采購培訓之談判與議價

1采購培訓之三－談判與議價(2003-4-21)第三章談判與議價

前言

在采購活動中，議價是一個勘察和交易的過程〔包括方案，總結，分析，讓步〕。采購人員和銷售商都以各自的觀點和目的參與其中，期望在采購交易各方面包括價格、效勞、規(guī)格、技術和品質要求及支付條款等達成相互滿意的協(xié)議。

談判活動的技巧性很強，通常對整個談判工作的規(guī)劃包括：

談判前：建立談判小組；作方案和準備原始數(shù)據(jù)；訂立談判希望達成的目標和采取的策略

談判時要注重戰(zhàn)略戰(zhàn)術和技巧的運用和談判小組成員的互相配合

談判結束后要按照談判結果制定書面協(xié)議并且將談判有關的文件整理歸檔，以便在進一部談判時作為根底和依據(jù)。

采購人員談判根底一個成功的談判應做好兩個局部工作，第一局部是了解談判的過程，第二局部是進行談判準備。談判過程包括理解談判的定義和目的，何時進行談判，有效談判有哪些障礙，成功談判者的特點，推動談判的技巧，和談判中的洞察力。談判準備包括了解對方的意圖，確立你和對手的地位，確定關鍵問題之所在，制定談判戰(zhàn)略和戰(zhàn)術，以及合理地組織。

第一局部：談判過程

談判的定義和目的。談判的定義是雙方達成互相滿意的共識，所以雙贏也就成為談判的目的。

何時談判。從買方來講以下五個因素會導致談判發(fā)生。〔1〕至少兩個以上供給商〔2〕賣方有意介入〔3〕有了清楚的規(guī)格〔4〕投標者間存在差異〔5〕采購額大到足以涵蓋競標本錢。

成功談判的阻礙?！?〕個人風格與談判抵觸〔2〕以前和對方有過矛盾〔3〕認為談判是輸和贏的關系〔4〕為了"贏"將談判延續(xù)得太長〔5〕談判方權限缺乏以達成協(xié)議〔6〕將復雜的問題簡單歸結為"輸贏"問題。

成功談判者的特點包括方案能力、清晰而敏捷的思路、有強烈成功干、對他人意見的采納能力、自制力、了解人性、善于傾聽等等。但所有這些都需要經過不斷的訓練和實踐以及團隊人員的互相補充。

推動談判的技巧。第一個是吸取以往的教訓，對剛完成的談判進行小結，哪里成功，哪里不對，哪里要改，對方如何，這對以后都有幫助。第二是小組會議，它可用以解決談判小組內的分歧，對戰(zhàn)略戰(zhàn)術修訂。如是一人的談判，你可安排讓人叫你接聽，或告訴對方時間有限，晚點再答復。

