上海海洋大學檔案管理系統(tǒng)需求報

上海海洋大學檔案管理系統(tǒng)采購項目技術方案2015年10月26日目錄TOC\o"1-5"\h\z項目概述3采購清單3建設目標3軟件平臺系統(tǒng)技術要求4系統(tǒng)總體功能框架51．檔案審核整編子系統(tǒng)62．檔案輔助鑒定子系統(tǒng)63．檔案保管子系統(tǒng)64．檔案統(tǒng)計子系統(tǒng)65．檔案編研子系統(tǒng)61．檔案信息查詢子系統(tǒng)72．檔案借閱管理子系統(tǒng)71．系統(tǒng)設置子系統(tǒng)72．數(shù)據(jù)管理子系統(tǒng)73．權限管理子系統(tǒng)74．日志管理子系統(tǒng)7售后服務7項目概述為了推進我校檔案信息化建設，在已實現(xiàn)部分紙質檔案目錄數(shù)據(jù)信息化的基礎上，結合我校檔案工作實際，建設完善的檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)海量數(shù)據(jù)存儲和檔案全文信息管理，將我校檔案館建成一個：標準統(tǒng)一、操作靈活、體系結構開放、易擴充、易維護、安全、穩(wěn)定、可靠的網(wǎng)絡應用系統(tǒng)，其功能涵蓋檔案管理工作的整個業(yè)務流程，包括檔案的采集、處理、歸檔、存儲、組織、發(fā)布、利用及數(shù)字資源管理全過程。同時，需預留和數(shù)字校園對接的接口。采購清單序號品名數(shù)量交貨期11三、建設目標建成一個標準統(tǒng)一、操作靈活、體系結構開放、易擴充、易維護、安全、穩(wěn)定、可靠的網(wǎng)絡應用系統(tǒng)，其功能涵蓋檔案管理工作的整個業(yè)務流程，包括檔案的采集、處理、歸檔、存儲、組織、發(fā)布、利用及數(shù)字資源管理全過程。同時，需預留和數(shù)字校園對接的接口。具體體現(xiàn)在以下7個方面：一）（完善數(shù)據(jù)庫建設通過軟件平臺建設，進一步完善檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設，為數(shù)字檔案館提供安全可靠的海量數(shù)據(jù)存儲平臺，提供基于內容的功能齊全的全文數(shù)據(jù)檢索功能，要求百萬數(shù)據(jù)目錄檢索及全文檢索響應時間不超過2秒。（二）綜合管理各類檔案信息以數(shù)字化的紙質檔案圖像、全文內容、采編與音視頻等多媒體資料和檔案目錄為管理對象，利用海量全文數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)據(jù)加密和壓縮存儲等技術，實現(xiàn)對檔案目錄、全文和圖、聲、像等多媒體檔案信息的統(tǒng)一管理與關聯(lián)管理。（三）優(yōu)化檔案管理業(yè)務流程，實現(xiàn)過程化管理充分利用網(wǎng)絡平臺，將檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研和提供利用等工作內容合理組織、充分協(xié)作，用信息化的手段控制各業(yè)務流程的邊界，讓不同用戶準確理解自己在業(yè)務流程中承擔的角色，明確職責，從而有效提高檔案業(yè)務工作效率。通過過程控制實現(xiàn)檔案管理的按部門、實時歸檔。（四）實現(xiàn)信息資源共享系統(tǒng)應預留數(shù)據(jù)交換接口，等到系統(tǒng)條件成熟后與重要職能處室業(yè)務子系統(tǒng)之間實現(xiàn)無縫銜接，完成文件在線歸檔，實現(xiàn)文件-檔案一體化管理與跨系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享。（五）建立嚴格的安全體系高校檔案工作涉及部門和人員較多，檔案密級分類嚴格，因此系統(tǒng)通過設計一種全面、靈活、準確的用戶設置與權限分配策略，嚴格定義用戶角色，精細控制用戶權限，實現(xiàn)對不同用戶利用檔案信息權利的控制；通過提供數(shù)字水印、數(shù)據(jù)加密等方式，確保各類信息在傳輸、存儲與利用過程中的安全性，防止病毒和黑客的攻擊。