從采購作業(yè)來談降低成本

從采購作業(yè)來談降低成本請(qǐng)多指教請(qǐng)多指教健峰管理技術(shù)研究院胡勝惠從采購作業(yè)來談降低成本--主題41.成本結(jié)構(gòu)2.采購作業(yè)流程3.從內(nèi)稽內(nèi)控看采購4.從采購作業(yè)來談降低成本.成本制度建立的步驟8(一)確定生產(chǎn)流程(二)確定采用分批或分步成本(三)確定成本﹙責(zé)任﹚中心(四)產(chǎn)品分類(五)產(chǎn)量統(tǒng)計(jì)(六)用料統(tǒng)計(jì)(七)人工統(tǒng)計(jì)(八)制造費(fèi)用統(tǒng)計(jì).成本標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)定1.標(biāo)準(zhǔn)的定義:在最理想的作業(yè)情況下,所設(shè)定之最經(jīng)濟(jì)、最高效率下的最低成本。2.成本標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)按成本要素─材料、人工及制造費(fèi)用三類分別訂定。?制造成本三要素(一)直接原料成本(二)直接人工成本(三)制造費(fèi)用成本制造成本比例(一)直接原料成本65%(二)直接人工成本15%(三)制造費(fèi)用成本25%成本差異發(fā)生原因之追查71.材料用量差異原因2.材料價(jià)格差異3.人工工作時(shí)間差異4.工資率差異5.制造費(fèi)用預(yù)算差異:系實(shí)際費(fèi)用與實(shí)際工作時(shí)間下與標(biāo)準(zhǔn)費(fèi)用間的差異。6.制造費(fèi)用能量差異:系由于生產(chǎn)設(shè)備未能充分利用引起。7.制造費(fèi)用效率差異:系由于工作時(shí)間不符標(biāo)準(zhǔn)所引起,與直接人工成正比,故其差異原因同人工工作時(shí)間差異。.直接原料成本↓?降低庫存?減少浪費(fèi)及報(bào)廢?降低進(jìn)料價(jià)格.流程圖采購管理作業(yè)范圍企業(yè)使用之材料請(qǐng)購、采購有關(guān)之作業(yè)、采購方式之設(shè)訂、作業(yè)方法、供應(yīng)廠商選定、調(diào)查/評(píng)鑒/考核、采購記錄、詢價(jià)、議價(jià)、訂購、進(jìn)度控制等。供應(yīng)廠商的選定與撤銷和資料建立4-1(一)供應(yīng)廠商資料來源大致可從電話簿、工廠名錄、報(bào)章雜志、工會(huì)名冊(cè)中查得,必要時(shí)也可從外貿(mào)協(xié)會(huì)或其它相關(guān)機(jī)構(gòu)中洽詢。(二)各項(xiàng)材料設(shè)定之供應(yīng)廠商至少應(yīng)有三家(特殊狀況如獨(dú)家供應(yīng)或總代理除外)之資料,采購部門登載于「供應(yīng)廠商資料卡」,經(jīng)采購部經(jīng)理核準(zhǔn)后列入詢購對(duì)象。供應(yīng)廠商的選定與撤銷和資料建立4-2三)內(nèi)購供貨商之選定,由采購人員會(huì)同生管品管技術(shù)部門人員實(shí)地了解廠商生產(chǎn)設(shè)備制程、產(chǎn)能、品質(zhì)水準(zhǔn)、品管情形,填報(bào)「協(xié)立廠商設(shè)定評(píng)核表」,經(jīng)篩選后,呈（并附「供應(yīng)廠商資料卡」）總經(jīng)理核準(zhǔn)后列入采購對(duì)象。(四)已設(shè)定之供應(yīng)廠商,因交貨品質(zhì)不良、交期無法配合需要、停止?fàn)I業(yè)或由復(fù)查廠商作業(yè)中發(fā)現(xiàn)重大異常等因素,應(yīng)予撤銷,由采購人員以簽呈記明具體異常原因呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后撤銷設(shè)定。商業(yè)談判?在商業(yè)談判上要獲得最佳結(jié)果，最有效的策略并非強(qiáng)硬的態(tài)度，而是要求對(duì)方提出更好的條件。談判技巧14-11.

