P016-1101文件和記錄的控制程序 1.0

1.目的1.本程序規(guī)定了公司的SMS文件和資料的控制方法和要求，旨在確保公司岸基和船舶使用最新、有效的文件。適用范本程序適用于公司安全管理體系(SMS)涉及的所有部門、船舶和人員定義SMS文件：描述公司SMS并指導(dǎo)其運(yùn)行的安全管理文件。包括公司內(nèi)部文件和外來文件。亦稱SMS相關(guān)文件。內(nèi)部文件：系指由公司內(nèi)部編寫的適用于整個(gè)體系或體系內(nèi)部分部門和船舶的文件。其中包括：《安全管理體系文件總清單》(KS)《安全管理手冊(cè)》(KSM)《程序文件》(KSP)《須知文件》(KSI)《須知文件》附件-各輪操作文件(SIV)《應(yīng)急反應(yīng)文件》(KSC)記錄(R)外來文件：國際強(qiáng)制性規(guī)定及規(guī)則；國際海事組織、主管機(jī)關(guān)、船級(jí)社、海運(yùn)行業(yè)組織和港口國主管部門所建議適用的被公司SMS引用的規(guī)則、指南、管理標(biāo)準(zhǔn)等。4資料： 包括船舶管理所需的航海出版物等。3.5受控文件：所簽發(fā)的專門標(biāo)明為“受控文件”，并可跟蹤追回的文件。公司SMS只使用受控文件。受控文件須在文件批準(zhǔn)頁上加蓋“受控文件”印章。4..一職責(zé)1總經(jīng)理負(fù)責(zé)SMS文件的批準(zhǔn)。2指定人員2.1負(fù)責(zé)SMS文件的審核；2.2負(fù)責(zé)監(jiān)控并指導(dǎo)SMS文件的管理工作。3SMS辦公室3.1負(fù)責(zé)SMS文件的總體控制；負(fù)責(zé)SMS文件的發(fā)放和管理，以及公司岸基SMS文件的管理；并對(duì)岸基使用文件的有效性和完整性負(fù)責(zé)，填寫文件有效性檢查表。(SPR1101-04)4.3.3負(fù)責(zé)《安全管理手冊(cè)》和部分SMS文件編寫及修改。4.4職能部門4.4.1負(fù)責(zé)主辦SMS文件的編寫和修改；4.4.2協(xié)助SMS辦對(duì)相關(guān)外來文件的收集。4.5船舶船名： 船舶報(bào)表清單（二）周期編號(hào)表格名稱上次報(bào)送時(shí)間本次報(bào)送時(shí)間公司簽收不定期報(bào)送24船舶證書檢驗(yàn)報(bào)表25船舶檢驗(yàn)遺留問題報(bào)表26滑車拆檢測(cè)量記錄27十字頭式柴油機(jī)吊缸測(cè)量記錄28筒型活塞式柴油機(jī)吊缸測(cè)量記錄29十字頭式柴油機(jī)曲拐箱檢查測(cè)量記錄30柴油機(jī)開檔測(cè)量記錄31船員考核記錄表32船長(zhǎng)交接班報(bào)告33輪機(jī)長(zhǎng)交接報(bào)告34文件更改申請(qǐng)單35不符合、事故及險(xiǎn)情報(bào)告表36船員名單37船員證書清單38PSC/FSC/PNI檢查報(bào)告39船長(zhǎng)SMS評(píng)審報(bào)告其他船長(zhǎng)： 報(bào)送日期:船長(zhǎng)應(yīng)及時(shí)將本表所列的記錄報(bào)表及時(shí)按規(guī)定期限報(bào)公司。更改文件的編號(hào)、名稱版本號(hào)/修改號(hào)申請(qǐng)更改部門申請(qǐng)更改原因：申請(qǐng)人/日期：須更改的章節(jié)或內(nèi)容：更改建議或擬更改后內(nèi)容：職能部門更改審核意見：簽名/日期：指定人員批準(zhǔn)：簽名/日期：編號(hào):注：本表一式二份，申請(qǐng)更改部門和SMS辦各自存檔一份，存期兩年。文件更改申請(qǐng)單SPR1101-02文件更改申請(qǐng)單SPR1101-02SPR1101-03文件發(fā)放登記表編號(hào):序號(hào)編號(hào)文件名稱份數(shù)發(fā)放人批準(zhǔn)人發(fā)放日期收文單位收文人收文日期本表收文部門簽收后，一份留存一份返回SMS辦本表保存3年SPR1101-04文件更換/銷毀記錄表SPR1101-04文件更換/銷毀記錄表編號(hào)：序號(hào)更換文件編號(hào)更換文件頁碼更換原因原文處理情況更換時(shí)間更換人本表登記后留船保存，保存期3年SPR1101-05文件有效性檢查記錄SPR1101-05文件有效性檢查記錄船舶/SMS辦:序號(hào)檢查日期檢查人檢查內(nèi)容是否有效處理情況備注本表登記后留船保存，保存3年。