銀行關(guān)于對印章管理專項審計情況的通報

銀行關(guān)于對印章管理專項審計情況的通報根據(jù)2016年年度審計計劃安排，審計部對我行的印章管理情況進行了專項審計。以下是審計情況的簡要通報：一、基本情況（一）印章概況：截至2019年2月26日，我行共有445枚各類印章，其中：在用印章440枚；未啟用印章3枚；停用未上繳印章2枚。在2016年1月至2018年12月期間，我行刻制了43枚印章，其中14枚是因為機構(gòu)名稱變更，22枚是因為新成立的部室、支行等，還有7枚是某支行的柜員刻制的清訖章。審計檢查期間，于2019年2月13日銷毀了341枚停用印章，這些印章停用的原因包括組織名稱變更、錯刻、撤并等。（二）管理分工情況：在2016年1月至2016年9月期間，風(fēng)險部門負(fù)責(zé)印章管理，辦公室從2016年9月起開始履行印章管理職責(zé)，負(fù)責(zé)印章扎口管理；審計部門負(fù)責(zé)對印章管理行為進行監(jiān)督檢查；風(fēng)險合規(guī)部門和監(jiān)察室負(fù)責(zé)對印章的刻制、啟用、保管、使用、停用和封存等過程中的違規(guī)行為進行處罰處理。辦公室為了保證關(guān)鍵印章（即：黨委印章、行政印章及財務(wù)專用章）的安全，于2017年8月23日購置了用印監(jiān)控軟件“攝像頭錄像大師”、高拍儀、臺式計算機、安防視頻監(jiān)控硬盤錄像機和安防監(jiān)控攝像頭等設(shè)備，并由專職人員單人保管在辦公室保險柜中。各部室和營業(yè)網(wǎng)點自行保管和使用本機構(gòu)印章，其中，營業(yè)網(wǎng)點印章班后需隨款箱上解我行庫房，次日解回。（三）制度建設(shè)情況：我行于2014年5月12日印發(fā)了《銀行印章管理制度》，并于2018年11月12日根據(jù)《關(guān)于銀行業(yè)金融機構(gòu)加強印章管理的通知》修訂、印發(fā)了《銀行印章管理辦法（修訂）》，進一步明確了關(guān)鍵印章的范圍及對外使用印章的范圍；印章刻制、保管、使用、廢止、銷毀等各個環(huán)節(jié)的管理，關(guān)鍵印章用印的監(jiān)督制約；印章管理過程中違規(guī)行為認(rèn)定與責(zé)任追究；分級授權(quán)和流程控制，明確用印申請人、審批人和印章管理人等職責(zé)。此外，在《銀行會計基本制度（試行）》（行發(fā)〔2014〕46號）第六章對網(wǎng)點業(yè)務(wù)印章的保管、使用等會計印章管理做出了規(guī)定，在《銀行安全保衛(wèi)基本制度》(行發(fā)〔2014〕46號)第五條對含印章上解在內(nèi)的“三不留”做出了規(guī)定。二、審計評價：根據(jù)審計結(jié)果，我行已經(jīng)建立了印章管理制度，設(shè)計了印章管理簿冊，并在有權(quán)人審批后進行監(jiān)控下的關(guān)鍵印章使用。此外，作廢印章也由辦公室、監(jiān)察室、安全保衛(wèi)部、審計部共同監(jiān)銷。審計期間未發(fā)生重大涉印章案件。但是，本次審計還發(fā)現(xiàn)了一些印章管理的不足，包括未留存用印資料、制度條款不夠嚴(yán)謹(jǐn)、刻制手續(xù)不規(guī)范、日常檢查不到位、部室印章管理不統(tǒng)一等方面。審計還發(fā)現(xiàn)了一些主要問題。首先，印章軋口部門未履行管理職責(zé)。在2016年1月至2018年12月期間，印章管理部門未對含關(guān)鍵印章使用在內(nèi)的印章管理情況進行過全面檢查。此外，《銀行印章管理辦法（修訂）》(行發(fā)〔2018〕254號)也沒有明確印章管理部門的檢查頻率，不符合《關(guān)于銀行業(yè)金融機構(gòu)加強印章管理的通知》“八、銀行業(yè)金融機構(gòu)印章管理部門、內(nèi)部審計部門應(yīng)對印章管理制度落實情況進行定期檢查和不定期抽查，定期檢查至少每年一次”等規(guī)定。其次，用印痕跡記錄不完整，監(jiān)控制約不到位。在2017年8月23日至2019年2月18日期間，關(guān)鍵印章用印4223次，但用印軟件均未錄制用印文檔、用印人實時錄像。雖然外包方軟件安裝人員告知打開軟件即可自動錄制用印過程，但實際需要印章管理人員“手動”點擊“錄制”的按鈕才開始錄像。此外，網(wǎng)點用印未留痕，監(jiān)督制約不到位。例如，在對外營業(yè)期間，某支行將裝有“業(yè)務(wù)專用章”、“貸款合同專用章”的未上鎖款包放置無監(jiān)控的內(nèi)勤衣帽間，可進出衣帽間的人員均可接觸到以上兩枚印章，客戶經(jīng)理、柜員等使用以上兩枚印章時，均獨立用印、無人陪同監(jiān)督、無錄像留存，且大部分用印均未登記、未留存用印資料。最后，制度建設(shè)與管理需求不匹配。例如，《銀行印章管理辦法（修訂）》(行發(fā)〔2018〕254號)對關(guān)鍵印章領(lǐng)取、保管的操作規(guī)范沒有做出要求。需要進一步完善監(jiān)督制約條款。本文指出了銀行印章管理存在的問題，主要包括印章實物管理不規(guī)范和內(nèi)容表述不清晰等方面。在印章實物管理方面，本文指出了印章刻制手續(xù)不規(guī)范的問題。具體來說，未審核印章刻制機構(gòu)的資質(zhì)，印章刻制登記有缺漏，部分印章刻制未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽批等問題。此外，印章啟用未留痕，使用、保管部門直接領(lǐng)取、啟用等問題也存在。在內(nèi)容表述方面，本文指出了《銀行印章管理辦法（修訂）》(行發(fā)〔2018〕254號)第三十四條和第三十五條表述不一致，印章毀損流程描述不清晰等問題。為了解決這些問題，銀行需要加強印章實物管理，規(guī)范印章刻制手續(xù)，加強印章啟用留痕，規(guī)范印章保管等方面的工作。同時，需要對《銀行印章管理辦法（修訂）》進行進一步的完善和明確，以便更好地指導(dǎo)印章管理工作。1.在保管、移交、使用簿冊方面存在不統(tǒng)一的情況。辦公室、營業(yè)網(wǎng)點、運營管理部、公司業(yè)務(wù)部、清算中心、授權(quán)中心、整點加鈔中心和對賬中心都有各自的記錄方式，其他部門則沒有記錄本部門印章的保管和移交事項。用印記錄方面也存在不同的方式，各部門都有自己的登記簿。2.張譽川是營業(yè)部員工，卻保管并使用清算中心的“清算中心業(yè)務(wù)清訖章（5）”，用于處理公檢法司等機構(gòu)涉我