談判中的洞察力包括制造良好的談判氣氛和跨文化問題的處理，這里跨文化還指對不同行業(yè)和市場的理解。

第二局部：談判的準備

這里要指出的是與對方以往的接觸以及將來的合作前景都是重要的考慮因素。另外，如果沒有充分地準備，即使口齒伶俐、能說會道也只能收效甚微。下面列出談判準備的八個步驟。

1.分析對方的方案。評估價格、運送、規(guī)格、付款和任何與你的要求有出入的地方。記住對方的方案往往是對他們有利的。

2.確立自己的目標。具體定下你的價格、質量、效勞、運送、規(guī)格、支付等要求并寫在紙上，而不是跟對方說"你盡量….."。

3.定下方案。對每個問題要定出最正確方案、目標方案、以及最壞的方案，這可幫你制定相應策略。

4.分析對方的地位。你同樣可估計一下對方可能的地位，這易于預測其談判策略。至此你可以大致感覺出談判的尺度范圍。

5.確定和組織問題?，F(xiàn)在可以組織問題，并列出雙方在各個問題上的相同和不同之處。要記住每個爭論點都要有可靠的資料加以支持。6.方案你的戰(zhàn)略和戰(zhàn)術。三個實用戰(zhàn)略是A〕避談本方立場，先是試探對方觀點。這往往用于對方很想達成協(xié)議，而自己又缺乏足夠信息。B〕直接講出你的最理想方案。這通常用于你已了解對方的方案。C〕講出你的最理想方案，緊接著講出你的目標方案。這往往用于當你處在弱勢但又有能力說服對方的時候。戰(zhàn)術的合理利用能使方案成功實施。這些戰(zhàn)術包括：1〕將問題安重要性排序2〕聰敏的提問以得到盡量多的信息，而不是"是"或"不是"的答復3〕有效地聽4〕保持主動5〕利用可靠的資料6〕利用沉默，這可使對方感到緊張而進行進一步的討論7〕防止情緒化，這會使談判對人而不是對事8〕利用談判的間隙從新思考，防止給對方牽制8〕不要擔憂說"不"9〕清楚最后期限10〕注意體態(tài)語言11〕思路開闊，不要被預想的方案束縛創(chuàng)造性12〕把談判內容記錄下來以便轉成最終合同。

7.選擇談判團隊。選出隊長，其他成員必須明確自己的任務并支持隊長。

8.定出談判的議程。哪些問題要討論、誰來討論以及會議的流程都要預先確定。記住把主場設在自己一方總是有利的。而且要確定談判對手有否決定權，必要時可以直接問對方的權限。

以上的討論對談判專家是一個回憶，對新手是個起點。上述技能的應用要根據(jù)個人風格和具體情況而定。無論是正式或非正式的談判，本文提供的內容都能幫你提高談判的效力。

和沒有經驗的銷售人員談判

要和一個缺乏經驗的銷售人員談判，找個第三方的專家可能是個有效途徑。

當你和重要供給商派來的銷售人員談判時，你會很快意識到這個銷售員不光對其產品知之甚少，對專業(yè)談判也是門外漢，更不知道什么是雙贏談判。最糟糕的是他預先沒做任何準備，對你公司也沒有了解。如果你們兩家公司間關系十分好，如果你有很多重要問題必須要和他討論，這時你該這么辦？你會利用他的弱點得到更多好處嗎？當然不能。因為它的管理層一旦發(fā)現(xiàn)協(xié)議不合理還會要求重開談判。

如果簡單要求對方重新派人來也不是明智的做法，最好的方法就是面對現(xiàn)實。你可以將產品知識、行業(yè)標準、雙贏談判等理論來教導和幫助他。具體可從以下幾方面開始。質量：以事實為依據(jù)，客觀講明你所要的質量標準，銷售員就很難再爭論下去。運送：列出別的供給商所能做到的事實，銷售員很難再反駁。價格：如果你做了價格和本錢調查，你也應該提供足夠的依據(jù)。即使那沒有經驗的銷售人員非常情緒化，他也很難推翻事實。

萬一對方還是十分固執(zhí)怎么辦？那就可利用第三方專家的方法。讓對方知道這樣做是為了使雙方更好地合作，因為第三方在談判后可在雙方面前提供反應意見。第三方可來自仲裁機構、行業(yè)協(xié)會、或雙方認可的組織，或者你可讓銷售員指定他自己公司的專業(yè)人員來充當?shù)谌??？傊康氖亲屢粋€客觀的第三者參與談判。

最后要記住兩點：第一，責備是毫無意義的，銷售員不會因為責備而突然對產品十分了解；第二，不要有情緒感和失敗感，銷售員不講道理，可你必須講道理。當然這說起來容易做起來難，但這正是顯示你談判智慧的時候。

如何作正確的詢價〔一〕

"詢價(RequestforQuotation)"是采購人員在作業(yè)流程上的一個必要階段。在接到請購單、了解目前庫存狀況及采購預算后，通常最直接的反映就是馬上聯(lián)絡供給商。如果這是常態(tài)性的采購，需求的形態(tài)又是屬于標準零件，對于供給商來說比擬不會有問題。但是在新產品開發(fā)時，對于那些不屬于標準品的局部，詢價的時候就必須要特別注意是否有提供供給商足夠的資料，來方便其報價作業(yè)。為了防止日后造成采購與供給商各說各話，以及在品質認知上的差異，對于詢價時所應提供資料的準備上就不能馬虎。因為完整及正確的詢價文件可幫助供給商在最短的時間提出正確、有效的報價。一個完整的詢價文件至少應該考慮包括以下幾個主要的局部。

一、詢價工程的"品名"與"料號"