5.1船長(zhǎng)負(fù)責(zé)本船持有文件的管理，及本船《關(guān)鍵性(設(shè)備)操作須知》(SIV)的批準(zhǔn)，并對(duì)使用文件的有效性和完整性負(fù)責(zé)；填寫文件有效性檢查表(SPR1101-04)5.2輪機(jī)長(zhǎng)或大副負(fù)責(zé)本船本部門“設(shè)備操作規(guī)程”的編制，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整，并經(jīng)船長(zhǎng)批準(zhǔn)。5.3船員按各自的職責(zé),根據(jù)程序和須知的要求填寫SMS活動(dòng)產(chǎn)生的相關(guān)記錄,并妥善管理,使其連續(xù)完整。內(nèi)部文件控制文件的編寫MS辦負(fù)責(zé)編寫《安全管理手冊(cè)》和相關(guān)部分的程序、須知文件等；體系內(nèi)其它部門/船舶負(fù)責(zé)編寫本部門/船舶責(zé)任范圍內(nèi)的程序、須知文件等的有關(guān)內(nèi)容。編寫的內(nèi)容應(yīng)考慮《制定船上關(guān)鍵性操作方案和須知程序》(SP0701)等相關(guān)程序和須知的要求；所有文件由SMS辦統(tǒng)一編號(hào)。件的編寫格式依據(jù)《文件編碼結(jié)構(gòu)》(附件一)的要求，公司受控SMS文件均應(yīng)加蓋“受控”印章，并用統(tǒng)一的文件代碼予以標(biāo)識(shí)，每一份SMS文件都有持有者的“分發(fā)號(hào)”，公司岸基文件分發(fā)號(hào)為01,船舶按加入公司的時(shí)間先后順序以此順延為02,03,04……；文件每一頁都有下列控制要素：文件名、文件號(hào)、版本號(hào)、頁數(shù)和公司名稱等?！栋踩芾硎謨?cè)》、《程序文件》、《須知文件》、《應(yīng)急反應(yīng)文件》編寫完成后，由指定人員審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)；5.3SMS文件的發(fā)放SMS文件由SMS辦統(tǒng)一打印裝訂成冊(cè)，編制《文件控制清單》，填寫《文件發(fā)放登記表》SPR1101-02,按岸基/船舶受控文件的分發(fā)號(hào)，發(fā)至各輪。岸基SMS文件由SMS辦保管控制。5.4SMS文件的更改4.1由文件更改提出人或文件更改提出部門的負(fù)責(zé)人填寫《文件更改申請(qǐng)單》(SPR1101-01)遞交SMS辦并說明更改原因，如可能可以指出需修改的章節(jié)、修改建議或擬制修改后的內(nèi)容。2SMS辦協(xié)助原編寫責(zé)任部門對(duì)文件更改原因或修改建議進(jìn)行分析，如確需修改，應(yīng)報(bào)指定人員批準(zhǔn)。5.4.3SMS文件更改由原編寫部門進(jìn)行，文件更改采用換頁或換版的方式，文件的換版采用整體更換的方式；文件的換頁采用楷體字(例：“文件”的楷體字為“文件”)表示當(dāng)前最新修改條款的文字。編寫完工后應(yīng)按本程序5.2和5.3的要求進(jìn)行審批和發(fā)放，同文件按原發(fā)放范圍發(fā)放；.4文件持有者收到文件后，應(yīng)及時(shí)替換，對(duì)換頁拆出的文件應(yīng)及時(shí)銷毀，對(duì)換版的文件應(yīng)上交SMS辦，并填寫《文件更換/銷毀記錄表》(SPR1101-03)；文件編制部門將失效文件作歷史資料留存時(shí)，須加蓋“作廢”印章后另行保管。持有文件的管理所有受控文件均由專人負(fù)責(zé)，放置在固定地點(diǎn)，妥善保管，方便查閱，在規(guī)定范圍內(nèi)使用，使用者必須保持文件整潔，不得在文件上隨意涂改或批注；5.5.2文件破損或遺失，使用者應(yīng)向SMS辦公室申請(qǐng)補(bǔ)發(fā),SMS辦經(jīng)核實(shí)報(bào)指定人員批準(zhǔn)后補(bǔ)發(fā)新文件并交回?fù)p壞文件。新發(fā)的文件仍可沿用原來的分發(fā)編號(hào)。5.5.3文件保管人員調(diào)離或休假時(shí)，須將文件移交并做好記錄；5.4船舶脫離公司管理時(shí)，船長(zhǎng)負(fù)責(zé)將所有受控文件移交SMS辦。6……外來文件1外來文件的收集SMS辦應(yīng)與公司SMS相關(guān)的文件資料供應(yīng)機(jī)構(gòu)保持聯(lián)系，負(fù)責(zé)收集與公司SMS有關(guān)外來文件或其最新版本信息。