物業(yè)檔案管理辦法

檔案治理手冊前言檔案是歷史的真實記錄，是企業(yè)進(jìn)展過程的見證。為確保公司檔案資源的真實、完整、有效，使檔案資源更好地服務(wù)于企業(yè)的改革與進(jìn)展，現(xiàn)依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施方法》等有關(guān)法律、法規(guī)和制度，堅持系統(tǒng)性、有用性、可操作性原則，針對公司檔案工作現(xiàn)狀，著眼于公司以后進(jìn)展，編制了《檔案治理手冊》（以下簡稱“《手冊》”）?！妒謨浴酚伞皺C(jī)構(gòu)設(shè)置與職責(zé)”、“檔案分類方案”和“檔案治理制度”三部分組成，其中“檔案治理制度”包括“文件歸檔治理制度”、“公司檔案日常保管制度”、“會計檔案治理制度”、“聲像檔案治理制度”、“信用檔案治理制度”和“電子檔案治理制度”。三部分全面介紹了檔案工作的內(nèi)容、工作方法、操作技能等，直接指導(dǎo)公司檔案工作的實踐。《手冊》中所稱“公司”指泛海物業(yè)治理有限公司。《手冊》中所稱“所屬各單位”指公司所屬子公司、分公司、在京治理處、會所《手冊》適用于公司總部及各所屬單位。所屬各單位參照本《手冊》制定本單位檔案治理制度。二〇一二年二月

目錄TOC\o"1-2"\h\z\u第一部分檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置與職責(zé) 1第二部分檔案分類方案 4第三部分檔案治理制度 23文件歸檔治理制度 23公司檔案日常保管制度 35會計檔案治理制度 40聲像檔案治理制度 48信用檔案治理制度 53電子檔案治理制度 57第一部分檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置與職責(zé)總則第一條公司依照物業(yè)治理行業(yè)特點及公司運行治理模式，按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級治理”的原則，積極搭建檔案治理體系，形成公司和所屬各單位齊抓共管的工作格局。檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置及崗位治理職責(zé)第二條檔案治理機(jī)構(gòu)設(shè)置（一）公司總經(jīng)理是檔案治理的最終領(lǐng)導(dǎo)人；公司行政治理部為執(zhí)行機(jī)構(gòu)，要緊負(fù)責(zé)公司檔案的治理，并對所屬各單位檔案治理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）檔案室是集中保管公司檔案的館藏機(jī)構(gòu)，是公司所有檔案的最終保管地。公司總部和所屬各單位必須配置檔案室，部門配置專用檔案柜。（三）公司配置公司級檔案治理員，同時兼任公司總部單位檔案治理員，統(tǒng)籌公司總部及所屬各單位檔案治理工作；所屬各單位配置單位檔案治理員，統(tǒng)籌治理所在單位檔案工作，負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用各類檔案。各部門按需求配備部門級檔案治理員，自行保管檔案的部門必須配有部門檔案員，負(fù)責(zé)部門檔案治理工作。（三）所屬各單位檔案的治理分為三個時期。第一時期：由部門檔案員保管，在項目發(fā)生、檔案產(chǎn)生時，第一時刻交部門檔案員保管，將檔案進(jìn)行初步整理，確保第一時刻產(chǎn)生的檔案不流失。第二時期：由公司檔案員在本單位保管，各部門、項目依照檔案的重要程度和移交期限，將檔案分類、分批送交檔案室。第三時期：定期向公司行政治理部移交（具體條款見《公司檔案日常保管制度》第五章《檔案的移交》）。第三條公司及所屬各單位檔案員職責(zé)（一）認(rèn)真貫徹黨和國家及上級主管部門關(guān)于檔案工作的法律法規(guī)及有關(guān)政策。制定檔案的工作打算，進(jìn)行工作總結(jié)，并對總部各部門、所屬各單位檔案治理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。（二）負(fù)責(zé)對所在單位各部門各類檔案的接收、分類、編制檢索工具，進(jìn)行科學(xué)的系統(tǒng)治理，有權(quán)拒絕同意不符合歸檔要求的檔案，有權(quán)要求有關(guān)部門或所屬各單位按標(biāo)準(zhǔn)重新收集齊全完整。（三）對檔案進(jìn)行保管、登記、統(tǒng)計和定期清查工作。所屬各單位檔案員每月對單位檔案進(jìn)行自查，將具體情況以文字形式上報公司行政治理部；公司檔案員每年對所屬各單位檔案治理工作進(jìn)行抽檢，對不符合要求的及時提出整改意見并跟進(jìn)整改情況。（四）對重要檔案進(jìn)行整理立卷。（五）按照集團(tuán)要求，建立統(tǒng)一格式的公司檔案臺帳，規(guī)范全公司檔案臺賬系統(tǒng)，所屬各單位檔案員須將每年檔案臺帳上報至公司行政治理部備案。（六）公司及單位檔案員積極配合人力部門和財務(wù)部門檔案治理工作，做好整體檔案的銜接。（七）提供檔案利用服務(wù)，并對檔案室資源進(jìn)行開發(fā)利用，編寫大事記與專題，更好的發(fā)揮檔案價值，體現(xiàn)公司歷程與風(fēng)采。（八）對檔案室館藏進(jìn)行補充和完善，如設(shè)置分類表、增加新項目、修訂目錄等。（九）積極開展檔案知識宣傳工作，增強全體人員的檔案意識。對保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定并負(fù)責(zé)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報處理意見。（十）組織部門檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（十一）樹立和加強保密觀念，做好文件、資料，檔案的保密、保管工作。第四條公司各部門、所屬各單位部門檔案員職責(zé)（一）部門檔案員負(fù)責(zé)本部門的檔案工作，承擔(dān)本部門文件、資料、圖紙和實物檔案的形成、積存、保管、整理、立卷歸檔工作，工程資料應(yīng)隨工程進(jìn)度同步收集、整理并按有關(guān)要求向單位檔案員移交，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。（二）依照部門不同各類文件形成的特征，及時制定案卷類目，合理分類存放，便于平常利用和立卷歸檔。（三）主動同意單位檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，并按規(guī)定時刻向公司檔案員移交。歸檔案卷要做到：組卷合理，編碼頁號準(zhǔn)確，目錄填寫清晰，案卷標(biāo)題簡明扼要。（四）財務(wù)部門、人力部門的檔案員負(fù)責(zé)該專項檔案的治理工作。（五）人事部門檔案員負(fù)責(zé)人事檔案的收轉(zhuǎn)，及時將收集的人事檔案材料轉(zhuǎn)遞至職員檔案存放地。（六）積極宣傳和執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保守秘密法》，注意文件材料的安全和保密工作。第二部分檔案分類方案檔案分類原則第一條檔案分類原則是以公司全部檔案為對象，依據(jù)公司治理職能，結(jié)合檔案構(gòu)成的內(nèi)容及其形成特點，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，既能滿足檔案分類治理的需求，又可適應(yīng)今后進(jìn)展的需要，具有一定的包容性和延伸性，便于科學(xué)治理和開發(fā)利用。第二條為了便于治理利用，本方案只設(shè)到二級類目。二級及以下類目可依照實際自行調(diào)整。類目的設(shè)置及標(biāo)識符號第三條依照治理職能及公司檔案的實際情況，本公司檔案分類設(shè)置六個一級類目。即：黨群工作類、行政人事治理類、經(jīng)營治理類、品質(zhì)治理類、物業(yè)治理類、會計檔案類。有些檔案難以歸入以下大類的，可依照實際需要增設(shè)一級類目。第四條類號：類號是指類目的標(biāo)識符號。用以表示類目在分類體系中的位置和排列順序。類目的級位表示上下位的隸屬關(guān)系。黨群工作類A行政人事治理類B經(jīng)營治理類C品質(zhì)治理類D物業(yè)治理類E會計檔案類F第五條分類二級及二級以下類目采納阿拉伯?dāng)?shù)字?jǐn)?shù)字標(biāo)識，并采納八分法編號，即從1.2...8，八位數(shù)字表示前八個類目，第九類目則在9的后面擴(kuò)展，第九類目用91，第十類目用92…依此類推，直至第十六類目用98結(jié)束。檔案的分類方法及編號排列第六條編號是用來標(biāo)識檔案的一組代碼，具有唯一性，檔號不得重復(fù)。檔案的編號一般編寫在案卷封面和脊背上，在編號時，英文字母與阿拉伯?dāng)?shù)字之間不用隔開。阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識的類目層次中間用間隔號“．”隔離開，分類號與時刻、案卷號中間用間隔號“-”隔離開。第七條黨群工作類、行政人事治理類、經(jīng)營治理類、品質(zhì)治理類分不按“專題—年度”進(jìn)行分類，一個年度一個案卷流水號。第八條為了保持項目的完整性，依照物業(yè)治理的特點，特規(guī)定將基礎(chǔ)治理類、房屋治理及維修養(yǎng)護(hù)類、共用設(shè)施設(shè)備治理類、保安、消防車輛治理類、環(huán)境衛(wèi)生治理類、綠化治理類、精神文明建設(shè)類、治理效益類作為物業(yè)治理類的二級類目。物業(yè)治理類的三級類目按物業(yè)治理項目設(shè)置。第九條會計檔案類的二級類目按文件形式（名稱）設(shè)置。按大類分屬類編號排列，即在會計檔案類下分不按會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告及其他等四個二級類目順序排列，每個二級類目內(nèi)再分不按年度/月份順序排列。第十條聲像檔案、信用檔案及電子檔案等其他非紙質(zhì)形式的檔案，其形成和反映的內(nèi)容、作用與紙質(zhì)檔案有不可分割的聯(lián)系，一般不單獨設(shè)置類目，可視其內(nèi)容特征在區(qū)分載體形式的前提下，同紙質(zhì)檔案對應(yīng)分類編號，按類不順序排架?？紤]其載體形式和保管要求不同，應(yīng)分柜保管。