集團公司公文管理制度

未經(jīng)許可禁止外傳***投資集團公文管理制度版本：A/1編制：集團人事行政中心 日期： 2012年月審核： 日期：批準： 日期：制度主導部門：集團人事行政中心發(fā)布日期：2012年月日生效日期：2012年月日9、簽發(fā):以集團名義行文，由董事長或其授權人員簽發(fā)，以集團人事行政中心或集團其他部門名義行文，由董事長助理簽發(fā)；以董事長或總經(jīng)理名義行文，由其本人簽發(fā);以各下屬子公司部門名義行文，由公司分管領導簽發(fā)，特別行文上報集團簽發(fā)。(1)簽發(fā)權限：①涉及集團管理制度、方法及規(guī)定性文件，由集團董事長簽發(fā)；②集團重要對外文件(如對政府函件)，由集團董事長簽發(fā)；③各下屬子公司重要對外文件(如對政府函件)，由集團董事長簽發(fā)；④集團總部各職能部門間知會性函件，由董事長助理簽發(fā)；⑤各下屬子公司對內(nèi)發(fā)文，由該公司總經(jīng)理簽發(fā)；⑥人事任免通知，按人事管理權限簽發(fā)。(2)對會簽有不同看法者，經(jīng)整理后再送簽發(fā)人，文件一經(jīng)簽發(fā)，不再改動。如確需修改，須經(jīng)簽發(fā)人同意。10、文稿經(jīng)簽發(fā)后，即成定稿，原則上不得再做修改，若確需修改，需征得簽發(fā)人同意。簽批公文應運用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得運用鉛筆、彩色筆及圓珠筆等。11、繕?。阂约瘓F及集團各部門名義行文，由集團人事行政中心負責打印；以各下屬子公司部門名義行文，由該公司行政部負責打印。12、用印：以集團及集團各部門名義行文，由集團人事行政中心負責蓋章；以董事長名義行文，由其本人簽章；以各子公司各部門名義行文及聯(lián)合上報公文，由各公司行政部負責蓋章；同時各用印和印章管理部門做好用印審批程序和嚴格管理。13、發(fā)送：以集團及集團各部門名義行文，由集團人事行政中心文員負責發(fā)送；以各下屬子公司各部門名義行文及相關部門聯(lián)合行文，由各下屬子公司行政部負責發(fā)送；對于實效性較強的如會議紀要等公文，應當剛好發(fā)送并抄送相關全部參會人員。14、集團人事行政中心與各下屬子公司行政部有權力和責任對文件所載內(nèi)容的執(zhí)行狀況予以催辦、監(jiān)督，而且有義務適時予以提示，供應必要的幫助，并將事情進展狀況以口頭或書面方式匯報上級領導，以保證有關公司、部門、人員依照指示按時、按質(zhì)、按量完成任務，為下一步工作供應條件。15、為使發(fā)文有備可查，公文的發(fā)送必需登記備查，全部以集團公司部門名義下發(fā)的正式公文均須到人事行政中心備案，以下屬子公司部門名義下發(fā)的正式公文均須到下屬子公司行政部備案。16、公文的發(fā)文流程：（1）集團公文簽發(fā)流程：編制（文件起草部門）一部門外會簽（可缺?。┮粚徍耍瘓F人事行政中心負責人）一會審（董事長助理睬審）一審批（集團董事長）一編號下發(fā)（集團人事行政中心）一備案（集團人事行政中心）。（2）各下屬子公司各部門公文簽發(fā)流程：編制（文件起草部門）一部門外會簽（可缺?。┮粚徍耍ü拘姓控撠熑耍┮粫彛ǚ止芨笨倳彛┮粚徟ü究偨?jīng)理）一編號下發(fā)（公司行政部）一備案（公司行政部）。注：各下屬子公司各部門下發(fā)公文，必需同時抄報集團董事長/董事長助理/常務副總/人事行政中心及業(yè)務相關部門，以便協(xié)辦或查考。二、收文辦理1、全部外來文件，包括上級主管部門、平行公司、下級公司部門的來文，首先送交各級行政職能部門登記。