會展場館配套服務及現(xiàn)場管理教材課件

會展場館配套服務及現(xiàn)場管理Loremipsumdolorsitamet會展場館配套服務及現(xiàn)場管理Loremipsumdolorsi11展覽項目現(xiàn)場管理及流程2會議項目現(xiàn)場管理及流程3展覽會的開幕式4展覽工程服務5參會人員的登記、進出和各類證件管理6會展場館廣告位的管理目錄CONTENTS7合同的起草、執(zhí)行與管理1展覽項目現(xiàn)場管理及流程2會議項目現(xiàn)場管理及流程3展覽會的開2“”7.1展覽項目現(xiàn)場管理及流程7.1.1基本概念指場館工作人員依照辦展單位與場館雙方簽訂的合同，在實施布展，展出，撤展過程中，對展覽活動進行現(xiàn)場管理，以確保項目圓滿成功的過程?！啊?.1展覽項目現(xiàn)場管理及流程7.1.1基本概念3“”7.1.2現(xiàn)場服務的特點時間緊對象多內(nèi)容雜要求高硬件相對固定，軟件尤為重要“”7.1.2現(xiàn)場服務的特點時間緊47.1.3基本流程展覽服務管理總流程簡圖

由此圖可見，展館的服務對象是全面廣泛和多層次的，同時也是其他對象得以完成其所提供服務的關鍵和基礎。7.1.3基本流程展覽服務管理總流程簡圖由此圖可見，展館的服5展覽現(xiàn)場管理流程分圖展館現(xiàn)場服務臺各相應部門或人員指令展館現(xiàn)場服務臺各相應部門或人員參展客服服務實施指令展館現(xiàn)場服務臺各相應部門或人員反饋確認展覽現(xiàn)場管理流程分圖展館現(xiàn)場服務臺各相應部門或人員指令展館現(xiàn)67.1.4承接展覽業(yè)務服務要點展館在展會承辦單位簽訂合同后，至少應于展會前15天（根據(jù)展會規(guī)模及復雜程度確定提前量）召開對接會，掌握該次展會的接待細節(jié)。根據(jù)組委會的要求及時下達任務通知書，呈報領導及抄送相關部門，其中涉及的主要服務部門有展館管理部、展館部、保衛(wèi)部、場地部、工程部等。其服務運作程序細化如下：7.1.4承接展覽業(yè)務服務要點展館在展會承辦單位簽訂合同后，7布展前10—15天展館管理部、展館部、保衛(wèi)部、場地部、工程部根據(jù)展會情況，制訂出切實可行的接待方案，并以此為依據(jù)進行籌備工作。布展前10—15天8“”“”布展前7-10天展館管理部：現(xiàn)場服務組：按照消防、保衛(wèi)部門核準后的展位圖劃分展位管理責任。美工組：提供參展商名單制作楣板。會議接待組：根據(jù)展會規(guī)模、形式及要求備料，布置各崗位的人員。保衛(wèi)部：在此期間進行有針對性的培訓。工程部：按照圖紙要求進行布線、備料。場地部：搭建攤位、清潔展具、備齊展館清潔物料?！啊薄啊辈颊骨?-10天展館管理部：保衛(wèi)部：在此期間進行有針9“”布展及展出（整個展會的重中之重）展場管理部：設立服務臺，為展商提供租賃、咨詢、解決投訴等服務；現(xiàn)場服務人員進入各廳就位，確保參展商的正常操作，并第一時間了解、解決現(xiàn)場出現(xiàn)的問題。商務中心：提供打字、復印、傳真等服務。美工室：楣板的改動修正以及參展商的美工制作業(yè)等。展場經(jīng)營部：開始啟動相關項目。保衛(wèi)部：保安人員在各個出入口進行巡視，維護現(xiàn)場的秩序，確保參展商及展品的安全。工程部：保證水、電、空調(diào)、等工程設備的正常運轉。場地部：確保布展、展出期間展廳內(nèi)的清潔衛(wèi)生。“”布展及展出（整個展會的重中之重）展場管理部：設立服務臺，10“”撤展總服務臺、商務中心、美工室整理展會期間開出的單據(jù)及各種物品；現(xiàn)場服務人員協(xié)助撤展；會議接待組人員整理會議室；展場經(jīng)營部進行收尾工作；保安控制出入口。對參展商進行放行；工程部依舊保證水、電、空調(diào)、運轉，并針對些租用的水源、電源線路管道進行拆除，并對設備和器材進行維修；場地部拆除展架，全面清潔展具、展廳?！啊背氛箍偡张_、商務中心、美工室整理展會期間開出的單據(jù)及各11“”“”總服務臺一、根據(jù)參展商要求開具工作單，將工程申請單發(fā)至工程申請單發(fā)至工程部；布展加班申請單發(fā)至保衛(wèi)部；展具租賃單發(fā)至庫房；監(jiān)督各項工作的完成狀況。二、對參展商提出的各類相關問題給于答復或協(xié)助解決，并對參展商對于展館工作的投訴及時進行安撫及妥善處理?！