聲像檔案、信用檔案、電子檔案采納按類不區(qū)分代號的大流水編號，按類不分不排架的方法，聲像檔案的代號為“S”，信用檔案的代號為“X”，電子檔案的代號為“D”。第十一條檔號示意：一、公司總部檔號示意：例：F01-2011.01-04第四卷2011年1月一級類目（會計檔案）二級類目(會計憑證)二、分公司檔號示意：例：民生金融中心行政部2011年1月第四卷檔號如下MS-B01.02-2011.01-04第四卷2011年1月一級類目（行政類）二級（公司來文）單位代碼第十二條案卷排架（一）黨群工作類、行政人事治理類、經(jīng)營治理類、品質(zhì)治理類，分不按大類、年度、專題排架，即把同一大類的案卷首先按年度分排。（二）物業(yè)治理類按大類、年度、項目（一個項目、一個年度、一個專題）排架。關(guān)于分時期和項目更新、改造、維護(hù)、維修中形成歸檔的文件材料，采取預(yù)留空位的方式保持項目檔案的完整、系統(tǒng)。（三）會計檔案按會計憑證、會計賬簿、會計報表、其他分不進(jìn)行排架。檔案分類、歸檔范圍與保管期限表一級類目名稱(代號)二級類目名稱(代號)差不多范圍保管期限A黨群工作類01黨群綜合黨群綜合公司有關(guān)黨組織、工會工作形成的請示、報告、通知、決定永或長B行政人事治理類01行政工作01公司歷史編制工作歷史沿革、差不多情況介紹、大事記、年鑒及編制永久02公司來文1、公司來文、內(nèi)部簽報三年03公司發(fā)文2、公司發(fā)文、工作聯(lián)系函、（紅頭文件）三年04會議材料1、年度工作會議全套材料三年2、召開的重要專業(yè)會議成套材料（需要執(zhí)行的）3、周工作例會形成的文件材料及會議記錄、紀(jì)要等4、綜合性和專業(yè)會議文件材料5、公司內(nèi)部各部門、各子公司會議紀(jì)要05公司綜合性事務(wù)工作1、年度綜合性、專題性規(guī)劃、方案、打算、總結(jié)、報告、通知（重要的）永久2、內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單、傳閱文件三年3、參與社會活動形成的長或短4、重要信訪材料永久5、車輛、會議、出差等行政類規(guī)章制度長或短02機(jī)構(gòu)設(shè)置與人力資源機(jī)構(gòu)設(shè)置與人事任免材料1.公司成立、合并、撤銷、企業(yè)變更名稱、性質(zhì)、遷址等材料永久2.公司制定的勞動人事方面的規(guī)章制度、打算、總結(jié)、通知、決定等長或短3.機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制方面的文件材料長期4.公司職員的任免與招聘、升降、獎懲永久5.職員招聘錄用、辭退等長或短人力資源治理1.勞動工資打算、總結(jié)、報表、工資調(diào)整、改革方案等永或長2.職員教育、培訓(xùn)名單、合同、教材等培訓(xùn)方面的文件材料永或長3.公司職職員資、晉級、調(diào)資、轉(zhuǎn)正等長或短4.統(tǒng)計報表、職員名冊、勞動合同永或長C經(jīng)營治理類01經(jīng)營決策企業(yè)治理1、公司重大戰(zhàn)略性經(jīng)營決策、企業(yè)改革進(jìn)展規(guī)劃、方針目標(biāo)治理（年度的、長遠(yuǎn)的）永久2、經(jīng)營工作會議全套材料長期02綜合治理綜合工作1、企業(yè)注冊登記、營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)等級申報、審查資料、法人授權(quán)的托付書、公司整頓和升級等資料永久2、公司社會信譽記載資料永久3、治理體系、認(rèn)證資料、證書等永或長4、獎勵證書（重要的/一般的）長或短5、公司經(jīng)營產(chǎn)生的各類證照永或長03股證業(yè)務(wù)股證業(yè)務(wù)1、公司章程，三會議事規(guī)則，專門委員會實施細(xì)則，股證業(yè)務(wù)的相關(guān)制度等永或長2、董事會（專門委員會）、監(jiān)事會會議文件材料及會議記錄、決議及其他相關(guān)永久3、股東大會文件材料及會議記錄、決議及其他相關(guān)永久4、報送監(jiān)管機(jī)構(gòu)文件及重要復(fù)函原件永或長5、監(jiān)管機(jī)構(gòu)及證券交易所重要批復(fù)文件永或長6、公司定期報告永或長7、投資關(guān)系治理有關(guān)資料，公司與投資者交流記錄長或短8、公司股權(quán)變動文件永久高管資料1、差不多資料，身份證復(fù)印件、聲明與承諾等永久2、高管考核文件永久資本運作1、非公開發(fā)行文件存檔永或長2、公司債包括上報、評級文件永或長公文董事會、監(jiān)事會公文、紅頭文件永久合同對外簽訂合同原件（股證事務(wù)相關(guān)）永久其他資料泛海物業(yè)簡訊等長或短04審計治理審計治理1.公司審計工作打算、報告、總結(jié)、決定、方法、報表、會議紀(jì)錄與紀(jì)要等永或長2.本企業(yè)專項審計的通知、報告、決定、評價書、調(diào)查與證明等材料永或長3.財務(wù)監(jiān)督、財務(wù)審計永或長4.對所屬公司要緊成員進(jìn)行經(jīng)濟(jì)責(zé)任和資產(chǎn)經(jīng)營審計永或長5.工程造價治理永或長05案件治理案件治理1、公司涉訴案件報告、總結(jié)等文件永或長2、立案、起訴、開庭、上訴等相關(guān)材料永或長3、托付代理合同及授權(quán)文件永或長4、法律意見書、代理意見和證據(jù)材料永或長5、判決書、裁定書、調(diào)解書、判決書等司法文書永或長06打算打算1、公司中長期打算、年度打算永久2、有關(guān)打算工作的治理長或短07財務(wù)治理財務(wù)治理1.財務(wù)治理制度、規(guī)定、方法、通知永或長2.財務(wù)治理打算、總結(jié)、報表永或長3.流淌資金核定永或長4.固定資產(chǎn)的新增、報廢、調(diào)撥永或長5.專項資金的提取、分配永或長資金治理1、成本核算、經(jīng)濟(jì)活動分析等長或短2、工程款清欠工作形成的文件材料長期價格治理關(guān)于價格治理、各種補貼補貼標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放的文件長期08物資治理物資采購與供應(yīng)1、招標(biāo)、調(diào)研、定標(biāo)、采購申請、采購打算、合格供方治理檔案等永久2、與供貨單位簽訂的料具、購配件供應(yīng)合同長期09進(jìn)展經(jīng)營物業(yè)治理投標(biāo)物業(yè)治理業(yè)務(wù)投標(biāo)、治理策劃類資料長期D品質(zhì)治理類01治理體系三標(biāo)一體治理體系策劃、治理體系文件、治理評審等長或短長或短長或短02品質(zhì)監(jiān)控內(nèi)、外部審核治理目標(biāo)操縱、品質(zhì)監(jiān)控、目標(biāo)責(zé)任考核、內(nèi)部審核、外部審核等長或短E物業(yè)治理類01基礎(chǔ)治理按規(guī)劃要求建設(shè)，住宅及配套設(shè)施投入使用建設(shè)用地規(guī)劃許可證建設(shè)工程規(guī)劃許可證規(guī)劃總平面圖、道路規(guī)劃圖、市政設(shè)施管網(wǎng)綜合規(guī)劃圖、綠地規(guī)劃圖、建筑工程消防驗收意見書、人防驗收報告、建筑名稱核準(zhǔn)書等與項目建設(shè)有關(guān)的資料規(guī)劃變更批準(zhǔn)文件臨建房屋批準(zhǔn)文件竣工備案表項目竣工總平面圖單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備安裝竣工圖附屬公建配套設(shè)施、地下管網(wǎng)工程竣工圖設(shè)施設(shè)備安裝、使用和維修保養(yǎng)技術(shù)資料各單項工程竣工驗收證明材料永久已辦理承接查驗手續(xù)公共區(qū)域及共用設(shè)施設(shè)備承接查驗資料業(yè)主專屬部分分戶承接查驗資料遺留問題處理記錄竣工資料移交記錄房屋質(zhì)量保證書和房屋使用講明書房屋銷售合同及附件樣本開發(fā)企業(yè)向第三方承諾與物業(yè)服務(wù)有關(guān)的資料（如銷售承諾、設(shè)備售后服務(wù)資料等）永久由一家物業(yè)服務(wù)企業(yè)實施統(tǒng)一專業(yè)化治理物業(yè)服務(wù)企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書永久專項服務(wù)單位的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等復(fù)印件專項服務(wù)合同滿足物業(yè)服務(wù)合同和安全生產(chǎn)要求專項服務(wù)單位的選擇、監(jiān)督檢查、評審記錄短期建設(shè)單位在銷售房屋前，與選聘的物業(yè)服務(wù)企業(yè)簽訂前期物業(yè)服務(wù)合同，雙方責(zé)權(quán)利明確1、與建設(shè)單位簽訂的前期物業(yè)服務(wù)合同永久在房屋銷售合同簽訂時，購房人與物業(yè)服務(wù)企業(yè)簽訂前期物業(yè)服務(wù)協(xié)議，雙方責(zé)權(quán)利明確1、前期物業(yè)服務(wù)協(xié)議或臨時治理規(guī)約承諾書永久建立專項維修資金，其治理、使用、續(xù)籌符合有關(guān)規(guī)定專項維修資金繳納記錄（僅適用于住宅項目）專項維修資金使用記錄，包括申請、批準(zhǔn)、備案、施工治理及驗收記錄房屋及設(shè)施設(shè)備大中修治理規(guī)定（僅適用于大廈項目）永久房屋使用手冊、裝飾裝修治理規(guī)定及治理規(guī)約等各項公眾制度房屋使用手冊裝飾裝修治理規(guī)定治理規(guī)約永久業(yè)主委員會按規(guī)定程序成立，并按章程履行職責(zé)1、業(yè)主委員會成立的備案資料及履行職責(zé)的記錄永久業(yè)主委員會與物業(yè)服務(wù)企業(yè)簽訂物業(yè)服務(wù)合同，雙方責(zé)權(quán)利明確1、與業(yè)主委員會簽訂的物業(yè)服務(wù)合同永久物業(yè)服務(wù)企業(yè)制定爭創(chuàng)打算和具體實施方案，并經(jīng)業(yè)主委員會同意公示爭創(chuàng)打算及實施方案專有部分占建筑物總面積的1/2以上的業(yè)主且占總?cè)藬?shù)1/2以上業(yè)主同意的證明短期建立健全各項治理制度、各崗位工作標(biāo)準(zhǔn)及應(yīng)急預(yù)案，有落實措施及考核方法行政治理制度人事治理制度財務(wù)治理制度工程治理制度客戶服務(wù)治理制度公共秩序治理制度公共環(huán)境清潔治理制度園林綠化治理制度節(jié)能環(huán)保治理制度公眾安全及突發(fā)事件應(yīng)急制度安全生產(chǎn)治理制度安全警示標(biāo)志治理制度短期項目治理人員和專業(yè)技術(shù)人員持證上崗；職員統(tǒng)一著裝，佩帶明顯標(biāo)志，工作規(guī)范，作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)治理人員同意專業(yè)培訓(xùn)并取得證書各類專業(yè)人員及各專項服務(wù)單位操作人員有專業(yè)技術(shù)崗位證書，包括消防監(jiān)控員、電梯維修工、高低壓電工、公共衛(wèi)生從業(yè)人員健康檢查證明等職員佩戴工牌并對工牌實施治理職員著裝整齊，語言、行為規(guī)范人事行政治理工作的實施打算、實施記錄、考核記錄短期應(yīng)用計算機(jī)、智能化設(shè)備等現(xiàn)代化治理手段，提高治理效率配備對講、監(jiān)控、門禁等許多于3項智能化治理服務(wù)設(shè)施配備計算機(jī)、傳真機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等辦公設(shè)備，滿足合同要求計算機(jī)可實現(xiàn)對客戶信息、收費、房屋、設(shè)施設(shè)備、工作打算、財務(wù)、人事等工作的信息化治理長期在收費、財務(wù)治理等方面執(zhí)行有關(guān)規(guī)定；至少每半年公開一次物業(yè)服務(wù)費收支情況按合同及相關(guān)規(guī)定收取各類費用費用收支憑證長期3、物業(yè)服務(wù)費收支情況每半年公示一次，公示內(nèi)容符合法規(guī)要求及合同約定短期房屋及其共用設(shè)施設(shè)備等檔案資料齊全，分類成冊，治理完善，查閱方便一、房屋及設(shè)施設(shè)備治理資料上年度房屋、設(shè)施設(shè)備安全檢查表房屋完損等級評定記錄共用部位及共用設(shè)施設(shè)備月/年度維修養(yǎng)護(hù)打算共用部位及共用設(shè)施設(shè)備巡視檢查、維修養(yǎng)護(hù)記錄使用環(huán)保、節(jié)能材料的實施記錄有限空間治理記錄空置房治理記錄二、檔案治理資料齊全，分類成冊，有目錄并查閱方便檔案使用治理記錄檔案保管環(huán)境、用具符合檔案治理規(guī)定短期分戶檔案、房屋及其配套設(shè)施權(quán)屬清冊，查閱方便建立業(yè)主分戶檔案，差不多信息齊全共用部位及共用設(shè)施設(shè)備的產(chǎn)權(quán)清冊永久24小時值班，設(shè)立服務(wù)電話，同意業(yè)主和使用人對物業(yè)服務(wù)報修、問詢、投訴等各類信息的收集和反饋，并及時處理，有記錄值班表、值班/交班記錄公示服務(wù)電話，24小時受理客戶信息，有處理記錄，按月進(jìn)行統(tǒng)計分析設(shè)立客戶接待室，有專人負(fù)責(zé)接待客戶來訪有客戶回訪記錄，入戶維修回訪率不低于30%、投訴回訪率100%，并按月進(jìn)行統(tǒng)計分析接待人員使用服務(wù)語言，具有專業(yè)服務(wù)素養(yǎng)物業(yè)服務(wù)中心公示物業(yè)服務(wù)企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書，服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、收費依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)、項目負(fù)責(zé)人照片短期定期進(jìn)行中意度調(diào)查，對合理的意見及時整改，中意率達(dá)95%以上征詢內(nèi)容應(yīng)與物業(yè)服務(wù)合同中約定的服務(wù)內(nèi)容相符每年集中進(jìn)行一次公開的物業(yè)服務(wù)中意度調(diào)查，每次問卷率不低于85%中意率達(dá)到95%，有統(tǒng)計分析征詢結(jié)果、整改措施及落實情況向業(yè)主公示，許多于7天整改措施落實情況記錄短期落實維修服務(wù)承諾，維修及時率100%、返修率不高于1%，并有回訪記錄維修工作單治理規(guī)范維修記錄與服務(wù)承諾相符每月對維修工作單進(jìn)行統(tǒng)計分析，維修及時率100%，返修率不高于1%回訪記錄與維修工作單相符短期02房屋治理及維修養(yǎng)護(hù)主出入口設(shè)有小區(qū)平面示意圖，要緊路口設(shè)有路標(biāo)，組團(tuán)及幢、單元（門）、戶門標(biāo)號標(biāo)志明顯（僅適用于住宅項目）1、現(xiàn)場符合要求永久大廈、棟號、樓層、房號標(biāo)志明顯，大堂內(nèi)布置合理并設(shè)立引路方向平面圖，駐大廈各單位名錄標(biāo)識在大堂內(nèi)顯著位置（僅適用于大廈項目）大廈名稱及地名標(biāo)志齊全樓層各類標(biāo)志齊全、完好、統(tǒng)一大廈平面圖大廈內(nèi)單位位置指引牌永久無違反規(guī)劃私搭亂建，無擅自改變房屋用途現(xiàn)象1、物業(yè)服務(wù)企業(yè)無違反規(guī)劃和擅自改變房屋用途的行為，對違規(guī)行為進(jìn)行勸阻、報告相關(guān)部門永久房屋外觀完好、整潔；外墻飾面、涂料等裝飾無脫落、無污漬外墻清潔、完好、無破損、無脫落住宅項目每周對房屋外立面及附著物進(jìn)行巡視，大廈項目每月對大廈外立面及附著物進(jìn)行巡視外墻清洗記錄短期室外廣告牌、霓虹燈等按規(guī)定設(shè)置，保持整潔統(tǒng)一美觀，無安全隱患或破損經(jīng)主管部門審批，手續(xù)齊全室外廣告牌、霓虹燈等安裝牢固、規(guī)范，無安全隱患，有巡視檢查記錄。存在安全隱患要書面告知，并限期整改對室外廣告牌、霓虹燈等設(shè)施的治理符合合同約定長期陽臺封閉統(tǒng)一有序，色調(diào)一致；不得安裝防盜網(wǎng)、遮陽篷等對防盜網(wǎng)、遮陽篷安裝進(jìn)行監(jiān)督治理對違反規(guī)定的行為進(jìn)行勸阻、報告相關(guān)部門，存在安全隱患要書面告知，并限期整改長期空調(diào)安裝位置統(tǒng)一，冷凝水集中收集，支架無銹蝕對空調(diào)安裝位置進(jìn)行監(jiān)督治理冷凝水統(tǒng)一收集，支架無銹蝕存在安全隱患要書面告知并限期整改長期房屋裝飾裝修符合規(guī)定，禁止拆改房屋承重結(jié)構(gòu)及管線等行為按有關(guān)規(guī)定辦理裝修手續(xù)，對裝修方案進(jìn)行審核裝修治理協(xié)議、裝修安全治理協(xié)議裝修人員審核、備案記錄告知有關(guān)裝飾裝修的禁止行為和注意事項每日巡視檢查，對違反有關(guān)規(guī)定的行為進(jìn)行勸阻、處理、報告相關(guān)部門裝修查驗記錄裝修治理資料分戶存檔未發(fā)生擅自變動主體和承重結(jié)構(gòu)阻礙房屋使用安全的行為裝修施工單位營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)備案記錄消防主管部門批準(zhǔn)文件、專業(yè)改造設(shè)計審批文件（僅適用于大廈項目）永久03共用設(shè)施設(shè)備治理共用配套設(shè)施完好，無隨意改變用途1、現(xiàn)場查看符合規(guī)劃設(shè)計，配套設(shè)施完好永久共用設(shè)施設(shè)備運行、使用及維護(hù)按規(guī)定要求有記錄，無事故隱患，專業(yè)技術(shù)人員和維護(hù)人員嚴(yán)格遵守操作規(guī)程與保養(yǎng)規(guī)范設(shè)施設(shè)備完好無損設(shè)施設(shè)備臺帳，便于查閱永久絕緣、計量用具清單，按規(guī)定檢測各專業(yè)崗位人員配置方案年度設(shè)施設(shè)備維修養(yǎng)護(hù)打算運行記錄齊全，內(nèi)容滿足合同、規(guī)范要求設(shè)施設(shè)備標(biāo)志治理符合規(guī)范，統(tǒng)一、完整，滿足安全運行需要能源定期監(jiān)控、統(tǒng)計、分析，節(jié)能措施落實到位設(shè)施設(shè)備巡檢、運行、維修養(yǎng)護(hù)記錄設(shè)施設(shè)備安全檢查、評定記錄排班、交接班記錄操作運行分級檢查記錄記錄定期進(jìn)行統(tǒng)計分析、歸檔突發(fā)事件應(yīng)急物資專業(yè)崗位配置符合合同、行業(yè)操作要求，現(xiàn)場操作人員持證件上崗弱電、避雷等安全系統(tǒng)運行正常設(shè)備機(jī)房有防小動物、防火等安全措施；張貼設(shè)備系統(tǒng)圖、應(yīng)急預(yù)案流程圖、特種作業(yè)人員資格證書短期室外無架空管、線1、現(xiàn)場符合要求短期排水、排污管道通暢，無堵塞外溢現(xiàn)象排水排污管道通暢雨水井、化糞池疏通、清掏記錄雨水井、排污管道巡檢記錄排放檢測治理記錄（僅適用于住宅項目）短期道路通暢，路面平坦；井蓋無缺損、無丟失道路無堆積物，路面無破損井蓋完好短期供水設(shè)備運行正常，設(shè)施完好、無滲漏、無污染；二次生活用水有嚴(yán)格的保障措施，水質(zhì)符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)水箱清洗消毒記錄水質(zhì)化驗報告，公示供水衛(wèi)生許可證、健康證供水故障處理記錄水箱間安全治理措施生活用水消毒設(shè)備運行正常、紫外線消毒燈管定期更換并記錄現(xiàn)場符合要求短期合理安排用水、節(jié)水打算節(jié)水打算及實施記錄用水統(tǒng)計、分析報告短期給排水系統(tǒng)設(shè)備、閥門、管道正常1、現(xiàn)場符合要求短期限水、停水按規(guī)定時刻通知客戶1、停水、限水及時告知短期給排水系統(tǒng)遇有故障，維修人員在規(guī)定時刻內(nèi)進(jìn)行搶修1、維修人員15分鐘內(nèi)到達(dá)現(xiàn)場短期給排水系統(tǒng)故障應(yīng)急處理措施1、給排水故障處理記錄短期嚴(yán)格執(zhí)行供電系統(tǒng)治理措施，記錄完整；供電設(shè)備運行正常，配電室治理符合規(guī)定，路燈、樓道燈等公共照明設(shè)備完好高壓用具配備齊全倒閘操作符合規(guī)范并記錄停電通知單，限電及時告知配電室安全警示標(biāo)志齊全臨時用電、超負(fù)荷用電治理措施并記錄臨時用電安全檢查記錄共用部位照明正常配電室操作工具整潔、齊全，便于取用短期電梯按規(guī)定或約定時刻運行，安全設(shè)施齊全，無安全事故；轎廂、井道等保持清潔；電梯機(jī)房、井道等通風(fēng)、照明良好電梯轎廂內(nèi)張貼年檢合格證、乘客須知；明確運行時刻定期檢查安全裝置并記錄電梯機(jī)房配有盤車手輪、平層標(biāo)志電梯維保單位監(jiān)督治理記錄電梯運行出現(xiàn)故障，維修人員20分鐘到達(dá)現(xiàn)場現(xiàn)場檢查符合要求機(jī)房通風(fēng)，照明良好電梯運行、維修養(yǎng)護(hù)、巡視記錄齊全規(guī)范安全警示標(biāo)志齊全短期電梯轎廂、井道、機(jī)房保持清潔1、電梯轎廂、井道、機(jī)房等保持清潔短期排除電梯險情的處理措施1、電梯險情處置記錄長期供暖設(shè)施設(shè)備正常運行；冬季供暖室內(nèi)溫度不低于18攝氏度供暖溫度應(yīng)符合規(guī)定并提供測溫記錄壓力容器、壓力表檢驗報告供暖設(shè)施設(shè)備定期安全巡檢并記錄供暖系統(tǒng)打壓試水記錄事故處理記錄短期供暖供氣系統(tǒng)管道、閥門運行正常無隱患1、事故處理記錄短期設(shè)備及機(jī)房環(huán)境整潔，無雜物。