常用的幾個管理工具課件

常用的幾個管理工具自我管理的29個工具12收益點掌握29個最實用且最常用的自我管理工具了解到新的思維模式和方法目錄時間管理●工具1用“四象限原理”規(guī)劃時間

●工具2用80/20法則分配時間

●工具3用“ABC控制法”使用時間目標管理●工具4用“SMART”法確定目標

●工具5用“目標多杈樹法”分解目標

●工具6用“6W3H”法分析細化目標計劃管理●工具7用“SMART”法確定目標

●工具8用“目標多杈樹法”分解目標

●工具9用“6W3H”法分析細化目標目錄

壓力管理●工具10正確評估自己的壓力水平

●工具11壓力管理曲線思維創(chuàng)新

●工具12因果圖

●工具13SWOT

●工具14“五個為什么”分析法

●

工具15：橄欖球定律●工具16：“六頂帽子”

員工管理●工具17根據(jù)意愿與能力對員工分類

●工具18馬斯洛的需求激勵模式

●工具19權(quán)衡效率與效果

●工具20：情境領(lǐng)導(dǎo)模型目錄

高效溝通●工具21反饋的“JOHARI視窗”

●工具22溝通反思環(huán)

●工具23如何避免溝通中出現(xiàn)的問題職業(yè)規(guī)劃

●工具24用“錄洋蔥法”設(shè)定職業(yè)目標

●工具25認真做好職業(yè)生涯規(guī)劃

●

工具26理清自己的愿景●工具27理清自己的使命

團隊學(xué)習(xí)●工具28頭腦風(fēng)暴法

●工具29深度對話時間管理“四象限原理”80/20法則“ABC控制法”時間管理——要事第一工具1用“四象限原理”規(guī)劃時間Ⅰ緊急又重要事項Ⅱ重要但不緊急事項Ⅳ不緊急也不重要事項Ⅲ緊急但不重要事項重要不重要不緊急緊急

時間管理——要事第一工具1用“四象限原理”規(guī)劃時間關(guān)注第二象限——成功的人往往都把焦點放在重要但不緊急的事項上！時間管理——要事第一工具1用“四象限原理”規(guī)劃時間Ⅰ緊急狀況迫切問題限期完成準備事項Ⅱ準備工作，預(yù)防措施計劃建立、維持人際關(guān)系，休閑充電提高學(xué)習(xí)能力Ⅳ忙碌而瑣碎的事處理一般文件等函件打電話，看太多電視消磨時光Ⅲ造成干擾的訪問、電話信件、報告、會議許多緊急事件許多湊熱鬧的活動重要不重要不緊急緊急

時間管理——要事第一工具1用“四象限原理”規(guī)劃時間Ⅰ25%~30%Ⅱ15%Ⅳ2%~3%Ⅲ50%~60%重要不重要不緊急緊急普通人士的時間安排

時間管理——要事第一工具1用“四象限原理”規(guī)劃時間Ⅰ20%~25%Ⅱ65%~80%Ⅳ＜1%Ⅲ15%重要不重要不緊急緊急成功人士的時間安排

時間管理——要事第一工具2用“80/20法則”分配時間20%80%20%80%重點做20%重要性是80%的工作

時間管理——要事第一工具2用“80/20法則”分配時間（應(yīng)用范例）第一步，安排事項●例會●與人事經(jīng)理淡獎金問題●審閱文件●接聽電話●準備招聘計劃●會見客戶●輔導(dǎo)下屬●老總召見●準備工作總結(jié)●處理應(yīng)急事項（3件）●與財務(wù)經(jīng)理討論費用預(yù)算問題第二步，工作價值分類

時間管理——要事第一工具2用“80/20法則”分配時間（應(yīng)用范例）第三步，時間和精力分配

時間管理——要事第一工具3用“ABC控制法”使用時間ABC控制法是根據(jù)事務(wù)在工作中的重要和緊迫程序，按照最重要、重要和不重要三種情況，分成A、B、C三類，有區(qū)別地管理時間的一種分析方法。一個工作日A——最重要的B——較重要的C——次重要的

時間管理——要事第一工具3用“ABC控制法”使用時間成功人士對每天工作的劃分：目標管理“SMART”原則目標多杈樹法“6W3H”法

目標管理——確定一個清晰而明確的目標工具4用“SMART”法確定目標（哈佛關(guān)于目標的跟蹤調(diào)查研究）3%10%60%27%有明確的長期目標有清楚但短期目標有較模糊目標無目標社會頂尖成功人士社會中上層社會中下層社會最底層

