合同管理辦法實(shí)施細(xì)則(DOC)

合同管理辦法實(shí)施細(xì)則(DOC)公司批準(zhǔn)了規(guī)章制度管理文件和合同管理制度，為預(yù)防和減少合同糾紛，保障公司合法權(quán)益。公司將陸續(xù)出臺(tái)相關(guān)合同管理制度，以加強(qiáng)合同監(jiān)督管理。本制度適用于山西***集團(tuán)各部門(mén)和各分、子公司，依照《中華人民共和國(guó)合同法》及有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，對(duì)外簽訂明確雙方權(quán)利義務(wù)的書(shū)面合同，包括簽訂生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)采購(gòu)合同、項(xiàng)目建設(shè)合同、臨時(shí)增補(bǔ)業(yè)務(wù)合同及合同檔案管理工作。山西***集團(tuán)各部門(mén)和各分、子公司應(yīng)建立健全合同管理制度，認(rèn)真落實(shí)合同管理工作。任何單位和個(gè)人不得利用合同從事違法活動(dòng)，擾亂公司經(jīng)營(yíng)管理秩序，損害公司利益、國(guó)家利益或社會(huì)公眾利益。公司合同的管理、主辦、審核、履行和檔案管理人員等，對(duì)合同負(fù)有保密義務(wù)，嚴(yán)禁泄露公司商業(yè)秘密。公司的合同管理實(shí)行集團(tuán)管理部監(jiān)督，各分、子公司具體實(shí)施管理的原則。合同管理由主辦部門(mén)管理與專(zhuān)業(yè)職能部門(mén)審核相結(jié)合的原則。集團(tuán)管理部是合同管理、監(jiān)督部門(mén)。其主要職責(zé)是擬訂、完善合同管理制度并負(fù)責(zé)組織實(shí)施，對(duì)合同管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，參與重大合同、重要合同的可行性研究、招標(biāo)、談判和文本起草工作，審核公司對(duì)外業(yè)務(wù)簽訂的合同，對(duì)超出分、子公司合同簽訂額度權(quán)限的合同進(jìn)行審批，以及其他應(yīng)當(dāng)由合同部門(mén)承擔(dān)的職責(zé)。合同主辦部門(mén)是指經(jīng)公司相關(guān)規(guī)定流程后，負(fù)責(zé)發(fā)起合同簽訂的部門(mén)。其主要職責(zé)是牽頭組織合同的擬定，依公司相關(guān)規(guī)定具體負(fù)責(zé)合同的訂立、變更和解除，負(fù)責(zé)在合同簽訂后及時(shí)將合同原件移交檔案部門(mén)存檔，在法律專(zhuān)業(yè)人員指導(dǎo)下起草合同文本及處理合同糾紛，建立本部門(mén)的合同檔案，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)合同管理，嚴(yán)格按照合同約定履行合同，防止合同糾紛的發(fā)生，負(fù)責(zé)合同的變更或解除，以及其他應(yīng)由主辦部門(mén)承擔(dān)的職責(zé)。技術(shù)支撐部門(mén)合同管理職責(zé)是指合同項(xiàng)目所在部門(mén)或?qū)嶋H負(fù)責(zé)合同履行的部門(mén)以及需要提供業(yè)務(wù)支撐的部門(mén)。其職責(zé)包括負(fù)責(zé)合同技術(shù)內(nèi)容審核，負(fù)責(zé)確認(rèn)合同標(biāo)的配置符合公司市場(chǎng)前景的需求，未來(lái)可能會(huì)給公司帶來(lái)良好的收益，與相關(guān)行業(yè)規(guī)定不相矛盾。集團(tuán)專(zhuān)職法律人員合同管理職責(zé)未在原文章中提到，可能是因?yàn)槎温溴e(cuò)誤或刪除。1.參與制訂合同管理制度，提出專(zhuān)業(yè)建議和意見(jiàn)。2.負(fù)責(zé)審核合同內(nèi)容條款。3.與合同主辦部門(mén)合作處理合同糾紛和案件。4.對(duì)合同管理相關(guān)人員進(jìn)行法律知識(shí)培訓(xùn)。4.2合同簽訂流程：合同主辦部門(mén)起草合同草案后，經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)職能部門(mén)和人員審核，根據(jù)合同審核流程限額，提交集團(tuán)管理部審批后，總經(jīng)理簽字并蓋章，完成合同簽訂。（請(qǐng)參見(jiàn)附件1：合同審核流程）4.2.1合同草案擬訂：（一）基本條款：合同主辦部門(mén)在訂立合同之前，應(yīng)從以下方面對(duì)合同相對(duì)方的主體資格、資信狀況及合同內(nèi)容進(jìn)行調(diào)查和確認(rèn)：1.合同必須以書(shū)面形式訂立，且合同格式應(yīng)符合有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章的規(guī)定。以傳真、電子郵件或其他網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸方式訂立的合同，應(yīng)在合同成立后書(shū)面確認(rèn)或在合同中注明傳真有效等字樣。2.合同相對(duì)方的主體資格應(yīng)合法，具有相應(yīng)的履約能力和信用。