服裝公司物資采購(gòu)管理制度

服裝公司物資采購(gòu)管理制度1.背景物資采購(gòu)是企業(yè)日常活動(dòng)中重要的組成部分，合理、規(guī)范的采購(gòu)管理對(duì)于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和效益具有重要意義。本制度旨在規(guī)范公司物資采購(gòu)管理，保證采購(gòu)過(guò)程合理、公正、透明、高效，并為公司提供科學(xué)依據(jù)和操作規(guī)范。2.適用范圍本制度適用于公司物資采購(gòu)的全過(guò)程。3.采購(gòu)流程采購(gòu)流程分為需求準(zhǔn)確、采購(gòu)公告、詢價(jià)、招標(biāo)、評(píng)審、中標(biāo)、合同簽訂、采購(gòu)執(zhí)行、結(jié)算等9個(gè)環(huán)節(jié)。具體流程如下：3.1需求準(zhǔn)確需求準(zhǔn)確環(huán)節(jié)分別由采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、使用部門負(fù)責(zé)。采購(gòu)部負(fù)責(zé)收集、匯總各部門的物資需求信息，提供物資一級(jí)分類目錄。財(cái)務(wù)部根據(jù)公司財(cái)務(wù)預(yù)算安排，評(píng)估各個(gè)需求的緊急程度和合理性，確定采購(gòu)預(yù)算。使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要提出采購(gòu)申請(qǐng)，并在采購(gòu)申請(qǐng)單上詳細(xì)填寫各項(xiàng)要求，將采購(gòu)申請(qǐng)單交至采購(gòu)部。3.2采購(gòu)公告采購(gòu)公告環(huán)節(jié)由采購(gòu)部負(fù)責(zé)。采購(gòu)部根據(jù)需求準(zhǔn)確環(huán)節(jié)提供的信息，制定物資采購(gòu)計(jì)劃，同時(shí)編制采購(gòu)公告，由公司門戶網(wǎng)站、政府公示網(wǎng)站、新聞媒體等對(duì)外發(fā)布。3.3詢價(jià)詢價(jià)環(huán)節(jié)由采購(gòu)部負(fù)責(zé)。在采購(gòu)公告發(fā)布后，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)組織對(duì)擬采購(gòu)的物資進(jìn)行詢價(jià)，以便在招標(biāo)前選擇供應(yīng)商作為投標(biāo)人。詢價(jià)方式可以通過(guò)電話、傳真、電子郵件等方式進(jìn)行。3.4招標(biāo)招標(biāo)環(huán)節(jié)由采購(gòu)部負(fù)責(zé)。采購(gòu)部應(yīng)組織招標(biāo)會(huì)議，明確本次招標(biāo)的程序、規(guī)則、要求和標(biāo)準(zhǔn)，告知投標(biāo)人有關(guān)的技術(shù)、商務(wù)、法律等方面的政策、法律、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等信息，確定供應(yīng)商投標(biāo)的方式和期限，并安排招標(biāo)文件的發(fā)放。3.5評(píng)審評(píng)審環(huán)節(jié)由采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、使用部門負(fù)責(zé)。投標(biāo)人提交投標(biāo)文件后，采購(gòu)部應(yīng)于截止時(shí)間前對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，評(píng)審內(nèi)容包括投標(biāo)人是否能夠履行合同、價(jià)格是否合理、加工周期、質(zhì)量、保修、售后服務(wù)等。3.6中標(biāo)中標(biāo)環(huán)節(jié)由采購(gòu)部負(fù)責(zé)。根據(jù)評(píng)審結(jié)果選定供應(yīng)商中標(biāo)，由采購(gòu)部計(jì)算中標(biāo)供應(yīng)商價(jià)格，并確定中標(biāo)單位。3.7合同簽訂合同簽訂環(huán)節(jié)由采購(gòu)部、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)。