2、各類抄閱件、資料、信息及個人信函，不納入收文登記。3、署名“***集團負責人”、“***集團辦公室”、“***公司負責人”、“***公司辦公室”收的信件，由人事行政中心或各下屬子公司行政部主管拆封。凡署名部門的信件，由人事行政中心或行政部分發(fā)至各部門，由部門負責人自行拆封。4、集團公司各部門收到來文需送到人事行政中心登記，下屬子公司各部門收到來文需送到行政部登記，嚴禁橫向傳送、處理。5、集團人事行政中心及各下屬子公司行政部收文的辦理程序：（1）行政文員填寫《公文收件登記表》簽收，并填寫《收文處理專用紙》。（2）呈送集團人事行政中心總監(jiān)或各下屬子公司行政主管或被授權人在《收文處理專用紙》上提出擬辦看法，明確主辦與協(xié)辦部門、辦理要求、時限及詳細處理看法。（3）行政文員按擬辦看法進行處理。（4）對領導閱示后有批示的公文，行政文員按領導批示送有關單位或人員辦理，有關公司或人員須履行簽收手續(xù)。（5）對涉及兩個或兩個以上部門的工作，應落實有關部門牽頭承辦。（6）文件分送要做到精確、剛好、平安，急件隨到隨辦。（7）政府及相關機要部門文件由行政主管分送，法律文件由法務專員處理分送，其它各類文件由行政文員分送。（8）承辦人或閱件人應在限定時間內(nèi)辦理完畢并反饋集團人事行政中心或各下屬子公司行政部，以備存檔查閱。（9）收到下屬子公司或部門上報的須要辦理的公文，人事行政中心進行審核。審核的重點是：是否應由集團公司辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定；涉及其他部門或公司職權的事項是否已協(xié)商、會簽；文種運用、公文格式是否規(guī)范等。6、除公司有明確規(guī)定的辦結時限要求的公文或者其他文件外，對公文轉呈和辦結時限的規(guī)定如下：（1）一般公文，集團人事行政中心或各下屬子公司行政部應在簽收時刻起24小時內(nèi)轉呈有關領導，承辦人須在收到轉呈公文后三日內(nèi)做出批復（對下屬公司或部門的書面請示等批留看法答復）。（2）加急公文，集團人事行政中心或各下屬子公司行政部應在簽收時刻起3小時內(nèi)轉呈有關領導，承辦人須在收到轉呈公文后一日內(nèi)做出批復或反饋。（3）緊急公文，集團人事行政中心或各下屬子公司行政部應在簽收后立即轉呈有關領導，承辦人須在收到轉呈公文后即時做出批復或反饋。領導批復后，緊急公文和加急公文需即刻反饋來文公司/單位，一般公文應在批復后不超過三日內(nèi)予以反饋。7、集團人事行政中心依據(jù)督辦流程，對各下屬子公司、各部門承辦、閱辦的文件在限定的時間內(nèi)未報告辦理結果的，要剛好催辦，防止漏辦、延誤。8、對因內(nèi)容表述不明確、所需背景資料不齊備或不具備批示條件的文件，可由承辦人予以口頭說明，集團人事行政中心或各下屬子公司行政部予以整理后以書面形式反饋至來文公司或部門人員。9、若遇承辦人出差或其他狀況，在沒有授權的狀況下集團人事行政中心或各下屬子公司行政部應當在以上規(guī)定時間內(nèi)電話匯報狀況，依據(jù)承辦人口頭指示予以轉達，但事后須提請承辦人追加簽字確認。如有授權，則由被授權人履行職責。10、送領導批示或者交有關部門辦理的公文，行政文員負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。11、對因集團人事行政中心或各下屬子公司行政部轉呈不剛好導致沒有按規(guī)定時限轉呈而延誤批復時限或因公文批復后集團人事行政中心或各下屬子公司行政部沒有按規(guī)定時限下發(fā)的，集團公司將按有關規(guī)定對責任人進行處理；除集團公司有辦結時限規(guī)定的公文或者不具備批復條件的公文外，對因承辦者緣由導致沒有按規(guī)定時限進行批復，被請示事項將被默認為自動生效，由此所導致的一切后果由承辦者負責。