目標管理——確定一個清晰而明確的目標工具4用“SMART”法確定目標1

“SMART”原則

可確定的(Specific)可衡量的（Measurable)可接受的（Acceptable)現(xiàn)實可行的（Realistic)有時間限制的（TimeIndication)善于將時間和精力用在一個目標上的人更可能也更容易成功！

目標管理——確定一個清晰而明確的目標工具5用“目標多杈樹法”分解目標（計劃多杈樹）1

目標多杈樹法是專業(yè)的目標分解工具大目標子目標子目標子目標即時目標…………………………——具體行動項目

目標管理——確定一個清晰而明確的目標工具5用“目標多杈樹法”分解目標（分解步驟）11.寫出大目標2.寫出大目標所有必要及充分條件（子目標）3.寫出子目標所有必要及充分條件（即時目標）4.檢查多杈樹分解是否充分5.評估目標6.判斷目標能否達成

目標管理——確定一個清晰而明確的目標工具6用“6W3H”法分析細化目標13HHowto（明確各項行動如何進行及進行的順序步驟）Howmany（工作數(shù)量是多少）Howmuch（預(yù)算費用是多少）6WWhy(明確了解工作進行的目的及理由）What（確定要做哪些事項）Who（明確責任者及協(xié)助者，詮來做）When（什么時候完成）Where（在什么地方完成）Which（確定工作的優(yōu)秀順序，找出解決問題的重點對策）計劃管理“PDCA工作循環(huán)”標準化管理有效計劃法

計劃管理——凡事都善始善終工具7用“PDCA工作循環(huán)“實施計劃（戴明環(huán)）1PPlan(計劃）DCADo(執(zhí)行）Check(檢查）Action(處理）PDCA循環(huán)的4個階段

計劃管理——凡事都善始善終工具7用“PDCA工作循環(huán)“實施計劃（戴明環(huán)）1檢查執(zhí)行總結(jié)經(jīng)驗提出新問題找問題找原因找要因訂計劃PDCA循環(huán)的8個步驟

計劃管理——凡事都善始善終工具7用“PDCA工作循環(huán)“實施計劃（戴明環(huán)）1科學(xué)的工作循環(huán)周期目前水準PDCAPDCAPDCA改善后水準

計劃管理——凡事都善始善終工具8標準化管理1重復(fù)頻率高的經(jīng)常性業(yè)務(wù)要標準化！標準設(shè)定教育實施管理例外處理定期評估標準化管理步驟

計劃管理——凡事都善始善終工具8標準化管理1麥當勞的標準化管理拉斯迪賓館的服務(wù)標準

計劃管理——凡事都善始善終工具9有效計劃法1凡事都要統(tǒng)一和決斷，因此成功不站在自信的一方，而站在有計劃的方?！闷苼?/p>

計劃管理——凡事都善始善終工具9有效計劃法1月計劃季度計劃日計劃周計劃……計劃年度計劃專項計劃

計劃管理——凡事都善始善終工具9有效計劃法1日計劃包含的內(nèi)容：當天目標——即你必須當日完成的重要的、優(yōu)先的工作預(yù)留事項——預(yù)定的約會、開會等保留給特別工作的時間待做事項——希望完成的不太重要、優(yōu)先次序低的工作日計劃壓力管理正確評估自己的壓力水平壓力管理曲線壓力管理——適度最好工具10正確評估自己的壓力水平我們總感覺壓力來自于外部環(huán)境，但并不是每個人在同一環(huán)境下都會感到有壓力，實際上壓力源于我們自身，承認這點是很重要的。

壓力管理——適度最好工具10正確評估自己的壓力水平測試工具：霍爾姆斯和拉赫的《社會再適應(yīng)評定量表》也稱（應(yīng)激評定量表）評分方法：將各項目的分值相加如果：≥300分近期患病率約為80%≤299分且＞150分近期患病率約為50%≤149分近期患病率約為30%表13－2社會再適應(yīng)評定量表

