文件管理知識點(diǎn)(實(shí)務(wù))

檔案中級學(xué)習(xí)材料第一章文件治理檔案中級學(xué)習(xí)材料第一章文件治理10頁〔15頁〕by：龍白雨文件治理學(xué)問點(diǎn)：1、文件定義〔廣義的各種形式的信息記錄。2、“文書”一詞歷史上使用較長，三國時期就消滅，而“文件”一詞消滅于清末文件”一詞更具有現(xiàn)代性。3、“公文”概念包含于“文件”之中，公文一般是指法定機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位等形成的具有完整形式和處理程序的文件。2023年我國國務(wù)院公布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理方法》中規(guī)定：“公文是指行政機(jī)關(guān)在行政治理活動中所形”4、公務(wù)文件：是文件家族中最重要的組成局部，公文的形成、處理、運(yùn)轉(zhuǎn)和治理，是文件治理的主要內(nèi)容。5、公務(wù)文件的特點(diǎn)：A、公文由法定的作者制發(fā)；——這是公文的最重要的特點(diǎn)B、公文具有法定的權(quán)威性和現(xiàn)行效用；C、公文具有標(biāo)準(zhǔn)的體式和特定的處理程序。6、所謂法定的作者，是指依法成立并能以自己的名義享有權(quán)利、擔(dān)當(dāng)義務(wù)的組織及其領(lǐng)導(dǎo)人。7、文件的名稱通常又稱為文種。它與發(fā)文目的、發(fā)文者權(quán)限及收發(fā)文機(jī)關(guān)之間的關(guān)系等因素有直接關(guān)系。接來源分：收文、發(fā)文和內(nèi)部文件三類；接保密程度來分：絕密、隱秘、機(jī)密、內(nèi)部、限國內(nèi)公開和對外公開等六類文件；按行文方向分：上行文、平行文、下行文三類；按載體形式分：紙質(zhì)文件、感光介質(zhì)文件、磁介質(zhì)文件和電子文件等。8、通常，人們按文件的標(biāo)準(zhǔn)性狀況分為通用公文和事務(wù)文件兩類。文種有14種：決議、打算、指示、意見、通知、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀(jì)要2023年中華人民共和國國務(wù)院辦公廳公布〔修訂〕了，規(guī)定我國各級各類國家行政機(jī)關(guān)使用的文種有13類14種：命令〔令、打算、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要等。10、命令〔令：適用于國家行政機(jī)關(guān)依照有關(guān)法律規(guī)定公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎有關(guān)單位及人員。命令是一種法規(guī)性、強(qiáng)制性很嚴(yán)格的下行文公布命令通常以機(jī)關(guān)首長職務(wù)名義簽署。公開公布重要打算或者重大大事；公告用確定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者法定周知的事項(xiàng)。三者區(qū)分：圍次之；通告則是“社會有關(guān)方面”使用，范圍最窄。而公報(bào)和公告更多的是宣示性、告知性事項(xiàng)。聞媒體、文件傳遞公布，通知主要通過張貼、確定范圍內(nèi)的聞媒體公布。④寫作要求不同：通報(bào)、通告要求寫得通俗、簡潔，多承受分條式寫法。12、打算用于對重要事項(xiàng)或重大行動作出決策安排，獎懲有關(guān)單位及人員，經(jīng)過會議爭論通過的重要決策事項(xiàng)。打算和決議的區(qū)分：聯(lián)系：打算、決議是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對于某些重大行動、重要問題作出安排、標(biāo)準(zhǔn)和決策時使用的領(lǐng)導(dǎo)性、規(guī)定性文件，屬于下行文。打算和決議一經(jīng)行文下達(dá)，下級機(jī)關(guān)必需貫徹執(zhí)行。區(qū)分：①內(nèi)容不同；②形成程序不同；③效力不同；④行文主體不同；13黨的上級機(jī)關(guān)作的原則和要求的一個文種，屬于下行文。14、意見、條例和規(guī)定：黨的中心組織制定標(biāo)準(zhǔn)務(wù)制定有約束力的行為標(biāo)準(zhǔn)。15、議案和報(bào)告：議案用于向人民代表大會提請審議的議事案。議案根本上是一種法律文件，一般都有較為固定的格式，使用范圍較窄不只是人民政府使用案。報(bào)性報(bào)告、狀況報(bào)告、答復(fù)性報(bào)告。