數(shù)碼照片檔案的規(guī)范整理課件

數(shù)碼照片檔案的規(guī)范整理

數(shù)碼照片檔案的規(guī)范整理

數(shù)碼照片檔案的規(guī)范整理一、數(shù)碼照片的收集二、數(shù)碼照片的分類三、數(shù)碼照片的鑒定四、數(shù)碼照片的排列五、數(shù)碼照片的編號(hào)六、數(shù)碼照片的編目七、數(shù)碼照片的裝盒八、數(shù)碼照片的存儲(chǔ)數(shù)碼照片檔案的規(guī)范整理一、數(shù)碼照片的收集數(shù)碼照片檔案的規(guī)范整理

兩個(gè)基本概念：

數(shù)碼照片：指用掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)等設(shè)備獲得的，以數(shù)字形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。

數(shù)碼照片檔案：指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，有保存價(jià)值的數(shù)碼照片。數(shù)碼照片檔案一般由數(shù)碼照片和該照片的文字說(shuō)明兩部分組成。數(shù)碼照片檔案的規(guī)范整理兩個(gè)基本概念：一、數(shù)碼照片的收集收集范圍：凡是反映本單位工作活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的數(shù)碼照片均屬收集范圍。具體參照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T11821—2002《照片檔案管理規(guī)范》收集。一、數(shù)碼照片的收集二、數(shù)碼照片的分類在同一全宗內(nèi)，數(shù)碼照片按“保管期限——形成年度”分類。形成數(shù)碼照片比較多的單位也可按“保管期限——形成年度——問(wèn)題”分類。分類方案應(yīng)保持前后一致，不應(yīng)隨意變動(dòng)。二、數(shù)碼照片的分類在同一全宗內(nèi)，數(shù)碼照片按“保管期限——形成三、數(shù)碼照片的鑒定沒(méi)有保存價(jià)值的或重復(fù)的數(shù)碼照片不得歸檔。反映同一場(chǎng)景的數(shù)碼照片一般只保存一張。歸檔的每一張數(shù)碼照片都要確定保管期限。依據(jù)《海南省數(shù)碼照片檔案管理暫行規(guī)定》，數(shù)碼照片檔案保管期限有永久和定期兩種，其中定期為30年。數(shù)碼照片檔案保管期限劃分按照國(guó)家檔案局2006年8號(hào)令即《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》執(zhí)行（其中10年期限合并為30年）。三、數(shù)碼照片的鑒定沒(méi)有保存價(jià)值的或重復(fù)的數(shù)碼照片不得歸檔。反四、數(shù)碼照片的排列在光盤根目錄下建立一個(gè)命名為“DATA”的文件夾。DATA文件夾下存放同一年度同一保管期限的數(shù)碼照片。數(shù)碼照片按形成時(shí)間(或重要程度)先后排列，一組聯(lián)系密切的數(shù)碼照片應(yīng)排列在一起。四、數(shù)碼照片的排列在光盤根目錄下建立一個(gè)命名為“DATA”的五、數(shù)碼照片的編號(hào)數(shù)碼照片檔號(hào)格式為：

全宗號(hào)-保管期限代字-數(shù)碼照片號(hào)。全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)保管期限代字：永久、定期分別用Y、D代表標(biāo)注

B098－Y－0002－20110011五、數(shù)碼照片的編號(hào)數(shù)碼照片檔號(hào)格式為：五、數(shù)碼照片的編號(hào)

B098－Y－0002－20110011

B098－Y－0002－20110012數(shù)碼照片號(hào)：是指在同一保管期限同一年度（光盤根目錄文件夾“DATA”）內(nèi)數(shù)碼照片的排列順序號(hào)，由“形成年度+流水號(hào)”構(gòu)成。形成年度和流水號(hào)各為4位阿拉伯?dāng)?shù)字，不足四位的在前補(bǔ)“0”。五、數(shù)碼照片的編號(hào)數(shù)碼照片號(hào)：是指在同一保管期限同一年度20110012.JPG20110012.JPG六、數(shù)碼照片的編目（一）數(shù)碼照片光盤目錄的編制（二）盤內(nèi)數(shù)碼照片文件目錄的編制（三）數(shù)碼照片檔案基本目錄封面的填寫六、數(shù)碼照片的編目（一）數(shù)碼照片光盤目錄的編制（一）數(shù)碼照片光盤目錄的編制數(shù)碼照片光盤目錄應(yīng)逐張光盤編制。數(shù)碼照片光盤目錄項(xiàng)目包括：全宗號(hào)、光盤號(hào)、題名、起止年月、張數(shù)、保管期限、備注（一）數(shù)碼照片光盤目錄的編制