（六）遷移原有檔案系統(tǒng)中數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)能夠將原有檔案管理系統(tǒng)積累的數(shù)據(jù)，完整、準確、安全地遷移到新的系統(tǒng)中。（七）實現(xiàn)友好人機交互界面通過系統(tǒng)架構設計，無需安裝客戶端軟件，易于系統(tǒng)功能和用戶群的擴展，同時實現(xiàn)自定義報表、批量打印等功能，并充分考慮用戶群的計算機操作水平，設計清晰明了、簡單易用的界面。四、軟件平臺系統(tǒng)技術要求（一）系統(tǒng)要求能夠支持目前通用的各類操作系統(tǒng)環(huán)境，包括操作系統(tǒng)等主流操作系統(tǒng)；應用服務器支持主流中間件產(chǎn)品，如等；系統(tǒng)可分布式部署。（二）為方便管理，系統(tǒng)采用架構，并提供相應的移動應用，基于數(shù)據(jù)共享、安全以及信息保護的需要考慮，業(yè)務系統(tǒng)采用數(shù)據(jù)庫，開發(fā)運行環(huán)境建議采用標準。（三）必須完全支持各種主流瀏覽器包括、、、，等國內用戶使用的主流瀏覽器），不得強制用戶安裝任何第三方瀏覽器插件。（四）能支持20人0以上在線使用；系統(tǒng)響應時間：百萬數(shù)據(jù)量帶全文，檢索客戶端響應時間w秒；系統(tǒng)有效工作時間三％；系統(tǒng)平均無故障運行時間小時；系統(tǒng)恢復時間＜4小時；數(shù)據(jù)導入導出能力：每批次導入（導出）數(shù)據(jù)量能承載百萬條以上，如果發(fā)生錯誤，允許重新導入（導出）；因特殊原因導致的系統(tǒng)性能問題，最后性能的驗收以用戶的可接受度為標準。系統(tǒng)應具備較強的數(shù)據(jù)獨立性，確保在軟、硬件環(huán)境發(fā)生變化時數(shù)據(jù)的完整、安全遷移及有效利用。軟件平臺應遵循的規(guī)范體系：.《國家行政機關公文處理辦法》.《電子公文歸檔管理暫行辦法》.《高等學校擋案管理辦法》中華人民共和國教育部27令。《國家行政機關公文格式》.GB/T188《9電4子-文2件0歸0檔2與管理規(guī)范》.GB/T118《2照1片-檔2案0管0理2規(guī)范》.GB/T154《1檔8案-分1類9標9引4規(guī)則》.GB/T201《6中3國-檔2案0機0讀6目錄格式》.GB/T205《3文0獻-檔2案0資0料6數(shù)字化工作導則》.GB/T1396《8檔-案1交9接9文2據(jù)格式》《電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》12.DA/T31《-紙2質0檔0案5數(shù)字化技術規(guī)范》《公務電子郵件歸檔與管理規(guī)則》《檔案著錄規(guī)則》

《9檔-案1主9題9標9引規(guī)則》《2歸0檔0文0件整理規(guī)則》《-版2式0電0子9文件長期保持格式需要》《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》檔辦〔20〕008號《建設電子文件與電子檔案管理規(guī)范》五、系統(tǒng)總體功能框架上海海洋大學檔案管理系統(tǒng)應集檔案的采集、管理、存儲、數(shù)字化、備份、利用以及系統(tǒng)維護于一體。系統(tǒng)的總體功能框架如圖所示：上海海洋大學檔案管理系統(tǒng)系統(tǒng)設置權限管理數(shù)據(jù)管理日志管理檔案信息管理檔案信息利用檔案編研數(shù)據(jù)遷移系統(tǒng)維護檔案信息查詢檔案保管檔案統(tǒng)計檔案借閱管理檔案審核整編檔案輔助鑒定檔案信息采集檔案著錄及全文掛接紙質檔案全文數(shù)字化南大之星檔案管理系統(tǒng)上海海洋大學檔案管理系統(tǒng)系統(tǒng)設置權限管理數(shù)據(jù)管理日志管理檔案信息管理檔案信息利用檔案編研數(shù)據(jù)遷移系統(tǒng)維護檔案信息查詢檔案保管檔案統(tǒng)計檔案借閱管理檔案審核整編檔案輔助鑒定檔案信息采集檔案著錄及全文掛接紙質檔案全文數(shù)字化南大之星檔案管理系統(tǒng)由上圖，檔案管理系統(tǒng)應包括檔案信息采集、檔案信息管理、檔案信息利用以及系統(tǒng)維護四個功能模塊。