辦公室文秘培訓(xùn)

辦公室文秘培訓(xùn)第1頁(yè)，課件共36頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月第一章辦公室文秘概述第一節(jié)文秘的角色第2頁(yè)，課件共36頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月辦公室是訪客最先到達(dá)和最后達(dá)到的地方，給人以先入為主的第一印象和告別時(shí)的最后印象。如果文秘部門環(huán)境優(yōu)雅、關(guān)系融洽，文秘人員態(tài)度友好、辦事認(rèn)真，就會(huì)給訪客留下良好的印象，進(jìn)而增進(jìn)與本單位的業(yè)務(wù)往來(lái)。第3頁(yè)，課件共36頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月一、文秘人員的特點(diǎn)1、塑造良好的角色形象，依法辦事。2、有清醒的配角意識(shí)。3、應(yīng)該依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的期待塑造自我，以此作為自己的角色追求。4、要盡力使自己的行為跟文秘角色相稱。第4頁(yè)，課件共36頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月二、文秘工作的特性1、文秘工作的中介性辦公室處于領(lǐng)導(dǎo)與職能部門、職能部門與職能部門、上級(jí)單位與下屬單位的之間，有著承上啟下、聯(lián)系左右、連結(jié)內(nèi)外的作用。第5頁(yè)，課件共36頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月2、文秘工作的政策性和綜合性*辦公室必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行公司政策。*辦公室必須了解方方面面的情況，研究問(wèn)題，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并提供意見(jiàn)。各職能部門管不到的問(wèn)題，難以歸口的問(wèn)題，辦公室都要管起來(lái)。這是文秘工作綜合性的表現(xiàn)。第6頁(yè)，課件共36頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月3、文秘工作的輔助性和服務(wù)性*文秘工作人員在處理任何問(wèn)題時(shí)，都要以領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)為根據(jù)，而不能代替領(lǐng)導(dǎo)做決定，可以提出意見(jiàn)、建議以至方案，但只有被領(lǐng)導(dǎo)采納并成為決定后，才能貫徹執(zhí)行。*文秘工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿點(diǎn)都是為領(lǐng)導(dǎo)者的領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)服務(wù)，以提高領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的效率和質(zhì)量。與此同時(shí)，文秘工作也為各職能部門服務(wù)。

第7頁(yè)，課件共36頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月4、文秘工作的機(jī)要性和潛隱性*文秘緊靠領(lǐng)導(dǎo)，接觸領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)會(huì)最好，經(jīng)常參與研究各種機(jī)密問(wèn)題，負(fù)責(zé)機(jī)密文件的起草和保管，所以文秘人員要嚴(yán)守保密規(guī)定、紀(jì)律。*文秘工作的潛隱性體現(xiàn)在：（1）文秘不能顯示自己的勞動(dòng)成果；（2）文秘人員不得對(duì)外表現(xiàn)自己。

第8頁(yè)，課件共36頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月5、文秘工作與處理信息*文秘工作的基本職能在于接收信息、處理信息、利用信息和溝通信息。*文秘要善于在日常的閱讀文件中發(fā)現(xiàn)新精神、新動(dòng)向、新政策、新經(jīng)驗(yàn)，即發(fā)現(xiàn)文件的“新鮮信息”。*對(duì)信息的深刻理解、綜合處理及合理利用是文秘工作的基本職能。第9頁(yè)，課件共36頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月第二節(jié)文秘與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系文秘與領(lǐng)導(dǎo)的本質(zhì)關(guān)系是組織關(guān)系和工作關(guān)系；文秘是領(lǐng)導(dǎo)者的直接助手和參謀。第10頁(yè)，課件共36頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月一、文秘與領(lǐng)導(dǎo)的特別關(guān)系

1、就政治本色而言，文秘與領(lǐng)導(dǎo)是同志關(guān)系。

2、就精神道德方面而言，文秘與領(lǐng)導(dǎo)是諍友關(guān)系。第11頁(yè)，課件共36頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月二、文秘是領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間安排者文秘要為領(lǐng)導(dǎo)安排一天、一周乃至一個(gè)階段參加重大活動(dòng)的時(shí)間表。文秘要為領(lǐng)導(dǎo)事先安排好時(shí)間，可保證領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)有節(jié)奏、高效率，也使領(lǐng)導(dǎo)有適當(dāng)?shù)男菹r(shí)間。第12頁(yè)，課件共36頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月三、文秘對(duì)領(lǐng)導(dǎo)起輔助作用

1、精力輔助。如提供經(jīng)過(guò)處理的信息、撰寫文稿、擋駕等；

2、智力輔助。如在制定決策過(guò)程中參與論證，在執(zhí)行決策過(guò)程中跟蹤調(diào)查和及時(shí)反饋，平時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供咨詢等；

