīng)人員自然遞補(bǔ)……”實(shí)施一段時(shí)間以后，基層單位經(jīng)常反映，因?yàn)橛械奈募缍扔袔啄辏檎夷骋活I(lǐng)導(dǎo)小組成員名單時(shí)很不方便。同時(shí)，因職位變化頻繁，相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)小組成員則需作相應(yīng)調(diào)整，辦文單位每呈報(bào)一個(gè)都須按要求予以行文，既增加了辦文數(shù)量，也增加了文件發(fā)送成本。

文件發(fā)放渠道不暢通。區(qū)縣一級文件發(fā)送一般都是依靠會議發(fā)放，通過參會人員將文件下發(fā)到受文單位，而很少通過郵寄或?qū)Ｋ偷男问?。主要原因是，基層郵送郵件的時(shí)間長、成本高，一年需要文件郵遞費(fèi)用3.6萬元左右；專送雖然時(shí)間短，但成本更高。采用會議發(fā)放的方式，大大節(jié)約了文件發(fā)放的成本，但容易出現(xiàn)文件丟失或發(fā)送不到位的現(xiàn)象，影響公文效應(yīng)。

機(jī)要文件傳閱管理難。區(qū)縣一級辦公室一般人手不多，每個(gè)科組室只有2人，機(jī)要文件的傳閱只是秘書組的工作職責(zé)之一。以前機(jī)要文件的傳閱，尤其是密級文件的傳閱，為避免失泄密事件的發(fā)生，工作人員一般會有意識地縮小傳閱范圍，或者一人直送區(qū)級領(lǐng)導(dǎo)，來回幾十趟，工作效率很低。

二、創(chuàng)新文件處理的思考與建議

針對文件辦理、傳遞、管理中存在的具體問題，我們按照既符合《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》、《省黨的機(jī)關(guān)公文處理細(xì)則》精神，又結(jié)合工作實(shí)際的要求，積極思考和嘗試了文件處理的新辦法。

集中辦理調(diào)整各類領(lǐng)導(dǎo)小組成員的文件。集中辦理調(diào)整各類領(lǐng)導(dǎo)小組成員的文件主要是為今后方便文件查閱，減少發(fā)文數(shù)量，節(jié)約工作成本，提高辦文效率。我們主要從三個(gè)方面著手，第一、凡需以區(qū)一級名義對全區(qū)各類領(lǐng)導(dǎo)小組成員進(jìn)行調(diào)整的文件，我們規(guī)定每年三次集中辦理，統(tǒng)一行文，其它時(shí)段一般不予受理。第二、因工作需要，確需調(diào)整相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)小組成員，辦文單位要及時(shí)擬稿，提供相關(guān)背景資料，并按程序送本單位領(lǐng)導(dǎo)審閱，然后按照集中辦理的時(shí)間要求交區(qū)委辦公室統(tǒng)一辦理。第三、因特殊情況，需在集中辦理的時(shí)間之外辦理這類文件的，其部門單位主要負(fù)責(zé)人須事前向區(qū)委辦公室分管辦文工作的副主任報(bào)告，經(jīng)區(qū)委辦公室主任同意后，方可辦理。這樣一來，我們辦文數(shù)量銳減，除集中辦理的3個(gè)調(diào)整各類領(lǐng)導(dǎo)小組成員的文件外，特殊需要辦理的文件最多不超過5個(gè)。同時(shí)，也滿足了基層方便查閱的要求。

進(jìn)一步規(guī)范文件發(fā)送渠道。文件發(fā)送是否到位，關(guān)系到區(qū)縣市委工作部署是否順利傳達(dá)貫徹落實(shí)的關(guān)鍵一步，如何既節(jié)約發(fā)送成本，又保證發(fā)送到位，我們結(jié)合區(qū)情實(shí)際，創(chuàng)造性地開展了工作，進(jìn)一步規(guī)范了文件發(fā)送渠道。一是對區(qū)委機(jī)關(guān)大院內(nèi)各單位下發(fā)的一般時(shí)效性非涉密文件，仍然投放到區(qū)機(jī)關(guān)事務(wù)管理局收發(fā)室，院內(nèi)各單位及時(shí)查收。二是在區(qū)委機(jī)關(guān)大院收發(fā)室專制了兩個(gè)文件發(fā)放柜，為院外的幾十個(gè)單位各設(shè)一個(gè)專門抽屜，配備專門鑰匙，對下發(fā)的一般時(shí)效非涉密文件都發(fā)放到文件柜中，各單位每周至少領(lǐng)取一次。三是對各單位下發(fā)的緊急文件采用“發(fā)電”文頭形式，通過傳真下發(fā)到區(qū)委機(jī)關(guān)院外的受文單位。對各單位下發(fā)的密級文件，將通過其它途徑發(fā)放。四是進(jìn)一步明確受文單位收文管理工作由單位辦公室承擔(dān)，辦公室主任為第一責(zé)任人。各收文單位辦公室指定一名機(jī)要秘書，具體負(fù)責(zé)上級文件的接收、傳閱和管理。收文管理過程中，因單位自身原因，未按照規(guī)定時(shí)間及時(shí)收取文件致使工作貽誤的，將根據(jù)有關(guān)規(guī)定追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

嚴(yán)格機(jī)要文件的傳閱管理。針對辦公室人手不夠的問題，我們改變過去單靠秘書組人員的做法，通過兩種途徑呈送，一種途徑為分送區(qū)委辦、區(qū)人大辦、區(qū)政府辦、區(qū)政協(xié)辦專門收文工作人員，分別呈送處級領(lǐng)導(dǎo)傳閱；另一種途徑為通過“四辦”每季度召開處級離退休老同志會議，由“四辦”組織傳達(dá)學(xué)習(xí)機(jī)要文件精神。同時(shí)，從兩個(gè)方面嚴(yán)格加強(qiáng)對密級文件的傳閱管理，確保密級文件不失泄密，按要求傳閱到位。一方面由區(qū)委保密局確定“四辦”和區(qū)委部辦委為保密要害部門，明確保密要害部門工作人員，保密要害部門及其工作人員分別與保密局簽訂保密承諾書，切實(shí)加強(qiáng)監(jiān)督管理；另一方面，“四辦”及區(qū)委部辦委收文人員到區(qū)委辦領(lǐng)取呈送處級領(lǐng)導(dǎo)傳閱的密級文件，必須填寫密件簽收單，以此強(qiáng)化收