帶一點(diǎn)瘋狂酌量情勢(shì)；2.高目標(biāo)達(dá)成要求；3.裝得小氣一點(diǎn)讓步要慢；4.不以『大權(quán)在握』的口吻進(jìn)行談判；談判技巧14-25.不要輕易亮出底牌；6.運(yùn)用競(jìng)爭的力量；7.伺機(jī)喊『暫?！唬?.當(dāng)心快速成交談判進(jìn)行太快；9.出奇不意在過程中改變方法、論點(diǎn)或步驟；10.兵臨城下的大膽做法，進(jìn)行相逼；11.柔性哀情戰(zhàn)略；12.積砂成塔，小利也是利；13.要有耐心、耐性，不要期望對(duì)方立刻接受你的新構(gòu)想；14.不要逼對(duì)方走投無路，總要留點(diǎn)余地；談判規(guī)則?談判規(guī)則沒有哪一方是失敗者，雙方都是勝利者。?非追求數(shù)學(xué)最小公倍數(shù)；而是最大公因數(shù)。請(qǐng)購作業(yè)﹙提出需求﹚10-1部門請(qǐng)購來源如下:1.來自客戶訂單RUNMRP2.來自銷售計(jì)劃RUNMRP3.來自計(jì)劃性用料預(yù)先核算4.來自研發(fā)試產(chǎn)RUNMRP5.來自受托加工RUNMRP部門請(qǐng)購來源如下:6.來自批號(hào)備料結(jié)轉(zhuǎn)請(qǐng)購單7.來自不足材料資料維護(hù)8.來自不足成品(半成品)維護(hù)9.來自安全存量結(jié)轉(zhuǎn)請(qǐng)購單10.自行Key-In請(qǐng)購單?控制重點(diǎn)1.物管人員是否依業(yè)務(wù)產(chǎn)銷計(jì)劃，確實(shí)擬定生產(chǎn)企劃表，有無遺漏，所計(jì)算之需求數(shù)量是否正確。2.訂購單是否經(jīng)權(quán)限主管核準(zhǔn)，修改時(shí)亦同。3.供貨商之回復(fù)結(jié)果，是否經(jīng)物管人員確認(rèn)無誤。4.業(yè)務(wù)需求變化時(shí)，是否立即將結(jié)果反應(yīng)于生產(chǎn)企劃表與量產(chǎn)計(jì)劃表與相關(guān)部門。5.供貨商因故無法準(zhǔn)時(shí)交貨，生企部門有否將結(jié)果反應(yīng)業(yè)務(wù)部門，進(jìn)行協(xié)調(diào)。依據(jù)資料供應(yīng)廠商調(diào)查/評(píng)鑒/考核表生產(chǎn)企劃表量產(chǎn)計(jì)劃表請(qǐng)購單采購單檢查庫存一、作業(yè)程序采購前應(yīng)先檢查請(qǐng)購之商品品名、規(guī)格、廠牌有無庫存品或替代品可替代。二、控制重點(diǎn)是否有相同之庫存品未查覺而重購材料造成存貨呆滯。一般性請(qǐng)購一、作業(yè)程序非材料生產(chǎn)為工程用料、零配件、機(jī)器設(shè)備、個(gè)人計(jì)算機(jī)軟硬件等請(qǐng)購，應(yīng)為各部門提出申請(qǐng)，并依申請(qǐng)之品名數(shù)量，相關(guān)計(jì)算機(jī)請(qǐng)購須會(huì)簽IT部門，才能進(jìn)行請(qǐng)購。二、控制重點(diǎn)1.一般性請(qǐng)購須權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)，是否須會(huì)簽相關(guān)部門再進(jìn)行采購。2.是否定期檢討請(qǐng)購單有無延遲采購情形，請(qǐng)購數(shù)量應(yīng)符合經(jīng)濟(jì)采購量要求。3.緊急采購是否經(jīng)常發(fā)生，事后有無補(bǔ)開請(qǐng)購單，并應(yīng)追究其發(fā)生原因是否合理。采購作業(yè)查詢供貨商資料2-1一、作業(yè)程序1.材料采購：調(diào)閱過去供貨商與采購作業(yè)，并確認(rèn)記錄是否更新與最正確價(jià)格。2.一般性采購：(1)調(diào)閱供貨商資料，了解過去采購及詢價(jià)記錄。(2)進(jìn)行詢價(jià)與議價(jià)。3.重要采購合約簽訂前須經(jīng)法律專家同意對(duì)公司無不良之影響。采購作業(yè)查詢供貨商資料2-2二、控制重點(diǎn)1.