檔案檢索與提供利用-檔案檢索（文書檔案管理課件）

文書與檔案管理任務(wù)一檔案檢索文件級條目著錄關(guān)于印發(fā)《違反控制社會集團購買力規(guī)定的處理暫行辦法》的通知

控購字〔2018〕10號各省、自治區(qū)、直轄市及計劃單列市計委、經(jīng)委、財政廳（局）、人民銀行分行：

現(xiàn)將《違反控制社會集團購買力規(guī)定的處理暫行辦法》印發(fā)給你們，請按照執(zhí)行。在執(zhí)行中有什么問題和改進意見，請隨時反饋，以便在執(zhí)行一段時間后再進行補充和修訂。

全國控制社會集團購買力辦公室國家計委國家經(jīng)委財政部中國人民銀行2018年10月8日注：該文件后附件《違反控制社會集團購買力規(guī)定的處理暫行辦法》一文，3頁。案例導(dǎo)入1.以上案例文件級目錄著錄格式的基本規(guī)則是什么？2.提供文件著錄格式依據(jù)，并形成意見。任務(wù)驅(qū)動1檔案檢索概述2常用檔案檢索工具3檔案計算機檢索CONTENTSCONTENTS4任務(wù)實訓(xùn)（1）檔案檢索概念檔案檢索是對檔案信息進行分析存儲和根據(jù)需要進行查找的工作，是開展檔案利用工作的必要條件,是開發(fā)檔案信息資源的基本手段。檔案檢索包括：“信息存儲”和“查找”兩個階段。1檔案檢索概述■檔案著錄是在編制檔案檢索工具時，對檔案的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程?！鰴n案標(biāo)引是指在對檔案內(nèi)容特征進行標(biāo)注時，需要將其主題概念借助檢索語言轉(zhuǎn)換為規(guī)范化的檢索標(biāo)識的過程。

--主題標(biāo)引依據(jù)的是《中國檔案主題詞表》。標(biāo)引人員要對《中國檔案主題詞表》的結(jié)構(gòu)體例、使用方法和主題標(biāo)引的有關(guān)規(guī)則充分了解，熟練掌握。如下所示：◆信息存儲階包括：檔案著錄、檔案標(biāo)引與編制檢索工具兩個環(huán)節(jié)?！粜畔⒋鎯﹄A包括：檔案著錄、檔案標(biāo)引段落符號式條目著錄格式如下：1檔案檢索概述分類號

檔案館（）代號檔號電子文檔號

縮微號正題名=并列題名：副題名及說明題名文字：文件編號/責(zé)任者+附件.—稿本：文種.—密級：保管期限.—時間.—載體類型：數(shù)量及單位：規(guī)格.—附注提要主題詞或關(guān)鍵詞文件級著錄卡片：GB87050222-13-18-312-011-1536-21

關(guān)于做好高校畢業(yè)生分配工作的通知：×字[1998]16號/×省教育廳：通知.—內(nèi)部.—長期.—19981112.—4頁：260mm×184mm（提要略）畢業(yè)生分配高等院校通知◆信息存儲階包括：檔案著錄、檔案標(biāo)引◆編制檢索工具1檔案檢索概述■編制檢索工具。對檔案著錄、檔案標(biāo)引后形成的條目加以系統(tǒng)排列，組成各種檢索工具或輸入計算機建立計算機檢索數(shù)據(jù)庫的過程。

檔案查找◆檔案查找指利用檢索工具查找所需要檔案信息的過程。一般有“確定查找內(nèi)容”和“查找”兩個環(huán)節(jié)。1檔案檢索概述■確定查找內(nèi)容，即對利用者的檢索要求進行分析，確定利用者所需要檔案的實質(zhì)內(nèi)容，形成概念，并將這些概念借助檢索語言轉(zhuǎn)換成規(guī)范化的檢索標(biāo)識。■查找是檔案工作者通過各種手段把表示利用需求的檢索標(biāo)識或檢索表達式與存儲的手工檢索工具或計算機數(shù)據(jù)庫中的標(biāo)識進行相符性比較，將符合利用要求的條目查找出來。檢索效率通常采用“查全率”與“查準(zhǔn)率”來衡量和表示。（1）歸檔文件目錄2常用檢索工具件號責(zé)任者文號題名日期頁數(shù)備注1省檔案局檔發(fā)[2005]3號關(guān)于召開檔案工作表彰大會的通知2005021222…………（2）案卷目錄案卷號標(biāo)題起止日期頁數(shù)保管期限備注檔案室編檔案館編（3）全引目錄2常用檢索工具（4）其他目錄案卷號案卷題名起止日期卷內(nèi)頁數(shù)保管期限順序號文號責(zé)任者文件題名日期頁號備注主題目錄、專題目錄、文號索引、人名索引、全宗指南等（1）特點◆檢索自動快速高效◆檢索途徑多元化◆檢索靈活方便直觀生動◆對計算機檢索系統(tǒng)的依賴性強3檔案計算機檢索（2）檔案計算機檢索的流程計算機檢索包括輸入和輸出兩部分內(nèi)容（3）計算機檢索系統(tǒng)的設(shè)計要求

對計算機檢索系統(tǒng)的設(shè)計要求，主要是對軟件系統(tǒng)的設(shè)計要求。

軟件系統(tǒng)應(yīng)具以下特點：先進性前瞻性；標(biāo)準(zhǔn)性兼容性；完備性可擴展性；簡易性實用性。張珊在海天集團公司檔案室值班，公司三個部門的工作