必要時(shí)應(yīng)要求其出具資產(chǎn)負(fù)債表、資金證明、注冊(cè)會(huì)計(jì)師簽署的驗(yàn)資報(bào)告等相關(guān)文件。合同相對(duì)方現(xiàn)時(shí)不涉及重大經(jīng)濟(jì)糾紛或重大經(jīng)濟(jì)犯罪案件。3.合同相對(duì)方應(yīng)具有合法營(yíng)業(yè)執(zhí)照，其核載的內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際相符。擬訂立合同內(nèi)容應(yīng)符合合同相對(duì)方的經(jīng)營(yíng)范圍。涉及專(zhuān)營(yíng)許可的，應(yīng)具備相應(yīng)的許可、資質(zhì)證書(shū)。4.合同相對(duì)方不是法人或擬簽約人不是法定代表人時(shí)，還應(yīng)提供合法、完備的授權(quán)委托書(shū)原件。涉及代理的，對(duì)方還應(yīng)提供合法、完備的代理資格證明。5.項(xiàng)目、工程、設(shè)計(jì)、設(shè)備或軟件的技術(shù)應(yīng)先進(jìn)科學(xué)，符合實(shí)際使用或應(yīng)用的要求。質(zhì)量技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)服務(wù)等條款應(yīng)明確、具體并具有可操作性。6.合同業(yè)務(wù)應(yīng)具有較好的市場(chǎng)前景和需求，預(yù)計(jì)可為公司產(chǎn)生較好的收益。合同內(nèi)容不應(yīng)與相關(guān)行業(yè)規(guī)定矛盾。7.合同的價(jià)款應(yīng)合理。8.商務(wù)條款應(yīng)合理并符合公平性原則。9.合同的主要條款應(yīng)與中標(biāo)標(biāo)書(shū)內(nèi)容一致。10.合同標(biāo)的應(yīng)有詳細(xì)項(xiàng)目列支。11.合同金額應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，合同價(jià)款應(yīng)與最終談判價(jià)格一致。12.建設(shè)工程或工程施工、監(jiān)理合同的內(nèi)容應(yīng)符合政府相關(guān)管理部門(mén)規(guī)定。13.其他應(yīng)由主辦部門(mén)調(diào)查和確認(rèn)的內(nèi)容。（二）合同約束條款：1.合同相對(duì)方應(yīng)具備增值稅一般納稅人資格。2.價(jià)格必須以含稅價(jià)格商談合同標(biāo)的，并詳細(xì)注明價(jià)外費(fèi)用等情況。3.必須提供增值稅專(zhuān)用發(fā)票（稅率要嚴(yán)格執(zhí)行所屬行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）。4.合同中必須明確指定交貨地點(diǎn)及交貨方式。5.結(jié)算方式以銀行承兌匯票為主。6)在材料（或設(shè)備）采購(gòu)合同中，預(yù)付款比例不得超過(guò)30%，提貨款不得超過(guò)60%，驗(yàn)收款不得超過(guò)90%；在基建合同中，預(yù)付款比例不得超過(guò)20%，按進(jìn)度付款比例不得超過(guò)75%，驗(yàn)收款不得超過(guò)95%。當(dāng)付款比例達(dá)到60%以上時(shí)，開(kāi)票比例至少要達(dá)到付款同等比例。7)如果出現(xiàn)合同爭(zhēng)議，雙方約定將解決方式交由交城縣人民法院處理。8)如果主辦部門(mén)簽訂的合同條款超出了約束條款的范圍，必須在審核合同時(shí)向?qū)徍瞬块T(mén)明示，并說(shuō)明原因。4.2.2合同審核：1)簽訂合同前必須嚴(yán)格按照審核流程進(jìn)行審核。未經(jīng)審核程序的合同除非經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)事先書(shū)面授權(quán)，否則不得簽字蓋章，財(cái)務(wù)部門(mén)也不予辦理結(jié)算事宜。2)技術(shù)業(yè)務(wù)支撐部門(mén)審核時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)調(diào)查和確認(rèn)基本條款中的第5、12項(xiàng)內(nèi)容。3)財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)調(diào)查和確認(rèn)基本條款中的第2、3、4、8項(xiàng)內(nèi)容以及約束性條款的全部?jī)?nèi)容。4)法律專(zhuān)職人員應(yīng)調(diào)查和確認(rèn)基本條款中的第2、3、4項(xiàng)內(nèi)容。5)集團(tuán)管理部門(mén)應(yīng)調(diào)查和確認(rèn)基本條款中的第6、7、9、11項(xiàng)內(nèi)容以及約束條款的全部?jī)?nèi)容。4.2.3合同審批：各公司合同主辦部門(mén)應(yīng)根據(jù)權(quán)限進(jìn)行審批。如果超出簽訂權(quán)限的范圍，則需要上報(bào)集團(tuán)管理部，按照公司有關(guān)規(guī)定執(zhí)行審批。