社團(tuán)常識答問集

社團(tuán)常識答問集我自2009年初次嘗試開辦社團(tuán)行政管理分享系列以來，至今開辦多項(xiàng)社團(tuán)與慈善團(tuán)體監(jiān)管培訓(xùn)班、佛教慈善團(tuán)體監(jiān)管咨詢服務(wù)計(jì)劃下的慈善團(tuán)體董事監(jiān)管培訓(xùn)，以及慈善團(tuán)體執(zhí)行秘書與行政人員專業(yè)培訓(xùn)班等。在這一系列與慈善團(tuán)體、社團(tuán)、會(huì)館的交流會(huì)與授課過程中，出席者提出許多常遇問題，我盡力給予答復(fù)，這是非常有裨益的雙向?qū)W習(xí)過程，并將它們整理成答問集，愿與對社團(tuán)管理有興趣者分享與交流。由于知識與學(xué)問有限，難免有錯(cuò)謬之處，希望讀者給予指教與斧正。社團(tuán)常識答問集1. 什么是法定人數(shù)（Quorum）？有效與正式會(huì)議的最少出席人數(shù)。Theminimumnumberofpersonswhichconstitutesavalidformalmeeting.2. 什么是決定性一票（castingvote）？遇贊成與反對者的票數(shù)相同時(shí)，會(huì)議主席可投決定性一票。這決定性一票的存在與否全根據(jù)有關(guān)機(jī)構(gòu)的章程是否明文授權(quán)，并不是會(huì)議主席自動(dòng)享有的權(quán)力，也不能以慣例為根據(jù)。3. 社團(tuán)可以挪后召開常年會(huì)員大會(huì)（AGM）嗎？這是一個(gè)老生常談的課題，社團(tuán)注冊局的標(biāo)準(zhǔn)答復(fù)如下：社團(tuán)必須根據(jù)其章程所規(guī)定的時(shí)限內(nèi)召開常年會(huì)員大會(huì)。章程是該社團(tuán)與它的會(huì)員之間的契約。若要將常年會(huì)員大會(huì)挪后到章程所規(guī)定時(shí)限之后才舉行，必須征得會(huì)員的同意。若要長久更改日期召開常年會(huì)員大會(huì)，應(yīng)考慮據(jù)程序修改章程。4. 必要時(shí)，一年里可以召開多次常年會(huì)員大會(huì)嗎？會(huì)員大會(huì)(GeneralMeetingofMembers)有下列兩類：常年會(huì)員大會(huì)（AnnualGeneralMeetingofMembers，AGM）顧名思義，常年會(huì)員大會(huì)一年只召開一次，它有固定的議程，而且必須在章程所規(guī)定的時(shí)限內(nèi)召開。其他一概當(dāng)成是特別會(huì)員大會(huì)。特別會(huì)員大會(huì)(ExtraordinaryGeneralMeetingofMembersEGM)遇有任何特別、重大或章程所指定必須由特別會(huì)員大會(huì)通過之事務(wù)，或由某數(shù)目會(huì)員聯(lián)名要求時(shí)，可召開特別會(huì)員大會(huì)，次數(shù)不限。5. 誰有權(quán)召開會(huì)員大會(huì)？不是會(huì)長、也不是秘書或總務(wù)，而是理事會(huì)。另一種情況是據(jù)章程有關(guān)條文，有達(dá)到某一數(shù)目的會(huì)員聯(lián)名要求理事會(huì)召開特大，會(huì)長、秘書等人只是執(zhí)行者而已。6. 您了解各項(xiàng)法定呈報(bào)的時(shí)限嗎？有限公司的常年呈報(bào)（AnnualReturn）必須在常年會(huì)員大會(huì)后的30天之內(nèi)向會(huì)計(jì)與企業(yè)監(jiān)管局呈報(bào)，附經(jīng)審計(jì)的財(cái)務(wù)報(bào)表。