信息系統(tǒng)項目管理師范圍管理研究

信息系統(tǒng)項目管理師范圍管理研究摘要：2018年6月，我作為項目經(jīng)理參與了XX路橋建設集團有限公司公路試驗質量信息管理系統(tǒng)項目的建設。公路試驗質量是直接關系公路建設工程好壞的關鍵因素，但是因為工地試驗室位置偏遠，信息化程度低，試驗資料不具有時效性，所以針對試驗質量的管控困難。該項目采用物聯(lián)網(wǎng)技術，建立一套信息傳遞與數(shù)據(jù)分析相結合的質量信息管理系統(tǒng)，幫助項目管理人員對試驗質量進行管理。該項目總投資1300萬元，建設周期12個月。該項目于2019年6月通過了客戶的驗收，贏得了甲方的好評。本文結合作者的實際經(jīng)驗，以該項目為例，討論了信息系統(tǒng)項目建設過程中的XX管理，主要從以下幾個方面進行闡述。正文：公路試驗是公路建設工程中非常重要的一環(huán)，但是因為工地試驗室位置偏遠，交通不便，公路試驗所獲得的數(shù)據(jù)難以及時傳遞給項目管理人員，導致對于公路試驗質量管理困難。正因如此，在2018年6月，我作為項目經(jīng)理，參加了XX路橋建設集團有限公司公路試驗質量信息管理系統(tǒng)項目的建設。該項目由XX路橋建設集團發(fā)起，由我公司承建，是2018年XX路橋建設集團信息化平臺建設中的重點工作。項目建設周期一年，由2018年6月開始，到2019年6月30日驗收結束，項目總投資為人民幣1300萬元。其目標是使用物聯(lián)網(wǎng)技術，建立一套高效實用的質量信息管理系統(tǒng)，對公路工程施工質量進行管理，解決公路工程中施工質量管控困難的問題。系統(tǒng)采用C/S架構，移動端采用Java語言開發(fā)試驗數(shù)據(jù)采集APP，運行于Android平臺，利用掃描二維碼采集工地試驗室的試驗數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)經(jīng)過APP處理，利用4G無線網(wǎng)絡傳遞實驗數(shù)據(jù)到服務端；服務端應用采用J2EE+oracle的模式開發(fā)，對通過無線網(wǎng)絡傳輸?shù)脑囼灁?shù)據(jù)進行接收、顯示、存儲和分析處理，實現(xiàn)對公路試驗質量的把控。由于系統(tǒng)的建設涉及到的人員多，工地試驗室多，空間距離遠。因此，在本項目中，XX管理尤為重要。在本項目中，我作為項目經(jīng)理除了對其余管理領域進行恪盡職守的管理外，特別對XX管理從如下幾個方面進行了管理。1、規(guī)劃范圍管理作為一名合格的項目管理者，做任何事之前都應該先做好計劃。好的計劃，是成功實施項目的基礎。有些人認為做項目范圍管理計劃花費太多事時間，不如把它們用于執(zhí)行工作，項目將會更快更好的完成。我認為這是一個錯誤的想法，通過省略范圍計劃制定，雖然能短時間內(nèi)節(jié)省一定的時間，但是在長期內(nèi)常常會因為缺乏范圍管理計劃的指導而使得范圍定義不清、范圍蔓延，以致無法完成項目。因此，在該項目中，我非常重視范圍管理計劃的制定。在正式做計劃之前，我先查找了公司組織過程資產(chǎn)，找出指定范圍管理計劃的模板，再結合以往項目的經(jīng)驗，制定出一份初步的計劃。之后召集項目團隊成員討論，對計劃進行修改和完善。在全體的參與下，最終完成了一份詳細的、科學的范圍管理計劃。用于指導項目如何定義、分解以及控制范圍。2、收集需求收集需求也是項目進行中非常重要的一項工作，如果不能收集到所有的需求，那么后續(xù)就會產(chǎn)生需求變更的情況，對項目的進度產(chǎn)生影響。在此項目中，由于涉及到項目管理人員和工地試驗室人員，所以針對需求的收集非常重要。作為項目經(jīng)理，我首先采用訪談的方式。由于工地試驗室位置偏遠，交通不便，所以我們通過電話訪談的形勢，與實驗室的試驗人員進行交談，獲取他們的需求信息。同時，也去現(xiàn)場與公路施工項目管理人員進行訪談，得知管理人員的需求。在收集需求的時候，客戶有時候對于其需求自己都不清楚，只有一個模糊的概念。針對這種情況，我才用原型法將收集到的需求，做成模型供客戶參考確認，以此消除彼此的歧義，充分挖掘客戶的需求。并給予團隊自身的經(jīng)驗以及專業(yè)水平，對客戶的需求進行引導、細化，將其模糊的概念形象化，粗糙的需求具體化。3、定義范圍一個成功的項目，應該做且制作成功完成項目所需的全部工作。為了保證這一點，就需要在項目前期定義一個明確的項目范圍?