《銀行運(yùn)營(yíng)檔案管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理規(guī)定》制定說(shuō)明

《銀行運(yùn)營(yíng)檔案管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理規(guī)定》制定說(shuō)明一、制定背景檔案管理是運(yùn)營(yíng)基礎(chǔ)工作的重要組成部分，也是營(yíng)業(yè)機(jī)構(gòu)日常業(yè)務(wù)管理的重要載體。實(shí)現(xiàn)運(yùn)營(yíng)檔案電子化管理，是優(yōu)化柜面作業(yè)流程、提升我行基礎(chǔ)管理水平的迫切要求。2009年會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)（一期）的成功投產(chǎn)，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)系統(tǒng)報(bào)表、清單的電子化存儲(chǔ)、在線(xiàn)查詢(xún)和展現(xiàn)，向檔案電子化管理邁出了堅(jiān)實(shí)的腳步。然而，隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，在系統(tǒng)應(yīng)用過(guò)程中基層也反映了一些系統(tǒng)優(yōu)化的具體問(wèn)題。為了確保系統(tǒng)的先進(jìn)性，總行認(rèn)真跟蹤、專(zhuān)題調(diào)研，于2009年下半年提出了系統(tǒng)優(yōu)化改造需求。此外，由于系統(tǒng)一期管理范圍主要集中在ABIS等業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的電子報(bào)表，對(duì)于臨柜業(yè)務(wù)產(chǎn)生的傳票等紙質(zhì)檔案，僅記錄了其生成日期、冊(cè)數(shù)、保管編號(hào)等基本信息，沒(méi)有保管傳票的影像信息，我行會(huì)計(jì)傳票的查詢(xún)、調(diào)閱仍保留著傳統(tǒng)的手工翻找方式；同時(shí)大量的實(shí)物檔案長(zhǎng)期沒(méi)有專(zhuān)業(yè)存放場(chǎng)地、設(shè)施和有效的保管，也存在翻查困難、保管不善等問(wèn)題。為全面規(guī)范運(yùn)營(yíng)檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化，2010年初，總行啟動(dòng)了運(yùn)營(yíng)檔案管理系統(tǒng)（二期）（以下簡(jiǎn)稱(chēng)ADMS）建設(shè)工作，將系統(tǒng)一期升級(jí)改造，影像資料的歸檔、在線(xiàn)查詢(xún)、展現(xiàn)以及實(shí)物檔案庫(kù)房的電子化管理作為系統(tǒng)二期建設(shè)的三個(gè)主要目標(biāo)。2010年底，系統(tǒng)二期完成研發(fā)工作，2011年下半年成功投產(chǎn)。為做好配套制度建設(shè)，規(guī)范業(yè)務(wù)操作，總行結(jié)合系統(tǒng)二期功能，并依據(jù)《銀行運(yùn)營(yíng)檔案管理規(guī)定》，在對(duì)原《銀行會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)管理暫行辦法》（辦發(fā)﹝2008﹞1247號(hào)）修訂的基礎(chǔ)上，制定了《銀行運(yùn)營(yíng)檔案管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《規(guī)定》）。二、主要內(nèi)容（一）新增內(nèi)容。1．新增電子檔案管理規(guī)定。為全面實(shí)現(xiàn)運(yùn)營(yíng)檔案電子化管理，ADMS（二期）在一期電子報(bào)表管理的基礎(chǔ)上，將影像資料納入系統(tǒng)管理?！兑?guī)定》對(duì)電子檔案的保管、查詢(xún)、調(diào)閱、移交、銷(xiāo)毀等方面的系統(tǒng)操作要求進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定。2．新增實(shí)物檔案庫(kù)管理內(nèi)容。實(shí)物檔案庫(kù)管理是ADMS(二期)新增的一項(xiàng)主要功能，主要實(shí)現(xiàn)了對(duì)實(shí)物檔案的保管、跟蹤定位、流轉(zhuǎn)等的電子化管理，為實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案的集中管理提供了有效系統(tǒng)支持。