上海海洋大學(xué)檔案管理系統(tǒng)需求報(bào)

上海海洋大學(xué)檔案管理系統(tǒng)采購項(xiàng)目技術(shù)方案2015年10月26日目錄TOC\o"1-5"\h\z項(xiàng)目概述3采購清單3建設(shè)目標(biāo)3軟件平臺(tái)系統(tǒng)技術(shù)要求4系統(tǒng)總體功能框架51．檔案審核整編子系統(tǒng)62．檔案輔助鑒定子系統(tǒng)63．檔案保管子系統(tǒng)64．檔案統(tǒng)計(jì)子系統(tǒng)65．檔案編研子系統(tǒng)61．檔案信息查詢子系統(tǒng)72．檔案借閱管理子系統(tǒng)71．系統(tǒng)設(shè)置子系統(tǒng)72．?dāng)?shù)據(jù)管理子系統(tǒng)73．權(quán)限管理子系統(tǒng)74．日志管理子系統(tǒng)7售后服務(wù)7項(xiàng)目概述為了推進(jìn)我校檔案信息化建設(shè)，在已實(shí)現(xiàn)部分紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)信息化的基礎(chǔ)上，結(jié)合我校檔案工作實(shí)際，建設(shè)完善的檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和檔案全文信息管理，將我校檔案館建成一個(gè)：標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、操作靈活、體系結(jié)構(gòu)開放、易擴(kuò)充、易維護(hù)、安全、穩(wěn)定、可靠的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)，其功能涵蓋檔案管理工作的整個(gè)業(yè)務(wù)流程，包括檔案的采集、處理、歸檔、存儲(chǔ)、組織、發(fā)布、利用及數(shù)字資源管理全過程。同時(shí)，需預(yù)留和數(shù)字校園對(duì)接的接口。采購清單序號(hào)品名數(shù)量交貨期11三、建設(shè)目標(biāo)建成一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、操作靈活、體系結(jié)構(gòu)開放、易擴(kuò)充、易維護(hù)、安全、穩(wěn)定、可靠的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)，其功能涵蓋檔案管理工作的整個(gè)業(yè)務(wù)流程，包括檔案的采集、處理、歸檔、存儲(chǔ)、組織、發(fā)布、利用及數(shù)字資源管理全過程。同時(shí)，需預(yù)留和數(shù)字校園對(duì)接的接口。具體體現(xiàn)在以下7個(gè)方面：一）（完善數(shù)據(jù)庫建設(shè)通過軟件平臺(tái)建設(shè)，進(jìn)一步完善檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)，為數(shù)字檔案館提供安全可靠的海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)平臺(tái)，提供基于內(nèi)容的功能齊全的全文數(shù)據(jù)檢索功能，要求百萬數(shù)據(jù)目錄檢索及全文檢索響應(yīng)時(shí)間不超過2秒。（二）綜合管理各類檔案信息以數(shù)字化的紙質(zhì)檔案圖像、全文內(nèi)容、采編與音視頻等多媒體資料和檔案目錄為管理對(duì)象，利用海量全文數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)加密和壓縮存儲(chǔ)等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案目錄、全文和圖、聲、像等多媒體檔案信息的統(tǒng)一管理與關(guān)聯(lián)管理。（三）優(yōu)化檔案管理業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)過程化管理充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，將檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研和提供利用等工作內(nèi)容合理組織、充分協(xié)作，用信息化的手段控制各業(yè)務(wù)流程的邊界，讓不同用戶準(zhǔn)確理解自己在業(yè)務(wù)流程中承擔(dān)的角色，明確職責(zé)，從而有效提高檔案業(yè)務(wù)工作效率。