機(jī)房符合設(shè)備要求明確設(shè)備機(jī)房治理、安全責(zé)任人設(shè)備、機(jī)房及重點部位有完善的安全治理措施并有效執(zhí)行設(shè)備機(jī)房按規(guī)范配備消防器材設(shè)備機(jī)房配備必要的應(yīng)急照明、通訊等設(shè)施設(shè)備機(jī)房配置溫濕度計環(huán)境監(jiān)測設(shè)備和保障設(shè)備，環(huán)境符合要求短期配備專業(yè)技術(shù)人員，嚴(yán)格執(zhí)行操作規(guī)程1、配備專業(yè)技術(shù)人員符合合同、行業(yè)操作要求短期設(shè)施設(shè)備良好，運行正常現(xiàn)場重要設(shè)備運行狀況良好，符合合同約定標(biāo)準(zhǔn)設(shè)施設(shè)備治理責(zé)任事故記錄短期備用發(fā)電機(jī)治理措施（僅適用于大廈項目）備用發(fā)電機(jī)治理記錄備用發(fā)電機(jī)油料存儲安全、充足短期按工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定時刻排除故障，保證各弱電系統(tǒng)正常工作弱電設(shè)施設(shè)備巡視檢查、維修養(yǎng)護(hù)并記錄弱電設(shè)施設(shè)備故障處理記錄短期監(jiān)控系統(tǒng)等智能化設(shè)施設(shè)備治理措施運行信息按規(guī)定時刻保存，滿足查詢需求監(jiān)控系統(tǒng)運行、測試記錄短期中央空調(diào)系統(tǒng)運行正常測溫記錄水塔噪音治理記錄空調(diào)系統(tǒng)清洗消毒記錄短期空調(diào)系統(tǒng)遇有故障，維修人員在規(guī)定時刻內(nèi)進(jìn)行搶修1、維修人員15分鐘內(nèi)到達(dá)現(xiàn)場短期空調(diào)系統(tǒng)故障應(yīng)急處理措施1、空調(diào)系統(tǒng)故障處理記錄短期道路、樓道、大堂等公共照明完好共用部位照明正常短期04保安、消防、車輛治理小區(qū)封閉式治理秩序維護(hù)方案崗位分布圖、監(jiān)控點位圖、紅外報警位置圖等出入口有人員值守短期24小時值班及巡邏；秩序維護(hù)員熟悉小區(qū)環(huán)境，落實崗位職責(zé)秩序維護(hù)員具備專業(yè)素養(yǎng)，應(yīng)熟知崗位職責(zé)、突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，服務(wù)規(guī)范實行24小時值班并記錄秩序維護(hù)員名單、排班表及崗位分配表巡邏路線圖及巡邏記錄短期危及人身安全部位有明顯標(biāo)志和具體的防范措施安全標(biāo)志設(shè)置清單，設(shè)置合理危及人身安全部位的防范措施短期消防設(shè)施設(shè)備可隨時啟用，消防通道暢通消防器材、設(shè)施分布圖及臺帳，安全疏散圖，配置符合規(guī)范。消防器材及其標(biāo)志完好引路標(biāo)志齊全消防器材、設(shè)施保養(yǎng)打算并定期巡視、維修養(yǎng)護(hù)、檢測并記錄消防通道通暢義務(wù)消防組織，逐級簽訂消防安全責(zé)任書消防安全巡視檢查并記錄消防安全檢查隱患整改記錄消防治理人員應(yīng)掌握消防知識，培訓(xùn)、演習(xí)打算、記錄，每年演習(xí)兩次消防設(shè)備設(shè)施故障處理記錄短期消防操縱中心24小時值班，消防系統(tǒng)可隨時啟用實行24小時值班并記錄消防操縱中心人員名單、排班表短期無火災(zāi)安全隱患易燃易爆危險物品、場所等重點事項及重點部位治理記錄現(xiàn)場無安全隱患短期機(jī)動車停車場治理責(zé)任明確，車輛進(jìn)出有登記停車場車位平面圖停車治理服務(wù)協(xié)議停車場巡視檢查記錄固定車輛登記表及出入證發(fā)放記錄臨時出入車輛記錄公示停車收費標(biāo)準(zhǔn)、停車場治理規(guī)定車輛停放有序崗位設(shè)置圖標(biāo)志標(biāo)線規(guī)范、清晰短期進(jìn)出車輛治理有序交通警示標(biāo)志齊全車輛行駛有序短期非機(jī)動車車輛停放有序公示車輛停放治理須知擺放整齊、無隨意停放短期結(jié)合項目特點，制定安全防范措施重點部位安全治理記錄現(xiàn)場符合要求短期05環(huán)境衛(wèi)生治理衛(wèi)生設(shè)施完備，實施垃圾分類治理清潔工具、設(shè)施設(shè)備清單及設(shè)施點位圖垃圾容器分類配置清潔工具、設(shè)施設(shè)備保持清潔短期明確清潔人員責(zé)任范圍，實行標(biāo)準(zhǔn)化清潔保潔員崗位分配名單和保潔負(fù)責(zé)區(qū)域制定保潔工作打算、巡視檢查記錄重點部位的定期消毒打算并記錄清潔劑、藥劑符合環(huán)保要求，有專人治理短期垃圾日產(chǎn)日清，定期消毒滅殺垃圾清運記錄消毒滅殺打算并記錄滅鼠、除蟲點位圖、治理記錄短期房屋共用部位共用設(shè)施設(shè)備無蟻害1、現(xiàn)場符合要求短期小區(qū)內(nèi)道路等共用場地?zé)o紙屑、煙頭等廢棄物1、現(xiàn)場符合要求短期房屋共用部位保持清潔，無擅自占用和堆放雜物；樓梯扶欄、門、窗等潔凈1、現(xiàn)場符合要求短期商戶治理有序，符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)商戶治理記錄現(xiàn)場符合要求短期無違反規(guī)定飼養(yǎng)寵物1、對違規(guī)行為進(jìn)行勸阻，報告相關(guān)部門短期油煙排放符合環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)排放治理記錄對違規(guī)行為進(jìn)行勸阻、報告相關(guān)部門短期06綠化治理綠化治理措施與小區(qū)環(huán)境相符綠化現(xiàn)狀平面圖綠化設(shè)備、工具臺帳重點樹木品種標(biāo)牌治理短期綠地?zé)o改變使用用途和踐踏、占用綠地巡視檢查記錄現(xiàn)場符合要求短期花草樹木長勢良好，修剪整齊美觀，無病蟲害，無斑禿綠化檔案綠化藥劑、肥料使用治理記錄作業(yè)有安全防護(hù)措施符合一級養(yǎng)護(hù)標(biāo)準(zhǔn)短期綠地?zé)o紙屑、煙頭等1、現(xiàn)場符合要求短期落實項目內(nèi)部、天臺、屋頂?shù)染G化治理措施1、綠植擺放滿足合同要求并記錄短期07精神文明建設(shè)開展有意義、健康向上的社區(qū)文化活動小區(qū)內(nèi)設(shè)置宣傳、告示欄等各類宣傳資料及宣傳欄內(nèi)容健康、有益舉辦各類活動的打算、記錄、照片等短期積極配合社區(qū)文化建設(shè)1、實施活動記錄短期全體業(yè)主和使用人能自覺維護(hù)公眾利益，遵守項目的各項治理規(guī)定1、現(xiàn)場符合要求短期項目管轄范圍內(nèi)未發(fā)生違法案件1、無重大違法案件的證明材料短期08治理效益物業(yè)服務(wù)費用收繳率98%以上1、項目費用收繳情況短期提供便民有償服務(wù)提供特約服務(wù)清單、收費標(biāo)準(zhǔn)，適當(dāng)形式公示，符合合同約定或業(yè)主需求便民服務(wù)記錄短期本小區(qū)物業(yè)服務(wù)經(jīng)營狀況1、項目費用收支情況統(tǒng)計表短期F會計檔案類01會計憑證會計憑證原始憑證、記賬憑證15年其中：涉及外單位的憑證永久銀行對賬單及銀行存款余額調(diào)節(jié)表10年02會計賬簿會計賬簿現(xiàn)金和銀行存款日記賬15年明細(xì)賬25年總賬15年固定資產(chǎn)卡片15年涉及外單位的會計賬簿15年輔助臺賬永久03財務(wù)報告財務(wù)報告月季度會計報表5年年度會計報表（決算）永久審計報告永久04其他其他發(fā)票、收據(jù)永久稅務(wù)資料永久會計移交清冊永久會計檔案保管清冊15年會計檔案銷毀清冊25年各類會計軟盤、磁盤永久S聲像檔案1.黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人、有關(guān)上級領(lǐng)導(dǎo)以及知名人士來本公司視察、檢查工作或從事其它重大活動所形成的聲像材料永久2.反映公司概貌的聲像材料3.反映公司名稱、公司歷屆要緊領(lǐng)導(dǎo)人的照片4.公司工商、稅務(wù)注冊登記、行業(yè)許可、資質(zhì)等級、房產(chǎn)土地證等各類證書照片5.榮獲國家、?。ú浚?、市、總公司、局（院）以上榮譽稱號的各類證書、獎杯、獎狀、獎牌、獎旗照片以及授獎儀式的聲像材料6.公司召開的各類重要會議形成的要緊聲像材料（包括大會會場、主席臺、要緊領(lǐng)導(dǎo)講話等場面）7.反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營、治理、歷史面貌等方面重大事件或重要活動的聲像材料8.出國考察、接待來訪、與外商洽談、簽約、索賠等對外交往活動中形成的聲像材料9.公司在對外宣傳報道中形成的聲像材料以及各電臺、電視臺有關(guān)本單位宣傳報道的聲像材料長期10.公司或公司參與制發(fā)的科教片、電視片、新聞記錄影片等聲像材料11.公司有參考利用價值的外購、交換、征集的聲像材料X信譽檔案1.資質(zhì)憑證材料：營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、財務(wù)登記證、法人代碼證、資質(zhì)（許可）證、質(zhì)量認(rèn)證體系證書、驗資報告等文件永久2.榮譽證書材料：獎杯、獎狀、獎牌、錦旗等文件3.