歸檔文件整理

歸檔文件整理機(jī)關(guān)、團(tuán)體按對(duì)其中有查考保存價(jià)值的文件進(jìn)行分類(lèi)、排列編目使之有序化并向檔案室或檔案人員移交的過(guò)程規(guī)定01引用文件整理原則范圍術(shù)語(yǔ)和定義一般要求目錄030502040607過(guò)程附件整理要求目錄0908基本信息歸檔文件整理是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位的文書(shū)處理部門(mén)在文件輸入完畢后，按有關(guān)規(guī)定，對(duì)其中有查考保存價(jià)值的文件，按照他們?cè)谛纬蛇^(guò)程中的自然規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行分類(lèi)、排列、編目，使之有序化，并向檔案室或檔案人員移交的過(guò)程。中華人民共和國(guó)國(guó)家檔案局范圍范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的歸檔文件的整理原則和方法。本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會(huì)組織對(duì)應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的歸檔文件的整理。其他門(mén)類(lèi)檔案可以參照?qǐng)?zhí)行。企業(yè)單位有其他特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。引用文件引用文件下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T電子文件歸檔與管理規(guī)范DA/T1-2000檔案工作基本術(shù)語(yǔ)DA/T13-1994檔號(hào)編制規(guī)則DA/T25-2000檔案修裱技術(shù)規(guī)范DA/T38-2008電子文件歸檔光盤(pán)技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范術(shù)語(yǔ)和定義術(shù)語(yǔ)和定義下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。3.1歸檔文件archivaldocument(s)立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料。3.2整理arrangement將歸檔文件以件為單位進(jìn)行組件、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目等（紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁(yè)、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等），使之有序化的過(guò)程。3.3件item歸檔文件的整理單位。整理原則整理原則4.1歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)。4.2歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。4.3歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理。4.4歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。一般要求一般要求5.1組件（件的組織）5.1.1件的構(gòu)成歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復(fù)制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件（作為文件附件時(shí)除外）；簡(jiǎn)報(bào)、周報(bào)等材料一期為一件；會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄一般一次會(huì)議為一件，會(huì)議記錄一年一本的，一本為一件；來(lái)文與復(fù)文（請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等）一般獨(dú)立成件，也可為一件。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。5.1.2件內(nèi)文件排序歸檔文件排序時(shí)，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后；不同文字的文本，無(wú)特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。5.過(guò)程6.1修整6.2裝訂6.3編頁(yè)6.4裝盒6.5排架12345過(guò)程6.1修整6.1.1歸檔文件裝訂前，應(yīng)對(duì)不符合要求的文件材料進(jìn)行修整。6.1.2歸檔文件已破損的，應(yīng)按照DA/T25-2000予以修復(fù)；字跡模糊或易退變的，應(yīng)予復(fù)制。6.1.3歸檔文件應(yīng)按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。6.1.4對(duì)于幅面過(guò)大的文件，應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下進(jìn)行折疊。6.2裝訂6.2.1歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡(jiǎn)便，做到文件不損頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護(hù)和管理。裝訂應(yīng)盡量減少對(duì)歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應(yīng)維持不變。6.2.2應(yīng)根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便于管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應(yīng)相對(duì)統(tǒng)一。6.2.3用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進(jìn)行裝訂。6.2.4永久保管的歸檔文件，宜采取線(xiàn)裝法裝訂。頁(yè)數(shù)較少的，使用直角裝訂（見(jiàn)附錄C圖C1、圖C2）或縫紉機(jī)軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線(xiàn)”裝訂。永久保管的歸檔文件，使用不銹鋼訂書(shū)釘或漿糊裝訂的，裝訂材料應(yīng)滿(mǎn)足歸檔文件長(zhǎng)期保存的需要。6.2.5永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。6.2.6定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式按照6.2.4-6.2.5執(zhí)行。定期保管的、不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式可以按照6.2.4執(zhí)行，也可以使用不銹鋼夾或封套裝訂。6.3編頁(yè)6.3.1紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁(yè)碼。6.3.2頁(yè)碼應(yīng)逐頁(yè)編制，宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。6.3.3文件材料已印制成冊(cè)并編有頁(yè)碼的；擬編制頁(yè)碼與文件原有頁(yè)碼相同的，可以保持原有頁(yè)碼不變。6.4裝盒將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒盒脊及備考表項(xiàng)目。不同年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個(gè)檔案盒。6.4.1檔案盒6.4.1.1檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱(chēng)。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長(zhǎng)×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm、50mm等（見(jiàn)附錄D圖D1）。6.4.1.2檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等選擇項(xiàng)（見(jiàn)附錄D圖D2、圖D3）。其中，起止件號(hào)填寫(xiě)盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，起件號(hào)填寫(xiě)在上格，止件號(hào)填寫(xiě)在下格；盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào)，按進(jìn)館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。6.4.1.3檔案盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作。6.4.2備考表備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期（見(jiàn)附錄E）。6.5排架6.5.1歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與本單位歸檔文件分類(lèi)方案一致，排架方法應(yīng)避免頻繁倒架。6.5.2歸檔文件按年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限分類(lèi)的，庫(kù)房排架時(shí)，每年形成的檔案按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）序列依次上架，便于實(shí)體管理。6.5.3歸檔文件按年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)的，庫(kù)房排架時(shí)，每年形成的檔案按保管期限依次上架，便于檔案移交進(jìn)館。整理要求整理要求7.1歸檔電子文件組件（件的組織）、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目，應(yīng)符合本《規(guī)則》“5一般要求”的規(guī)定。7.2歸檔電子文件的格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等整理要求，參照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（2014年）、GB/T、DA/T48、DA/T38等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。7