通過過程控制實(shí)現(xiàn)檔案管理的按部門、實(shí)時(shí)歸檔。（四）實(shí)現(xiàn)信息資源共享系統(tǒng)應(yīng)預(yù)留數(shù)據(jù)交換接口，等到系統(tǒng)條件成熟后與重要職能處室業(yè)務(wù)子系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)無縫銜接，完成文件在線歸檔，實(shí)現(xiàn)文件-檔案一體化管理與跨系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享。（五）建立嚴(yán)格的安全體系高校檔案工作涉及部門和人員較多，檔案密級(jí)分類嚴(yán)格，因此系統(tǒng)通過設(shè)計(jì)一種全面、靈活、準(zhǔn)確的用戶設(shè)置與權(quán)限分配策略，嚴(yán)格定義用戶角色，精細(xì)控制用戶權(quán)限，實(shí)現(xiàn)對(duì)不同用戶利用檔案信息權(quán)利的控制；通過提供數(shù)字水印、數(shù)據(jù)加密等方式，確保各類信息在傳輸、存儲(chǔ)與利用過程中的安全性，防止病毒和黑客的攻擊。（六）遷移原有檔案系統(tǒng)中數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)⒃袡n案管理系統(tǒng)積累的數(shù)據(jù)，完整、準(zhǔn)確、安全地遷移到新的系統(tǒng)中。（七）實(shí)現(xiàn)友好人機(jī)交互界面通過系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)，無需安裝客戶端軟件，易于系統(tǒng)功能和用戶群的擴(kuò)展，同時(shí)實(shí)現(xiàn)自定義報(bào)表、批量打印等功能，并充分考慮用戶群的計(jì)算機(jī)操作水平，設(shè)計(jì)清晰明了、簡單易用的界面。四、軟件平臺(tái)系統(tǒng)技術(shù)要求（一）系統(tǒng)要求能夠支持目前通用的各類操作系統(tǒng)環(huán)境，包括操作系統(tǒng)等主流操作系統(tǒng)；應(yīng)用服務(wù)器支持主流中間件產(chǎn)品，如等；系統(tǒng)可分布式部署。（二）為方便管理，系統(tǒng)采用架構(gòu)，并提供相應(yīng)的移動(dòng)應(yīng)用，基于數(shù)據(jù)共享、安全以及信息保護(hù)的需要考慮，業(yè)務(wù)系統(tǒng)采用數(shù)據(jù)庫，開發(fā)運(yùn)行環(huán)境建議采用標(biāo)準(zhǔn)。（三）必須完全支持各種主流瀏覽器包括、、、，等國內(nèi)用戶使用的主流瀏覽器），不得強(qiáng)制用戶安裝任何第三方瀏覽器插件。（四）能支持20人0以上在線使用；系統(tǒng)響應(yīng)時(shí)間：百萬數(shù)據(jù)量帶全文，檢索客戶端響應(yīng)時(shí)間w秒；系統(tǒng)有效工作時(shí)間三％；系統(tǒng)平均無故障運(yùn)行時(shí)間小時(shí)；系統(tǒng)恢復(fù)時(shí)間＜4小時(shí)；數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出能力：每批次導(dǎo)入（導(dǎo)出）數(shù)據(jù)量能承載百萬條以上，如果發(fā)生錯(cuò)誤，允許重新導(dǎo)入（導(dǎo)出）；因特殊原因?qū)е碌南到y(tǒng)性能問題，最后性能的驗(yàn)收以用戶的可接受度為標(biāo)準(zhǔn)。系統(tǒng)應(yīng)具備較強(qiáng)的數(shù)據(jù)獨(dú)立性，確保在軟、硬件環(huán)境發(fā)生變化時(shí)數(shù)據(jù)的完整、安全遷移及有效利用。軟件平臺(tái)應(yīng)遵循的規(guī)范體系：.《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》.《電子公文歸檔管理暫行辦法》.《高等學(xué)校擋案管理辦法》中華人民共和國教育部27令?！秶倚姓C(jī)關(guān)公文格式》.GB/T188《9電4子-文2件0歸0檔2與管理規(guī)范》.GB/T118《2照1片-檔2案0管0理2規(guī)范》.GB/T154《1檔8案-分1類9標(biāo)9引4規(guī)則》.GB/T201《6中3國-檔2案0機(jī)0讀6目錄格式》.GB/T205《3文0獻(xiàn)-檔2案0資0料6數(shù)字化工作導(dǎo)則》.GB/T1396《8檔-案1交9接9文2據(jù)格式》《電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》12.DA/T31《-紙2質(zhì)0檔0案5數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》《檔案著錄規(guī)則》