啊薄啊笨偡张_12“”商務中心參展商到達商務中心，提出服務要求，工作人員按要求下達工作單，由參展商交到收銀處；付款后，由財務人員簽字蓋章再交到商務中心工作人員；工作人員完成服務后任務，把單據(jù)和工作成品交還給參展商完成工作流程“”商務中心參展商到達商務中心，提出服務要求，工作人員13“”美工服務前期設計會展的展位圖展前與組委會協(xié)調(diào)制作楣板布展期間對外承接制作業(yè)務“”美工服務前期設計會展的展位圖140103020405展廳現(xiàn)場服務點門票銷售（發(fā)放）服務點花卉租售點展品倉儲、搬運、運輸現(xiàn)場服務點餐飲服務點7.1.5展覽現(xiàn)場服務點的設置及提供的服務0103020405展廳現(xiàn)場服務點門票銷售（發(fā)放）服務點花卉15展廳服務人員崗位職責廳長崗位職責展廳工作人員崗位職責展會前準備工作規(guī)程展位搭建預約租賃服務項目管理提前到達貨物的管理和運輸準備工作保潔管理綠色植物租擺準備工作租賃物品管理布展管理期間規(guī)程LOREMIPSUM展覽期間的管理規(guī)程展覽期間管理規(guī)范展廳現(xiàn)場服務規(guī)范租賃服務管理規(guī)范服務項目的退組、更換管理規(guī)范撤展期間管理規(guī)程LOREMIPSUM7.1.6展覽項目現(xiàn)場服務工作規(guī)范展廳服務人員崗位職責廳長崗位職責展會前準備展位搭建布展管理期16“”“”7.1.8展品搬運服務規(guī)范布展前接運提前到達展品境外展品的處理展品運輸綜合服務部職責展會運輸服務的準備布展期間提前到達展品的領取發(fā)放現(xiàn)場運輸服務與管理運輸展品的管理展覽期間撤展期間展覽結束“”“”7.1.8展品搬運服務規(guī)范布展前展覽期間17會議的規(guī)模和種類1.會議種類規(guī)模分形式分小型會議：小于100人中型會議：100~1000人大型會議：1000~10000人特大型會議：大于10000人國際會議：國際會議相關組織及各國會議協(xié)會對國際會議有不同的定義和評定標準。有會有議：年會、專業(yè)學術會議、論壇、研討會、新聞發(fā)布會、文化交流會洽談會等等。會而不議：報告會、傳達會、表彰會、簽字儀式、運動大會2.客戶的需要會議的規(guī)模和種類1.會議種類小型會議：小于100人有會有議：18接待會議的流程接待會議的流程19接待工作人員的儀容儀表接待人員在工作中要保持最佳狀態(tài)。良好的儀表有利于提高接待工作的效果，也可以同時反映出工作水平及辦事效率。在舉止上要自然隨和，動作注重大方得體，顯示出具有很強的自信心。接待工作人員的儀容儀表接待人員在工作中要保持最佳20會議服務工作規(guī)范會議室基本臺型：戲院式、教學式、U字形、回字形、會見式、簽字儀式型聽眾席布置提示牌、舞臺布置花草布置主席臺布置簽到桌布置檢查程序備品要求會議現(xiàn)場服務規(guī)范：會前準備、迎賓與服務、會中服務、茶點服務、退場服務、注意事項茶杯、茶具清洗消毒托盤服務規(guī)范會議服務工作規(guī)范會議室基本臺型：戲院式、教學式、U字形、回字21會議音響設備服務工作規(guī)范1、服務規(guī)范會議保障時應穿公司制服，著裝整齊，禮貌用語，注意儀容儀表。不再會議室大聲喧嘩、吸煙，保持會議室安靜和整潔。會議保障人員應密切配合，互相提醒注意事項。主辦單位工作人員提出的有關問題和要求應耐心、禮貌地回答和解決，若無法解決應聯(lián)系相應的部門人員或匯報部門領導，做到“首站式”服務。2、操作規(guī)范：擴聲系統(tǒng)、投影系統(tǒng)、同聲傳譯系統(tǒng)會議音響設備服務工作規(guī)范1、服務規(guī)范227.3.1預展指展覽布置完成后，在正式開館前進行的內(nèi)部展出，由主辦單位邀請有關專家、領導、技術人員、新聞界到場參觀，依照辦展宗旨和計劃進行檢查和驗收。7.3展覽會的開幕式7.3.1預展7.3展覽會的開幕式237.3.2開幕與開幕式開幕式是展覽會正式展出開始的儀式，其目的是擴大影響，樹立展覽會在社會和公眾中的形象，引起更多的社會關注，吸引更多的觀眾參加。傳統(tǒng)的做法和重視開幕式的觀點認為成功的開幕式等于展會進行了一半。但近幾年我國許多原來重視舉辦開幕式的名牌展覽會承辦單位，開始向外國學習簡化開幕式或取消開幕式，但完全取消開幕式還要有一個漫長的過程。7.3.2開幕與開幕式開幕式是展覽會正式展出開24“”“”7.3.3開幕儀式準備工作及現(xiàn)場管理開幕式結束服務工作三級檢查保障制度開幕式結束后的工作合同簽訂后現(xiàn)場服務提供之前的準備工作開幕式現(xiàn)場服務準備工作開幕式期間工作“”“”7.3.3開幕儀式準備工作及現(xiàn)場管理開幕式結束服務工25“”合同簽訂后現(xiàn)場服務提供之前的準備工作