3、心理輔助。第13頁(yè)，課件共36頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月第三節(jié)文秘的職責(zé)文秘的主要職能有；輔助決策，溝通信息，協(xié)調(diào)關(guān)系，保守秘密，辦文辦會(huì)和管理事務(wù)等。第14頁(yè)，課件共36頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月一、輔助決策職責(zé)二、協(xié)調(diào)關(guān)系職責(zé)三、處理事務(wù)職責(zé)四、組織會(huì)議職責(zé)五、撰寫文稿職責(zé)六、管理文書職責(zé)七、保守機(jī)密職責(zé)八、信訪工作職責(zé)九、督促檢查職責(zé)第15頁(yè)，課件共36頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月第四節(jié)文秘人員必備素質(zhì)一、政治和道德素質(zhì)要求良好的政治素質(zhì)，高尚的道德風(fēng)貌，是文秘素質(zhì)的首要內(nèi)容。政治素質(zhì)，是指政治方向、政治立場(chǎng)、政治品德和思想作風(fēng)的總和；道德素質(zhì)是文秘人員在從事自己的職業(yè)中應(yīng)遵循的道德，包括職業(yè)所要求的道德觀念、情操、品質(zhì)等。第16頁(yè)，課件共36頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月1、堅(jiān)定正確的政治方向辦公室文秘人員必須堅(jiān)持社會(huì)主義政治方向，時(shí)時(shí)刻刻保持政治上的敏銳性，關(guān)心國(guó)內(nèi)外時(shí)事、政治，認(rèn)真學(xué)習(xí)、深刻理解黨和政府的重大決策，并盡可能通過(guò)對(duì)時(shí)事政治的研究，預(yù)測(cè)未來(lái)發(fā)展的趨勢(shì)，主動(dòng)做好工作。第17頁(yè)，課件共36頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月2、敏捷高效的工作作風(fēng)辦公室文秘人員必須具有強(qiáng)烈的時(shí)間觀念和效益觀念，養(yǎng)成雷厲風(fēng)行的工作作風(fēng)。遇事反應(yīng)敏捷，辦事干凈利落，抓緊時(shí)間，講求效率。同時(shí)，高效必須優(yōu)質(zhì)，從輔助決策到辦理事務(wù)，從理性分析到見(jiàn)諸文字，都要周密細(xì)致，各種數(shù)據(jù)一定要仔細(xì)核實(shí)，避免出錯(cuò)。第18頁(yè)，課件共36頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月3、忠誠(chéng)可信的個(gè)人品行忠誠(chéng)是做人的根本之道，也是辦公室文秘人員的必備品質(zhì)。細(xì)心周到、認(rèn)真負(fù)責(zé)地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為其他職能部門服務(wù)，決不當(dāng)面一套，背后一套，或者把為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)作為撈取私利的籌碼。第19頁(yè)，課件共36頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月4、恪守機(jī)密的職業(yè)道德辦公室文秘人員從工作、資料、電話、會(huì)議、談話中，知道很多重要的情報(bào)，必須慎之又慎，在日常工作中堅(jiān)持做到不該問(wèn)的不問(wèn)、不該看的不看、不該說(shuō)的不說(shuō)、不該做的不做，養(yǎng)成保守機(jī)密的好習(xí)慣。第20頁(yè)，課件共36頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月二、知識(shí)素質(zhì)要求文秘工作的廣泛性和綜合性，科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和商務(wù)管理的復(fù)雜性，要求辦公室文秘人員必須具備廣博的知識(shí)，不僅要有良好的文化素質(zhì)，而且必須建立適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展需要的知識(shí)結(jié)構(gòu)。第21頁(yè)，課件共36頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月1、扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)基礎(chǔ)知識(shí)是指在辦公室文秘人員知識(shí)結(jié)構(gòu)中起基礎(chǔ)性作用的知識(shí)。一般來(lái)說(shuō)，文秘人員應(yīng)具有中等水平的文、史、地、哲、數(shù)、理、化、生物等方面的基本知識(shí)。第22頁(yè)，課件共36頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月2、必要的相關(guān)知識(shí)相關(guān)知識(shí)是指與辦公室文秘工作有密切聯(lián)系的知識(shí)。這部分知識(shí)有助于辦公室文秘人員整體素質(zhì)的提高，也有助于辦公室文秘人員更有效地開(kāi)展工作。*經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí)*法學(xué)知識(shí)*心理學(xué)知識(shí)*公共學(xué)知識(shí)第23頁(yè)，課件共36頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月3、精深的專業(yè)知識(shí)辦公室文秘人員的專業(yè)知識(shí)，主要包括檔案學(xué)、應(yīng)用寫作、調(diào)查研究、會(huì)務(wù)工作、信訪工作、機(jī)要保密、組織協(xié)調(diào)，以及現(xiàn)代辦公等方面的知識(shí)。第24頁(yè)，課件共36頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月三、能力素質(zhì)要求辦公室文秘人員是應(yīng)用型人才，不僅需要優(yōu)秀的品質(zhì)修養(yǎng)、合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)，而且還要具備過(guò)硬的實(shí)際能力。辦公室文秘人員的能力，一般分為基礎(chǔ)能力和專業(yè)能力。基礎(chǔ)能力包括觀察力、記憶力、注意力、想象力、思維力等，這是辦公室文秘人員從事秘書活動(dòng)所需要的基本能力，也是從事其他工作的人員都應(yīng)具備的能力。第25頁(yè)，課件共36頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月1、寫作能力指應(yīng)用寫作能力，即要能寫出觀點(diǎn)正確、內(nèi)容充實(shí)、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、表達(dá)清晰、語(yǔ)言流暢、符合公文格式的各類應(yīng)用性文件。寫好應(yīng)用文，就應(yīng)熟悉其程式，對(duì)應(yīng)用文語(yǔ)體有透徹的理解，具有豐富的語(yǔ)法、修辭、邏輯知識(shí)。另外，辦公室文秘應(yīng)當(dāng)寫得一手好字，雖然不一定要成為書法家，但一定要把字寫得正確、端正、勻稱，給人以實(shí)用美感。第26頁(yè)，課件共36頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月2、說(shuō)話能力即口頭表達(dá)能力，就是運(yùn)用口頭語(yǔ)言交流思想、傳達(dá)信息的能力。辦公室文秘經(jīng)常要從事匯報(bào)、傳達(dá)、討論、會(huì)談、接待等工作，能說(shuō)會(huì)道是辦公室文秘人員的一個(gè)起碼要求?？邶X清晰、條理分明、不緊不慢、不卑不亢、言詞文雅、簡(jiǎn)練生動(dòng)，則是辦公室文秘人員說(shuō)話的基本要求。第27頁(yè)，課件共36頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月3、閱讀能力閱讀能力是表達(dá)能力的基礎(chǔ)，也是一種基本的工作手段，只有通過(guò)博覽泛讀，才能獲得知識(shí)和有價(jià)值的信息，才能有效地辦理公文和處理事務(wù)。對(duì)于辦公室文秘來(lái)說(shuō)，閱讀一是要準(zhǔn)確，即能準(zhǔn)確地把握文章的整體結(jié)構(gòu)及中心思想，并能用自己的語(yǔ)言進(jìn)行概括；二要快速，辦公室文秘每天有大量的材料閱讀，因此必須提高閱讀效率。第28頁(yè)，課件共36頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月四、心理素質(zhì)要求

