采購培訓之談判與議價

1采購培訓之三－談判與議價(2003-4-21)第三章談判與議價

前言

在采購活動中，議價是一個勘察和交易的過程〔包括方案，總結(jié)，分析，讓步〕。采購人員和銷售商都以各自的觀點和目的參與其中，期望在采購交易各方面包括價格、效勞、規(guī)格、技術和品質(zhì)要求及支付條款等達成相互滿意的協(xié)議。

談判活動的技巧性很強，通常對整個談判工作的規(guī)劃包括：

談判前：建立談判小組；作方案和準備原始數(shù)據(jù)；訂立談判希望達成的目標和采取的策略

談判時要注重戰(zhàn)略戰(zhàn)術和技巧的運用和談判小組成員的互相配合

談判結(jié)束后要按照談判結(jié)果制定書面協(xié)議并且將談判有關的文件整理歸檔，以便在進一部談判時作為根底和依據(jù)。

采購人員談判根底一個成功的談判應做好兩個局部工作，第一局部是了解談判的過程，第二局部是進行談判準備。談判過程包括理解談判的定義和目的，何時進行談判，有效談判有哪些障礙，成功談判者的特點，推動談判的技巧，和談判中的洞察力。談判準備包括了解對方的意圖，確立你和對手的地位，確定關鍵問題之所在，制定談判戰(zhàn)略和戰(zhàn)術，以及合理地組織。

第一局部：談判過程

談判的定義和目的。談判的定義是雙方達成互相滿意的共識，所以雙贏也就成為談判的目的。

何時談判。從買方來講以下五個因素會導致談判發(fā)生?！?〕至少兩個以上供給商〔2〕賣方有意介入〔3〕有了清楚的規(guī)格〔4〕投標者間存在差異〔5〕采購額大到足以涵蓋競標本錢。

成功談判的阻礙。〔1〕個人風格與談判抵觸〔2〕以前和對方有過矛盾〔3〕認為談判是輸和贏的關系〔4〕為了"贏"將談判延續(xù)得太長〔5〕談判方權限缺乏以達成協(xié)議〔6〕將復雜的問題簡單歸結(jié)為"輸贏"問題。

成功談判者的特點包括方案能力、清晰而敏捷的思路、有強烈成功干、對他人意見的采納能力、自制力、了解人性、善于傾聽等等。但所有這些都需要經(jīng)過不斷的訓練和實踐以及團隊人員的互相補充。

推動談判的技巧。第一個是吸取以往的教訓，對剛完成的談判進行小結(jié)，哪里成功，哪里不對，哪里要改，對方如何，這對以后都有幫助。第二是小組會議，它可用以解決談判小組內(nèi)的分歧，對戰(zhàn)略戰(zhàn)術修訂。如是一人的談判，你可安排讓人叫你接聽，或告訴對方時間有限，晚點再答復。

談判中的洞察力包括制造良好的談判氣氛和跨文化問題的處理，這里跨文化還指對不同行業(yè)和市場的理解。

第二局部：談判的準備

這里要指出的是與對方以往的接觸以及將來的合作前景都是重要的考慮因素。另外，如果沒有充分地準備，即使口齒伶俐、能說會道也只能收效甚微。下面列出談判準備的八個步驟。

1.分析對方的方案。評估價格、運送、規(guī)格、付款和任何與你的要求有出入的地方。記住對方的方案往往是對他們有利的。

2.確立自己的目標。具體定下你的價格、質(zhì)量、效勞、運送、規(guī)格、支付等要求并寫在紙上，而不是跟對方說"你盡量….."。

3.定下方案。對每個問題要定出最正確方案、目標方案、以及最壞的方案，這可幫你制定相應策略。

4.分析對方的地位。你同樣可估計一下對方可能的地位，這易于預測其談判策略。至此你可以大致感覺出談判的尺度范圍。

5.確定和組織問題?，F(xiàn)在可以組織問題，并列出雙方在各個問題上的相同和不同之處。要記住每個爭論點都要有可靠的資料加以支持。6.方案你的戰(zhàn)略和戰(zhàn)術。三個實用戰(zhàn)略是A〕避談本方立場，先是試探對方觀點。這往往用于對方很想達成協(xié)議，而自己又缺乏足夠信息。B〕直接講出你的最理想方案。這通常用于你已了解對方的方案。C〕講出你的最理想方案，緊接著講出你的目標方案。這往往用于當你處在弱勢但又有能力說服對方的時候。戰(zhàn)術的合理利用能使方案成功實施。這些戰(zhàn)術包括：1〕將問題安重要性排序2〕聰敏的提問以得到盡量多的信息，而不是"是"或"不是"的答復3〕有效地聽4〕保持主動5〕利用可靠的資料6〕利用沉默，這可使對方感到緊張而進行進一步的討論7〕防止情緒化，這會使談判對人而不是對事8〕利用談判的間隙從新思考，防止給對方牽制8〕不要擔憂說"不"9〕清楚最后期限10〕注意體態(tài)語言11〕思路開闊，不要被預想的方案束縛創(chuàng)造性12〕把談判內(nèi)容記錄下來以便轉(zhuǎn)成最終合同。