《9檔-案1主9題9標(biāo)9引規(guī)則》《2歸0檔0文0件整理規(guī)則》《-版2式0電0子9文件長期保持格式需要》《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》檔辦〔20〕008號(hào)《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》五、系統(tǒng)總體功能框架上海海洋大學(xué)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)集檔案的采集、管理、存儲(chǔ)、數(shù)字化、備份、利用以及系統(tǒng)維護(hù)于一體。系統(tǒng)的總體功能框架如圖所示：上海海洋大學(xué)檔案管理系統(tǒng)系統(tǒng)設(shè)置權(quán)限管理數(shù)據(jù)管理日志管理檔案信息管理檔案信息利用檔案編研數(shù)據(jù)遷移系統(tǒng)維護(hù)檔案信息查詢檔案保管檔案統(tǒng)計(jì)檔案借閱管理檔案審核整編檔案輔助鑒定檔案信息采集檔案著錄及全文掛接紙質(zhì)檔案全文數(shù)字化南大之星檔案管理系統(tǒng)上海海洋大學(xué)檔案管理系統(tǒng)系統(tǒng)設(shè)置權(quán)限管理數(shù)據(jù)管理日志管理檔案信息管理檔案信息利用檔案編研數(shù)據(jù)遷移系統(tǒng)維護(hù)檔案信息查詢檔案保管檔案統(tǒng)計(jì)檔案借閱管理檔案審核整編檔案輔助鑒定檔案信息采集檔案著錄及全文掛接紙質(zhì)檔案全文數(shù)字化南大之星檔案管理系統(tǒng)由上圖，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)包括檔案信息采集、檔案信息管理、檔案信息利用以及系統(tǒng)維護(hù)四個(gè)功能模塊。（一）檔案信息采集模塊該模塊負(fù)責(zé)各類檔案信息的采集，并將其輸入至系統(tǒng)。根據(jù)檔案信息資源的來源，可設(shè)立兩個(gè)子系統(tǒng)。1．檔案信息接收子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、榮譽(yù)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、館藏光盤等各類檔案題名信息的預(yù)著錄及其對(duì)應(yīng)電子全文的掛接。系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)。、cXD等通用格式文件信息的接受與管理。系統(tǒng)自帶數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換功能，可以把、、、等格式的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成格式。支持學(xué)校各立檔單位向檔案館在線移交檔案信息，并由檔案館審核后導(dǎo)入檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行管理。系統(tǒng)具備自動(dòng)查重檔號(hào)功能，同時(shí)支持批量掛接功能。根據(jù)規(guī)則的定義可以自動(dòng)生成檔號(hào)、件號(hào)、流水號(hào)等。2．館藏紙質(zhì)檔案全文數(shù)字化二（）檔案信息管理模塊該模塊負(fù)責(zé)對(duì)采集到的各類檔案信息進(jìn)行審核、整理、分類、編目、維護(hù)等管理工作，使大量無序的檔案信息有序化。根據(jù)檔案業(yè)務(wù)流程設(shè)立5個(gè)子系統(tǒng)。1．檔案審核整編子系統(tǒng)對(duì)檔案信息采集模塊中收集入庫的各類信息進(jìn)行全面審核，對(duì)不滿足歸檔要求的信息做自動(dòng)清退處理，對(duì)審核通過的信息進(jìn)行必要的編輯、位置調(diào)整和組卷歸檔，經(jīng)檔案人員再次審核無誤后轉(zhuǎn)存到最終的檔案數(shù)據(jù)庫中。歸檔完畢后，系統(tǒng)自動(dòng)生成各類檔案的移交清單、案卷目錄和文件目錄，并打印輸出。系統(tǒng)應(yīng)兼容新、老歸檔文件整理規(guī)則。2．檔案輔助鑒定子系統(tǒng)包括檔案保管期限輔助鑒定、檔案銷毀輔助鑒定、檔案保密輔助鑒定和電子文件技術(shù)輔助鑒定。