材料采購：承辦人員備妥資料及預(yù)擬訂購廠商數(shù)量、型號(hào)須經(jīng)主管核準(zhǔn)，并確認(rèn)資料是否完整，供應(yīng)、數(shù)量、價(jià)格是否考慮周詳。2.一般性采購：(1)無采購記錄或有二家以上不同報(bào)價(jià)是否須征詢公司相關(guān)單位。(2)請(qǐng)購之?dāng)?shù)量、金額是否有權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)。3.是否建立可完全配合之協(xié)力廠商。采購方式一、作業(yè)程序依材料管理辦法，決定應(yīng)用下列何種方式購買：1.訪價(jià)：金額較小，不需書面比價(jià)，但仍以訪價(jià)方式向最低價(jià)廠商購買。2.議價(jià)、比價(jià)：依議價(jià)、比價(jià)程序辦理，并召開議價(jià)會(huì)議。二、控制重點(diǎn)1.依議價(jià)、比價(jià)辦法辦理，于召開議價(jià)會(huì)議時(shí)，應(yīng)有會(huì)計(jì)或稽核人員在場(chǎng)。決定訂購事項(xiàng)一、作業(yè)程序1.由承辦人員備妥資料及預(yù)擬訂購廠商數(shù)量、辦法等經(jīng)主管核準(zhǔn)后采購。二、控制重點(diǎn)1.查詢供貨商記錄是否詳實(shí)。2.價(jià)格資料收集是否完整。3.預(yù)擬訂購廠商數(shù)量及價(jià)格考慮是否周詳。更新記錄一、作業(yè)程序1.將不同購買方式之訂購及詢價(jià)資料鍵入供貨商資料中。二、控制重點(diǎn)1.請(qǐng)購單是否確實(shí)經(jīng)核準(zhǔn)。2.采購人員應(yīng)建立完整之采購及廠商資料。3.常備物品則在合約期限終止前，可先詢價(jià)。4.新料品之詢價(jià)對(duì)象以現(xiàn)有供應(yīng)廠商為優(yōu)先考慮。5.為便于管理，應(yīng)建立可完全配合之協(xié)力廠商。進(jìn)口作業(yè)?需結(jié)匯者?申請(qǐng)信用狀?準(zhǔn)備提貨?結(jié)匯還款?提貨?記帳需結(jié)匯者

1.由采購單位計(jì)算結(jié)匯所需金額，并將所需金額申請(qǐng)表及各類憑證一并送交主管人員核準(zhǔn)。2.預(yù)付外購款依訂單號(hào)碼或L/C號(hào)碼逐案控制。二、控制重點(diǎn)1.預(yù)付費(fèi)用入帳、轉(zhuǎn)銷、收回及調(diào)整時(shí)所應(yīng)附之原始憑證是否經(jīng)核準(zhǔn)、內(nèi)容是否合理。2.應(yīng)將進(jìn)口結(jié)匯之有關(guān)原始文件、合約、憑證，核對(duì)無誤后始簽付支票。3.己付款原憑證是否蓋付訖章，付款憑單是否有領(lǐng)款人簽章，以免重復(fù)付款或冒領(lǐng)情事發(fā)生。?申請(qǐng)信用狀一、作業(yè)程序6-11.準(zhǔn)備相關(guān)文件向銀行申請(qǐng)開立信用狀。2.銷售者須提供"PROFORMAINVOICE"。3.依采購條件，是否有進(jìn)口保險(xiǎn)單。4.開發(fā)信用狀應(yīng)避免下列條款：(1)開立保兌(CONFIRM)信用狀。(2)押匯手續(xù)由買方負(fù)擔(dān)。(3)可裝運(yùn)于甲板板上。(4)信用狀可轉(zhuǎn)讓。(5)指定開狀銀行或押匯銀行。(6)可憑倉庫收據(jù)(尚未裝船)押匯等。

5.應(yīng)以采購要求及銀行合約開立信用狀。6.上述手續(xù)無誤且無超過銀行之授信額度等。準(zhǔn)備提貨2-1一、作業(yè)程序1.進(jìn)出口于接獲預(yù)定到港通知后，通知報(bào)關(guān)行。2.進(jìn)出口接獲到貨日期、品名、數(shù)量后，預(yù)先安排人員搬運(yùn)人員及存置位置。3.財(cái)務(wù)單位于知悉預(yù)定結(jié)匯還款日后，安排調(diào)度各項(xiàng)財(cái)務(wù)資源，準(zhǔn)備結(jié)匯。二、控制重點(diǎn)1.提貨時(shí)物品若有損壞或短少，有無立刻請(qǐng)公證機(jī)構(gòu)公證。2.倉庫、財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)或采購單位彼此聯(lián)系是否良好。