7.選擇談判團隊。選出隊長，其他成員必須明確自己的任務并支持隊長。

8.定出談判的議程。哪些問題要討論、誰來討論以及會議的流程都要預先確定。記住把主場設在自己一方總是有利的。而且要確定談判對手有否決定權，必要時可以直接問對方的權限。

以上的討論對談判專家是一個回憶，對新手是個起點。上述技能的應用要根據(jù)個人風格和具體情況而定。無論是正式或非正式的談判，本文提供的內(nèi)容都能幫你提高談判的效力。

和沒有經(jīng)驗的銷售人員談判

要和一個缺乏經(jīng)驗的銷售人員談判，找個第三方的專家可能是個有效途徑。

當你和重要供給商派來的銷售人員談判時，你會很快意識到這個銷售員不光對其產(chǎn)品知之甚少，對專業(yè)談判也是門外漢，更不知道什么是雙贏談判。最糟糕的是他預先沒做任何準備，對你公司也沒有了解。如果你們兩家公司間關系十分好，如果你有很多重要問題必須要和他討論，這時你該這么辦？你會利用他的弱點得到更多好處嗎？當然不能。因為它的管理層一旦發(fā)現(xiàn)協(xié)議不合理還會要求重開談判。

如果簡單要求對方重新派人來也不是明智的做法，最好的方法就是面對現(xiàn)實。你可以將產(chǎn)品知識、行業(yè)標準、雙贏談判等理論來教導和幫助他。具體可從以下幾方面開始。質(zhì)量：以事實為依據(jù)，客觀講明你所要的質(zhì)量標準，銷售員就很難再爭論下去。運送：列出別的供給商所能做到的事實，銷售員很難再反駁。價格：如果你做了價格和本錢調(diào)查，你也應該提供足夠的依據(jù)。即使那沒有經(jīng)驗的銷售人員非常情緒化，他也很難推翻事實。

萬一對方還是十分固執(zhí)怎么辦？那就可利用第三方專家的方法。讓對方知道這樣做是為了使雙方更好地合作，因為第三方在談判后可在雙方面前提供反應意見。第三方可來自仲裁機構、行業(yè)協(xié)會、或雙方認可的組織，或者你可讓銷售員指定他自己公司的專業(yè)人員來充當?shù)谌?。總之，目的是讓一個客觀的第三者參與談判。

最后要記住兩點：第一，責備是毫無意義的，銷售員不會因為責備而突然對產(chǎn)品十分了解；第二，不要有情緒感和失敗感，銷售員不講道理，可你必須講道理。當然這說起來容易做起來難，但這正是顯示你談判智慧的時候。

如何作正確的詢價〔一〕

"詢價(RequestforQuotation)"是采購人員在作業(yè)流程上的一個必要階段。在接到請購單、了解目前庫存狀況及采購預算后，通常最直接的反映就是馬上聯(lián)絡供給商。如果這是常態(tài)性的采購，需求的形態(tài)又是屬于標準零件，對于供給商來說比擬不會有問題。但是在新產(chǎn)品開發(fā)時，對于那些不屬于標準品的局部，詢價的時候就必須要特別注意是否有提供供給商足夠的資料，來方便其報價作業(yè)。為了防止日后造成采購與供給商各說各話，以及在品質(zhì)認知上的差異，對于詢價時所應提供資料的準備上就不能馬虎。因為完整及正確的詢價文件可幫助供給商在最短的時間提出正確、有效的報價。一個完整的詢價文件至少應該考慮包括以下幾個主要的局部。

一、詢價工程的"品名"與"料號"

首先，詢價工程的"品名"以及"料號"是在詢價單上所應比備的最根本資料。供給商必須知道如何來稱呼所報價的產(chǎn)品，這即是所謂的"品名"以及其所代表的"料號"，這也是買賣雙方在日后進行后續(xù)追蹤時的一個快速查辦以及檢索的依據(jù)。料號因為在每一客戶中有其獨特的代表性，在使用上要特別注意其正確性。有些大型公司的料號動輒多達十多個位數(shù)，其中更包括有數(shù)字及英文字母在內(nèi)。料號中一個位數(shù)的不同可能就是版本的不同，甚至可能變成另一個產(chǎn)品的料號。品名的書寫應盡量能從其字面上可以看出產(chǎn)品的特性與種類為佳。

二、詢價工程的"數(shù)量"

通常供給商在報價時都需要知道買方的需求量，這是因為采購量的多寡會影響到價格的計算。數(shù)量資訊的提供通常包括有"年需求量"、"季需求量"甚至"月需求量"；"不同等級的需求數(shù)量"，如數(shù)量為500K，1M，3M等等；每一次下單的大約"訂購數(shù)量"；或產(chǎn)品"生命周期的總需求量"。除了讓供給商了解需求量及采購的形態(tài)外，也可同時讓供給商分析其自身產(chǎn)能是否能應付買方的需求。