首先，詢價工程的"品名"以及"料號"是在詢價單上所應比備的最根本資料。供給商必須知道如何來稱呼所報價的產品，這即是所謂的"品名"以及其所代表的"料號"，這也是買賣雙方在日后進行后續(xù)追蹤時的一個快速查辦以及檢索的依據(jù)。料號因為在每一客戶中有其獨特的代表性，在使用上要特別注意其正確性。有些大型公司的料號動輒多達十多個位數(shù)，其中更包括有數(shù)字及英文字母在內。料號中一個位數(shù)的不同可能就是版本的不同，甚至可能變成另一個產品的料號。品名的書寫應盡量能從其字面上可以看出產品的特性與種類為佳。

二、詢價工程的"數(shù)量"

通常供給商在報價時都需要知道買方的需求量，這是因為采購量的多寡會影響到價格的計算。數(shù)量資訊的提供通常包括有"年需求量"、"季需求量"甚至"月需求量"；"不同等級的需求數(shù)量"，如數(shù)量為500K，1M，3M等等；每一次下單的大約"訂購數(shù)量"；或產品"生命周期的總需求量"。除了讓供給商了解需求量及采購的形態(tài)外，也可同時讓供給商分析其自身產能是否能應付買方的需求。

在詢價時買方通常都有一個通病，那就是怕量少而無法得到好價格，便把需求量或采購量予?quot;膨脹"。此時，雖然采購能夠獲得短期的利益，就算拿到了量產的價格，如果在真正進行采購后，無法到達報價的預期數(shù)量時，供給商不是提高價格，便是在其他方面減少對客戶的效勞，或停止供給，到頭來得不償失的還是自己。因此，對需求量的資訊應很實在的與供給商溝通，同時采購也可拿出市場預測來說服供給商，如此才能到達長期配合、持續(xù)供貨的目的。

三、詢價工程的"規(guī)格書"

規(guī)格書是一個描述采購產品品質的工具，應包括最"新版本"的工程圖面、測試規(guī)格、材料規(guī)格、樣品、色板等有助于供給商報價的一切資訊。工程圖面必須是最新版本，如果圖面只能用于估價也應一并在詢價時注明。如為國際采購，如果原始工程圖面為英文之外的語文如德文、法文、日文等，也應附上國際通用語言英文的譯名，以雙語(Bilingual)形式呈現(xiàn)以利溝通。假設工程圖面可以利用電子檔案方式提供，那么必須向供給商詢問其接受的程度，在提供時應注意以國際共通的檔案格式如DWG、IGES、DXF、PRO/E等等，以方便供給商轉換圖檔。不過，在利用電子郵件傳遞檔案的同時，最好也同時提供一份清楚繪在圖紙上的工程圖面，以防止在檔案傳遞時所可能發(fā)生的資料誤失。

四、詢價工程的"品質"要求

表達詢價工程品質標準要求的方式有許多種，通?？梢允褂靡韵聨追N方式呈現(xiàn)。采購人員很難單獨使用一種方式便能完整表達對產品或效勞的品質要求，應該依照產品或效勞的不同特性，綜合使用數(shù)種方式來進行。

1、品牌(BrandorTradeNames)：一般而言，使用品牌的產品對采購而言是最輕松容易的，不僅能節(jié)省采購時間、降低采購花費，也同時能降低品質檢驗的手續(xù)，因為只需確認產品的標示即可。不過，具有品牌的產品其價格通常也比擬高，購置數(shù)量不多時使用品牌方式采購反而比擬有利。

2、或同級品("OrEqual")：其意義指的是具有能到達相同功能的產品，決定是否允許使用可替代的同級品報價也應在詢價時注明，同級品確實認使用必須要得到使用單位的接受。3、商業(yè)標準(CommercialStandard)：商業(yè)標準對于產品的尺寸、材料、化學成分、制造工法等等，都有一個共通的完整描述。對于一般標準零件如螺絲、螺帽、電子零組件，使用商業(yè)標準可以免除對品質上的誤解。

4、材料與制造方法規(guī)格(MaterialorMethod-of-ManufactureSpecification)：當對材料或制造方法有特定的要求時，必須注明其適用的標準。如果要求注明為DIN歐規(guī)時，其相對應的CNS或JIS規(guī)格也最好能予以注明。

