會務(wù)組工作方案

會務(wù)組分工及工作方案一、工作目標(biāo)及主要任務(wù)全力做好有關(guān)會務(wù)組工作，確保座談會的順利進(jìn)行。主要任務(wù)：擬定本組工作方案；負(fù)責(zé)座談會的接待工作；負(fù)責(zé)禮品、紀(jì)念品、簽到表、座次牌的設(shè)計(jì)制作；負(fù)責(zé)準(zhǔn)備會議資料；負(fù)責(zé)座談會期間各項(xiàng)活動的后勤保障工作。二、人員安排負(fù)責(zé)人：劉芳三、會務(wù)準(zhǔn)備（一）場景布置（協(xié)助廣告公司）：1.（1）40周年華誕展及各專科展牌；（2）彩虹門、氣球、橫幅、儀式啟動幻影球、相關(guān)牌匾、禮炮、鮮花等；（3）音響的調(diào)配；（4）相關(guān)歌曲的準(zhǔn)備（國歌、院歌、背景音樂等）；（5）新院區(qū)項(xiàng)目、科研中心、生殖中心啟動儀式及博士后工作站掛牌儀式的相關(guān)準(zhǔn)備工作；（6）“千人宣言”儀式的準(zhǔn)備工作；（7）頒獎證書的準(zhǔn)備；（8）院慶工作牌的統(tǒng)一制作。2.會場座椅的擺放（按不同顏色座椅區(qū)分ABCD區(qū)，方3.擺放主席臺；4.準(zhǔn)備嘉賓名牌；5.準(zhǔn)備嘉賓胸花（院外所有嘉賓）、附院院慶小手旗；6.擺放礦泉水；7.準(zhǔn)備會議資料及禮品裝袋；8.在會場一角設(shè)薩斯風(fēng)、鋼琴現(xiàn)場演奏；9.會場衛(wèi)生間的指示牌（通知資產(chǎn)管理部做好清潔衛(wèi)生工作）?！Y料袋內(nèi)物品：（1）產(chǎn)品介紹（2）座談會專題片DVD（3）座談會活動手冊（4）紀(jì)念品（二）嘉賓接待劉芳姜芳榕1.慶典大會當(dāng)天提前到大會現(xiàn)場，熟悉嘉賓坐席；2.迎接嘉賓，指引嘉賓到報(bào)到處簽到（協(xié)助禮儀小姐及義工）；3.協(xié)助嘉賓領(lǐng)取會議資料及禮品，指引嘉賓就坐（協(xié)助禮儀小姐及義工）；4.所有嘉賓入場完畢，工作人員到指定區(qū)域就坐；5.慶典大會結(jié)束，工作人員指引嘉賓離場乘車。（三）嘉賓簽到劉芳1.負(fù)責(zé)嘉賓簽到（準(zhǔn)備嘉賓簽名冊或簽名卷軸）；2.及時核對到會嘉賓名單（準(zhǔn)備一份參加慶典嘉賓名單）；3.準(zhǔn)備文房四寶若干，以便有需要的嘉賓題字；4.負(fù)責(zé)會議資料及禮品的發(fā)放及保管工作。（注：前一天晚上已到賓館簽到的嘉賓，不再簽到及發(fā)放資料袋，只在會場擺放議程單張。）（四）應(yīng)急工作劉芳1.負(fù)責(zé)因天氣等原因主會場轉(zhuǎn)移工作；2.在附院禮堂做好備用會場的準(zhǔn)備工作；3.突發(fā)事件的緊急處理（協(xié)同院慶活動應(yīng)急組）；4.現(xiàn)場保健醫(yī)生及常用藥品的準(zhǔn)備；5.由附院員工組成觀眾預(yù)備隊(duì)伍，約100人，在現(xiàn)場觀眾過少時到場就坐，避免冷場。四、時間安排及分工根據(jù)工作內(nèi)容，會務(wù)組分為后勤保障小組、禮品小組，分別負(fù)責(zé)座談會前和座談會期間的所有后勤保障工作，禮品設(shè)計(jì)、制作、發(fā)放等工作，座談會接待、引導(dǎo)工作。具體時間安排及分工如下表：注：把握細(xì)節(jié)規(guī)范辦會會務(wù)工作是辦公室的一項(xiàng)經(jīng)常性工作，會務(wù)工作的好壞，直接影響到會議的質(zhì)量和效果，而會務(wù)工作能否做好，往往取決于對細(xì)節(jié)的把握。在辦會工作中，一個通知的發(fā)放不到位，一個座位的安排不合理，一個話筒的聲音不正常，一個資料的裝訂不齊全等等細(xì)節(jié)上的問題，都會使會務(wù)工作不到位，給會議的質(zhì)量和效果帶來影響，所以要搞好辦會工作，就必須以細(xì)致的作風(fēng)，對會務(wù)工作中的細(xì)節(jié)細(xì)心觀察，潛心把握，精心組織，實(shí)現(xiàn)精益求精辦會的目標(biāo)。具體來說，要從細(xì)節(jié)上做到“三個到位”。一、從細(xì)節(jié)上做到會前準(zhǔn)備到位組織一次會議，會前準(zhǔn)備到位是關(guān)鍵，只有會前準(zhǔn)備充分，才能保證會議的順利召開。會前的準(zhǔn)備工作是由若干細(xì)節(jié)組成的，在做會前準(zhǔn)備工作前，就要充分考慮各個細(xì)節(jié)，并根據(jù)考慮到的細(xì)節(jié)制定好會務(wù)工作方案。制定會務(wù)工作方案本身就是一個細(xì)節(jié)，注重這個細(xì)節(jié)就能發(fā)現(xiàn)并把握其他方面的細(xì)節(jié)，完善會前準(zhǔn)備工作，提高工作效率，減少工作中的失誤和差錯，特別是召開緊急的大型會議等，盡管時間要求急，但磨刀不誤砍柴工，制訂了方案，就不會造成手忙腳亂、頭緒不清的局面，避免出現(xiàn)差錯甚至返工等現(xiàn)象。