外來文件的發(fā)放和保管2.1外來文件由SMS辦發(fā)至船舶,船上外來文件由船長(zhǎng)負(fù)責(zé)保管，岸基的外來文件由SMS辦負(fù)責(zé)保管。2.2SMS辦、船舶收到清單所列最新外來文件后，應(yīng)及時(shí)將舊版外來文件撤離原存放地點(diǎn)并在該頁加蓋作廢章或其它作廢標(biāo)志；2.3SMS辦、船舶應(yīng)定期核查外來文件配備情況，確保使用最新、有效版本的外來文件;資料的控制由各職能部門按照《航海圖書資料管理規(guī)定》(KSI070114)進(jìn)行。..附件附件一《文件編碼結(jié)構(gòu)》附錄二《SMS記錄總清單》記錄SPR1101-01《船舶報(bào)表清單》SPR1101-02《文件更改申請(qǐng)單》SPR1101-03《文件發(fā)放登記表》SPR1101-04《文件更換/銷毀記錄表》SPR1101-05《文件有效性檢查記錄》.相關(guān)文件《制定船上操作方案和須知程序》(KSP0701)《航海圖書資料管理規(guī)定》(KSI070114)附件一文件的編碼結(jié)構(gòu)（一）附件一文件的編碼結(jié)構(gòu)（一）受控文件的縮寫代碼文件碼記錄代碼KSM：安全管理手冊(cè)SPR：程序文件記錄表KSP：程序文件SIR：須知文件記錄KST：須知文件SIV：須知文件附件SCR：應(yīng)急反應(yīng)文件記錄KSC：應(yīng)急反應(yīng)文件WL外來文件安全管理手冊(cè)編碼結(jié)構(gòu)表示安全管理手冊(cè)表示安全管理體系文件表示本公司名稱代碼XXXXSP程序文件編碼結(jié)構(gòu)XXXXSP每一章節(jié)程序順序號(hào)程序所屬安全管理手冊(cè)的章節(jié)表示安全管理程序表示安全管理體系文件表示本公司名稱代碼1.3須知文件編碼結(jié)構(gòu)XXXXXX每一章節(jié)須知順序號(hào)須知所屬程序手冊(cè)的章節(jié)號(hào)表示安全管理須知表示安全管理體系文件表示本公司名稱代碼注：1.41.4.應(yīng)急反應(yīng)文件的編碼結(jié)構(gòu)同1.3o安全管理記錄的編碼結(jié)構(gòu)1程序所屬記錄XX1.3須知文件編碼結(jié)構(gòu)XXXXXX每一章節(jié)須知順序號(hào)須知所屬程序手冊(cè)的章節(jié)號(hào)表示安全管理須知表示安全管理體系文件表示本公司名稱代碼注：1.41.4.應(yīng)急反應(yīng)文件的編碼結(jié)構(gòu)同1.3o安全管理記錄的編碼結(jié)構(gòu)1程序所屬記錄XXXXXXR記錄順序號(hào)（歸屬每一程序）每一章節(jié)程序順序號(hào)程序所屬公司手冊(cè)的章節(jié)號(hào)安全管理記錄表示安全管理程序表示安全管理體系文件1.4.2須知所屬記錄XXXXXX—XX1.5匚一記錄順序號(hào)（歸屬每一須知）須知順序號(hào)每一章節(jié)程序順序號(hào)程序所屬公司手冊(cè)的章節(jié)號(hào)安全管理記錄_ 表示安全管理須知表示安全管理體系文件記錄表格的編號(hào)SMS記錄表格的編號(hào)方式：按順序從XXX-001到XXX-999.（‘XXX’表示船名的縮寫字母，例如船名"KINGSUCCESS"縮寫為‘KSU'附件二:SMS記錄總清單附件二:NO.記錄編碼記錄名01SPR0401-01SMS活動(dòng)監(jiān)控記錄表02SPR0501-01船長(zhǎng)SMS評(píng)審報(bào)告03SPR0601-01船長(zhǎng)派船審核表04SPR0601-02船長(zhǎng)考核記錄表05SPR0602-01船員派船審核表06SPR0602-02船員考核記錄表07SPR0602-03輪機(jī)長(zhǎng)派船審核表08SPR0602-04輪機(jī)長(zhǎng)考核記錄表09SPR0603-01新聘及轉(zhuǎn)崗船長(zhǎng)/輪機(jī)長(zhǎng)熟悉職責(zé)及開航耐旨令表10SPR0603-02新聘及轉(zhuǎn)崗船員熟悉職責(zé)及開航前指令表11SPR0603-03新聘及轉(zhuǎn)崗岸基人員熟悉職責(zé)確認(rèn)表12SPR0604-01培訓(xùn)需求表13SPR0604-02年度培訓(xùn)計(jì)劃表14SPR0604-03SMS培訓(xùn)實(shí)施方案15SPR0604-04培訓(xùn)情況記錄表16SPR0701-01新增關(guān)鍵性操作標(biāo)識(shí)審批表17SPR0801-01應(yīng)急反應(yīng)記錄表18SPR0901-01不符合、事故及險(xiǎn)情報(bào)告表19SPR0901-02糾正預(yù)防措施實(shí)施報(bào)告20SPR1002-01新增關(guān)鍵性設(shè)備和系統(tǒng)的標(biāo)識(shí)審批表21SPR1002-02安全應(yīng)急、備用設(shè)備和系統(tǒng)測(cè)試記錄表22SPR1101-01文件更改申請(qǐng)單23SPR1101-02文件發(fā)放登記表24SPR1101-03文件更換/銷毀記錄表25SPR1101-04文件有效性檢查記錄表26SPR01102-01SMS信息傳遞記錄表27SPR1201-01內(nèi)部審核記錄28SPR1201-02內(nèi)審首次會(huì)議/末次會(huì)議簽到表29SPR1201-03內(nèi)部審核不符合報(bào)告30SPR1201-04船舶內(nèi)審報(bào)告31SPR1202-01SMS定期評(píng)價(jià)計(jì)劃32SPR1202-02SMS定期評(píng)價(jià)報(bào)告M).記錄編碼記錄名33SPR1203-01SMS管理復(fù)查計(jì)劃34SPR1203-02SMS管理復(fù)查報(bào)告35SIR060301-01船長(zhǎng)交接班報(bào)告36SIR060301-02大副交接班報(bào)告37SIR060301-03二副交接班報(bào)告38SIR060301-04二副交接班報(bào)告39SIR060301-05GMDSS操作員交接報(bào)告40SIR060301-06輪機(jī)長(zhǎng)交接報(bào)告41SIR060301-07大管輪交接報(bào)告42SIR060301-08二管輪交接報(bào)告43SIR060301-09三管輪交接報(bào)告44SIR060301-10電機(jī)員交接報(bào)告45SIR060301-11普通船員交接記錄46SIR070101-01船舶防抗臺(tái)風(fēng)記錄表47SIR070102-01進(jìn)入大風(fēng)浪區(qū)域準(zhǔn)備檢查表48SIR070103-01狹水道航行檢查與記錄表49SIR070106-01船舶加/移油工作計(jì)劃50SIR070107-01壓載水報(bào)告51SIR070109-01到港前準(zhǔn)備檢查表（甲板）52SIR070109-02開航前準(zhǔn)備檢查表（中板）53SIR070109-03開航/抵港前準(zhǔn)備檢查表（輪機(jī)）54SIR070109-04船長(zhǎng)開航/到港前通知55SIR070114-01船存海圖清單56SIR070114-02航海圖書資料送船回執(zhí)57SIR070116-01航行計(jì)劃58SIR070116-02航路計(jì)劃檢查表59SIR070116-03修改記錄60SIR070119-01裝卸貨計(jì)劃61SIR070119-02散貨船裝卸船/岸安全檢查項(xiàng)目表62SIR070120-01船舶防火定期檢查表（甲板部）63SIR070120-02船舶防火定期檢查表（輪機(jī)部）64SIR070120-03船舶明火作業(yè)申請(qǐng)65SIR070123-01船舶醫(yī)療藥品/用品登記表66SIR070123-02藥品使用記錄表M).記錄編碼記錄名67SIR100101-01船舶通導(dǎo)設(shè)備季度維護(hù)保養(yǎng)記錄表68SIR100101-02A預(yù)防檢修月度計(jì)劃表69SIR100101-02B預(yù)防檢修記錄70SIR100101-03船舶預(yù)防檢修保養(yǎng)年度計(jì)劃表71SIR100101-04甲板部維修保養(yǎng)月度報(bào)表72SIR100101-05機(jī)電設(shè)備維修保養(yǎng)月度報(bào)表73SIR100102-01消防、救生設(shè)備易損易耗物品清單74SIR100102-02消防、救生設(shè)備檢查試驗(yàn)記錄表75SIR100103-01備件庫存表76SIR100103-02備件計(jì)劃申請(qǐng)表77SIR100103-03大宗物料庫存清單78SIR100103-04船舶物料計(jì)劃申請(qǐng)單79SIR100104-01船舶檢驗(yàn)遺留問題報(bào)表80SIR100104-02船舶證書清單81SIR100201-01設(shè)備不合格報(bào)告及糾正記錄82SIR100201-02訪船檢查表83SIR100