12、對因外來文件干脆發(fā)送到各部門、各公司沒往集團人事行政中心或各下屬子公司行政部轉送，造成丟失或沒剛好處理的，由收文部門擔當責任并通報指責。13、考慮到集團公司實際狀況，集團公司范圍內(nèi)的往來行文不僅限于公文種類，對于公司專有文本，如：各種呈批件、傳閱單、款項支付呈批表等涉及簽批的文件，不受公文轉呈制度約束，本著節(jié)約時間成本的原則，來文干脆送達業(yè)務受理部門，由受理部門依據(jù)有關轉呈和辦結時限的要求辦理。業(yè)務受理部門沒人或呈送給主管領導的各種文件可由經(jīng)辦人同送達人聯(lián)系確認，由集團人事行政中心或各下屬子公司行政部代簽收，待業(yè)務部門來人后剛好轉呈；14、收文辦結后，將文件材料歸檔。須要答復的，由呈辦部門起草答復看法，經(jīng)集團公司相關領導審核后簽發(fā)下文。15、重大事項，需經(jīng)集團辦公會議探討確定后，再由各部門辦理。16、以上文件處理時間不得超過來文要求時限。第七節(jié)公文立卷'歸檔和銷毀1、公文辦理完畢后，應依據(jù)有關規(guī)定，由集團公司人事行政中心剛好將公文定稿、正本和有關材料整理立卷，歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。其他部門承辦的文件由承辦部門立卷、歸檔。公文歸檔，應依據(jù)其相互聯(lián)系、特征、年度、機構、問題等分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，以便于保管和利用。（1）凡經(jīng)集團公司繕印發(fā)出的公文，其定稿與相關附件一律由集團公司人事行政中心統(tǒng)一收集歸檔，擬文單位僅保留發(fā)文正本。（2）凡外部及集團內(nèi)部來文，均由集團公司人事行政中心統(tǒng)一簽收，并按其來文時間的依次進行內(nèi)部編號后登記《公文收件登記表》（附表一），同時粘貼《***投資集團有限公司文件呈批件》（呈批件格式一）送分管領導，領導簽批后干脆退呈報部門辦理。屬于分管領導權限之外的，則由行政人事中心呈報總經(jīng)理閱批，批后經(jīng)分管領導閱后退呈報部門或依據(jù)領導批示處理。主辦部門辦理完畢后，必需在《***投資集團有限公司文件呈批件》（呈批件格式一）注明辦理結果，來文及相關資料留主辦單位。2、以集團公司名義辦理的公文，集團人事行政中心負責歸檔；各部門、各下屬子公司的行文自行歸檔；聯(lián)合行文，主辦部門負責歸檔，原件由主辦單位立卷，其他單位保存復印件，原件次年移交集團人事行政中心管理。3、集團或上級單位的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，經(jīng)下屬子公司負責人及集團人事行政中心負責人批準，可以翻印。翻印時，應當注明翻印的部門、日期、份數(shù)和印發(fā)人和印發(fā)范圍等。公文復印件作為正式文件運用時，應加蓋復印件單位證明章，視同正式文件妥當保管。4、沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別由集團公司主管領導批準，可以定期銷毀。銷毀公文，應進行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷、不誤銷。銷毀隱私公文，應進行登記，由二人監(jiān)銷。5、公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。