上級只需了解，不必答復(fù)一文一事，也可以一文多事；四是報(bào)告中不要有懇求事項(xiàng)；五是報(bào)告要形成制度。16、請示與批復(fù)：必需賜予批示或答復(fù)主送單位單一。題說明態(tài)度、提出意見和方法的復(fù)文。特點(diǎn)：內(nèi)容簡明，一文一事；針對性強(qiáng)，批復(fù)必需明確答復(fù)請示事項(xiàng)主送單位只能是請示單位歸檔保存時應(yīng)將同一事項(xiàng)的一組請示和批復(fù)組合在一起，切不行分散。17、通知和通報(bào)：通知文。其主要用途有以下四個方面：B、用于公布行政規(guī)章；D、用于任免或聘用干部。18、通報(bào)用于。它的通直接通報(bào)，也可以轉(zhuǎn)發(fā)文件通報(bào)。通報(bào)有三種類型：B、批判性通報(bào)；C、狀況通報(bào)。未經(jīng)會議爭論和座談的問題不能寫入紀(jì)要。會議紀(jì)要假設(shè)下發(fā)執(zhí)行，以“通知”發(fā)出；有的是報(bào)送上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，用“報(bào)告”發(fā)出。會議紀(jì)要的類型：B、協(xié)議性會議紀(jì)要；C、研討性會議紀(jì)要。20不相隸屬機(jī)關(guān)信息，安排打算，總結(jié)閱歷，調(diào)查爭論問題，指導(dǎo)工作的一類公文。事務(wù)文件的主要文種有等〔不是重點(diǎn)，作下了解。22、文件的擬定過程：B、調(diào)查爭論，獵取材料；C、總體構(gòu)思，擬寫提綱；23、行文應(yīng)當(dāng)留意有關(guān)事項(xiàng)和遵守以下幾條原則：C、行文要留意隸屬關(guān)系。D、行文應(yīng)分清主送與抄送機(jī)關(guān)。24、公文的構(gòu)造標(biāo)準(zhǔn)：應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識：說明公文作者的標(biāo)志，顯示公文的權(quán)威性與嚴(yán)峻性。發(fā)文字號：又稱發(fā)文編號，它是專指性很強(qiáng)的文件代號，可為引用和發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年度和發(fā)文挨次號一個發(fā)文字號，聯(lián)合行文時只標(biāo)注主辦單位的發(fā)文字號。簽發(fā)人標(biāo)識：一般只用于上行文。標(biāo)題：一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種三局部構(gòu)成。主送機(jī)關(guān)：標(biāo)注主送機(jī)關(guān)時，應(yīng)使用全稱、標(biāo)準(zhǔn)化簡稱或統(tǒng)稱。正文：主體局部，要做到一文一事，包括開頭、主體、結(jié)語三局部。附件說明：為附件所做的標(biāo)記。成文日期：形成文件的精準(zhǔn)日期。通常以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期作為公文的成文日期。印章：括號標(biāo)注。附件：指附屬于公文正件的其他公文或材料。主題詞：用于提示公文主要內(nèi)容并經(jīng)標(biāo)準(zhǔn)化處理的詞與詞組。主題3—5個，一般不8個。機(jī)關(guān)。印發(fā)機(jī)關(guān)與印發(fā)日期：又稱版記，其作用是明確公文印制質(zhì)量。25、文書處理是指公文的辦理、治理、整理〔立卷、歸檔等一系列相互關(guān)實(shí)事求是、精簡、高效、安全保密。文書處理包括：收文處理、發(fā)文處理、文書治理三個環(huán)節(jié)。等。簽收：是收件人在對方的傳遞文件單或文簿上簽字，以表示文件收到。簽〔1〕清點(diǎn)2〕檢查〔3〕簽字登記：〔1〕收文登記的內(nèi)容和形式一般承受專用的收文登記簿進(jìn)展登記。其中必需登記的文件、材料包括：①上級機(jī)關(guān)的指導(dǎo)性、參閱性和需要辦理的文件等。②下級機(jī)關(guān)請示性、報(bào)告性文件等。③重要的、帶有密級的刊物、資料。④機(jī)關(guān)內(nèi)部使用的文件、會議文件和音像文件等。收文登記的方法：使用、公文格式是否標(biāo)準(zhǔn)。分送：由文書處理部門快速送達(dá)有關(guān)部門或人員傳閱或承辦。傳閱要求：、把握傳閱范圍；C、把握文件運(yùn)行；D、傳閱文件，要建立必要的傳閱手續(xù)和制度。擬辦意見要寫在文件處理單上姓名和日期，不行在文件上寫、畫。意見。這里所講的承辦主要是指文書工作中的辦理復(fù)文。留意：承辦任務(wù)多的時候，要分清輕重緩急，保證緊要文件優(yōu)先處理。