評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)的供應(yīng)商需簽訂正式合同，由法務(wù)部制定合同文本，并向供應(yīng)商發(fā)出正式訂單。財(cái)務(wù)部審核采購(gòu)金額和合同標(biāo)準(zhǔn)，確認(rèn)采購(gòu)經(jīng)費(fèi)預(yù)留、發(fā)票管理等問(wèn)題，并提供合同公章。3.8采購(gòu)執(zhí)行采購(gòu)執(zhí)行環(huán)節(jié)由采購(gòu)部、倉(cāng)庫(kù)、使用部門負(fù)責(zé)。采購(gòu)部負(fù)責(zé)監(jiān)管合同執(zhí)行情況，使用部門要求合同的交貨日期，通知倉(cāng)庫(kù)訂貨并按時(shí)收貨。3.9結(jié)算結(jié)算環(huán)節(jié)由采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、使用部門負(fù)責(zé)。采購(gòu)部收到供應(yīng)商貨品后，將貨物質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、用途等與合同要求進(jìn)行核對(duì)。財(cái)務(wù)部計(jì)算結(jié)算本次采購(gòu)金額，并支付采購(gòu)經(jīng)費(fèi)。結(jié)算后，使用部門應(yīng)對(duì)收到的物資進(jìn)行入庫(kù)和領(lǐng)用，并登記使用情況和庫(kù)存情況。4.物資庫(kù)存管理物資庫(kù)存管理的目標(biāo)是合理、科學(xué)、有序地管理物資，以保證物資的安全、有效，提高物資利用率和經(jīng)濟(jì)效益。具體措施如下：4.1周期盤點(diǎn)定期進(jìn)行庫(kù)存盤點(diǎn)，按照物資種類分別統(tǒng)計(jì)，核對(duì)存貨，及時(shí)發(fā)現(xiàn)物資庫(kù)存的差異、損耗等問(wèn)題，及時(shí)采取措施處理。4.2合理配備對(duì)不同種類的物資，根據(jù)需要合理配備庫(kù)存數(shù)量，根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、使用情況實(shí)施定期檢查，及時(shí)調(diào)整庫(kù)存數(shù)量，以避免過(guò)多庫(kù)存帶來(lái)的資金損耗和財(cái)務(wù)負(fù)擔(dān)。4.3系統(tǒng)化管理了解和掌握物資庫(kù)存的類型、性質(zhì)和規(guī)模，采用計(jì)算機(jī)化管理，實(shí)現(xiàn)管理、監(jiān)控、統(tǒng)計(jì)的全面化和實(shí)時(shí)化。5.采購(gòu)監(jiān)管公司應(yīng)建立完善的采購(gòu)監(jiān)管制度，強(qiáng)化監(jiān)督、檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)、糾正采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的違法行為和其他問(wèn)題，確保公司經(jīng)濟(jì)效益和合法權(quán)益。具體措施如下：5.1獨(dú)立審批建立采購(gòu)審批機(jī)制，制定審批標(biāo)準(zhǔn)，明確審批程序和審批人，嚴(yán)格控制采購(gòu)人員的行為，在采購(gòu)過(guò)程中確保審批與實(shí)施相分離。5.2監(jiān)督檢查加強(qiáng)采購(gòu)驗(yàn)收、庫(kù)存盤點(diǎn)等重要環(huán)節(jié)的監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)和查處違規(guī)行為，并對(duì)當(dāng)事人進(jìn)行嚴(yán)肅處理，維護(hù)公司合法權(quán)益。5.3建立檔案對(duì)于每一次采購(gòu)過(guò)程，建立完整的檔案，收集并儲(chǔ)存采購(gòu)公告、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)審表格、中標(biāo)聲明、合同、付款證明、結(jié)算單據(jù)、驗(yàn)收單等關(guān)鍵證明材料。6.本制度旨在規(guī)范公司物資采購(gòu)管理，保證采購(gòu)過(guò)程合理、公正、透明