；谛枨笪募艺偌隧椖恐饕撠熑诉M行開會討論，同時邀請了系統(tǒng)的最終用戶代表（包括公路試驗人員、項目管理人員等）對系統(tǒng)功能做評價，通過用戶的角度，去發(fā)現(xiàn)和改進系統(tǒng)的功能，以此最終形成了完整的項目范圍說明書。主要包括：1、公路試驗質量管理系統(tǒng)的范圍描述（包括實驗數(shù)據(jù)記錄，實驗數(shù)據(jù)分析與展示等）；2、項目的主要可交付成果（用戶文檔、系統(tǒng)源代碼、使用手冊等）；3、產(chǎn)品驗收標準（系統(tǒng)運行穩(wěn)定、功能滿足業(yè)務需求、相關文檔齊全等）；4、項目的除外責任（該項目涉及的公路試驗室環(huán)境改造、實驗設備的改造不包含在該項目范圍中）；5、項目的目標、總預算、資源以及主要里程碑等。4、創(chuàng)建WBS基于項目范圍說明書，我和我的團隊開始對項目范圍進行分解，以形成該項目的WBS。在分解過程中，我們識別和分析了可交付成果及相關工作，最終采用了表格形式的WBS，這種結構雖然直觀性較差，但是能夠反映出項目的所有工作要素。在自上而下逐層細化分解，并未WBS組件制定和分配標識編碼后，核實可交付成果分解的程度是恰當?shù)摹Ｔ诜纸獾倪^程中，我也遵循了以下原則：1、一個工作單元知識與某個上層單元。對于該項目中數(shù)據(jù)庫的設計，我就只將其歸入系統(tǒng)設計單元中，在其他單元不再重復出現(xiàn)，避免了交叉從屬。2、WBS中的元素必須有人負責，對于該項目中的每個工作包，我都制定唯一的負責人及其負責的工作內(nèi)容。3、將WBS控制在4~6層之間，并且對每個工作報告都進行編號，便于項目的日后管理。4、對于該項目中的工作單元，參照8/80小時原則細化成具體的工作包，同時制作WBS詞典，對工作包作具體描述。5、確認范圍范圍確認并不是件容易的事，在與客戶的溝通上，我們希望客戶盡快確認范圍以便盡快開展后續(xù)的開發(fā)階段工作，而客戶則可能認為自己什么也沒看到，怎么確認呢？針對這種情況，我與客戶進行了充分的溝通，讓客戶意識到：雖然確認項目范圍是正式的，但這并不意味著該項目的范圍就是鐵板一塊，不能再修改了。只不過，無論是現(xiàn)在更改范圍，還是以后更改范圍，都會引起項目的時間、進度和資源上的變化。確認范圍需要貫穿項目的始終，同時，各個項目干系人對項目范圍的關注方面也是不相同的。對此，我與管理層溝通時，主要討論范圍對項目進度、資金和資源的影響。在于客戶溝通時，主要討論可交付成果是否足夠完成產(chǎn)品。而與項目管理人員溝通時，我主要和他們討論可交付成果能否完成，時間、資金和資源是否充足，以及項目有哪些潛在風險及其解決方法。6、控制范圍控制范圍是監(jiān)督項目的范圍狀態(tài)、管理范圍基準變更的過程，其主要作用是在整個項目期間保持對范圍基準的維護。因此在項目中，我定期組織召開項目狀態(tài)審查會，審查項目的范圍，通過對照范圍基礎，找出范圍偏差，并做分析，嚴格杜絕一切的范圍蔓延。例如：再一次狀態(tài)審查會上，試驗數(shù)據(jù)管理模塊多了登錄日志的功能，我查了一下系統(tǒng)的變更日志，未找到有類似的變更記錄。于是我參照責任分配矩陣，找到了這個模塊的開發(fā)負責人詢問原因。A成員告訴我，他增加登錄日志這個功能，是因為客戶在一次電話中，向他提出過希望在試驗數(shù)據(jù)記錄模塊中加一個登錄日志的功能，所以他私自增加了這一功能。針對這種情況，我對這名成員強調(diào)了范圍基準、以及變更流程的重要性。其次，針對這項多出來的功能，我要求相關人員提交正式的變更申請，走正常的變更控制流程。從事項目管理工作的我深知，項目范圍不是一經(jīng)定義，就一成不變的，項目干系人處于項目利益以及各種情況考慮，總會有一些需求變更。管理這些變更，就需要在項目規(guī)劃時，就制定好變更流程以及成立一個專門的需求變更控制委員會（CCB）。因此，我和我的團隊在項目早期就制定了一套標準的變更流程：1、提交變更申請；2、對變更初審；3、變更方案論證；4、項目管理委員會審查；5、發(fā)出變更通知并組織實施；6、監(jiān)控變更實施；7、對變更效果進行評估；8、判斷發(fā)生變更后的項目是否已納入正常軌道。有了這些流程以及CCB的控制，項目的需求變更得意良性發(fā)展，變更帶來更多的是項目利益以及效率的提升。經(jīng)過我們團隊不懈的努力，歷時一年，本項目終于于2019年6月通過了業(yè)主方組織的驗收。為用戶解決了公路施工中試驗質量管理困難的問題，得到了業(yè)主的好評。本項目的成功得益于我成功的XX管理。當然，在本項目中，還有