6、公司或部門合并時，全部公文應當隨之合并管理。公司或部門撤銷時，須要歸檔的公文整理（立卷）后按有關規(guī)定移交集團人事行政中心。工作人員調(diào)離工作崗位時,應當將本人暫存、借用的公文依據(jù)有關規(guī)定移清退。7、各下屬子公司行政人事部門應當依據(jù)本制度建立健全本單位公文處理的有關制度。東東X東東東東東東東I廣義廣廣廣廣廣r廣廣、、、、、、、、、、1234567891TOC\o"1-5"\h\z一、總則1-2二、職責2三、公文種類2-3四、公文格式3-6五、行文規(guī)則6六、公文辦理7-11七、公文立卷、歸檔和銷毀12**投資集團有限公司呈批件xxxxxXX有限公司呈批件**投資集團有限公司擬稿發(fā)文審批表**投資集團有限公司傳真件**投資集團有限公司收文處理專用紙**投資集團有限公司內(nèi)部文件傳閱單**投資集團有限公司公文收件登記表**投資集團有限公司會議紀要模板**投資集團有限公司發(fā)文模板（內(nèi)部行文）尺***投資集團有限公司發(fā)文模板（對外行文）公文管理制度第一節(jié)總則1、為使集團公司及各下屬子公司公文（以下簡稱“公文”）處理工作進一步規(guī)范化、制度化，提高公文質(zhì)量和公文處理效率，保證公文的肅穆性，結合集團公司的實際狀況，特制定本制度。2、適用范圍：本制度適用于集團公司及各下屬子公司、部門。3、集團公司人事行政中心是公文處理工作的管理機構，主管并負責指導集團公司各部門及各下屬子公司的公文處理工作。4、公文的定義：（1）公文一指在集團公司在經(jīng)營管理過程中形成的具有管理效力和規(guī)范體式，以紙質(zhì)或電子方式為載體的文書。（2）公文處理一指公文編制、管理、整理、歸檔等一系列相互關聯(lián)、連接有序的工作。（3）外來公文一指政府部門、行業(yè)協(xié)會等外企事業(yè)單位（轉）發(fā)給集團公司的公文。（4）內(nèi)部公文一指在集團公司內(nèi)部運用的公文，包括集團下發(fā)的或下屬各子公司下發(fā)的規(guī)章制度、支配總結、報告、會議紀要、通知、通告、通報、任命、確定和階段性規(guī)定等等。（5）上行文一是指各下屬子公司向集團職能管理部門懇求指示、匯報工作、反映狀況、答復詢問等所用的公文，文種有“請示、報告”。請示一是各下屬子公司向集團職能管理部門請示某項工作中的問題、明確某項政策界限、審核批準某事項時運用的懇求性上行公文。報告一是各下屬子公司向集團職能管理部門匯報工作、反映狀況、提出建議、回答上級詢問的上行公文。（6）下行文一是集團或集團職能管理部門向各下屬子公司下發(fā)的文件，文種有“通知、通報、確定、批復”等。（7）平行文一是指沒有行政隸屬關系或職能管理關系的各下屬子公司用于聯(lián)系業(yè)務或往來活動的知照性文件，文種有“函”。5、公文管理是指集團及下屬子公司行政公文管理。詳細包括：集團下發(fā)的公文；各下屬子公司上報或下發(fā)的公文；集團各部門上報或下發(fā)的公文；集團及各下屬子公司對外（包括政府機關、其他事業(yè)單位）往來公文等。6、公文處理工作須嚴格執(zhí)行公司有關保密規(guī)定，確保公司機密平安。7、公司各部門及各下屬子公司應當指派專人詳細負責公文處理工作，公司領導、各部門負責人、各下屬子公司負責人應加強對本部門、本公司公文處理工作的領導和檢查。其次節(jié)職責1、集團人事行政中心為集團公司公文的歸口管理部門。2、人事行政中心負責接收和處理外來文件及各下屬子公司對集團領導的請示、報告，負責處理全部以集團名義上報、下發(fā)的公文文件，并對集團各下屬子公司的公文處理工作負有檢查、指導和監(jiān)督責任，對不按相關規(guī)定進行公文處理的子公司、部門及個人進行懲罰。