4.2.4合同簽約：經(jīng)過(guò)審批的合同，各公司負(fù)責(zé)人可以簽約并加蓋合同專(zhuān)用章。4.3合同的履行4.3.1已依法生效的合同，應(yīng)全面認(rèn)真履行。合同履行部門(mén)應(yīng)接受合同管理部門(mén)對(duì)履行情況的監(jiān)督檢查。4.3.2除非經(jīng)各公司總經(jīng)理事先授權(quán)，否則在正式簽訂合同前不得實(shí)際履行合同。4.3.3如果合同主辦部門(mén)和履行部門(mén)不是同一部門(mén)，則兩部門(mén)應(yīng)建立相應(yīng)的交接手續(xù)，并及時(shí)溝通合同的履行情況。4.3.4如果公司未能按約定履行合同，則合同履行部門(mén)應(yīng)及時(shí)向部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，同時(shí)通知合同主辦部門(mén)。合同履行部門(mén)應(yīng)與對(duì)方當(dāng)事人積極協(xié)商，采取必要措施，避免或減輕公司法律責(zé)任和經(jīng)濟(jì)損失。4.3.5如果對(duì)方當(dāng)事人未能履行或不全面、不適當(dāng)履行合同，則合同履行部門(mén)應(yīng)在法定或約定期限內(nèi)以法定或約定方式向?qū)Ψ教岢鰰?shū)面異議（異議文書(shū)須事先經(jīng)公司法律專(zhuān)職人員審核），同時(shí)合同履行部門(mén)應(yīng)及時(shí)向部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，盡量與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商，用書(shū)面形式要求其繼續(xù)履行合同。4.6.1與合同有關(guān)的談判記錄、來(lái)往函件、傳真、電話(huà)記錄、電子郵件、圖表、聲像制品、合同文本、合同審核表及合同履行期間變更、解除手續(xù)等資料，均屬于合同相關(guān)文件的組成部分，主辦人應(yīng)妥善保管并存檔。4.3.6在合同履行完畢后，履行部門(mén)應(yīng)在五日內(nèi)將合同正本及第4.3.6條規(guī)定的資料移交本單位檔案部門(mén)存檔。為確保交接程序規(guī)范，履行部門(mén)與檔案部門(mén)應(yīng)建立書(shū)面交接手續(xù)。4.3.7公司建立合同動(dòng)態(tài)分析制度，主辦和履行部門(mén)應(yīng)定期分析合同履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同履行中的問(wèn)題，確保合同正常履行。4.4合同的變更和解除4.4.1若合同雙方經(jīng)協(xié)商一致需要變更或解除合同，則合同履行部門(mén)應(yīng)提請(qǐng)合同主辦部門(mén)將原合同審核表、原合同及擬簽訂的變更或解除合同一并送原審查部門(mén)，按原審核程序?qū)徍恕Ｈ魞H涉及合同金額變更，則只需經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)部和法律專(zhuān)職人員審核；若僅涉及技術(shù)條款變更，則只需經(jīng)過(guò)相關(guān)業(yè)務(wù)或技術(shù)部門(mén)和法律專(zhuān)職人員審核。4.4.2變更、補(bǔ)充或解除合同必須采用書(shū)面形式，并由雙方簽字蓋章生效。4.5合同的糾紛處理4.5.1合同履行中發(fā)生爭(zhēng)議時(shí)，應(yīng)在法定或約定的期限內(nèi)，采取以下方式處理：（一）自主協(xié)商解決；（二）根據(jù)合同約定的爭(zhēng)議解決方式解決；（三）依法向簽定地人民法院提起訴訟或申請(qǐng)仲裁。4.5.2為避免和減少合同糾紛案件，出現(xiàn)合同爭(zhēng)議時(shí)應(yīng)盡量通過(guò)協(xié)商方式解決。4.5.3合同發(fā)生訴訟、仲裁等糾紛時(shí)，合同履行部門(mén)應(yīng)立即將糾紛情況報(bào)告總經(jīng)理，并上報(bào)集團(tuán)法律專(zhuān)職人員，研究解決方案。4.5.4合同糾紛的解決方案應(yīng)通過(guò)集團(tuán)董事長(zhǎng)的批準(zhǔn)。法律專(zhuān)職人員負(fù)責(zé)選聘律師，并辦理授權(quán)、出庭和相關(guān)手續(xù)。合同履行部門(mén)及主辦部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人配合法律專(zhuān)職人員和外聘律師處理糾紛。4.5.5合同糾紛案件結(jié)案后，有關(guān)分子公司責(zé)任部門(mén)應(yīng)就糾紛案件涉及的問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)和整改。4.6合同檔案的管理4.6.2集團(tuán)各分、子公司合同主辦部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人做好合同檔案管理工作，規(guī)范屬于本部門(mén)范圍的與合同相關(guān)的檔案資料。集團(tuán)范圍內(nèi)所簽合同至少保留兩份原件，主