償延5、數(shù)性能悅或功界芄娓秋?P舉er歌fo麗rm幼an累ce喂o張r童Fu送nc犁ti令on沖S頌pe李ci薄fi喂ca粒ti安on陽)：償此類哪型規(guī)瞎格較陪常用泥于采淡購高赤科技降產品京以及們供給傍商先區(qū)期參亮與(效Ea禮rl菌y綢Su區(qū)pp大li體er座I橋nv于ol假設ve悔me兼nt距,絹ES花I)秒的情毯況中雕。供鍬應商冰只被母告知晌產品杠所需域要達佛到的老性能糊或功封能，舅至于闊如何搞去制版做方獸能達稠到要妖求的要細節(jié)耐局部造，那么偷留給孕供給偵商來滋解決叼。

池昆娘霧6、米工程賴圖面序(E酸ng娘in券ee伸ri差ng怖D那么ra芳wi疲ng斜)：侄工程及圖面建是最另能用亮來描之述所擁需要熱產品楚品質仔，其攪內容猜除了海必須幸要清珍晰外站，對之尺寸受公差碧的精譽確性疏也不刺能忽革略。

雞蔽偵股7、未市場咸等級合(M險ar還ke畫t版Gr政ad稍e)蝦：通鳥常用起于商近品如恭木材笛、農送產品武、煙栗草、溫食品氏等方裂面的抱品質鞠要求惡，由睜于市輕場等凝級的冊劃分答界線番無法源很明燈確的失被一療般人滾所辯災識，肥采購河人員帖通常絞會被雀要求對具有續(xù)如何拿鑒定斃所購失產品依是矮屬于騾何種偉時常免等級麥的能務力。

歪祥摩謀8、盈樣品墨(S暈am慎pl東e)勇：這捏是一穴種懶梅人的悄作法站，樣磚品的寬提供排對供核應商晶了解瘦買方獅的需棟求有宋很大著的幫夾助，請尤其去是對鍵顏色旬、印使刷、京與市丈場等錯級的液要求裳上使敗用的醉比擬本普遍鐮。

優(yōu)貸找捉9、勾工作釣說明痕書(慘St指at搭em矛en總t襪Of擾W辯or進k,逗S蘋OW啄)：愛主要飄使用績于采閘購服沉務項臣目類徐如中是央保駕全、泳大樓四清掃嚴、廢惹棄物撫處理別、工乞程發(fā)蔽包等償，一從份完臭整的拼工作堪說明笑書除善了應閑該簡歪單明侵了外刃，對趴于所駁應達傳到的乞工作烈品質獵也應辛盡量園以量會化的波方式豪來規(guī)倒范其陪績效筑的評俗估。垂工作島說明勿書的耽內容牙必須掀能?；腺I快方能敗獲得桌滿意鍛的服毒務，纏也同陽時要鼻能保稀留足坑夠的情彈性靈，燦讓供膊應商葛來發(fā)呢揮創(chuàng)況造工昆作上盯的附歉加價救值。

約只競誤稠娛五、等詢價彈工程用的"堆報價吧根底抹"要騎求

來辣和睛"另報價閥根底充"通賴常包筍括報已價的伶"幣坊值"副與"名貿易產條件比"，早國內低買賣冶比擬虧單純帶，通爛常都即以人顏民幣喇交易閣，貿駛易條征件不敞是以姐"出辰廠價個"就姿是以壁"到匯廠價蝴〔運飼費是居否內倚含那么差另議漆〕"因來計康算。采國際缺貿易廁就比泊較復寫雜，軍報價屋幣值閥方面需供給伯商多慌半以混美元礦為計解價基綢礎，評至于晨是否分以采式購當廣地幣肯值計放價，輸那么視班匯率討的穩(wěn)序定與供否有真彈性祥的作問法。穿慨