1、動(dòng)機(jī)要成為一個(gè)合格的秘書，就應(yīng)該培養(yǎng)和確立為民族振興、為國(guó)富民強(qiáng)，同時(shí)實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值、追求個(gè)人幸福的正確動(dòng)機(jī)。有了崇高的追求目標(biāo)和正確的行為動(dòng)機(jī)，就能夠不計(jì)個(gè)人名利得失，不畏工作艱難險(xiǎn)阻，就會(huì)產(chǎn)生巨大而持久的工作動(dòng)力。第29頁(yè)，課件共36頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月2、興趣興趣能引起人們持久而穩(wěn)定的注意，使感知清晰，啟發(fā)思維和想象，產(chǎn)生愉快的情緒。良好的興趣，可以使人眼界開(kāi)闊，熱愛(ài)本職工作，不斷追求新的知識(shí)，豐富其精神世界。第30頁(yè)，課件共36頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月辦公室文秘只有真正培養(yǎng)起對(duì)本職工作的興趣，才能自覺(jué)克服工作中的各種困難，克服某些重復(fù)的公式化的工作帶來(lái)的枯燥感和厭倦心理。對(duì)事務(wù)性的工作具有持續(xù)而穩(wěn)定的興趣，是一個(gè)優(yōu)秀文秘人員應(yīng)具有的心理品質(zhì)。同時(shí)，文秘活動(dòng)涉及面廣，除了本專業(yè)的興趣外，還要培養(yǎng)外圍興趣，如音樂(lè)、繪畫、書法、攝影、旅游等，以豐富知識(shí)、陶冶性情、提高素養(yǎng)。第31頁(yè)，課件共36頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月3、意志辦公室文秘在培養(yǎng)自己的意志品質(zhì)時(shí)要注意以下幾個(gè)方面：

1）、自覺(jué)要有遠(yuǎn)大的理想和信念，勇于進(jìn)取，既不盲目陶醉，也不嫌工作瑣細(xì)。

2）、果斷遇事要能準(zhǔn)確估計(jì)情況，當(dāng)機(jī)立斷，果敢行動(dòng)，采取堅(jiān)決措施，處理復(fù)雜、緊急情況。第32頁(yè)，課件共36頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月3）、自制每做一件事都必須認(rèn)真審慎，在任何情況下都能控制自己的情感、欲望，節(jié)制行動(dòng)，約束言論，避免沖動(dòng)急燥。4）、堅(jiān)韌工作中要有為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)而不怕困難、鍥而不舍、百折不撓的精神，避免一遇困難即改弦更張，也不能時(shí)冷時(shí)熱，時(shí)緊時(shí)松。第33頁(yè)，課件共36頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月4、意識(shí)辦公室文秘要加強(qiáng)以下幾種意識(shí)：

1）、創(chuàng)新意識(shí)，善于接受新事物，捕捉新信息，研究新問(wèn)題，在工作職權(quán)范圍內(nèi)，大膽發(fā)揮主觀能動(dòng)性；

2）、參與意識(shí)，把工作重點(diǎn)放在為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)上，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急單位之所急，當(dāng)好參謀和助手；第