慈善團(tuán)體的常年呈報(bào)（AnnualReturn）必須在常年會(huì)員大會(huì)后的30天之內(nèi)向慈善總監(jiān)呈報(bào)，附經(jīng)審計(jì)的財(cái)務(wù)報(bào)表。社團(tuán)注冊局的常年呈報(bào)（AnnualReturn）必須在常年會(huì)員大會(huì)后的30天之內(nèi)向社團(tuán)注冊局呈報(bào)，附經(jīng)審計(jì)的財(cái)務(wù)報(bào)表。而以上三項(xiàng)也必須在結(jié)帳后的6個(gè)月內(nèi)呈報(bào)。呈報(bào)籌款結(jié)果必須在籌款活動(dòng)結(jié)束后的60天之內(nèi)，向社團(tuán)注冊局、簽發(fā)籌款準(zhǔn)證單位呈報(bào)籌款結(jié)果，附經(jīng)審計(jì)的籌款收支報(bào)表。自愿解散必須在解散后的7天之內(nèi)向社團(tuán)注冊局及慈善總監(jiān)呈報(bào)。慈善團(tuán)體與公益機(jī)構(gòu)的監(jiān)管評估清單，從2011年4月1日起，配合常年呈報(bào)時(shí)提呈其監(jiān)管評估清單。7. 當(dāng)局限制財(cái)政一職只能連續(xù)擔(dān)任4年。如果4年任期屆滿時(shí)，到時(shí)候我們將正副財(cái)政對換一下，可以嗎？不可以。8. 本會(huì)申請到籌款準(zhǔn)證，而籌款結(jié)束后的60天剛好是這一年的12月31日，我們可以將籌款賬目并入常年收支帳報(bào)表嗎？不可以，籌款帳目必須和社團(tuán)的常年收支帳報(bào)表分開呈報(bào)。9. 什么是足日通告（ClearDayNotice）？是指除去頭日和尾日的中間整日之日數(shù)。頭日和尾日供郵寄所需時(shí)間和包含公定假日。舉個(gè)例子，若某社團(tuán)規(guī)定召開會(huì)員大會(huì)須發(fā)14天通告，足日通告指會(huì)員接到通告時(shí)距離大會(huì)日期還有14天整。10. 除了信托人法令所允許的例外情況，一般社團(tuán)的不動(dòng)產(chǎn)信托人的人數(shù)頂限是多少？4人。11. 除非章程有明文規(guī)定，否則社團(tuán)的修改章程動(dòng)議必須獲得多少比例的贊成票才可通過？首先必須有法定人數(shù)，然后必須有出席者的三分之二贊成票。12. 除非章程有明文規(guī)定，否則社團(tuán)的自愿解散動(dòng)議必須獲得多少比例的贊成票才可通過？首先必須有法定人數(shù)，然后必須有全體會(huì)員的五分之三贊成票。13. 呈給常年會(huì)員大會(huì)的財(cái)務(wù)報(bào)表不可以和結(jié)帳日期相隔多少個(gè)月？6個(gè)月。14. 如何了解及獲取和社團(tuán)有關(guān)的各類資料：如果是向社團(tuán)注冊局注冊的社團(tuán).sg/ros如果是向會(huì)計(jì)與企業(yè)監(jiān)管局注冊的公司.sg申請籌款準(zhǔn)證慈善團(tuán)體：.sg非慈善團(tuán)體:.sg/licence/frameset_HH.html為海外籌款：.sg出版準(zhǔn)證.sg公共娛樂與集會(huì)準(zhǔn)證.sg下載各項(xiàng)法令.sg下載“慈善團(tuán)體與公益機(jī)構(gòu)監(jiān)管準(zhǔn)則”.sg了解“志愿福利組織與慈善團(tuán)體技能提升計(jì)劃”.sg律師公會(huì)為慈善團(tuán)體提供的免費(fèi)法律咨詢服務(wù).sg15. 社團(tuán)注冊局已通知所有社團(tuán)，從2009年1月1日起，以UEN取代沿用已久的社團(tuán)注冊號碼。