（一）數(shù)碼照片光盤目錄的編制

光盤號(hào)題名起止年月張數(shù)保管期限備注全宗號(hào)：同級(jí)檔案館給立檔單位編制的代號(hào)；光盤號(hào)：在同一全宗同一保管期限內(nèi)，按形成時(shí)間從“0001”開始編制流水號(hào)；題名：全宗名稱+年度+內(nèi)容+數(shù)碼照片文件；數(shù)碼照片光盤目錄全宗號(hào)：

（一）數(shù)碼照片光盤目錄的編制

光盤號(hào)題名起止年月張數(shù)備注

起止年月：指光盤內(nèi)數(shù)碼照片的最早拍攝年月和最晚拍攝年月，用12位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“201101-201112”；張數(shù)：光盤內(nèi)數(shù)碼照片文件數(shù)；保管期限：根據(jù)劃定情況填寫“永久”或“30年”；備注：注釋需要補(bǔ)充和說(shuō)明的情況。數(shù)碼照片光盤目錄全宗號(hào)：B098光盤號(hào)題名起止年月張數(shù)保管期限備注0001海口市愛衛(wèi)辦2010年愛國(guó)衛(wèi)生運(yùn)動(dòng)工作數(shù)碼照片文件201001-20101228永久0002?？谑袗坌l(wèi)辦2011年愛國(guó)衛(wèi)生運(yùn)動(dòng)工作數(shù)碼照片文件201101-20111230永久（一）數(shù)碼照片光盤目錄的編制

起止年月：指光盤內(nèi)數(shù)碼照片的最早拍攝年月和最晚拍攝年（二）盤內(nèi)數(shù)碼照片文件目錄的編制盤內(nèi)數(shù)碼照片文件目錄應(yīng)逐張照片編制。盤內(nèi)數(shù)碼照片文件目錄項(xiàng)目包括：全宗號(hào)、保管期限、光盤號(hào)、數(shù)碼照片號(hào)、題名、拍攝時(shí)間、拍攝者、備注。（二）盤內(nèi)數(shù)碼照片文件目錄的編制盤內(nèi)數(shù)碼照片文件目錄應(yīng)逐張照（二）盤內(nèi)數(shù)碼照片文件目錄的編制數(shù)碼照片號(hào)題名拍攝時(shí)間拍攝者備注全宗號(hào)：同級(jí)檔案館給立檔單位編制的代號(hào)；保管期限：根據(jù)劃定情況填寫“Y”或“永久”、“D”或“30年”；光盤號(hào)：在同一全宗同一保管期限內(nèi)，按形成時(shí)間從“0001”開始編制流水號(hào)；盤內(nèi)數(shù)碼照片文件目錄光盤檔號(hào)：（全宗號(hào)—保管期限—光盤號(hào)）（二）盤內(nèi)數(shù)碼照片文件目錄的編制數(shù)碼題名拍攝拍攝（二）盤內(nèi)數(shù)碼照片文件目錄的編制數(shù)碼照片號(hào)：是指在同一保管期限同一年度（光盤根目錄文件夾“DATA”）內(nèi)數(shù)碼照片的排列順序號(hào)，由“形成年度+流水號(hào)”構(gòu)成。題名：簡(jiǎn)明概括的反映數(shù)碼照片的具體內(nèi)容，包括時(shí)間、地點(diǎn)、人物（要標(biāo)明主要人物的具體位置）、事由、背景等要素；數(shù)碼

照片號(hào)題

名拍攝

時(shí)間拍攝者備注20110001市愛衛(wèi)辦廖紅衛(wèi)主任（右二）督導(dǎo)瓊山區(qū)農(nóng)村改廁工作20110329王芳20110002全省愛國(guó)衛(wèi)生暨衛(wèi)生系統(tǒng)控?zé)煿ぷ鲿?huì)議頒獎(jiǎng)現(xiàn)場(chǎng)20110331王芳20110003市愛衛(wèi)辦廖紅衛(wèi)主任（左二）在市長(zhǎng)辦公會(huì)議上匯報(bào)《?？谑胁∶缴镱A(yù)防控制管理辦法》立法工作20110415唐文彬盤內(nèi)數(shù)碼照片文件目錄光盤檔號(hào)：B098-Y-0002（二）盤內(nèi)數(shù)碼照片文件目錄的編制數(shù)碼照片號(hào)：是指在同一保管期（二）盤內(nèi)數(shù)碼照片文件目錄的編制數(shù)碼照片號(hào)題名拍攝時(shí)間拍攝者備注20110001市愛衛(wèi)辦廖紅衛(wèi)主任（右二）督導(dǎo)瓊山區(qū)農(nóng)村改廁工作20110329王芳20110002全省愛國(guó)衛(wèi)生暨衛(wèi)生系統(tǒng)控?zé)煿ぷ鲿?huì)議頒獎(jiǎng)現(xiàn)場(chǎng)20110331王芳20110003市愛衛(wèi)辦廖紅衛(wèi)主任（左二）在市長(zhǎng)辦公會(huì)議上匯報(bào)《?？谑胁∶缴镱A(yù)防控制管理辦法》立法工作20110415唐文彬拍攝時(shí)間：數(shù)碼照片的拍攝時(shí)間，用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如20110104；拍攝者：一般填寫個(gè)人，必要時(shí)可加填單位；備注：注釋需要補(bǔ)充和說(shuō)明的情況。盤內(nèi)數(shù)碼照片文件目錄光盤檔號(hào)：B098-Y-0002（二）盤內(nèi)數(shù)碼照片文件目錄的編制數(shù)碼照（三）數(shù)碼照片檔案基本目錄封面的填寫