（一）檔案信息采集模塊該模塊負責各類檔案信息的采集，并將其輸入至系統(tǒng)。根據(jù)檔案信息資源的來源，可設立兩個子系統(tǒng)。1．檔案信息接收子系統(tǒng)實現(xiàn)對文書檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案、榮譽檔案、聲像檔案、實物檔案、館藏光盤等各類檔案題名信息的預著錄及其對應電子全文的掛接。系統(tǒng)可實現(xiàn)。、cXD等通用格式文件信息的接受與管理。系統(tǒng)自帶數(shù)據(jù)格式轉換功能，可以把、、、等格式的數(shù)據(jù)轉換成格式。支持學校各立檔單位向檔案館在線移交檔案信息，并由檔案館審核后導入檔案數(shù)據(jù)庫進行管理。系統(tǒng)具備自動查重檔號功能，同時支持批量掛接功能。根據(jù)規(guī)則的定義可以自動生成檔號、件號、流水號等。2．館藏紙質檔案全文數(shù)字化二（）檔案信息管理模塊該模塊負責對采集到的各類檔案信息進行審核、整理、分類、編目、維護等管理工作，使大量無序的檔案信息有序化。根據(jù)檔案業(yè)務流程設立5個子系統(tǒng)。1．檔案審核整編子系統(tǒng)對檔案信息采集模塊中收集入庫的各類信息進行全面審核，對不滿足歸檔要求的信息做自動清退處理，對審核通過的信息進行必要的編輯、位置調整和組卷歸檔，經(jīng)檔案人員再次審核無誤后轉存到最終的檔案數(shù)據(jù)庫中。歸檔完畢后，系統(tǒng)自動生成各類檔案的移交清單、案卷目錄和文件目錄，并打印輸出。系統(tǒng)應兼容新、老歸檔文件整理規(guī)則。2．檔案輔助鑒定子系統(tǒng)包括檔案保管期限輔助鑒定、檔案銷毀輔助鑒定、檔案保密輔助鑒定和電子文件技術輔助鑒定。3．檔案保管子系統(tǒng)包括館藏檔案條形碼管理；庫房溫濕度實時監(jiān)測；館藏“病?！睓n案管理。4．檔案統(tǒng)計子系統(tǒng)實現(xiàn)跨年度、跨單位、跨類別、自由選取等靈活的數(shù)據(jù)匯總和自動校驗。支持檔案業(yè)務人員自行定制檔案統(tǒng)計內容，并提供檔案統(tǒng)計報表、直方圖、餅柱狀圖等多種顯示方式。能根據(jù)統(tǒng)計項生成不同的檔案統(tǒng)計信息，統(tǒng)計種類分為：“館藏統(tǒng)計”、“進庫量統(tǒng)計”、“利用統(tǒng)計”、“檔案館基本狀況統(tǒng)計”。支持有權限的用戶對各類統(tǒng)計數(shù)據(jù)的查詢需求，統(tǒng)計結果可導出為保存。5．檔案編研子系統(tǒng)系統(tǒng)以自定義方式提供各類檔案編研模板，內置全文檢索、跨庫檢索和圖文聲像一體化關聯(lián)檢索功能，方便檔案業(yè)務人員從檔案庫中選取數(shù)據(jù)，進行整理和編輯，形成專題編研成果庫。系統(tǒng)可將編研成果發(fā)布到檔案館網(wǎng)站指定網(wǎng)頁位置，以供用戶利用。（三）檔案信息利用模塊該模塊負責對管理的電子檔案信息，運用計算機和網(wǎng)絡技術向社會提供超越時空界限的利用服務，方便用戶通過網(wǎng)絡在任何時間、地點獲取到權限許可范圍內的檔案信息，真正實現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源共享，同時實現(xiàn)實體檔案的輔助借閱功能。提供的檔案利用內容包括：實體檔案、數(shù)字檔案信息資源（包括檔案題錄信息、檔案全文信息以及多媒體檔案信息等）、檔案編研成果等。該模塊可設立兩個子系統(tǒng)。1．檔案信息查詢子系統(tǒng)在校園網(wǎng)范圍內依據(jù)訪問權限向用戶提供館藏檔案的題錄信息、全文、圖形、圖像、音頻、視頻的查詢閱覽、下載打印及在線播放等服務。系統(tǒng)應具備多種查詢途徑（如多條件組合檢索、二次檢索）、強大的檢索能力（設置目錄檢索、全文檢索、圖文聲像一體化檢索）、友好的用戶界面以及完善的調用控制功能。2．檔案借閱管理子系統(tǒng)提供對實體檔案借閱輔助管理和電子檔案借閱管理功能。