《秘書基礎(chǔ)》課件-第五章 會議后的工作

會議的工作后第五章會場清理

1．會場用具會議結(jié)束后，會場的臨時布置(如會標、彩旗、盆景等)應(yīng)撤除，一切用具、用品要清點、歸好。搬動過的桌椅要恢復(fù)原樣，會場地面、門窗應(yīng)清掃或擦洗干凈。將租用或借用的設(shè)備及器材及時退還給租用或借用單位，以免弄壞、弄丟。如果設(shè)備及器材不能及時退還，應(yīng)該將其鎖進倉庫，并安排專人保管。會場清理

2．會議文件會議文件除了正式印發(fā)的以外，多屬草稿性質(zhì)或參考性質(zhì)，并帶有保密性，所以多數(shù)會議文件在會后應(yīng)收回，不宜長期存放在個人手里，以免遺失泄密。參考、學(xué)習(xí)的文件應(yīng)收齊、歸檔，廢棄的文書應(yīng)回收，用碎紙機銷毀，不留紙屑，這樣可防止泄密。大中型會議在會議結(jié)束前應(yīng)開具清退文件目錄，發(fā)給與會人員。會議結(jié)束后，即按清單將文件全部收回。日常工作會議，可以在會議結(jié)束后將文件當場收回。人員離會離會工作，就是在會議結(jié)束以后做好人員離開會議地，返回原單位的安排、服務(wù)工作。會后的送行應(yīng)與會前的迎接同樣的熱情、周到，使與會者心情舒暢、高高興興地返回原單位。會議決算開會應(yīng)計算成本，應(yīng)做預(yù)算：既然有預(yù)算，必然也有決算：會議過程中的一切花費，應(yīng)嚴格按照預(yù)算計劃開支，因此決算應(yīng)與預(yù)算大體相當：一般會議實到人數(shù)小于應(yīng)到人數(shù)，那決算也立該略小于預(yù)算。也可能實到人數(shù)大于應(yīng)到人數(shù)，或由于會議延長會期、增加活動等其他原因造成會議增加開支的，其決算也就大于預(yù)算。這應(yīng)在決算表中注明情況，然后提交領(lǐng)導(dǎo)審核，再到貝才務(wù)部門結(jié)賬?？傊?，辦會應(yīng)注意節(jié)約，切不可大手大腳，鋪張浪費。案例分析文件流失一次，某公司召開部門經(jīng)理會議，討論下一季的產(chǎn)品營銷策略。大家都希望能夠借此會議商議出有效的產(chǎn)品營銷策略，爭取比競爭對手搶先一步贏得市場。會議進行得很順利，大家集思廣益，商議出幾條絕妙的點子。會后大家對下一季的產(chǎn)品銷量顯得勝券在握，信心十足。可奇怪的是，下一季到來，他們公司的產(chǎn)品銷量并沒有直線上升，頂多可以說是與競爭對手打個平手，而且有心人不難發(fā)現(xiàn)，競爭對手與他們公司采取幾乎雷同的產(chǎn)品營銷策略，顯然競爭對手竊取了他們公司的商業(yè)秘密，可競爭對手是通過什么辦法竊取他們公司的商業(yè)秘密，參加會議的幾位經(jīng)理卻百思不得其解。其實，問題出在那天的會議上。會議結(jié)束后，負責會務(wù)工作的周秘書沒有將會議相關(guān)的文件收回，以至于文件不小心流失到競爭對手的手上。這樣就讓競爭對手“竊取”了公司的絕妙銷售策略，幾位經(jīng)理的一番心思也就付諸東流會務(wù)總結(jié)會務(wù)總結(jié)一般是以開總結(jié)會彤式進行，全體會務(wù)工作人員都要參加。有的重要會議，如果領(lǐng)導(dǎo)同志有具體要求，就需要在開好總結(jié)會的基礎(chǔ)上，寫出書面的會務(wù)工作總結(jié)，并交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)葺閱后，作為大會的文件資料，連同會議記錄、會議簡報等會議文件，一并作為完整的案卷歸，檔案。文書立卷、歸檔(一)會議文件立卷的作用把具有保存價值的全部會議文件資料，按照它們之問的互相聯(lián)系，進行分類整理，有秩序系統(tǒng)地加以編排，完整地保存下來。這就叫會議文件資料的立卷。會議文件立卷具有重要作用它不僅可以保持會議文件之間的歷史聯(lián)系，便于查找和利用；而且還可以保護會議文件的完整與安全，便于保管；同時，會議文件立卷也為檔案管理工作奠定了基礎(chǔ)。一般來說，會議所形成的件資料，都要進行整理立卷。文書立卷、歸檔(二)會議文件立卷的范圍需要立卷的會議文件，大體包括以下幾個方面：

(1)會議的正式文件，如決議、決定、指示、領(lǐng)導(dǎo)講話、開幕詞、閉幕詞等等；

(2)會議的參考文件；

(3)會議上的各種發(fā)言稿；

(4)會議正式文件的歷次修改稿；

(5)會議上領(lǐng)導(dǎo)同志的講話記錄稿；

(6)會議各種簡報；

(7)會議記錄、紀要；

(8)選舉材料；

(9)各種證件；

(10)記事表；

(11)會議的組織情況；

(12)與會者名單、聯(lián)系方法；

(13)其他有關(guān)材料。文書立卷、歸檔(三)會議文件資料的收集由于會議時間性強，人員變化大，會務(wù)組工作人員常常是從各單位臨時抽調(diào)來的，會散人去．所以要注意及時收集文件。為了完整地收集會議文件資料，負責文書工作的秘書人員還要注慝加強與有關(guān)方面的聯(lián)系和合作。如，加強與負責文件起草工作的同志的聯(lián)系與協(xié)作，請他們將用完的底稿、修改稿等及時交來。會議傳達

會議總是少數(shù)干部或代表參加。的，而會議精神或決議的貫徹執(zhí)行則往往是大多數(shù)甚至體成員的事。因此除了少數(shù)秘密會議以外，大多數(shù)會議內(nèi)容都要進行傳達。會議傳達必須內(nèi)容、程度、范圍、層次、時間、方式等。會議催辦文件只是決策和部署，只是管理過程的開始