導鄙論獵國際儀貿易芬通常蟻的貿順易條鏈件有敬Ex準-W罪or叨k〔付工廠念交貨苦〕、贈FO代B〔蜓船上撲交貨惹〕、碼FA鉆S〔逝船邊喪交貨奏〕高或C格IF基〔運昆保費張在內勇交貨至〕等賺，在渴不同脫條件殼下，望買賣貧雙方律所負召擔的數(shù)責任國風險囑是不嘴同的運。F干OB剪條件礙下，允賣方漆的責懂任是蓋直到推貨物綢裝上匹船為晌止。學因此戰(zhàn)，賣畏方必減須負原擔裝飼船的份風險族，但造買方仗那么需生負責道船運嗚、海狐險等摘費用隊。在舉CI懼F條舉件下侄，賣戒方除糠了必鋒須負摧擔裝物船的慶風險號，還度要負長擔貨殺物運蘇至指夕定目襪的港雕口所稱需的澇運費拾及保介險費樓。因幫此，獵在相會同貨德物的女交易境下，司以C爪IF尖條件標的報億價自嫁然要聚較以揉FO梅B條蓮件的尤報價寺高，需買方葬在詢枯價時羨必須腿祥加群注明逝。

禮三察評六、活買方乖的"甘付款揮條件諸"

武世確叉有關魄付款港條件蟲，雖戀然買截賣雙瀉方都慧有各添自的構公司夕政策錢，買條方希因望付豐款時急間愈香晚愈總好。驚相反跑，賣踢方當避然是趣認為混愈早利愈好繡。買憶方有酬義務瞞讓賣濤方了別解其惑公司忌內部搏的標莊準付至款條紹件〔腸在采擦購模獲具時蘿，通獻常有壘"階火段性漁付款陽"的融方式栗，如李訂金元30冬%，榜第一市次試供模3剖0%孫，驗世收4返0%定〕，倒賣方秒也可主在報鋤價時改提出忽其不屠同的賠要求足，最商后的釘付款洲條件原那么需墊買賣攝雙方肌經協(xié)緊議后衣所訂弓定。夕在情劇況處訴于買誘方市熟場時續(xù)，在醋競爭旅性市竊場中寫供給饑超過蔽需求店，貨燕品和想/或艱勞務終可容禁易地樹被取率得，甘商業(yè)屠的經零濟力肝量傾灰向于婦導致棍價格鳳接近繪于采閱購的蝦預估清價值民，買砍方通醫(yī)常能庫以較氏優(yōu)的穩(wěn)付款僵條件余來要什求賣要方配饒合，陵如"哀記帳暖方式故〔O拍/A旅〕"小，T貸/T燭60事天甚宋至9螞0天串。但槽處于歐賣方哄市場膜，因犬為需翻求超漢過供心給甚落多，借情況確那么恰緩好相牢反。食賣方幫一般鮮會選獄擇較喝短的匹付款墾期來萬要求懲買方笑，如氧選擇機"貨稅到付介現(xiàn)(扇Ca輛sh體o咐n源De奉li炸ve棕ry罰,搖C.星O.扔D.本)億"或瘡"預種付貨在款(咬T/檔T百in職a展dv陰an縫ce輔)"講。

敞葛竟道另抬外，炎對于印付款刊條件皮尚需換要明刪確注悼明其狂時間織計算孟的"盡付款訓起算樸日"該，在鬼國際墳貿易棗中通椅常國盈內供挖應商滴一般測是以疊出貨必日(敬Sh畝ip澆pi記ng肌D液at題e)糕、發(fā)逐票日擦(I意nv趕oi宋ce齒D忌at風e)蓮或裝隸船日矛(O化n遇Bo帶ar趴d挎Da剩te岸)來惱起算減付款做到期弦的時奉間。層這時袖如果具國外耐買主蛾的認拘定為其抵達械日(既Ar殃ri覆va綁l罷Da蓄te驢)框甚或錫到廠將日迎(R鑒ec崗ei湖vi損ng厘D呆at偉e)搬為持起算酬日社，中建間就醒有可那么能相翅差一逮個月鍵的時愚間，材買賣焦雙方拉均不草可不娛慎。

蕉筆伸梅七、逢詢價社工程聽的"芹交期灣"要先求

菌換慎訂交期墾的要蒼求包救括買梯方對燒采購朝產品刮需要儉的時號間，別以及釘賣方辰需要偉多少絕時間鵝來準符備樣諒品、摩第一按批小喬量生像產，執(zhí)及正菌常時蜜間下摸單生律產所拋需要求的時量間。盾供給卻商雖法然可蠻依買截方的墊要求推來配增合，鋼不過宏交期滿的長尊短關惰系著望采購槽產品座的價峽格，蜓買方點應視歪實際膠需要涌來提榜出要澡求，貓而非糊一味攀的追截?q拳uo關t;賽及時球供貨如(構Ju循st買i腹n銜Ti踩me屯,狂JI轟T坡)。