壓力管理——適度最好工具11壓力管理曲線表13－2社會再適應(yīng)評定量表

應(yīng)對壓力常用的幾種方法逃避對抗轉(zhuǎn)移宣泄

壓力管理——適度最好工具11壓力管理曲線表13－2社會再適應(yīng)評定量表

應(yīng)對壓力最有效方法計劃閱讀運動藝術(shù)交流深思

壓力管理——適度最好工具11壓力管理曲線表13－2社會再適應(yīng)評定量表

壓力管理曲線示意圖乏力區(qū)舒適區(qū)發(fā)展區(qū)潛能區(qū)破壞區(qū)焦慮曲線壓力行動力

壓力管理——適度最好工具11壓力管理曲線表13－2社會再適應(yīng)評定量表

減壓的兩個方法凱利魔術(shù)方程式：1.問你自己可能發(fā)生的最壞狀況是什么2.準備接受最壞的狀況3.設(shè)法改善最壞的狀況“3R”減壓原則：放松、退縮、重整思維創(chuàng)新SWOT分析法“六頂帽子”思維法因果圖“五個為什么”橄欖球定律思維創(chuàng)新——是可以訓(xùn)練出來的工具12魚刺因果圖表13－2社會再適應(yīng)評定量表

主要原因問題主要原因主要原因主要原因

思維創(chuàng)新——是可以訓(xùn)練出來的工具12魚刺因果圖表13－2社會再適應(yīng)評定量表

運用魚刺因果圖分析問題時一般從6個方面考慮：材料技術(shù)設(shè)備人力工作環(huán)境方法頭腦風(fēng)暴

思維創(chuàng)新——是可以訓(xùn)練出來的工具13SWOT分析法表13－2社會再適應(yīng)評定量表

SWOT：S——自身強項、優(yōu)勢W——自身弱項、劣勢O——外部環(huán)境存在的機會、機遇T——外部環(huán)境存在的威脅、對手

思維創(chuàng)新——是可以訓(xùn)練出來的工具13SWOT分析法表13－2社會再適應(yīng)評定量表

優(yōu)勢S劣勢W威脅T機遇O內(nèi)部外部

思維創(chuàng)新——是可以訓(xùn)練出來的工具13SWOT分析法（以下問題能幫助您找到存在于內(nèi)外部的相關(guān)因素）表13－2社會再適應(yīng)評定量表

關(guān)鍵優(yōu)勢S▲擅長什么？▲擁有什么新技能？▲能做什么別人不能做的事？▲如何能夠重復(fù)最近的一次成功？▲什么使你與眾不同？▲你的顧客為什么要來你這里？關(guān)鍵劣勢W▲你不擅長什么？▲缺乏什么新技能？▲別人在什么事情上比你做得好？▲你最近的一次失敗是什么？為什么？▲你尚未完全滿足哪一個顧客群體？▲你最近失去了哪些顧客？為什么？威脅T▲是否發(fā)生了不利于你的變化？▲你的競爭對手正在做什么？▲是否發(fā)生了任何會傷害你的變化？▲是否存在威脅你所在組織的情況？機遇O▲是否發(fā)生了你希望的變化？▲你學(xué)會了什么技能？▲你能夠提供什么新產(chǎn)品或服務(wù)？▲你能夠接觸到哪一個新的顧客群體？▲你如何能夠使你與眾不同？▲你的組織在未來5~10年中的情況怎樣？

思維創(chuàng)新——是可以訓(xùn)練出來的工具13SWOT分析法表13－2社會再適應(yīng)評定量表

內(nèi)部外部

思維創(chuàng)新——是可以訓(xùn)練出來的工具14“五個為什么”分析法（也稱“什么——為什么”分析法）表13－2社會再適應(yīng)評定量表

為什么？為什么？為什么？為什么？為什么？為什么？為什么？為什么？為什么？五級為什么？12345

思維創(chuàng)新——是可以訓(xùn)練出來的工具15橄欖球定律表13－2社會再適應(yīng)評定量表

20%60%20%具有關(guān)鍵影響力的內(nèi)容占20%左右對事情有相當影響力的內(nèi)容占60%左右對事情有一些影響力，但作用比較有限，甚至小到可以忽略不計