年檢資信材料：工商年檢、稅收繳納、年度審計、資產(chǎn)評估、信用評估等文件4.經(jīng)營服務(wù)材料：客戶、代理商和其他合作者的資質(zhì)、信譽文件，客戶反饋、投訴記錄，產(chǎn)品售后服務(wù)記錄5.企業(yè)各項專利證書6.各種學(xué)會、協(xié)會證書7.饋贈禮品D電子檔案按《檔案分類、歸檔范圍和保管期限表》收集歸檔，并應(yīng)包括相關(guān)的支持軟件和相關(guān)數(shù)據(jù)永久第三部分檔案治理制度文件歸檔治理制度總則第一條為做好文件資料的立卷歸檔工作，保證案卷質(zhì)量，以達(dá)到檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求，依照《中華人民共和國檔案法》，結(jié)合我公司的實際情況，特制定本制度。第二條歸檔的文書檔案按年度和組織機(jī)構(gòu)分類，并整理立卷；各部門或所屬公司在各項工作、活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料，都要按照文件資料立卷歸檔要求分不立卷歸檔。第三條單位檔案員負(fù)責(zé)歸檔文件整理工作的指導(dǎo)、檢查；各部門負(fù)責(zé)歸檔文件的整理和歸檔。第四條各所屬單位要建立健全歸卷制度。對處理完畢或者領(lǐng)導(dǎo)批存的文件材料，由本部門、所屬單位檔案員及時收集、歸檔。歸檔范圍及保管期限第五條文件材料的歸檔范圍及保管期限按照《檔案分類、歸檔范圍與保管期限表》執(zhí)行。第六條文件材料的保管期限分為永久、長期(16－50年左右)和短期(3-5年)三種。（一）凡是記述和反映各單位要緊職能活動和差不多歷史面貌的，對各單位工作有長遠(yuǎn)利用價值的文件材料，應(yīng)列為永久保管。（二）凡是反映各單位一般活動的，在相當(dāng)長時期內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料，應(yīng)列為長期保管。（三）凡是在較短時期內(nèi)各單位需要查考的文件材料，應(yīng)列為短期保管。第七條文件材料保管期限的計算，文書文件材料應(yīng)從案卷所屬年度，物業(yè)治理類材料應(yīng)從歸檔以后(如一個項目分批歸檔，則從最后一批檔后)的下一年一月一日算起。歸檔立卷第八條歸檔文件立卷立即歸檔文件以件為單位進(jìn)行分類、排列、編號、編目、裝訂、裝盒、使之有序化的過程。第九條歸檔文件中以下文件不應(yīng)當(dāng)列入公司歸檔范圍：（一）本單位產(chǎn)生的不歸檔文件材料1、任免、獎懲非本公司人員的文件；2、普發(fā)供參閱，不辦的文件材料；3、重份文件；4、無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件；5、未經(jīng)會議討論、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批閱、簽發(fā)的未生效的文件、一般性文件的歷次修改稿(公司總經(jīng)理及以上級不領(lǐng)導(dǎo)的親筆修改稿和最后定稿除外)；6、各單位內(nèi)各部門相互抄送的文件材料，不履行公文的行文、介紹信等；7、各部門收集供參考的文件材料。（二）下級單位報送的文件材料：1、簡報、情況反映類文件；2、不應(yīng)抄報或越級備案的文件；3、抄報備案的一般性、臨時性文件。明確列入單位歸檔范圍外的材料，同意部門檔案員留存以便備查；無需留存的文件，各部門檔案員應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一按照公司要求進(jìn)行處理。第十條立卷的分工（一）規(guī)章制度、會議紀(jì)要、紅頭文件、文件批復(fù)、抄送文件等，由下發(fā)、編制部門（所屬各單位）立卷歸檔；（二）專業(yè)性的或具體業(yè)務(wù)性的，由各部門（所屬各單位）立卷歸檔；（三）各部門（所屬各單位）召開的專門會議或研究專題匯報所形成的材料，由各部門（所屬各單位）負(fù)責(zé)立卷歸檔；（四）兩個以上部門（所屬各單位）共同完成的工作，由主辦部門（所屬公司）負(fù)責(zé)立卷歸檔。第十一條立卷的程序文件材料要按年度、專題、價值分類立卷。（一）文件按年度立卷的，必須正確區(qū)分文件的所屬年度，關(guān)于跨年度進(jìn)行的，或?qū)懗赡攴莺蛢?nèi)容針對年份不完全一致的,應(yīng)具體分析，才能確定放在哪一年度立卷。具體如下：1.一般的收文和發(fā)文，放在文件形成的年度，即文件落款年度；2.年度打算、總結(jié)、報告、預(yù)決算、統(tǒng)計報表放在針對的年度；3.跨年度的打算、規(guī)劃、預(yù)算放在開始的年度；4.上一年的總結(jié)和下一年的打算寫在一起，以總結(jié)為主的放在總結(jié)年度；以打算為主的，放在打算年度；5.跨年度的會議文件，有針對年的放在針對年，無針對年的放在開始的年度；6.跨年度的請示與批復(fù)，放在批復(fù)的年度，也能夠放在批復(fù)事件的針對或生效年度立卷；無批復(fù)的重要請示放在請示年度，并在備考表內(nèi)講明。（二）檔案按專題立卷的，必須將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開。1.一個專題、一項工作、一起案件、一次會議形成的文件必須組成一卷或連續(xù)幾卷；2.一份文件的正本與定稿、正件與附件、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文和多種文字形成的同一份文件，必須放在一起立卷；3.同一事、同一專題的文件、傳真，應(yīng)一起立卷；4.反映兩個以上專題相近的文件材料，以其反映的要緊問題為準(zhǔn)；（三）分價值：按照《檔案分類、歸檔范圍與保管期限表》規(guī)定的保管期限，將文件按永久、長期、短期三個不同的保管期限分不組卷。第十二條檔案治理員每月應(yīng)將收集的文件材料清理一次，對文件要標(biāo)注密級。秘密級是公司的一般秘密，泄露會在一定程度上使公司權(quán)益遭受損害；機(jī)密級是公司的重要秘密，泄露會使公司遭到較大的損害；絕密級是公司的最重要秘密，泄露會使公司遭到嚴(yán)峻的損害。不標(biāo)凝視為一般檔案，即一般級檔案，指公司職員應(yīng)知、應(yīng)曉的一般事項，泄露可不能對公司的權(quán)益造成損害。第十三條歸檔時刻（一）行政人事類檔案按形成自然年度歸檔，將需歸檔的文件收集齊全，組成保管單位，于次年三月底往常歸檔；（二）會計類在會計年度終了后，立卷歸檔，暫在財務(wù)部門保管一年；（三）物業(yè)治理類檔案資料要與項目物業(yè)治理過程同步。（四）企業(yè)注冊登記文件等資料，部門檔案員或（該部門未設(shè)置檔案治理員的）經(jīng)辦人須在取得證照、資料后五個工作日內(nèi)送本公司公司檔案員歸檔保存；各公司檔案員在收到上述重要資料后，一個工作日內(nèi)整理完畢錄入更新檔案治理臺賬；（五）合同在簽訂后一個周內(nèi)完成正本原件掃描并歸檔；（六）案件類檔案在案件結(jié)案后，次年三月底前立卷；（七）專項活動的聲像材料在活動結(jié)束后一個月內(nèi)歸檔，工程項目聲像材料在工程竣工后隨工程施工資料一并歸檔；（八）信用檔案應(yīng)隨時歸檔；（九）電子檔案應(yīng)按照相對應(yīng)的紙質(zhì)文件規(guī)定時刻歸檔；（十）其他類文件依照其專門性由產(chǎn)生部門確定適宜歸檔的時刻，一般在事件完結(jié)后次年三月前；（十一）各部門不需要隨時利用的檔案原件，應(yīng)及時完成檔案的整理立卷和檔案臺賬的錄入，移交到單位檔案室集中治理。所屬各單位每年定期向公司上報歸檔打算，確保歷史檔案的完整，同時為公司檔案的編研提供保障；（十二）公司檔案室作為接收方應(yīng)對未及時移交檔案的單位需進(jìn)行催辦。具體形式采取巡檢、抽查和收集電子目錄臺賬的方式。第十四條裝訂（一）裝訂時，批復(fù)、批示在前，請示、報告在后；正件在前，附件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；正本在前，定稿在后；非訴訟案件結(jié)論、判決性材料在前，依據(jù)性材料在后；（二）一個卷內(nèi)有重要的和次要的文件，按重要程度、時刻順序裝訂；（三）工程按依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計、工程施工、工程竣工驗收等排列裝訂；（四）科研課題按預(yù)備時期、研究時期、總結(jié)鑒定時期、成果申報獎勵等時刻時期排列裝訂；（五）案卷內(nèi)工程文件材料的排列要求文字材料在前，圖樣在后。（六）裝訂時，盡量保持文件的原始面貌。采納左上角裝訂，應(yīng)將左、上側(cè)對齊；采納左側(cè)裝訂，應(yīng)將左、下側(cè)對齊。永久保存的文件用原子夾或無酸紙封套符合檔案保管要求的材料。長期、短期保存的文件可用釘裝，必須使用不銹鋼釘。第十五條全宗卷內(nèi)文件材料，是隨著全宗治理的連續(xù)而逐漸增加的，平常須注意積存，把全宗卷治理中產(chǎn)生的文件材料，先歸入預(yù)設(shè)的卷夾內(nèi)，于次年三月底前進(jìn)行整理立卷歸檔。采取單項內(nèi)容獨立成冊的方式裝入全宗卷盒，填寫檔案盒封面、盒脊及備考表。項目文件材料過多時，可分裝數(shù)盒。形成的分卷，可在全宗卷號后加短橫和分卷序號。第十六條編目、編號（一）編制卷內(nèi)目錄（附表1）1、序號：填寫順序號2、文件編號：按原文件編號據(jù)實著錄3、責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。填寫責(zé)任者項時使用全稱或通用簡稱，不能使用“本部”、“本公司”等含義不明、難以推斷的簡稱。4、文件材料題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，應(yīng)自擬標(biāo)題，外加“[]”號。5、日期：文件的歸檔時刻，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如2010年1月1日6、頁號：應(yīng)填寫每份文件首頁上標(biāo)注的頁號，該卷最后一份文件標(biāo)注起止頁號(例如100-120)。7、備注：注釋文件需講明的情況。（二）編制卷內(nèi)備考表卷內(nèi)備考表（附表2）要講明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)，不同載體文件的數(shù)量，講明卷內(nèi)文件的組卷情況及修改、補充、移出、銷毀、參照等情況和鑒定性意見。