結(jié)匯還款一、作業(yè)程序1.檢核利息計(jì)算是否正確。2.結(jié)匯費(fèi)用是否依銀行之收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。二、控制重點(diǎn)1.是否有結(jié)匯費(fèi)用不符規(guī)定者或金額不符之情形。2.浮動(dòng)匯率發(fā)生溢繳時(shí)，余款是否辦妥繳還。提貨一、作業(yè)程序及控制重點(diǎn)1.每一項(xiàng)費(fèi)用是否有合理憑證；額外項(xiàng)目應(yīng)查核原因是否合理。2.核算各項(xiàng)計(jì)算方式是否合理，計(jì)算起迄日期是否正確。3.實(shí)收數(shù)量少于裝運(yùn)數(shù)量，注意有無辦理索賠；實(shí)收數(shù)量少于公證數(shù)量時(shí)，有無向貨運(yùn)公司提出索賠。4.應(yīng)將同一進(jìn)口采購案之有關(guān)原始文件、合約、憑證等逐案匯集歸檔。記帳一、作業(yè)程序1.請(qǐng)款條件審核無誤后，制作傳票記入臺(tái)帳。2.傳票及有關(guān)憑證交由出納開立支票；支票經(jīng)簽章后交由負(fù)責(zé)人申請(qǐng)開立信用狀。二、控制重點(diǎn)1.原始文件、憑證、合約核證無誤后始簽付支票。2.預(yù)付帳款(本國幣部份)之支付應(yīng)規(guī)定以支票;美金部份應(yīng)以電匯或美金支票為主要支付方式，但受款人必須以訂單上之出售人為限。3.支付傳票是否有領(lǐng)款人簽章。驗(yàn)收作業(yè)廠商交貨一、作業(yè)程序廠商于交貨日備妥送貨資料、發(fā)票于指定地點(diǎn)交貨。點(diǎn)收一、作業(yè)程序1.卸貨完畢后，倉儲(chǔ)人員應(yīng)依過秤單核對(duì)其重量或依計(jì)數(shù)方式核對(duì)數(shù)量。2.點(diǎn)收無誤后，應(yīng)將收貨資料鍵入計(jì)算機(jī)。檢驗(yàn)一、作業(yè)程序1.收料后，倉運(yùn)人員通知檢驗(yàn)部門辦理檢驗(yàn)，非生產(chǎn)性材料應(yīng)通知使用部門檢驗(yàn)。2.材料檢驗(yàn)規(guī)范應(yīng)包括：取樣樣品數(shù)、依材料使用性質(zhì)之重要性列出檢驗(yàn)項(xiàng)目、各檢驗(yàn)項(xiàng)目之品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)及可接受范圍。3.檢驗(yàn)稍形加以說明，做為收用與否之參考。二、控制重點(diǎn)1.貨品依性質(zhì)決定是否需檢驗(yàn)。2.需經(jīng)試車驗(yàn)收者依合約書行之。入庫記錄、作業(yè)程序檢驗(yàn)合格時(shí)，檢驗(yàn)部門應(yīng)將檢驗(yàn)結(jié)果鍵入計(jì)算機(jī)，并由倉儲(chǔ)辦理入庫。請(qǐng)款一、作業(yè)程序1.檢驗(yàn)合格時(shí)，檢驗(yàn)部門應(yīng)將檢驗(yàn)結(jié)果通知倉儲(chǔ)。倉儲(chǔ)應(yīng)將驗(yàn)收單、發(fā)票等轉(zhuǎn)送采購部門辦理請(qǐng)款。

二、控制重點(diǎn)1.如屬分批收料時(shí)，儲(chǔ)運(yùn)人員應(yīng)在訂購單上注明分批收料日期、數(shù)量。2.發(fā)票之品名、規(guī)格、數(shù)量、金額與送貨單及驗(yàn)收單及訂單應(yīng)相符。3.非原料性驗(yàn)收時(shí)應(yīng)會(huì)同請(qǐng)購部門及相關(guān)部門辦理。索賠一、作業(yè)程序若檢驗(yàn)不合格，則依規(guī)定辦理退換貨、扣款或索賠之手續(xù)。二、控制重點(diǎn)自國外購進(jìn)之貨品抵港時(shí)，若數(shù)量不符或有損壞事項(xiàng)，應(yīng)請(qǐng)公證行出具證明以辦理索賠。與合約不符作業(yè)一、控制重點(diǎn)7-11.各項(xiàng)違約是否依規(guī)定處理。2.所交貨品如因檢驗(yàn)不合格退回更換者，則其交貨日期應(yīng)以調(diào)換補(bǔ)送到達(dá)日期為準(zhǔn)。