思維創(chuàng)新——是可以訓(xùn)練出來的工具16“六頂帽子”思維法（簡單有效的平行思考程序）表13－2社會再適應(yīng)評定量表

員工管理馬斯洛的需求激勵模式根據(jù)意愿與能力對員工分類權(quán)衡效率與效果情境領(lǐng)導(dǎo)模型

員工管理——效果最重要工具17根據(jù)意愿與能力對員工分類表13－2社會再適應(yīng)評定量表

關(guān)于成功的公式：100%成功=100%意愿×100%方法×100%行動

員工管理——效果最重要工具17根據(jù)意愿與能力對員工分類表13－2社會再適應(yīng)評定量表

Ⅰ有意愿有能力Ⅱ無意愿無能力Ⅳ無意愿無能力Ⅲ無意愿有能力有意愿無意愿無能力有能力授權(quán)培養(yǎng)訓(xùn)練激勵放棄四類員工及管理辦法

員工管理——效果最重要工具18馬斯洛的需求激勵模式表13－2社會再適應(yīng)評定量表

馬斯洛需求理論圖自我實現(xiàn)需求尊重需求社交需求安全需求生理需求

員工管理——效果最重要工具18馬斯洛的需求激勵模式表13－2社會再適應(yīng)評定量表

——對個人的應(yīng)用

員工管理——效果最重要工具18馬斯洛的需求激勵模式表13－2社會再適應(yīng)評定量表

——對組織的應(yīng)用

員工管理——效果最重要工具19權(quán)衡效率與效果表13－2社會再適應(yīng)評定量表

Ⅰ有效果有效率Ⅱ無效果無效率Ⅳ無效果無效率Ⅲ有效果無效率有效率無效率無效果有效果效率=產(chǎn)出/投入效果=達成的預(yù)期目標

員工管理——效果最重要工具20情境領(lǐng)導(dǎo)模型表13－2社會再適應(yīng)評定量表

“情境領(lǐng)導(dǎo)”的核心思想根據(jù)情境的不同及對員工準備度的判斷，領(lǐng)導(dǎo)者適時調(diào)整自己的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格，并根據(jù)權(quán)力基礎(chǔ)來實施領(lǐng)導(dǎo)，從而實施有效的管理和領(lǐng)導(dǎo)。

員工管理——效果最重要工具20情境領(lǐng)導(dǎo)模型表13－2社會再適應(yīng)評定量表

員工管理——效果最重要工具20情境領(lǐng)導(dǎo)模型表13－2社會再適應(yīng)評定量表

狀態(tài)決定行為——跟隨者狀態(tài)（根據(jù)能力和意愿將員工分為四類）跟隨者狀態(tài)R1：既沒意愿也沒能力R2：有意愿但沒能力R4：既有能力也有意愿愿R3：有能力但沒意愿

員工管理——效果最重要工具20情境領(lǐng)導(dǎo)模型表13－2社會再適應(yīng)評定量表

——領(lǐng)導(dǎo)者行為跟隨者狀態(tài)S1：教練方式：多職責、少關(guān)系，進行具體指示和嚴格監(jiān)督S2：引導(dǎo)方式：多職責、多關(guān)系，解決決策緣由并允許討論S3：參與方式：多關(guān)系，少職責，共同討論并協(xié)助其自行決策S4：授權(quán)方式：少職責、少關(guān)系，下放決策和實施權(quán)力（根據(jù)任務(wù)行為和關(guān)系行為的不同側(cè)重，可將領(lǐng)導(dǎo)模式分為四種）（適用于員工狀態(tài)水平低的狀況）（適用于員工狀態(tài)水平偏低的狀況）（適用于員工狀態(tài)水平偏高的狀況）（適用于員工狀態(tài)水平高的狀況）高效溝通溝通反思環(huán)“JOHARI視窗”如何避免溝通中出現(xiàn)的問題

高效溝通——只需一顆真誠的心工具21反饋的“JOHARI視窗”表13－2社會再適應(yīng)評定量表

別人行動的20%別人聽懂的40%別人聽到的40%嘴上說的40%你心里想的100%基層員工30%主管40%部門經(jīng)理56%總經(jīng)理63%董事長100%溝通漏斗信息過濾漏斗

高效溝通——只需一顆真誠的心工具21反饋的“JOHARI視窗”表13－2社會再適應(yīng)評定量表

了解給予反饋尋求反饋自我不了解了解不了解他人公開盲點未知隱蔽擴大“公開”區(qū)域

高效溝通——只需一顆真誠的心工具22溝通反思環(huán)表13－2社會再適應(yīng)評定量表

可以觀察到的資料和經(jīng)驗我選擇我所觀察到的信息我賦予意義建立信念付諸行動心智模式的形成過程

高效溝通——只需一顆真誠的心工具22溝通反思環(huán)表13－2社會再適應(yīng)評定量表

“推論的階梯”示意圖可以觀察到的“原始資料到和經(jīng)驗從觀察中，我選擇了想要的”資料我賦予這些資料意義根據(jù)我的詮釋，我做了一番假設(shè)我下了結(jié)論對于這個世界我采納了某些信念我組織自己的信念采取行動反射環(huán)路：我們的信念會影響我們下次選擇的資料