根據(jù)主辦單位組織機構的特點及要求，組建展館現(xiàn)場服務保障機構，并在機構內(nèi)明確職責與分工，直接指出具體的工作要求。與兩個以上的展會舉辦時間出現(xiàn)重疊，制定方案將時間重疊的項目做綜合考慮，以利于各項目間提供服務的協(xié)調(diào)與銜接。工作單位的內(nèi)容應：開幕式的時間、地點、規(guī)模、出席人員及數(shù)量（如：主席臺嘉賓、臺下貴賓區(qū)、參展團長）進場安排（如：貴賓、參展單位人員、來賓）主持人、議程（奏樂、司儀進行展會簡介、禮儀小姐引導領導及貴賓就位）任務分工準備工作流程：（主席臺貴賓區(qū)名單確定、請柬制作分配及發(fā)送、各種致辭的準備、貴賓休息室的布置及服務落實、樂隊的聯(lián)系、選曲、排練、演奏，音響準備及調(diào)控等）工作單連同附件制定完成后，上報公司領導，總經(jīng)理審批，及時告知主辦單位，而后下發(fā)至相關部門。跟蹤檢查服務進度及質(zhì)量?！啊焙贤炗喓蟋F(xiàn)場服務提供之前的準備工作

根據(jù)主辦單位組織26“”2.開幕式現(xiàn)場服務準備工作

場地管理部：開幕式場地衛(wèi)生工作，配齊必要設施，做到地面、桌椅等會議設備。網(wǎng)絡信息部：根據(jù)工作單、參加開幕式的人數(shù)、講話人員的身高要求擺好各種用具和音響設備，并提前做好調(diào)試工作。工程部：安排電源、空調(diào)、電梯等，提前安排現(xiàn)場保障人員。保衛(wèi)部：做好現(xiàn)場的安全保衛(wèi)工作，按時開啟出入口，疏導車輛與人員。“”2.開幕式現(xiàn)場服務準備工作

場地管理部：開幕式場地衛(wèi)生27“”3.開幕式期間工作

開幕式開始前3小時，按工作單要求，廣告部負責完成各項背景板、指示牌等。業(yè)務部門開幕式2小時前，檢查布置是否符合要求，指示牌是否符合客服要求，放在特定的位置。工程部：安排電源、空調(diào)、電梯等，提前安排現(xiàn)場保障人員。保衛(wèi)部：做好現(xiàn)場的安全保衛(wèi)工作。網(wǎng)絡信息部：音響師做好音響設備的保障工作。“”3.開幕式期間工作

開幕式開始前3小時，按工作單要求，28“”4.開幕式結束服務工作

工作人員仔細檢查會場，做好現(xiàn)場設備的管理，如有損壞，要認真做好記錄。各職能部門組織人員做好租賃物品的回收。發(fā)生突發(fā)事件時，工作人員協(xié)助保衛(wèi)人員處理好工作?！啊?.開幕式結束服務工作

工作人員仔細檢查會場，做好現(xiàn)場設295.三級檢查保障制度

為保障開幕式圓滿順利地進行，開幕式服務實行三級檢查保障制度。大型會議期間，設開幕式項目經(jīng)理一職，代表總經(jīng)理全面負責開幕式布置工作。開幕式項目經(jīng)理向客戶提供全過程、全方位、全天候的服務，體現(xiàn)優(yōu)質(zhì)服務的宗旨。執(zhí)行開幕式檢查制度：5.三級檢查保障制度