在詢價時買方通常都有一個通病，那就是怕量少而無法得到好價格，便把需求量或采購量予?quot;膨脹"。此時，雖然采購能夠獲得短期的利益，就算拿到了量產(chǎn)的價格，如果在真正進行采購后，無法到達報價的預期數(shù)量時，供給商不是提高價格，便是在其他方面減少對客戶的效勞，或停止供給，到頭來得不償失的還是自己。因此，對需求量的資訊應很實在的與供給商溝通，同時采購也可拿出市場預測來說服供給商，如此才能到達長期配合、持續(xù)供貨的目的。

三、詢價工程的"規(guī)格書"

規(guī)格書是一個描述采購產(chǎn)品品質(zhì)的工具，應包括最"新版本"的工程圖面、測試規(guī)格、材料規(guī)格、樣品、色板等有助于供給商報價的一切資訊。工程圖面必須是最新版本，如果圖面只能用于估價也應一并在詢價時注明。如為國際采購，如果原始工程圖面為英文之外的語文如德文、法文、日文等，也應附上國際通用語言英文的譯名，以雙語(Bilingual)形式呈現(xiàn)以利溝通。假設工程圖面可以利用電子檔案方式提供，那么必須向供給商詢問其接受的程度，在提供時應注意以國際共通的檔案格式如DWG、IGES、DXF、PRO/E等等，以方便供給商轉(zhuǎn)換圖檔。不過，在利用電子郵件傳遞檔案的同時，最好也同時提供一份清楚繪在圖紙上的工程圖面，以防止在檔案傳遞時所可能發(fā)生的資料誤失。

四、詢價工程的"品質(zhì)"要求

表達詢價工程品質(zhì)標準要求的方式有許多種，通常可以使用以下幾種方式呈現(xiàn)。采購人員很難單獨使用一種方式便能完整表達對產(chǎn)品或效勞的品質(zhì)要求，應該依照產(chǎn)品或效勞的不同特性，綜合使用數(shù)種方式來進行。

1、品牌(BrandorTradeNames)：一般而言，使用品牌的產(chǎn)品對采購而言是最輕松容易的，不僅能節(jié)省采購時間、降低采購花費，也同時能降低品質(zhì)檢驗的手續(xù)，因為只需確認產(chǎn)品的標示即可。不過，具有品牌的產(chǎn)品其價格通常也比擬高，購置數(shù)量不多時使用品牌方式采購反而比擬有利。

2、或同級品("OrEqual")：其意義指的是具有能到達相同功能的產(chǎn)品，決定是否允許使用可替代的同級品報價也應在詢價時注明，同級品確實認使用必須要得到使用單位的接受。3、商業(yè)標準(CommercialStandard)：商業(yè)標準對于產(chǎn)品的尺寸、材料、化學成分、制造工法等等，都有一個共通的完整描述。對于一般標準零件如螺絲、螺帽、電子零組件，使用商業(yè)標準可以免除對品質(zhì)上的誤解。

4、材料與制造方法規(guī)格(MaterialorMethod-of-ManufactureSpecification)：當對材料或制造方法有特定的要求時，必須注明其適用的標準。如果要求注明為DIN歐規(guī)時，其相對應的CNS或JIS規(guī)格也最好能予以注明。

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約只競誤稠娛五、等詢價彈工程用的"堆報價吧根底抹"要騎求

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禮三察評六、活買方乖的"甘付款揮條件諸"

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蕉筆伸梅七、逢詢價社工程聽的"芹交期灣"要先求

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鋸參毀搖八、糾詢價恩工程哥的"午包裝墊"要滿求

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跳砍幻簡十一餡、供見應商鏡的"奔報價糠到期較日"

勸洲山疼為了月方便霉采購玻比價霉作業(yè)清的時蟲程，凈報價昌的到博期日哈應該突讓供昏應商勉有所胃了解舊，對湊于較明復雜搏的產(chǎn)胖品，果應該施給予寒供給武商足姻夠的吧時間晨來進在行估矛價。禮挨十二、"保密協(xié)定"的簽署文件

在一些新產(chǎn)品開發(fā)的詢價上，由于牽涉到業(yè)務機密的緣故，在對外詢價時為了不讓競爭對手知道而錯失商機，會進一步讓供給商簽署一份"保密協(xié)定(NonDisclosureAgreement,NDA)"的文件，要求供給商在一標準的年限內(nèi)不能將新產(chǎn)品方案的名稱、采購數(shù)量預測、詢價的技術要求、規(guī)格、圖面等等資訊向外界透露。

十三、"采購人員"與"技術人員"的姓名及聯(lián)絡

將"采購人員"與"技術人員"的姓名及聯(lián)絡告訴供給商，并不是要主動暗示供給商有什么暗盤的需要，那時因為如果采購的工程復雜且具技術性，那么最好附上技術人員的姓名及公司聯(lián)絡以供其咨詢，以澄清規(guī)格要求上的問題。聯(lián)絡號碼以公司的為宜，盡量防止給予采購人員或技術人員家里或私人的號碼，以防止供給商可能在私底下互相授受，有瓜田李下的嫌疑。但是由于科技的進步，行動、e-mail的使用變得愈來愈普遍，采購人員在很難防止與供給商單獨聯(lián)絡的情況下，采購的品德操守也是應該時時自我警惕注意的。