高效溝通——只需一顆真誠的心工具23如何避免溝通中出現(xiàn)的問題表13－2社會再適應(yīng)評定量表

造成溝通問題的原因：●不會傾聽（知覺過濾、雞尾酒會效應(yīng)）●缺乏換位思考的能力●認知風(fēng)格差異●價值觀念差異●溝通風(fēng)格差異●不恰當?shù)纳眢w語言●未考慮溝通的背景（時間、地點、場合）

高效溝通——只需一顆真誠的心工具23如何避免溝通中出現(xiàn)的問題表13－2社會再適應(yīng)評定量表

克服溝通中常見問題的技巧：阻止不健康的爭論——休息片刻——改變參加者的態(tài)度（雙贏心態(tài)扭轉(zhuǎn)）——發(fā)泄情緒——與分歧方秘密會談——借用幽默來緩解壓力

高效溝通——只需一顆真誠的心工具23如何避免溝通中出現(xiàn)的問題表13－2社會再適應(yīng)評定量表

克服溝通中常見問題的技巧：避免被某個人或小集體控制——實施公正原則——勸請每個人都參與——進行提醒

高效溝通——只需一顆真誠的心工具23如何避免溝通中出現(xiàn)的問題表13－2社會再適應(yīng)評定量表

克服溝通中常見問題的技巧：排除傾聽障礙傾聽交談閱讀書寫溝通所花費的時間和精力比例

高效溝通——只需一顆真誠的心工具23如何避免溝通中出現(xiàn)的問題表13－2社會再適應(yīng)評定量表

對付打斷他人和有個人議程的人——單獨和打斷分子交談——讓打斷分子忙碌起來克服溝通中常見問題的技巧：職業(yè)規(guī)劃理清自己的使命用”剝洋蔥法“設(shè)定職業(yè)目標認真做好職業(yè)生涯規(guī)劃理清自己的愿景

職業(yè)規(guī)劃——某個選擇形成某種命運工具24用”剝洋蔥法“設(shè)定職業(yè)目標表13－2社會再適應(yīng)評定量表

終極目標（人生的真諦）總體目標（人生核心軸）長期目標（5~10年）中期目標（2~3年）短期目標（0.5~1年）短期目標（月、周、日、即時等）生涯規(guī)劃系統(tǒng)的“剝洋蔥圖”

職業(yè)規(guī)劃——某個選擇形成某種命運工具25認真做好職業(yè)生涯規(guī)劃表13－2社會再適應(yīng)評定量表

制定職業(yè)生涯規(guī)劃的步驟：第一步：自我分析第二步：組織與社會環(huán)境分析第三步：生涯機會的評估第四步：職業(yè)生涯目標的確定第五步：制定行動方案第六步：評估與反饋

職業(yè)規(guī)劃——某個選擇形成某種命運工具26理清自己的愿景表13－2社會再適應(yīng)評定量表

愿景是開始的動力！關(guān)注問題關(guān)注愿景焦慮壓力愿景力量職業(yè)規(guī)劃——某個選擇形成某種命運工具26理清自己的愿景表13－2社會再適應(yīng)評定量表

愿景：我想要實現(xiàn)什么專注結(jié)果，而非手段不要把愿景與競爭混淆把個人愿景融入組織愿景工具27理清自己的使命使命：我為什么想要愿景和使命是自我認知的兩個領(lǐng)域，是我們追求成功與自我超越的核心所在！團隊學(xué)習(xí)頭腦風(fēng)暴法深度對話

團隊學(xué)習(xí)——超出個人視角來分析問題工具28頭腦風(fēng)暴法表13－2社會再適應(yīng)評定量表

使用頭腦風(fēng)暴法好處：●可以很方便、迅速得到大量信息。●調(diào)動參與人員的積極性，提高參與度?！袢菀桩a(chǎn)生很多創(chuàng)造性觀點與解決方案?！袢菀装l(fā)揮協(xié)調(diào)作用，容易達成一致。

團隊學(xué)習(xí)——超出個人視角來分析問題工具28頭腦風(fēng)暴法表13－2社會再適應(yīng)評定量表

頭腦風(fēng)暴的操作：→確定議題→確定人數(shù)→確定人選→確定主持人→確定地點→會前準備→明確分工→確定時間→確定問題→暢談階段→篩選階段頭腦風(fēng)暴的游戲規(guī)則：●集中思想●自由奔放●延遲評判●以量求質(zhì)

團隊學(xué)習(xí)——超出個人視角來分析問題工具29深度對話表13－2社會再適應(yīng)評定量表

深度對話（深度匯談）：指團隊成員采取固定時間面對面對話，每個人說出心中的假設(shè)，進行集體思考