在制定會務(wù)工作方案時，要根據(jù)會議的規(guī)模、層次等，考慮會議有哪些細(xì)節(jié)上的要求，如會標(biāo)的制作、會議通知的發(fā)放、座次的安排、資料的發(fā)放、會場的布置等等，要把這些細(xì)節(jié)上的內(nèi)容安排到人、責(zé)任到人。制定一個完善的會務(wù)工作方案，往往能收到事半功倍的效果，如今年召開的XX考核工作動員大會，其會務(wù)工作時間緊、任務(wù)重、標(biāo)準(zhǔn)高，要求在極短的時間內(nèi)搞好會務(wù)準(zhǔn)備工作，為此，我們在制定方案時潛心把握細(xì)節(jié)，除考慮到會標(biāo)制作、通知發(fā)放、座次安排、資料發(fā)放、會議簽到、會風(fēng)督查等細(xì)節(jié)上的內(nèi)容外，還吸取黨代會會務(wù)個別細(xì)節(jié)上不到位的教訓(xùn)，為確保正常供電，會前三次與縣電力局聯(lián)系，在安排座次時，由于會場座位不夠而需要加排座位，我們考慮到若安排不好將影響與會人員的情緒，便與黨校等單位聯(lián)系，搬來統(tǒng)一的會議椅作為加排，并電話通知安排坐加排的與會人員，向他們說明情況，做好解釋，得到了與會人員的理解和支持。象這樣的細(xì)節(jié)問題，在會務(wù)工作中經(jīng)常出現(xiàn)，只有細(xì)節(jié)考慮具體、安排到位，在做會務(wù)準(zhǔn)備工作時才能有條不紊、主動從容，從而保證會議質(zhì)量和效果。二、從細(xì)節(jié)上做到會中服務(wù)到位會中服務(wù)是辦會工作的重要一環(huán)，做好會中服務(wù)，要對細(xì)節(jié)細(xì)心觀察，只有把握好每一個細(xì)小環(huán)節(jié)，才能使每一次會議開得井然有序。首先，要對會議中的一些常規(guī)性的細(xì)節(jié)服務(wù)進(jìn)行規(guī)范，針對同類型的會議，要規(guī)范服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，做到有章可循。如縣委常委會議具有很強(qiáng)的政治性和嚴(yán)肅性，其會務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)高、要求嚴(yán)，服務(wù)不能隨意化、簡單化，我們除保證會場整潔等基本要求外，還從細(xì)節(jié)上把握，規(guī)范服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，提高服務(wù)質(zhì)量，專門制定了《縣委常委會議服務(wù)工作規(guī)程》，其中規(guī)定將茶杯放在與會人員右側(cè)，將統(tǒng)一制作的標(biāo)簽牌放在與會人員的左側(cè)，話筒的傾斜度大概一致，對資料的分發(fā)根據(jù)會議議程按由上至下的順序擺放在與會人員會議桌上的正前方，側(cè)看要求基本成一條直線等，這些細(xì)節(jié)上的規(guī)范，保證了會議桌上的整個擺設(shè)整齊劃一；另外要求在開會前30分鐘打開音響設(shè)備、視天氣情況開啟空調(diào)、會議中每隔30分鐘添加一次開水等，有效降低了服務(wù)工作對會場秩序和會議氛圍的影響，便于維護(hù)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臅鲋刃?、?yán)肅的會場氛圍。其次，由于會中服務(wù)還具有不確定性，這就要求會議服務(wù)人員發(fā)揮好主觀能動性，從小處入手，細(xì)心觀察、善于把握細(xì)節(jié)，把握好與會人員的服務(wù)需求，如在一次會議上需傳達(dá)學(xué)習(xí)上級領(lǐng)導(dǎo)的講話精神，我們便找到這名領(lǐng)導(dǎo)同志的講話，復(fù)印發(fā)給每位與會領(lǐng)導(dǎo)，這一服務(wù)舉措，雖然領(lǐng)導(dǎo)沒有要求，但我們提前、主動搞好服務(wù)，確保了從細(xì)節(jié)上做到服務(wù)到位。三、從細(xì)節(jié)上做到會后整理到位辦會工作是個整體的動態(tài)過程，不但要搞好會前準(zhǔn)備、會中服務(wù)，還要搞好會后服務(wù)，但以往工作中我們往往忽略了會后整理工作。對此，我們從細(xì)節(jié)入手，在一個會議召開后，既及時將會議記錄、會議資料等進(jìn)行整理，又及時整理好會場，如對縣委常委會議、書記辦公會議等決策性會議及時整理會議記錄，形成會議紀(jì)要，并把握好形成會議紀(jì)要的時間要求；對部署工作、布置任務(wù)等全縣性工作會議及時整理會議資料。對會議資料進(jìn)行整理雖然沒有明確要求，但體現(xiàn)了辦公室服務(wù)工作的主動性、細(xì)節(jié)性，既有利于規(guī)范對會議資料的分類、保管、存檔，又便于以后查找和翻閱相關(guān)資料。我們對每次全縣性大會和重要工作會議的會務(wù)安排、領(lǐng)導(dǎo)講話、政策文件等裝訂成冊，