鋸參毀搖八、糾詢價恩工程哥的"午包裝墊"要滿求

紹有垃始包裝訴方式既在供霧應商胃估算瞎價格初時占答有很多大的擇一個第比重營，除搖了形姨狀特把殊或施體積呀龐大牧的客數(shù)戶訂綠制品激外，歐供給庫商對冷于包溉裝都削有其碗使用蜜的標霸準紙圣盒、山紙箱榴以及屯棧板桑等包隨裝材對料。園歡刻殺運送尼地點納的國蘆家、蛇城市行、地菊址及逗聯(lián)絡省炮與傳水真都給必須辟要清肯楚的血告訴士供給江商。怖國內暑買賣左的交跪貨方圾式常河以鐵掃路、爐公路午為主鋸，國腫際采挑購中藝的運謀送地壘點與鍋交貨卵方式郵那么決貌定了戴價格洞的計萄算。平如果纏要求轉賣方鞭來以斬CI圾F報疤價，反無論蛙海運衫或空考運，森運輸督費與賭保險勺費當陷然由寶賣方長來負良擔。繩隨運鬧送距堅離的暈遠近歉會有研不同遣的計延費方叮式，槽除非豈買方桂指定鞏空運懂，供間應商監(jiān)通常號以海晝運為惱根底掙報價襯，因行為海掛運是擴最經穗濟的舍一種鐘交貨逢方式悠。

像報廢狡十、禮詢價鬼工程默的"屑售后翼效勞煌"與潔"保暑證期宮限"控要求響賺泄追在肝采購俊一些帝機器滿設備漠如沖筑床、費塑膠鄭射出皂機、依測試摘儀器套、半滑導體鐮封裝弱設備輛等時超，供駝應商滅一般贏都會航提供來根本逼的售動后服糕務與革保證虜期限躁。如奧果此練時有筒特殊午的要獲求，貢例如品要求妙延長該保證漲期限悔，或哄改變信售后癢效勞剪的內維容等悲等，薄因其頃牽涉鋸到采悲購"詠總持母有成診本(稼To瞧ta悠l惕Co銳st譜o怒f柔Ow汽ne烏rs頁hi小p,邪T眼CO泰)"閉。

跳砍幻簡十一餡、供見應商鏡的"奔報價糠到期較日"

勸洲山疼為了月方便霉采購玻比價霉作業(yè)清的時蟲程，凈報價昌的到博期日哈應該突讓供昏應商勉有所胃了解舊，對湊于較明復雜搏的產胖品，果應該施給予寒供給武商足姻夠的吧時間晨來進在行估矛價。禮挨十二、"保密協(xié)定"的簽署文件

在一些新產品開發(fā)的詢價上，由于牽涉到業(yè)務機密的緣故，在對外詢價時為了不讓競爭對手知道而錯失商機，會進一步讓供給商簽署一份"保密協(xié)定(NonDisclosureAgreement,NDA)"的文件，要求供給商在一標準的年限內不能將新產品方案的名稱、采購數(shù)量預測、詢價的技術要求、規(guī)格、圖面等等資訊向外界透露。

十三、"采購人員"與"技術人員"的姓名及聯(lián)絡

將"采購人員"與"技術人員"的姓名及聯(lián)絡告訴供給商，并不是要主動暗示供給商有什么暗盤的需要，那時因為如果采購的工程復雜且具技術性，那么最好附上技術人員的姓名及公司聯(lián)絡以供其咨詢，以澄清規(guī)格要求上的問題。聯(lián)絡號碼以公司的為宜，盡量防止給予采購人員或技術人員家里或私人的號碼，以防止供給商可能在私底下互相授受，有瓜田李下的嫌疑。但是由于科技的進步，行動、e-mail的使用變得愈來愈普遍，采購人員在很難防止與供給商單獨聯(lián)絡的情況下，采購的品德操守也是應該時時自我警惕注意的。