對檔案借閱管理要求涵蓋在線利用、借閱預約、在線審批、利用登記、歸還管理、催還管理、查詢統(tǒng)計等功能，支持借閱單和利用審批表的打印。此處需要與校園一卡通集成，實現(xiàn)校園一卡通借閱。系統(tǒng)應對電子文件全文的瀏覽、下載和打印加以權限控制，同時設定全文利用的有效時間或有效使用（瀏覽或打?。┐螖?shù)，超過利用有效期或利用次數(shù)的，系統(tǒng)應自動收回利用權。對在線審批、檔案催還等應提供手機短信即時提醒服務。（四）系統(tǒng)維護模塊該模塊是為了保證系統(tǒng)在安全的環(huán)境下正常運轉，并對各個模塊進行支持。該模塊可設立四個子系統(tǒng)。1．系統(tǒng)設置子系統(tǒng)對系統(tǒng)的操作界面、操作內容和操作方式進行自定義的靈活設置。包括對軟件使用過程中的基礎參數(shù)進行設置。如：系統(tǒng)登錄有效時間、上傳文件大小上限、上傳文件格式、對各類規(guī)則進行自定義（自定義數(shù)據(jù)庫結構、自定義檔號生成規(guī)則和條形碼生成規(guī)則、自定義報表輸出規(guī)則等）、對各類模板進行管理（著錄模板、打印模板、編研模板）等。2．數(shù)據(jù)管理子系統(tǒng)對各類檔案信息和維持系統(tǒng)各業(yè)務模塊正常運行的基礎數(shù)據(jù)（比如:檔案實體分類表、主題詞表、檔案類別表、全宗表、立檔部門及用戶表等）進行管理。實現(xiàn)對系統(tǒng)內各類數(shù)據(jù)的自動與手動相結合的備份與恢復、遭遇異常情況報警等功能。支持各類數(shù)據(jù)的導入和導出功能。采用如數(shù)字水印、數(shù)據(jù)加密等多種方式對數(shù)據(jù)進行安全管理。3．權限管理子系統(tǒng)對使用該系統(tǒng)的各級部門和用戶進行管理，支持部門的新增、修改、刪除，用戶注冊、注銷、用戶信息修改、密碼修改、用戶分類等功能。對用戶操作權限進行功能權限設置（包括信息的接收、添加、編輯、刪除、瀏覽、查詢、上傳、下載、打印、導入、導出等操作的精確控制）和數(shù)據(jù)權限設置（包括部門級數(shù)據(jù)、表級數(shù)據(jù)、記錄級數(shù)據(jù)以及字段級數(shù)據(jù)的精確控制）。針對不同用戶層次，賦予不同操作權限，使每個層次的用戶所獲取的檔案信息量和信息深度不同，而未授權的用戶則無法訪問各類檔案信息。4．日志管理子系統(tǒng)用于記錄系統(tǒng)運行情況以及各個用戶對本系統(tǒng)的所有操作過程，支持日志的查詢、導入導出和清空功能，日志文件保存時間應不少于兩個月，需長期保存的日志文件可自動轉存?zhèn)浞?。若檔案業(yè)務流程需要微調時，實施期內，系統(tǒng)開發(fā)商應將系統(tǒng)功能修改到符合我校檔案工作要求為止。六、售后服務（一）系統(tǒng)性能要求提升工作效率的要求——說明該軟件如何提高工作效率；可操作性要求——說明該軟件如何易于理解掌握，操作簡單，邏輯性強，直觀簡潔等的要求；靈活性——說明該軟件在需求或環(huán)境發(fā)生某些變化時，該軟件對這些變化的適應能力，如：需求及流程變化、操作方式變化、機構人員變化、空間地點變化、操作系統(tǒng)環(huán)境變化等；響應時間——針對用戶操作的反應時間；安全容錯及保密性——防止主機崩潰方法、防止黑客、病毒方法、數(shù)據(jù)備份方法；網(wǎng)絡的實用性、穩(wěn)定性、安全性。（二）質量和服務保證及期限供應商須保證所提供產(chǎn)品符合本項目要求及國家相關產(chǎn)品要求，符合質量體系認證、售后服務技術支持，具備知識產(chǎn)品保障的最新質量標準，提供正版軟件登記證書,提供軟件使用時所必須的各類相關使用操作、系統(tǒng)管理、培訓等資料。軟件系統(tǒng)自項目驗收通過之日起，免費質量和服務保證期限至少為3年。（三）質保期內維護在質保期內，供貨方應免費提供軟件系統(tǒng)的維護、更新、升級、軟件故障排除及用戶要求提供的其他技術服務（如配合實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的無縫鏈接等）；，無論硬件或軟件出現(xiàn)故障，供