1、立卷人：由組成本卷的責(zé)任者簽名。2、檢查人：由對案卷質(zhì)量進(jìn)行審核的責(zé)任者簽名。3、立卷時刻：指立卷人完成立卷的時刻。4、檢查時刻：指檢查人檢查案卷的時刻。第十七條歸檔的檔案資料需及時建立和更新《檔案臺帳》。（附表3）。如歸檔文件內(nèi)容涉及多個公司的，應(yīng)分不在相關(guān)單位目錄表中進(jìn)行著錄，并注明原件的存址號，以便檢索。歸檔時為原件，后因報政府部門備案或移交無法歸還的文件應(yīng)對目錄相應(yīng)內(nèi)容及時調(diào)整。實物檔案（如獎牌、獎杯等）應(yīng)用數(shù)碼相機(jī)拍照轉(zhuǎn)為電子文件形式錄入臺賬存檔。第十八條單位檔案員要隨時更新檔案臺賬，并以年度將歸檔文件目錄刻制光盤保存。第十九條為了便于利用和保管，歸檔的案卷質(zhì)量必須符合下列十條標(biāo)準(zhǔn)。（一）歸檔文件，齊全完整；（二）分類清晰，保持聯(lián)系；（三）題名確切，容易查找；（四）卷內(nèi)排列，系統(tǒng)條理；（五）保管期限準(zhǔn)確；（六）密級劃分恰當(dāng)；（七）藍(lán)圖折疊，符合要求；（八）卷皮書寫，正楷整潔；（九）案卷裝訂，整齊美觀；（十）聲像資料，清晰清晰。第四章附則第二十條本制度由公司行政治理部負(fù)責(zé)解釋。第二十一條本制度自公布之日起執(zhí)行（試行）。附件1卷內(nèi)文件目錄順序號題名歸檔人歸檔日期頁號備注附表2卷內(nèi)備考表本卷情況講明：立卷人________________________檢查人________________________立卷時刻______________________檢查時刻______________________附件3檔案臺賬序號檔案編號檔案名稱卷內(nèi)檔案資料名稱歸檔日期保存期限存檔人備注編制人：公司檔案日常保管制度檔案保管制度第一條具有專用的檔案室，門窗牢固，確保檔案的安全。第二條公司檔案室在條件同意的情況下，應(yīng)安裝專業(yè)密級架，以增大庫房容量?；蚺鋫鋵Ｓ脵n案柜、架，排列方法科學(xué)有序，各類檔案按類不要求排架，柜、架應(yīng)注明標(biāo)識。第三條檔案室內(nèi)繪制檔案存放示意圖，方便利用，便于存取。第四條檔案室中專項檔案采取專柜保管的方式。每柜中檔案按卷宗號列。（一）標(biāo)準(zhǔn)檔案柜：指各單位各業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)文件，包括公司章程、制度、標(biāo)準(zhǔn)圖、合同范本等。（二）工程檔案柜：指各單位針對項目生產(chǎn)的主營業(yè)務(wù)生成的檔案，包括設(shè)計圖紙、施工圖紙、項目證照、項目技術(shù)文件、項目合同、竣工檔案等。（三）行政檔案柜：指各單位形成的行政、經(jīng)營文書類檔案，包括公文發(fā)文、來文處理、會議材料等。（四）信用、聲像、電子檔案柜：由于這三類檔案載體不同分不分柜保管。（五）絕密檔案專柜（預(yù)留柜）：存放企業(yè)重要的、絕密性高、利用性低的檔案。該柜須嚴(yán)格治理，操縱使用。第五條檔案在部門保管期間，各部門須將檔案存放在專用柜中并上鎖。禁止出現(xiàn)檔案隨意堆放，分散放置的情況。第六條各單位人力部門和財務(wù)部門產(chǎn)生的專項檔案由本部門自行保管，單位檔案員作為輔助治理人員須做好所在單位整體檔案銜接工作并提供檔案存放的硬件設(shè)施。第七條庫藏檔案如有移交、銷毀等情況時，需注明緣故，并保存依據(jù)。第八條底圖存放應(yīng)有專柜，以平放為宜。電子檔案需防磁、防病毒。第九條單位檔案員必須熟悉檔案庫存情況，每年對庫藏檔案進(jìn)行檢查核對，做到賬、物相符。如發(fā)覺有誤，應(yīng)立即更正。對破損和變質(zhì)的檔案，要及時進(jìn)行修補和復(fù)制。檔案保密制度第十條檔案室是公司機(jī)要機(jī)構(gòu)，非檔案工作人員未經(jīng)同意不得擅自抽取檔案、資料。第十一條檔案治理員要遵守職業(yè)道德，嚴(yán)守企業(yè)秘密，不準(zhǔn)向外泄露有關(guān)機(jī)密性內(nèi)容，不該講的絕對不講，不該借閱的絕對不借，不該復(fù)制的絕對不復(fù)制。第十二條企業(yè)重要檔案應(yīng)另柜保管，專人負(fù)責(zé)，嚴(yán)格治理，操縱使用。第十三條凡查閱屬于保密的文件或涉及個人的文件材料，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。第十四條借閱檔案人員要在指定的地點查閱檔案。第十五條利用公司重要檔案，應(yīng)嚴(yán)守公司秘密，不得擅自抄錄、復(fù)制和對外公布。第十六條凡因違反檔案保密制度，造成失、泄密事故，應(yīng)視情節(jié)輕重，給予批判教育或紀(jì)律處分，情況嚴(yán)峻者追究法律責(zé)任。檔案統(tǒng)計制度第十七條檔案統(tǒng)計要有專人負(fù)責(zé)，實事求是填報各種數(shù)據(jù)。第十八條建立健全檔案統(tǒng)計臺賬，隨時做好檔案的統(tǒng)計工作。第十九條認(rèn)真做好檔案材料的收集、整理、保管、鑒定、移出、利用等登記工作。第二十條認(rèn)真做好檔案治理差不多情況統(tǒng)計、檔案庫藏量統(tǒng)計、檔案提供利用統(tǒng)計及其效果的統(tǒng)計工作。第二十一條每年年初填報檔案室差不多情況年報。第二十二條各種統(tǒng)計材料及有關(guān)數(shù)字均應(yīng)有情況分析，并留底存檔，以備查考。檔案借閱、復(fù)制、查閱制度第二十三條公司職員因工作需要借閱、復(fù)制、查閱本部門的一般檔案，須填寫《檔案利用登記表》（見附表1），完成借、查閱登記程序后，方可查閱和借閱。第二十四條借閱、復(fù)制、查閱審批權(quán)限如下：一、董事長、總經(jīng)理可利用公司所有檔案。二、總監(jiān)及以上級不人員可利用分管工作內(nèi)容的檔案。三、部門負(fù)責(zé)人可利用與該部門職能相關(guān)的檔案。四、其他人員依照審批的權(quán)限利用有關(guān)檔案。第二十五條借閱檔案時，將所借文件的年限、文號名稱、內(nèi)容等填入利用登記表，完成登記、審批程序后，檔案治理員取出資料，借閱者應(yīng)當(dāng)面驗明利用項目是否相符，如無誤方可閱覽、復(fù)印和借出。查檔一般應(yīng)在檔案室指定地點查閱。會計檔案的借閱參照手冊《會計檔案治理制度》。第二十六條檔案的利用審核一、凡利用檔案者均須填寫《檔案利用登記表》。二、凡利用在權(quán)限外的機(jī)密（含）級以上檔案資料，還須填寫《檔案利用審批表》（附表2），標(biāo)明越權(quán)限利用文件的密級程度，完成登記和審批程序后，方可辦理相關(guān)手續(xù)。三、緊急借閱文件手續(xù)欠齊備，如領(lǐng)導(dǎo)不在無法簽字，應(yīng)視情況進(jìn)行電話請示，事后及時補簽手續(xù)。四、檔案治理員借出檔案前必須審核借閱手續(xù)是否完備，是否經(jīng)有審批權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)審批。不得向未辦理借閱手續(xù)或手續(xù)不全的人員提供或透露檔案信息。第二十七條借閱期限一般最長不得超過十天，經(jīng)批準(zhǔn)借閱的絕密檔案和孤本檔案最長不得超過一周。借閱的檔案使用后應(yīng)立即歸還，如不能按期歸還，可續(xù)借，但需重新辦理借閱手續(xù)。第二十八條借閱檔案者有責(zé)任對所借檔案加以愛護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，拆卷、抽頁剪裁，不得折疊、損壞。注意安全和保密。第二十九條檔案歸還時，檔案治理人員要將歸還的檔案當(dāng)面檢查有無損壞現(xiàn)象，與原借閱登記項目逐一核對清晰，驗明無差錯后，方可銷清手續(xù)。第三十條凡借閱者離職，所借檔案，需在離開前歸還，辦理離職手續(xù)，須有檔案室簽字，證明無借失關(guān)系。第三十一條外單位利用檔案資料，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能利用，原則上不能將檔案帶離檔案室。對摘抄、復(fù)印的材料，檔案室有責(zé)任進(jìn)行審查。檔案的移交第三十二條移交內(nèi)容（一）所屬各單位自行做好檔案和資料的歸檔和使用治理工作，每年度將電子檔案臺賬移交公司備案；（二）各部門按照《檔案分類、歸檔范圍與保管期限表》定期將檔案歸集、移交至公司檔案室（公司人力部門、財務(wù)部門除外）。第三十三條移交要求（一）各部門（公司人力部門、財務(wù)部門除外）于次年三月底前將文書檔案及其電子目錄按形成自然年度歸檔，移交至公司檔案室；（二）聲像檔案依照歸檔時刻完成歸檔后移交，信用檔案形成后隨時移交公司檔案室；（三）工程全部結(jié)算手續(xù)辦理完畢后三個月內(nèi)將完整的項目檔案（包括檔案目錄編制原則、分類原則，檢索目錄及卷宗文件目錄）整理完畢并依照公司要求做好移交工作；（四）人力資源檔案、會計檔案依照實際情況可由本部門自行保管，不再移交；（五）公司領(lǐng)導(dǎo)批存的檔案，各部門（所屬公司）須按公司要求移交。第三十四條公司在工作活動中形成的檔案，公司各部門和各所屬單位將工作中形成的有保存價值的檔案材料分類，組卷或裝盒后，向檔案室移交。第三十五條檔案交接雙方要當(dāng)面清點核對好，并履行簽字手續(xù)，不得任意轉(zhuǎn)移、分散或銷毀。檔案室應(yīng)做好案卷的接收、移出、保管、利用等情況的統(tǒng)計工作。第三十六條案卷質(zhì)量檢查為了保證移交檔案的質(zhì)量，在檔案移交時，單位檔案員須對歸檔材料進(jìn)行案卷質(zhì)量檢查，關(guān)于不合格的歸檔材料應(yīng)提出改剛要求，由立卷人改正后再辦理移交手續(xù)。第三十七條立檔部門編制《檔案移交審批表》（附表3）、《檔案資料移交登記薄》（附表4），《檔案資料移交登記薄》一式貳份，同時提供部門(所屬各單位)的檔案目錄編制原則或分類原則，并將歸檔文件檢索目錄及卷宗文件目錄交公司檔案員，交接雙方逐項核對后簽字認(rèn)可，各留一份備查。檔案鑒定與銷毀制度第三十八條為了保證公司檔案存貯的優(yōu)質(zhì)化，充分的發(fā)揮檔案的作用，對確無保存價值的檔案應(yīng)進(jìn)行鑒定、銷毀。第三十九條檔案鑒定工作是關(guān)系檔案存毀政策性、政治性專門強的工作，要嚴(yán)肅認(rèn)真，十分慎重，任何人不得隨意決定銷毀任何檔案材料。