UEN是指：UniqueEntityNumber 16. 如何使新上任理事熟悉會(huì)務(wù)？理想的做法是開辦入門培訓(xùn)課程。此外，慈善理事會(huì)所建議的具體步驟還包括為新上任理事會(huì)提供下列文件：一份最新的章程過去3年的常年報(bào)告與收支帳過去2年的理事會(huì)會(huì)議記錄處理利益沖突的書面政策其他有助于理事熟悉會(huì)務(wù)的文件，如：愿景與使命、會(huì)史、簡介、會(huì)訊等。17. 候補(bǔ)委員能否出席執(zhí)委會(huì)議？關(guān)鍵在于，有關(guān)候補(bǔ)執(zhí)委有沒有根據(jù)相關(guān)法令和該社章程所定程序遞補(bǔ)為執(zhí)委和呈報(bào)。如果沒有，則只能等到他在執(zhí)委會(huì)出現(xiàn)空缺而執(zhí)委會(huì)議又據(jù)章程條文規(guī)定推選他遞補(bǔ)，并依法辦妥法定呈報(bào)后才可行使和履行執(zhí)委的權(quán)力與義務(wù)。18. 執(zhí)委會(huì)能否推翻會(huì)員大會(huì)所通過的議案？肯定是不可以。社團(tuán)章程都明文規(guī)定會(huì)員大會(huì)是最高權(quán)力機(jī)構(gòu)，社團(tuán)內(nèi)沒有任何單位的權(quán)力可以超越會(huì)員大會(huì)。此外，有些社團(tuán)的章程甚至明文規(guī)定執(zhí)委會(huì)必須執(zhí)行會(huì)員大會(huì)所作的決定和通過的議案。當(dāng)然，大會(huì)所通過的議案必須是符合大會(huì)程序，包括有法定人數(shù)和所需的贊成票才有效。若執(zhí)委會(huì)沒有合理的理由而推翻會(huì)員大會(huì)的議案或拒絕執(zhí)行之，那執(zhí)委會(huì)的行為是違反章程的。19. 監(jiān)察委員會(huì)在這世紀(jì)里能扮演什么角色？先從現(xiàn)有章程講起。有些設(shè)有監(jiān)委的社團(tuán)，其章程清楚列出監(jiān)委會(huì)的職責(zé)范圍，這種分設(shè)執(zhí)委、監(jiān)委的做法類似民主國家三權(quán)分立的制衡制度（systemofchecksandbalances）。主要問題是：過去和現(xiàn)在的監(jiān)委是否有效和認(rèn)真地履行章程所授予的職責(zé)。過去和現(xiàn)在的監(jiān)委會(huì)成員是否具備履行職責(zé)所需的專業(yè)或?qū)ｉT知識、經(jīng)驗(yàn)與資歷。如果監(jiān)委無法發(fā)揮其功效而變成形同虛設(shè)，建議通過修改章程廢除監(jiān)委，有些社團(tuán)很多年前已廢除監(jiān)委。新時(shí)代的機(jī)構(gòu)里，不論是政府機(jī)構(gòu)、法定機(jī)構(gòu)、慈善團(tuán)體、公益機(jī)構(gòu)，都設(shè)有由專業(yè)或有經(jīng)驗(yàn)人士組成的“審計(jì)委員會(huì)auditcommittee”負(fù)責(zé)內(nèi)部審計(jì)工作，包括財(cái)務(wù)監(jiān)控系統(tǒng)。20. 理事的家屬能否列席會(huì)議？只有沒拖欠會(huì)捐或沒觸犯章程條文的會(huì)員才可以出席會(huì)員大會(huì)，在會(huì)上發(fā)言提問，并可在選舉時(shí)有選舉和被選舉權(quán)。若有關(guān)家屬是會(huì)員，應(yīng)享有章程所授予的權(quán)力與義務(wù)。若不是會(huì)員，則不可出席或列席會(huì)員大會(huì)。受邀列席會(huì)議者，一般上是專業(yè)人士或咨詢