辦法中增設(shè)實(shí)物檔案庫(kù)管理一章，對(duì)庫(kù)區(qū)管理、檔案出入庫(kù)管理、庫(kù)房檔案盤(pán)點(diǎn)、調(diào)閱等庫(kù)房管理操作要求進(jìn)行了規(guī)定。3、細(xì)分了各類(lèi)用戶(hù)權(quán)限。考慮到各類(lèi)用戶(hù)的管理權(quán)限和使用要求不同，《規(guī)定》在ADMS（一期）的基礎(chǔ)上新增了6類(lèi)用戶(hù)角色，分別為運(yùn)營(yíng)部檔案管理員、檔案負(fù)責(zé)人、檔案主管總經(jīng)理、檔案庫(kù)管理員、檔案庫(kù)操作員和查詢(xún)用戶(hù)，刪除了系統(tǒng)操作員角色，其權(quán)限與系統(tǒng)管理員合并。同一機(jī)構(gòu)下的用戶(hù)通過(guò)用戶(hù)角色區(qū)分權(quán)限，滿(mǎn)足了各類(lèi)用戶(hù)的不同管理需求。另外，《規(guī)定》對(duì)于原檔案管理員的角色定位也進(jìn)行了調(diào)整，將原全轄檔案的管理權(quán)限轉(zhuǎn)交給運(yùn)營(yíng)部檔案管理員負(fù)責(zé)，檔案管理員用戶(hù)只負(fù)責(zé)對(duì)本機(jī)構(gòu)檔案的管理，設(shè)置在總行及以下各級(jí)行除運(yùn)營(yíng)管理部外的其他機(jī)構(gòu)、部門(mén)和營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)。4．取消與檔案管理相關(guān)的清單、登記簿的手工登記。為減輕柜面操作壓力，提高前臺(tái)服務(wù)效率，ADMS（二期）將涉及檔案管理的各類(lèi)清單、登記簿改由系統(tǒng)在業(yè)務(wù)處理完成后自動(dòng)生成，無(wú)需再由檔案管理人員進(jìn)行手工登記。（二）修改內(nèi)容。1．調(diào)整了機(jī)構(gòu)管理模式。一是，為滿(mǎn)足IFAR報(bào)表納入ADMS的管理需求，ADMS（二期）對(duì)機(jī)構(gòu)管理模式進(jìn)行了調(diào)整，以IFAR機(jī)構(gòu)表為基本模板，包括所有應(yīng)用ABIS的機(jī)構(gòu)以及未應(yīng)用ABIS的境內(nèi)外機(jī)構(gòu)。后督中心和實(shí)物檔案庫(kù)房則采用設(shè)置虛擬機(jī)構(gòu)號(hào)的方式進(jìn)行管理。二是，考慮到機(jī)構(gòu)撤并后，還會(huì)偶爾發(fā)生賬務(wù)，若將機(jī)構(gòu)刪除，會(huì)導(dǎo)致檔案丟失，因此《規(guī)定》規(guī)定機(jī)構(gòu)撤并時(shí)，不再刪除該機(jī)構(gòu)，而是通過(guò)機(jī)構(gòu)修改功能，將撤并機(jī)構(gòu)狀態(tài)調(diào)整為“撤并”，同時(shí)，對(duì)《運(yùn)營(yíng)檔案管理系統(tǒng)機(jī)構(gòu)信息變更表》做了相應(yīng)調(diào)整。2．變更了檔案銷(xiāo)毀方式。ADMS（二期）檔案銷(xiāo)毀流程與一期相比有較大變化，電子報(bào)表和影像資料的銷(xiāo)毀將通過(guò)“通知與公告欄”提前告知各應(yīng)用機(jī)構(gòu)，經(jīng)審批通過(guò)后，由技術(shù)人員定期從數(shù)據(jù)庫(kù)中清除，無(wú)需再通過(guò)人工發(fā)起銷(xiāo)毀申請(qǐng)。紙質(zhì)檔案的銷(xiāo)毀包括電子記錄的清除和實(shí)物銷(xiāo)毀兩部分，需從檔案庫(kù)房發(fā)起銷(xiāo)毀申請(qǐng)，經(jīng)審批通過(guò)后，組織實(shí)物檔案銷(xiāo)毀。實(shí)物銷(xiāo)毀需聯(lián)動(dòng)庫(kù)房檔案出庫(kù)功能。據(jù)此，《規(guī)定》全面修訂了檔案銷(xiāo)毀部分的管理規(guī)定。（三）刪除內(nèi)容。取消原辦法中“檔案審核”內(nèi)容。為減輕柜面檔案審核壓力，《規(guī)定》取消了原辦法中“檔案管理員或操作員應(yīng)每日審核本網(wǎng)點(diǎn)生成各類(lèi)會(huì)計(jì)檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性”的規(guī)定。一級(jí)分行運(yùn)營(yíng)部檔案管理員可通過(guò)ADMS（二期