第四十條依照國家檔案保管期限規(guī)定，制定公司檔案保管期限表，定期對檔案進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確判定檔案的存毀。第四十一條成立由公司總經(jīng)理、專業(yè)人員和檔案治理人員參加的鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組。第四十二條凡通過鑒定提出失去利用價值和超出保管期限的檔案要登記造冊，寫出書面銷毀報告。第四十三條將銷毀清冊和報告提交鑒定小組審批，經(jīng)總經(jīng)理簽字后方可銷毀。第四十四條銷毀檔案，要指定兩人（專業(yè)人員、檔案治理人員）監(jiān)銷，監(jiān)銷人員要在銷毀清冊上簽字以示負(fù)責(zé)。第四十五條不得私自留存、轉(zhuǎn)讓或出售待銷毀的檔案。第四十六條為防止丟失泄密，應(yīng)指派專人監(jiān)護(hù)，并派專車送指定造紙廠監(jiān)銷。檔案室治理制度第四十七條檔案室應(yīng)集中布置，自成一區(qū)。第四十八條檔案室要做到八防。即：防火、防光、防盜、防水、防潮、防霉、防蟲、防塵。第四十九條檔案室內(nèi)裝具布置應(yīng)成行地垂直于有窗的墻面，外墻采光墻宜與裝具間的通道相對應(yīng)，不得少于50cm，便于通風(fēng)降濕。第五十條檔案室內(nèi)裝具布置應(yīng)考慮到防火通道。第五十一條檔案室應(yīng)科學(xué)地安設(shè)溫濕度記錄儀表，安裝必備的設(shè)備，采取相應(yīng)的措施。第五十二條將檔案室的溫度應(yīng)操縱在14—24攝氏度，相對濕度操縱在45—60％之間。第五十三條檔案室內(nèi)柜架排列應(yīng)科學(xué)有序，便于查找。柜架編號應(yīng)從左至右自上而下不間斷。第五十四條定期投放防蟲藥物，發(fā)覺蟲霉及時處理。第五十五條檔案室內(nèi)必須配備相應(yīng)的檔案消防器材，并按設(shè)備要求定期檢查更換。第五十六條檔案室不宜采納自然光源，有外窗應(yīng)有窗簾、遮陽蓬等避光措施。第五十七條檔案治理員離開檔案室時隨手關(guān)窗、關(guān)燈、鎖門。并須對檔案室定期進(jìn)行檢查，發(fā)覺問題及時報告并采取措施予以處理。檔案防火安全制度第五十八條建立健全檔案庫房防火組織。第五十九條制定安全防火責(zé)任制并落實到人。第六十條檔案室內(nèi)、外部防火通道要暢通。第六十一條檔案室配備相應(yīng)的滅火器材，要會同消防部門定期檢查滅火器的效能，對不合格的器材應(yīng)及時更換。第六十二條檔案室禁止煙火，禁止存放易燃、助燃、易爆物品。第六十三條檔案庫房內(nèi)的一切電器、電線要安全可靠。不能有超負(fù)荷、漏電現(xiàn)象。每年請安全部門和電工技師檢查一次，不安全隱患要隨時排除。第六十四條定期組織檔案治理員學(xué)習(xí)防火、滅火知識，經(jīng)常進(jìn)行消防安全教育。第六十五條因治理不慎造成火災(zāi)事故的，要負(fù)刑事責(zé)任。第九章附則第六十六條本制度由公司行政治理部負(fù)責(zé)解釋。第六十七條本制度自公布之日起執(zhí)行（試行）。附表1序號日期利用人所在部門借閱內(nèi)容事由利用形式利用人簽名歸還備注檔案編號文件（檔案）名稱日期經(jīng)手人檔案利用登記表附件2檔案利用審批單編號：LY-××××-×××申請單位申請時刻經(jīng)辦人利用文件資料名稱事由利用形式文件密級絕密□機(jī)密□秘密□一般□部門負(fù)責(zé)人意見：年月日相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意見：年月日總經(jīng)理批示：年月日附件3檔案移交審批表編號：LY-××××-×××附移交清單張移交部門接收部門文件類不移交事由份數(shù)移交部門負(fù)責(zé)人意見：年月日接收部門負(fù)責(zé)人意見：年月日相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意見：年月日總經(jīng)理批示：年月日附表4檔案資料移交登記表序號檔案編號檔案名稱卷內(nèi)檔案資料名稱數(shù)量備注移交部門接收部門交接人呈送人日期日期會計檔案治理制度總則第一條為加強會計檔案治理，統(tǒng)一會計檔案治理制度，依照國家相關(guān)法律、法規(guī)和公司《資產(chǎn)財務(wù)差不多治理制度》，制定本制度。第二條本制度適用于公司總部、各所屬單位以及納入公司合并會計報表范圍內(nèi)的其他主體。會計檔案種類第三條會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：（一）會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。（二）會計賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。（三）財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字講明，其他財務(wù)報告。（四）其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。（五）會計信息化所存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的會計數(shù)據(jù)。會計檔案的保管及調(diào)閱第四條財務(wù)部門專門負(fù)責(zé)保管會計檔案，定期將財務(wù)部歸檔的會計資料按類不、按順序立卷登記入冊，專室專柜保存。財務(wù)部門檔案員是會計檔案保管的要緊負(fù)責(zé)人；公司檔案員輔助財務(wù)部門進(jìn)行檔案的治理工作，做好全公司檔案工作的銜接。第五條會計檔案的保管期限分為永久保存和定期保存兩類，定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5種。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。第六條會計檔案的調(diào)閱所有會計檔案的查閱，必須填寫《會計資料調(diào)閱審批單》（見附件1），按規(guī)定程序辦理。（一）財務(wù)人員因工作需要調(diào)閱會計檔案時，必須按規(guī)定順序，及時歸還原處，若要調(diào)閱入庫檔案，應(yīng)辦理相關(guān)借用手續(xù)。（二）公司內(nèi)各部門因公需要調(diào)閱會計檔案時，必須經(jīng)本部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、經(jīng)主管會計工作負(fù)責(zé)人同意，方可辦理相關(guān)調(diào)閱手續(xù)。（三）外單位人員因公需要調(diào)閱會計檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)主管會計工作負(fù)責(zé)人同意后，由檔案員接待查閱，并詳細(xì)登記調(diào)閱會計檔案人員的工作單位、查閱日期、查閱理由、會計檔案的名稱、歸還時刻等。（四）調(diào)閱會計檔案一般不得攜帶外出，若確實需要將調(diào)閱的會計檔案攜帶外出，必須經(jīng)主管會計工作負(fù)責(zé)人同意，填寫借據(jù)，辦理借閱手續(xù)后，方能攜出，并在約定的限期內(nèi)歸還。（五）若需要復(fù)印會計檔案時，應(yīng)經(jīng)主管會計工作負(fù)責(zé)人同意，并按規(guī)定辦理登記手續(xù)后才能復(fù)印。（六）查閱或復(fù)制會計檔案的人員，嚴(yán)禁在會計檔案上圖畫、拆封和抽換。會計檔案的移交第七條由于會計人員的變動或會計機(jī)構(gòu)的改變等，會計檔案需要轉(zhuǎn)交時，須辦理轉(zhuǎn)交手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接交人簽字或蓋章。第八條財務(wù)部門各崗位人員依照業(yè)務(wù)性質(zhì)和需要制作的符合治理規(guī)范的各項會計檔案，應(yīng)按規(guī)定期限移交保管人。第九條會計人職員作調(diào)動或者因故離職，必須將本人所經(jīng)管的會計工作全部移交給接替人員。沒有辦清交接手續(xù)的，不得調(diào)動或者離職。接替人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真接管移交工作，并接著辦理移交的未了事項。第十條會計人員辦理移交手續(xù)前，必須及時做好以下工作：（一）差不多受理的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)尚未填制會計憑證的，應(yīng)當(dāng)填制完畢；（二）尚未登記的賬目，應(yīng)當(dāng)?shù)怯浲戤?，并在最后一筆余額后加蓋經(jīng)辦人員印章；（三）整理應(yīng)該移交的各項資料，對未了事項寫出書面材料；（四）編制移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計憑證、會計賬簿、會計報表、印章、現(xiàn)金、有價證券、支票簿、發(fā)票、文件、其他會計資料和物品等內(nèi)容；（五）實行會計電算化的資料，移交人員還應(yīng)當(dāng)在移交清冊中列明會計軟件及密碼、會計軟件數(shù)據(jù)磁盤(磁帶等)及有關(guān)資料、實物等內(nèi)容。第十一條會計人員辦理交接手續(xù)，必須有監(jiān)交人負(fù)責(zé)監(jiān)交。一般會計人員交接，由財務(wù)部經(jīng)理監(jiān)交；財務(wù)部經(jīng)理交接，由公司主管會計工作負(fù)責(zé)人監(jiān)交，必要時可由上級主管部門派人會同監(jiān)交。第十二條移交人員在辦理移交時，要按移交清冊逐項移交，接替人員要逐項核對點收。（一）現(xiàn)金、有價證券要依照會計賬簿有關(guān)記錄進(jìn)行點交。庫存現(xiàn)金、有價證券必須與會計賬簿記錄保持一致。不一致時，移交人員必須限期查清。（二）會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料必須完整無缺。如有短缺，必須查清緣故，并在移交清冊中注明，由移交人員負(fù)責(zé)。（三）銀行存款賬戶余額要與銀行對賬單核對，如不一致，應(yīng)當(dāng)編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表調(diào)節(jié)相符，各種財產(chǎn)物資和債權(quán)債務(wù)的明細(xì)賬戶余額要與總賬有關(guān)賬戶余額核對相符；必要時，要抽查個不賬戶的余額，與實物核對相符，或者與往來單位、個人核對清晰。