復(fù)文的；下級機(jī)關(guān)送本機(jī)關(guān)的請示需要批復(fù)的等。文件辦理狀況，需要說明的問題和辦理結(jié)果等狀況。歸檔〔銷毀單位檔案室移交；將無保存價(jià)值的文件按規(guī)定銷毀。主要的工作程序包括擬稿、核稿、簽發(fā)、編號、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)等。文字的準(zhǔn)確運(yùn)用。核稿：對文稿審核，依據(jù)有關(guān)規(guī)定應(yīng)做到“六查”：一查文稿內(nèi)容同黨和工作完畢后，按規(guī)定程序，送領(lǐng)導(dǎo)人審批或簽發(fā)。批明發(fā)文意見并簽字。文稿經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)即成定稿。編號：繕?。嚎樣∈侵附?jīng)過領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的定稿印成正本?？樣〉姆椒ㄓ泻芏喾N，如打印、鉛印、激光照排、復(fù)印等?？樣≈瞥晌募恼?、副本和存本。正本是校對：打印稿與底稿核對檢查，以覺察并訂正各種錯漏。用?。汗聭?yīng)由專人掌管。加蓋印章要經(jīng)過批準(zhǔn)并按領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的份數(shù)壓正文，下要“騎年蓋月”，用印要端正、清楚。附件、密級、份數(shù)、發(fā)往機(jī)關(guān)、歸卷日期、歸入卷號、備注。分發(fā)：黨政機(jī)關(guān)公文，一般只發(fā)組織，不發(fā)個人。28、立卷：文書處理部門或人員將辦理完畢的，具有保存價(jià)值的文件材料，立卷是文書處理工作的最終一個重要環(huán)節(jié)，是文書處理程序完畢的標(biāo)志。29〔多項(xiàng)選擇〕A、必需是辦理完畢的文件材料才可以立卷；B、必需是具有保存價(jià)值的文件材料才能歸檔保存；C、必需依據(jù)文件在形成過程中的聯(lián)系和確定的規(guī)律組成案卷。30、立卷特征：就是在立卷過程中，按文件的根本特征確定文件分類和組卷的原則和依據(jù)。文件特征是立卷的依據(jù)，立卷特征就是按文件特征分類和組卷。A、按文件的問題特征立卷；B、按文件的作者特征立卷；C、按文件的名稱特征立卷；D、按文件的時間特征立卷；E、按文件的地區(qū)特征立卷；G、按文件的其它特征立卷。人事文件材料，也可以用人物特征來立卷。即文書處理部門〔人員〕立卷和文書處理部門與單位檔案室結(jié)合立卷。文書處理部門立卷就是由文書處理部門或人員擔(dān)當(dāng)文件材料立卷工作的一集中式、部門式和“誰辦誰立卷”等具體模式。機(jī)關(guān)檔案室介入立卷工作的深度看，有組織型、分工型、兼職型三種根本類型。32〔或人員導(dǎo)與監(jiān)視等。文件材料的清理和收集工作是機(jī)關(guān)一項(xiàng)重要的立卷預(yù)備工作，必需在立卷工作開展前完成?！捕囗?xiàng)選擇題〕A、幫助立卷部門組織立卷的預(yù)備工作；B、進(jìn)展立卷工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)視；C、為機(jī)關(guān)立卷工作供給良好的后期效勞。年度歸檔文件名目，又稱為等。立卷類目是由機(jī)款名稱、保管期限、備注等。35當(dāng)年擬訂的立卷類目中隨時文件散失或積存，便利尋常查找利用，并為立卷歸檔工作奠定根底?！捕囗?xiàng)選擇題〕B、要有尋常歸卷的物質(zhì)條件；C、留意尋常的清查和歸卷。清點(diǎn)核查已歸卷的文件材料是否齊全完整；清點(diǎn)核查已歸卷的文件材料有無歸類或歸卷錯誤；清點(diǎn)核查已被借閱的文件材料是否按時歸還；有些辦理完畢的文件材料可以準(zhǔn)時立卷。、卷內(nèi)文件的排列與編目工作是系統(tǒng)化整理組合案卷的重要根底性工作，〕號、填寫卷內(nèi)文件名目、填寫卷內(nèi)備考表、擬寫案卷題名、填寫案卷封面、裝訂案卷。卷內(nèi)文件排列的目的是為了使雜亂無章的文件變成有序的互上聯(lián)系的有得最廣泛的是按文件的時間先后挨次或按文件重要程序排列的方法。編頁〔件〕號：卷內(nèi)文件凡以“卷”為單位裝訂成岫的均需編寫頁號，號〔空白頁不編頁號；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的首頁右上方加字。填寫卷內(nèi)文件名目：主要包括：挨次號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注凡會議記錄應(yīng)填寫每次會議的時間、。