3．檔案保管子系統(tǒng)包括館藏檔案條形碼管理；庫房溫濕度實(shí)時(shí)監(jiān)測；館藏“病危”檔案管理。4．檔案統(tǒng)計(jì)子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)跨年度、跨單位、跨類別、自由選取等靈活的數(shù)據(jù)匯總和自動(dòng)校驗(yàn)。支持檔案業(yè)務(wù)人員自行定制檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容，并提供檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表、直方圖、餅柱狀圖等多種顯示方式。能根據(jù)統(tǒng)計(jì)項(xiàng)生成不同的檔案統(tǒng)計(jì)信息，統(tǒng)計(jì)種類分為：“館藏統(tǒng)計(jì)”、“進(jìn)庫量統(tǒng)計(jì)”、“利用統(tǒng)計(jì)”、“檔案館基本狀況統(tǒng)計(jì)”。支持有權(quán)限的用戶對(duì)各類統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的查詢需求，統(tǒng)計(jì)結(jié)果可導(dǎo)出為保存。5．檔案編研子系統(tǒng)系統(tǒng)以自定義方式提供各類檔案編研模板，內(nèi)置全文檢索、跨庫檢索和圖文聲像一體化關(guān)聯(lián)檢索功能，方便檔案業(yè)務(wù)人員從檔案庫中選取數(shù)據(jù)，進(jìn)行整理和編輯，形成專題編研成果庫。系統(tǒng)可將編研成果發(fā)布到檔案館網(wǎng)站指定網(wǎng)頁位置，以供用戶利用。（三）檔案信息利用模塊該模塊負(fù)責(zé)對(duì)管理的電子檔案信息，運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向社會(huì)提供超越時(shí)空界限的利用服務(wù)，方便用戶通過網(wǎng)絡(luò)在任何時(shí)間、地點(diǎn)獲取到權(quán)限許可范圍內(nèi)的檔案信息，真正實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源共享，同時(shí)實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案的輔助借閱功能。提供的檔案利用內(nèi)容包括：實(shí)體檔案、數(shù)字檔案信息資源（包括檔案題錄信息、檔案全文信息以及多媒體檔案信息等）、檔案編研成果等。該模塊可設(shè)立兩個(gè)子系統(tǒng)。1．檔案信息查詢子系統(tǒng)在校園網(wǎng)范圍內(nèi)依據(jù)訪問權(quán)限向用戶提供館藏檔案的題錄信息、全文、圖形、圖像、音頻、視頻的查詢閱覽、下載打印及在線播放等服務(wù)。系統(tǒng)應(yīng)具備多種查詢途徑（如多條件組合檢索、二次檢索）、強(qiáng)大的檢索能力（設(shè)置目錄檢索、全文檢索、圖文聲像一體化檢索）、友好的用戶界面以及完善的調(diào)用控制功能。2．檔案借閱管理子系統(tǒng)提供對(duì)實(shí)體檔案借閱輔助管理和電子檔案借閱管理功能。對(duì)檔案借閱管理要求涵蓋在線利用、借閱預(yù)約、在線審批、利用登記、歸還管理、催還管理、查詢統(tǒng)計(jì)等功能，支持借閱單和利用審批表的打印。此處需要與校園一卡通集成，實(shí)現(xiàn)校園一卡通借閱。系統(tǒng)應(yīng)對(duì)電子文件全文的瀏覽、下載和打印加以權(quán)限控制，同時(shí)設(shè)定全文利用的有效時(shí)間或有效使用（瀏覽或打?。┐螖?shù)，超過利用有效期或利用次數(shù)的，系統(tǒng)應(yīng)自動(dòng)收回利用權(quán)。對(duì)在線審批、檔案催還等應(yīng)提供手機(jī)短信即時(shí)提醒服務(wù)。（四）系統(tǒng)維護(hù)模塊該模塊是為了保證系統(tǒng)在安全的環(huán)境下正常運(yùn)轉(zhuǎn)，并對(duì)各個(gè)模塊進(jìn)行支持。該模塊可設(shè)立四個(gè)子系統(tǒng)。1．系統(tǒng)設(shè)置子系統(tǒng)對(duì)系統(tǒng)的操作界面、操作內(nèi)容和操作方式進(jìn)行自定義的靈活設(shè)置。包括對(duì)軟件使用過程中的基礎(chǔ)參數(shù)進(jìn)行設(shè)置。