（四）移交人員經(jīng)管的票據(jù)、印章和其他實物等，必須交接清晰；移交人員從事會計電算化工作的，要對有關(guān)電子數(shù)據(jù)在實際操作狀態(tài)下進(jìn)行交接。第十三條財務(wù)部經(jīng)理移交時，必須將全部財務(wù)會計工作、重大財務(wù)收支和會計人員的情況等，向接替人員詳細(xì)介紹。對需要移交的遺留問題，應(yīng)當(dāng)寫出書面材料。第十四條交接完畢后，交接雙方和監(jiān)交人員要在移交清冊上簽名或者蓋章。并應(yīng)在移交清冊上注明：單位名稱，交接日期，交接雙方和監(jiān)交人員的職務(wù)、姓名，移交清冊頁數(shù)以及需要講明的問題和意見等。移交清冊一般應(yīng)當(dāng)填制一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，存檔一份。第十五條接替人員應(yīng)當(dāng)接著使用移交的會計資料，不得自行另立新賬，以保持會計記錄的連續(xù)性。第十六條會計人員臨時離職或者因病不能工作且需要接替或者代理的，財務(wù)部經(jīng)理或者公司主管會計工作負(fù)責(zé)人必須指定有關(guān)人員接替或者代理，并辦理交接手續(xù)。臨時離職或者因病不能工作的會計人員恢復(fù)工作的，應(yīng)當(dāng)與接替或者代理人員辦理交接手續(xù)。移交人員因病或者其他專門緣故不能親自辦理移交的經(jīng)公司主管會計工作負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可由移交人員托付他人代辦移交，但托付人應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。第十七條移交人員對所移交的會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他有關(guān)資料的合法性、真實性承擔(dān)法律責(zé)任。會計檔案的銷毀第十八條保管期限屆滿的會計檔案，除本制度第十九條規(guī)定的情形外，按照以下程序銷毀：（一）由各單位財務(wù)部門提出銷毀意見并編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時刻等內(nèi)容。（二）公司總經(jīng)理和財務(wù)負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見后報上一級控股公司審批。（三）會計檔案銷毀時，應(yīng)當(dāng)由各公司資產(chǎn)財務(wù)部門及其他相關(guān)部門共同派員監(jiān)銷。（四）在會計檔案銷毀前，監(jiān)銷人員應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容，清點、核對所要銷毀的會計檔案；在會計檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章，并將監(jiān)銷情況報告給公司總經(jīng)理和財務(wù)部門負(fù)責(zé)人。第十九條保管期限屆滿但尚未結(jié)清的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。財務(wù)信息化檔案的治理第二十條財務(wù)信息化檔案要緊包括存儲在計算機(jī)硬盤中的會計數(shù)據(jù)以其它磁性介質(zhì)或光盤存儲的資產(chǎn)、財務(wù)、會計數(shù)據(jù)和計算機(jī)打印出來的書面等形式的財務(wù)數(shù)據(jù)。會計核算數(shù)據(jù)是指記帳憑證、會計帳簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）等數(shù)據(jù)。第二十一條財務(wù)信息化檔案治理是重要的會計基礎(chǔ)工作，要嚴(yán)格按照財政部有關(guān)規(guī)定的要求對會計檔案進(jìn)行治理，由專人負(fù)責(zé)。第二十二條對信息化會計檔案治理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應(yīng)預(yù)備雙份，存放在兩個不同的地點第二十三條采納磁性介質(zhì)保存會計檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞，而使會計檔案丟失。第二十四條公司所使用的財務(wù)軟件（網(wǎng)絡(luò)）的全套文檔資料以及會計軟件程序，視同會計檔案保管，保管期截止至該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。第七章附則第二十五條本制度由公司行政治理部負(fù)責(zé)解釋。第二十六條本制度自公布之日起執(zhí)行（試行）。附件1：會計資料調(diào)閱審批單編號：調(diào)閱部門或單位日期年月日資料名稱及內(nèi)容資料共頁使用方式1、查閱□2、復(fù)印□3、借用□在相應(yīng)方式后的□上劃“√”調(diào)閱緣故調(diào)閱人:部門負(fù)責(zé)人:歸還時刻年月日備注歸還人:公司領(lǐng)導(dǎo)：財務(wù)總監(jiān)或財務(wù)負(fù)責(zé)人：檔案經(jīng)管人：注：會計檔案經(jīng)管人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行會計檔案治理制度，對發(fā)生的“會計資料調(diào)閱申請單”要作好登記，并妥善保管。聲像檔案治理制度總則第一條聲像檔案是指企業(yè)在從事生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營等工作活動中直接形成的，具有保存利用價值以磁性材料或感光材料為載體、以影像、聲音為要緊反映方式的歷史記錄。治理職責(zé)第二條單位檔案員負(fù)責(zé)對聲像檔案進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用，并對聲像檔案材料的形成、積存和歸檔工作進(jìn)行督促、指導(dǎo)和檢查。第三條各聲像檔案材料形成部門和個人負(fù)責(zé)聲像檔案的積存和整理，并按規(guī)定向單位檔案室移交歸檔。歸檔要求及歸檔范圍第四條歸檔要求（一）聲像檔案的歸檔實行“誰主辦，誰負(fù)責(zé)收集整理”的原則。任何公司個人不得據(jù)為己有。（二）單位檔案員定期或不定期對各部門的聲像材料進(jìn)行收集，保證材料的完整和齊全。（三）歸檔聲像檔案應(yīng)是原始記錄。對某些需經(jīng)常使用或素材過長需編輯整理的聲像材料，可歸原版復(fù)制片。（四）錄像帶必須畫面清晰、聲音清晰，錄像帶盒上要貼上標(biāo)簽，注明錄制內(nèi)容、錄制時刻、地點、機(jī)器型號及攝像者等。（五）錄音帶必須聲音清晰，錄音帶盒上貼上標(biāo)簽，注明錄音內(nèi)容、錄制時刻、地點、盒數(shù)、編號及錄制者等。（六）照片檔案必須內(nèi)容真實、主題突出、畫面清晰。數(shù)碼照片應(yīng)選擇有代表性的沖洗為紙質(zhì)照片歸檔。照片底片不得磨損，每幅照片或每組照片都要有文字講明，講明該片所反映的內(nèi)容、時刻、地點、人物、背景、攝影者等。（七）縮微片上貼上標(biāo)簽，注明內(nèi)容、編號及責(zé)任者等。（八）同一項目同一類不聲像記錄應(yīng)存貯在同一磁性載體上。（九）底片冊、照片冊要立放；錄音（像）帶分不裝盒放入專用貯存柜存放。第五條歸檔范圍（一）黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人、有關(guān)上級領(lǐng)導(dǎo)以及知名人士來本公司視察、檢查工作或從事其它重大活動所形成的聲像材料；（二）反映各單位概貌的聲像材料。（三）反映各單位名稱、歷屆要緊領(lǐng)導(dǎo)人的照片。（四）公司工商、稅務(wù)注冊登記、行業(yè)許可、資質(zhì)等級、房產(chǎn)土地證等各類證書照片。（五）榮獲國家、省（部）、市、總公司、局（院）以上榮譽稱號的各類證書、獎杯、獎狀、獎牌、獎旗照片以及授獎儀式的聲像材料。（六）各單位召開的各類重要會議形成的要緊聲像材料（包括大會會場、主席臺、要緊領(lǐng)導(dǎo)講話等場面）。（七）反映各單位生產(chǎn)、經(jīng)營、治理、歷史面貌等方面重大事件或重要活動的聲像材料。（八）出國考察、接待來訪、與外商洽談、簽約、索賠等對外交往活動中形成的聲像材料。（九）各單位在對外宣傳報道中形成的聲像材料以及各電臺、電視臺有關(guān)本單位宣傳報道的聲像材料。（十）各單位或各單位參與制發(fā)的科教片、電視片、新聞記錄影片等聲像材料。（十一）各單位有參考利用價值的外購、交換、征集的聲像材料。整理方法第六條底片不分屬類，按形成時刻先后順序編號入底片冊，并將底片號完整的寫在底片冊對應(yīng)的位置及底片袋上，同時標(biāo)注照片編號，裝滿一冊為一卷，每一卷底片編一個流水號，底片不需要編制卷內(nèi)目錄。底片與照片分不存放。第七條照片的整理（一）照片檔案的整理應(yīng)有利于保持照片之間的有機(jī)聯(lián)系，一般按年度專題進(jìn)行整理。（二）照片構(gòu)成應(yīng)包括照片、底片和文字講明三部分，按照國家標(biāo)準(zhǔn)《照片檔案治理規(guī)范》（GB/T11821－89）進(jìn)行整理。照片原版，以及翻版的底片均應(yīng)標(biāo)注清晰。（三）相冊內(nèi)獨立編流水號；大幅照片應(yīng)放入專用的檔案盒或檔案袋，與照片講明一起存放，檔案盒（袋）、照片應(yīng)注明照片檔號，相冊內(nèi)編號、填寫單張照片講明，注明“大幅”，標(biāo)明存放地點。第八編目（一）聲像檔案在區(qū)分載體形式的前提下與紙質(zhì)檔案對應(yīng)分類編號，按一級類目順序排架。因載體形式和保管要求不同應(yīng)分庫或分柜架保管。（二）聲像檔案載體用英文大寫字母S標(biāo)識。（三）聲像檔案應(yīng)編寫講明，一個保管單位應(yīng)有一個文字講明包括：內(nèi)容、時刻、地點、人物、背景、攝影（像）者六要素。文字講明要概括地揭示照片影像所反映的全部信息，做到文字簡練、語句通順。用阿拉伯?dāng)?shù)字表示時刻，照片講明要以自然張為單位編寫。（四）編制案卷號：由類號、載體代號和案卷順序號組成。即：AS.1第一卷聲像類黨群工作類保管第九條保管（一）保管聲像檔案應(yīng)有專室或?qū)Ｓ?/p>