卷內(nèi)備考表包括以下內(nèi)容：本卷狀況說明；立卷人；檢查人〔由案卷質(zhì)量審核者簽名；立卷時間。案卷題名：又稱案卷標(biāo)題，用以概括提示卷內(nèi)文件的主要內(nèi)容與成分，求是：A、政治觀點(diǎn)正確；文字應(yīng)盡量把握在五十字內(nèi)，最好能用二三十字概括標(biāo)出；并列成份之間使用頓號，題名后不用標(biāo)點(diǎn)符號〕C、根本構(gòu)造力求完整。案卷題名的根本構(gòu)造是：作者〔責(zé)任者〕——內(nèi)容〔問題〕——名稱〔文種。件〔頁〕數(shù)、歸檔號、檔號。檔號包括全宗號、名目號、案卷號。全宗號是檔案館賜予立檔單位的編號。名目號是全宗內(nèi)案卷名目的編號卷號，即名目中案卷挨次的編號，同一冊案卷名目內(nèi)不能有重復(fù)的案卷號。裝訂案卷：確定裝訂線、去除金屬物、補(bǔ)貼加邊、折疊對齊、棉線裝訂。37、卷內(nèi)文件經(jīng)過系統(tǒng)化排列與編目，組合成案卷之后，僅完成了文書立卷工作的第一步和檢索工作。38保管期限和組織機(jī)構(gòu)排列案卷是現(xiàn)行機(jī)關(guān)中最常用的兩種根本方法。39一經(jīng)選定某種排列方法，每年都應(yīng)依照此法排列有關(guān)特地規(guī)定予以排列。40案卷的位置。由于排列方法不同，案卷號的編法也各異。41成冊。文書部門編制的案卷名目，既是移交名目，又是移交憑據(jù)。案卷名目的編制方法主要有：，主要適用于每年形成案卷較多的機(jī)關(guān)；二是按保管期限編制的，即一個機(jī)關(guān)全宗內(nèi)的案卷依據(jù)永久、定期或永久、30年、10年分別編制成兩本或三本案卷名目，中小機(jī)關(guān)適合承受這種方法案卷名目。適用于機(jī)構(gòu)簡潔、文件數(shù)量大的大型號機(jī)關(guān)。編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。這里的歸檔文件整理，即組件。組件的〔多項(xiàng)選擇題〕A、有利于提高和把握檔案的質(zhì)量；C、便于深化檔案信息資源的開發(fā)、利用和治理；D、更適應(yīng)現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)治理。43、組件的方法步驟：裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒。裝訂：以件為單位固定在一起。是歸檔文件整理的首要環(huán)節(jié)。文件正本一件，報(bào)表、名冊、圖冊等一冊為一件，來文與復(fù)文可為一件。目前常用的裝訂方式有：線裝方式〔最有利于檔案保護(hù)的方式、縫紉機(jī)軋邊或穿針打結(jié)、粘接、穿孔式〔釘書釘、鋼夾、塑料夾、鉚接式〔熱壓膠管、分類：將文件分成假設(shè)干層次和類別，以構(gòu)成有機(jī)體系的過程。常用的方〔問題〕——保管期限或保管期限——年度——機(jī)構(gòu)〔問題。組件時應(yīng)留意以裝訂時排列在前面文件的日期為準(zhǔn)，如：正本與定稿為一件，此件日期以正本日期為準(zhǔn)。排列：是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)，依據(jù)確定的方法確定歸檔文重要程序等排列按確定挨次排列在一起，再承受確定的方法對不同事由的文件進(jìn)展排列。編號：是指將歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識為符號，并以歸檔章的形式等穿插。檔文件整理工作的重要內(nèi)容之一，也是開展檔案治理各項(xiàng)工作的根底和根本工具。歸檔文件名目的工程包括件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)和備注。題名：即文件標(biāo)題。文件只有一個正題名時，應(yīng)照實(shí)抄錄。文件假設(shè)有附件，〔內(nèi)容重?cái)M寫或補(bǔ)充，并外加“[]”出、銷毀等。假設(shè)內(nèi)容多寫不下可寫到備考表中，并在備注欄中標(biāo)注“*”號。歸檔文件名目應(yīng)單獨(dú)裝訂成冊并編制封面。裝盒：包括將歸檔文件按件號挨次裝入檔案盒、填寫備考表、編制檔案裝盒是歸檔文件的最終步驟裝盒的具體要求如下：B、不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；、分機(jī)構(gòu)〔問題〕的狀況下，不同機(jī)構(gòu)〔問題〕形成的檔案文件不應(yīng)放入同一檔案盒；D、文件的厚度應(yīng)盡量與檔案盒厚度相適宜；E也不應(yīng)混裝。同一事由的歸檔文件在裝滿一盒后，可按挨次裝入下一盒。、40mm，也可依據(jù)需要設(shè)置其