3.非因人力所能抗拒之災(zāi)害而申請(qǐng)逾期免罰者，是否事后立即檢具之認(rèn)可證件。4.申請(qǐng)延期交貨，其原合約有保證人者，是否征得保證人之同意。5.依事實(shí)不能依購合約所訂裁決者，其違約案件，是否經(jīng)適當(dāng)批準(zhǔn)。6.所交貨品之品質(zhì)、規(guī)格與合約不符，但可使用者，如因急需勉予驗(yàn)收使用，應(yīng)經(jīng)權(quán)責(zé)主管事前認(rèn)可，按規(guī)定扣款或減價(jià)處理。7.如因檢驗(yàn)不合格退回更換，或因故申請(qǐng)延期交貨，必須事前報(bào)請(qǐng)公司相關(guān)主管同意，并確定逾期罰款或其它處理辦法。付款作業(yè)?請(qǐng)款?核對(duì)?入帳?開立支票?蓋印?領(lǐng)款請(qǐng)款2一、作業(yè)程序1.倉儲(chǔ)部門于辦理收料手續(xù)完妥并經(jīng)驗(yàn)收合格后，應(yīng)將驗(yàn)收單及發(fā)票轉(zhuǎn)送采購部門請(qǐng)款。2.采購部門收到倉儲(chǔ)轉(zhuǎn)來之請(qǐng)款憑證，查核無誤后，即按付款之條件填妥支出憑證黏存單，經(jīng)主管簽核后轉(zhuǎn)會(huì)計(jì)部門審核。

請(qǐng)款2二、控制重點(diǎn)1.國內(nèi)采購案是否于辦妥驗(yàn)收手續(xù)后，檢齊憑證申請(qǐng)付款。2.付款時(shí)，是否經(jīng)過事前審核，審核條件相符后，方簽付入帳。3.對(duì)交貨延期罰款及品質(zhì)不良扣款之列計(jì)，是否經(jīng)詳細(xì)核對(duì)，確認(rèn)合理。核對(duì)一、作業(yè)程序會(huì)計(jì)部門經(jīng)上述審核程序后，若有不合規(guī)定或異常之情事者，應(yīng)反應(yīng)之。二、控制重點(diǎn)依會(huì)計(jì)事務(wù)處理辦法處理入帳2-1一、作業(yè)程序1.請(qǐng)款程序無誤后，制作傳票。2.于每月固定日期整理貨款單據(jù)交由出納開立支票。二、控制重點(diǎn)1.確定有關(guān)核準(zhǔn)付款之內(nèi)部控制是否執(zhí)行良善。2.是否定期復(fù)核應(yīng)付帳款明細(xì)表之沖銷情形，如有已屆支付期限而未付款或性質(zhì)不明者，應(yīng)追查其原因。3.應(yīng)付帳款如有借方余額時(shí)，應(yīng)予追查其原因。4.應(yīng)付帳款之支付應(yīng)規(guī)定以支票。5.是否定期調(diào)節(jié)應(yīng)付帳款明細(xì)帳與總帳。6.月底結(jié)帳前進(jìn)貨待驗(yàn)或正進(jìn)行驗(yàn)收中，帳入暫估應(yīng)付款者，應(yīng)密切注意期后沖帳情形。開立支票一、作業(yè)程序1.出納收到支出傳票后應(yīng)注意其支付程序是否齊全。2.支票送蓋印鑒章時(shí)，應(yīng)在支出傳票上注明銀行帳戶、支票號(hào)碼及日期。3.支票之到期日應(yīng)配合付款條件。蓋印一、作業(yè)程序1.將填妥支票送權(quán)限主管審核后交印鑒保管人員蓋章。2.需先審核各項(xiàng)憑證是否經(jīng)主管簽核，始可蓋章。?領(lǐng)款2-1一、作業(yè)程序1.付款之時(shí)間出納部門可視作業(yè)情況而排之，其方式有：掛號(hào)郵寄、定期(每個(gè)月之10、20等)、隨時(shí)。二、控制重點(diǎn)1.支付傳票是否有領(lǐng)款人簽章，原始憑證上應(yīng)蓋「付訖」章，以免重復(fù)付款或冒領(lǐng)情事發(fā)生。2.查閱是否有已收料，并經(jīng)檢驗(yàn)合格之貨品尚未入帳者3.核對(duì)年度終了日后至查核日止，應(yīng)付帳款之償付情形。4.出納付款時(shí)，應(yīng)核對(duì)支付憑證之金額是否與支票上之金額相同。5.交貨期罰款及品質(zhì)不良罰扣之列計(jì)，須經(jīng)過詳細(xì)核對(duì)，確認(rèn)合理。6.領(lǐng)款日期與列帳日期相距很久者，應(yīng)查明原因。材料價(jià)格差異16-1(1).市價(jià)變動(dòng)。(2).進(jìn)料