如：系統(tǒng)登錄有效時(shí)間、上傳文件大小上限、上傳文件格式、對(duì)各類規(guī)則進(jìn)行自定義（自定義數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、自定義檔號(hào)生成規(guī)則和條形碼生成規(guī)則、自定義報(bào)表輸出規(guī)則等）、對(duì)各類模板進(jìn)行管理（著錄模板、打印模板、編研模板）等。2．?dāng)?shù)據(jù)管理子系統(tǒng)對(duì)各類檔案信息和維持系統(tǒng)各業(yè)務(wù)模塊正常運(yùn)行的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（比如:檔案實(shí)體分類表、主題詞表、檔案類別表、全宗表、立檔部門及用戶表等）進(jìn)行管理。實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)各類數(shù)據(jù)的自動(dòng)與手動(dòng)相結(jié)合的備份與恢復(fù)、遭遇異常情況報(bào)警等功能。支持各類數(shù)據(jù)的導(dǎo)入和導(dǎo)出功能。采用如數(shù)字水印、數(shù)據(jù)加密等多種方式對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行安全管理。3．權(quán)限管理子系統(tǒng)對(duì)使用該系統(tǒng)的各級(jí)部門和用戶進(jìn)行管理，支持部門的新增、修改、刪除，用戶注冊、注銷、用戶信息修改、密碼修改、用戶分類等功能。對(duì)用戶操作權(quán)限進(jìn)行功能權(quán)限設(shè)置（包括信息的接收、添加、編輯、刪除、瀏覽、查詢、上傳、下載、打印、導(dǎo)入、導(dǎo)出等操作的精確控制）和數(shù)據(jù)權(quán)限設(shè)置（包括部門級(jí)數(shù)據(jù)、表級(jí)數(shù)據(jù)、記錄級(jí)數(shù)據(jù)以及字段級(jí)數(shù)據(jù)的精確控制）。針對(duì)不同用戶層次，賦予不同操作權(quán)限，使每個(gè)層次的用戶所獲取的檔案信息量和信息深度不同，而未授權(quán)的用戶則無法訪問各類檔案信息。4．日志管理子系統(tǒng)用于記錄系統(tǒng)運(yùn)行情況以及各個(gè)用戶對(duì)本系統(tǒng)的所有操作過程，支持日志的查詢、導(dǎo)入導(dǎo)出和清空功能，日志文件保存時(shí)間應(yīng)不少于兩個(gè)月，需長期保存的日志文件可自動(dòng)轉(zhuǎn)存?zhèn)浞?。若檔案業(yè)務(wù)流程需要微調(diào)時(shí)，實(shí)施期內(nèi)，系統(tǒng)開發(fā)商應(yīng)將系統(tǒng)功能修改到符合我校檔案工作要求為止。六、售后服務(wù)（一）系統(tǒng)性能要求提升工作效率的要求——說明該軟件如何提高工作效率；可操作性要求——說明該軟件如何易于理解掌握，操作簡單，邏輯性強(qiáng)，直觀簡潔等的要求；靈活性——說明該軟件在需求或環(huán)境發(fā)生某些變化時(shí)，該軟件對(duì)這些變化的適應(yīng)能力，如：需求及流程變化、操作方式變化、機(jī)構(gòu)人員變化、空間地點(diǎn)變化、操作系統(tǒng)環(huán)境變化等；響應(yīng)時(shí)間——針對(duì)用戶操作的反應(yīng)時(shí)間；安全容錯(cuò)及保密性——防止主機(jī)崩潰方法、防止黑客、病毒方法、數(shù)據(jù)備份方法；網(wǎng)絡(luò)的實(shí)用性、穩(wěn)定性、安全性。（二）質(zhì)量和服務(wù)保證及期限供應(yīng)商須保證所提供產(chǎn)品符合本項(xiàng)目要求及國家相關(guān)產(chǎn)品要求，符合質(zhì)量體系認(rèn)證、售后服務(wù)技術(shù)支持，具備知識(shí)產(chǎn)品保障的最新質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，提供正版軟件登記證書,提供軟件使用時(shí)所必須的各類相關(guān)使用操作、系統(tǒng)管理、培訓(xùn)等資料。軟件系統(tǒng)自項(xiàng)目驗(yàn)收通過之日起，免費(fèi)質(zhì)量和服務(wù)保證期限至少為3年。（三）質(zhì)保期內(nèi)維護(hù)在質(zhì)保期內(nèi)，供貨方應(yīng)免費(fèi)提供軟件系統(tǒng)的維護(hù)、更新、升級(jí)、軟件故障排除及用戶要求提供的其他技術(shù)服務(wù)（如配合實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的無縫鏈接等）；，無論硬件或軟件出現(xiàn)故障，供