為保障開幕式圓滿順利地進行，開幕式服務30“”開幕式結束后的工作

服務部門協(xié)助業(yè)務部門完成結算工作。各部門針對此次開幕式展館方面發(fā)現(xiàn)的問題，結合客戶反饋或投訴的意見及建議，認真總結經(jīng)驗教訓，主動與客戶溝通。深入分析，持續(xù)改進，不斷完善管理體系?！啊遍_幕式結束后的工作

服務部門協(xié)助業(yè)務部門完成結算工作。31“”7.4.1展覽工程服務展覽工程服務工作規(guī)范一、展前準備工作程序1.根據(jù)公司下達的工作單，相關部門及時組織策劃水、電、氣等配套設施的布置方案。2.工程部現(xiàn)場服務人員根據(jù)布置方案，領取布置所需要的材料、零件和工具，為參展商布置電氣設備。3展覽前工程部組織對展覽期間主要設備的完好狀況、人員安排、通信聯(lián)絡、工具配備和布置工作等進行全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時整改，并進行統(tǒng)一部署。4.在規(guī)定時間對設備進行檢查，并在展覽期間駐守場館。5.培訓部門值班人員服務態(tài)度良好?！啊?.4.1展覽工程服務展覽工程服務工作規(guī)范32“”二、展覽期間工作程序1.展廳現(xiàn)場服務2.展覽的保障服務3.客戶投訴服務“”二、展覽期間工作程序1.展廳現(xiàn)場服務33“”撤展期間工作程序1.工程部現(xiàn)場服務人員及時切斷展位的電源。2.部門全體員工配合參展商撤展3.部門負責配合參展商和有關部門費用結算4.各部門將本次展覽的各項數(shù)據(jù)及時上報部門，部門匯總后上報公司5.展覽結束后，召開部門會議，分析優(yōu)劣，糾正改錯，保證服務?！啊背氛蛊陂g工作程序1.工程部現(xiàn)場服務人員及時切斷展位的電源34“”7.5參會人員的登記、進出和各類證件管理1.現(xiàn)場登記2.證件證件種類：車輛證件、人員證件、物品出管證、其他主辦單位和場館認為有必要的證件證件的發(fā)放與使用：通常由主辦或承辦單位根據(jù)需要制作和發(fā)放，場館工作人員（主要是門衛(wèi)）根據(jù)事先承辦單位提供的各類證件樣本和這些證件的有效期，對持證人進行資格認可和放行。“”7.5參會人員的登記、進出和各類證件管理1.現(xiàn)場登記35“”7.6會展場館廣告位的管理1.會展廣告的含義(1)會展廣告是各種會展活動的宣傳媒介和營銷手段，借此向市場和消費者展示商品或服務信息，以達到一定目的的商務活動廣告(2)會展主辦單位在會展現(xiàn)場內(nèi)外為參展參會單位設置的廣告“”7.6會展場館廣告位的管理1.會展廣告的含義36“”LOREMIPSUMDOLOR承接展覽廣告業(yè)務的單位大體有三種：1.專營單位2.兼營單位3.代理單位“”LOREMIPSUMDOLOR承接展覽廣告業(yè)務的單位37會展廣告的布置會展廣告的布置38“”廣告合同書廣告刊戶（甲方）：_________

營業(yè)執(zhí)照號：_________

廣告經(jīng)營單位（乙方）：_________

經(jīng)雙方同意簽訂本合同信守執(zhí)行。

一、有關廣告業(yè)務達成下列項目：

廣告種類：_________；廣告內(nèi)容：_________；廣告面積：_________；廣告字數(shù)：_________；廣告費用：_________。

二、按《中華人民共和國廣告法》規(guī)定甲方應提供的證明文件：

_________。

三、本合同簽訂后不得更改，但遇特殊情況，經(jīng)雙方同意，并按規(guī)定賠償損失費：

_________。

四、本合同一式_________份，甲方_________份，乙方_________份。報有關部門_________份。3．甲方在乙方網(wǎng)站上刊登廣告，必須提供給甲方一份《營業(yè)執(zhí)照》復印件。

4．甲方應按時交納廣告費用。

5．甲方如需乙方幫助制作廣告，制作費用應同廣告費用一起付清。

6．甲方應按時交廣告稿或圖形圖片。如因此造成的延誤由乙方按所簽定當月廣告費金額付廣告違約金。

7．甲方所提供的廣告素材必須符合《中華人民共和國廣告法》及相關規(guī)定，若由此造成的法律及相關責任均由甲方負責。2．乙方必須保