數(shù)碼照片檔案基本目錄數(shù)碼照片檔案基本目錄

全宗名稱?？谑袗坌l(wèi)辦

全宗號(hào)B098

保管期限

永久起止盤號(hào)0001－0002

全宗名稱

全宗號(hào)

保管期限起止盤號(hào)（三）數(shù)碼照片檔案基本目錄封面的填寫

光盤刻制后應(yīng)裝入光盤專用包裝盒，并在光盤的包裝盒上加貼數(shù)碼照片光盤封面。封面內(nèi)容包括：全宗號(hào)、保管期限、光盤號(hào)、全宗名稱、題名、形成時(shí)間、照片張數(shù)、制作時(shí)間、制作人、套別、審核人等。

七、數(shù)碼照片的裝盒

光盤刻制后應(yīng)裝入光盤專用包裝盒，并在光盤的包裝盒上加貼數(shù)碼照七、數(shù)碼照片的裝盒全宗號(hào)保管期限盤號(hào)數(shù)碼照片光盤全宗名稱起止年月年月至年月照片張數(shù)制作時(shí)間制作人審核人套別題名全宗號(hào)：同級(jí)檔案館給立檔單位編制的代號(hào)；保管期限：根據(jù)劃定情況填寫“永久”或“30年”；光盤號(hào)：在同一全宗同一保管期限內(nèi)，按形成時(shí)間從“0001”開始編制流水號(hào)；張數(shù)：光盤內(nèi)數(shù)碼照片文件數(shù)；七、數(shù)碼照片的裝盒全宗號(hào)數(shù)碼照片光盤全宗名稱起止年月年七、數(shù)碼照片的裝盒全宗號(hào)B098保管期限永久盤號(hào)0002數(shù)碼照片光盤全宗名稱

?？谑袗坌l(wèi)辦

起止年月2011年

01月至2011年12月

照片張數(shù)

30

制作時(shí)間

2011.12.25

制作人

汪雄虎審核人

王衛(wèi)套別

B

題

名

?？谑袗坌l(wèi)辦2011年愛國(guó)衛(wèi)生工作數(shù)碼照片文件套別：填寫A、B、C。其中A表示封存，B表示利用，C表示異地保存；制作人：制作數(shù)碼照片光盤的人員姓名；審核人：負(fù)責(zé)檢查數(shù)碼照片光盤質(zhì)量的人員姓名；制作時(shí)間：制作數(shù)碼照片光盤的時(shí)間。七、數(shù)碼照片的裝盒數(shù)碼照片光盤全宗名稱海口市愛衛(wèi)辦

起

八、數(shù)碼照片的存儲(chǔ)

（一）數(shù)碼照片歸檔后，其內(nèi)容組織結(jié)構(gòu)為：1.說(shuō)明文件命名為SM.TXT，文件存儲(chǔ)格式為文本文件，主要說(shuō)明本張光盤的各類信息。內(nèi)容包括存儲(chǔ)數(shù)碼照片檔案的全宗名稱、全宗號(hào)、歸檔年度、保管期限、照片數(shù)量、照片反映的主要內(nèi)容、攝影者等。

八、數(shù)碼照片的存儲(chǔ)

（一）數(shù)碼照片歸檔后，其內(nèi)容組織結(jié)構(gòu)為

八、數(shù)碼照片的存儲(chǔ)

2.數(shù)碼照片文件目錄命名為ML,其內(nèi)容是盤內(nèi)數(shù)碼照片文件目錄的電子版本。

八、數(shù)碼照片的存儲(chǔ)

2.數(shù)碼照片文件目錄命名為ML,其內(nèi)容八、數(shù)碼照片的存儲(chǔ)（二）同一個(gè)年度的數(shù)碼照片檔案應(yīng)刻錄在一張或多張光盤中。不同年度不同保管期限的數(shù)碼照片檔案不應(yīng)存儲(chǔ)在同一張光盤中。（三）永久保存的數(shù)碼照片檔案光盤應(yīng)刻制一式三套，分別用A、B、C標(biāo)注：A套封存保管，B套供查閱使用，C套異地保管。定期保存的刻制一式二套,即A套和B套。八、數(shù)碼照片的存儲(chǔ)（