3、各下屬子公司行政部負責本公司上報、下發(fā)文件的歸口管理，負責接收、處理、宣貫和落實集團轉發(fā)的外來文件及集團下發(fā)的規(guī)章制度、工作指令、通知、通報等文件。4、各下屬子公司依據(jù)業(yè)務須要，設置專職或兼職行政文員，負責各類制度、公文等信息的傳遞、接收、處理、跟進落實和編號保管存檔等工作；5、發(fā)文資格：集團所屬一級部門（各下屬子公司）、二級部門（各人事行政、審計、財務等職能部門）為具備發(fā)文資格的主體，其它部門或單位一律禁止發(fā)文。集團層面項目組及工程部經(jīng)授權后，各項目組、工程部門具備發(fā)文資格。6、發(fā)文效力：公文對接收對象具備約束力，對非接收對象不具備效力，但非接收對象必需對該公文在接收對象的執(zhí)行、落實時賜予支持。第三節(jié)公文種類依據(jù)實際，公司日常運用公文種類有：1、決議：適用于經(jīng)董事會、總經(jīng)理辦公會等重要會議探討通過的重要決策事項。2、確定：適用于重要事項或重大行動的確定性支配。3、通知：適用于發(fā)布規(guī)章；轉發(fā)上級單位、不相隸屬單位的公文，批轉下級單位的公文；要求下級單位辦理和須要周知或共同執(zhí)行的事項；任免和聘用干部；印發(fā)“規(guī)定”、“方法”、“細則”等。4、通報：適用于表彰先進，指責錯誤，傳達重要精神或狀況。5、報告：適用于向上級單位匯報工作，反映狀況，提出看法和建議，答復上級單位詢問。6、請示：適用于向上級單位懇求指示、批準。請示和報告要分開，請示問題應做到一文一事，報告中不得帶請示問題。7、批復：適用于答復下級單位請示事項。8、函：適用不相隸屬單位間相互商洽工作，詢問或答復問題；向有關主管部門懇求批準等。9、會議紀要：適用于記載和傳達會議狀況和議定事項。第四節(jié)公文格式公文版頭：現(xiàn)有公司公文版頭共二種：(1)公司名稱(對外上行文或平行文運用)。例”廣東***投資集團有限公司”。(2)公司名稱+文件(集團內(nèi)下行文以及集團公司各部門運用)。例”廣東***投資集團有限公司文件”。2、公文排版格式公文一般由隱私等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標識、發(fā)文字號、標題、主送單位、正文、附件說明、成文時間、印章、附件、主題詞、抄送單位和印發(fā)份數(shù)等部分組成。為保證公文的肅穆性、完整性、正確性及有效性，為公文處理工作供應便利，對公文排版格式統(tǒng)一規(guī)范如下：(1)眉首、版記公文首頁紅色反線以上各要素統(tǒng)稱眉首(上行文和平行文、下行文的眉首詳細要求見附件二《公文排版格式》)，包括隱私等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標識、發(fā)文字號。發(fā)文單位標識運用方正小標宋簡體字，用紅色標識，字號以醒目、美觀為宜，一般應小于22mmX15mm,聯(lián)合行文，主辦單位應當排列在前；發(fā)文字號居中。置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記，應寫明主題詞、抄送單位及打印份數(shù)等事項，字體均為3號仿宋體，“主題詞”3字為3號黑體。隱私公文應依據(jù)密級分別注明“絕密”、“機密”、“隱私”。緊急公文應注明“特急”、“加急”、“平急”。隱私公文須在文件右上角注明，字體為3號黑體。（2）標題標題留意醒目、美觀。文章標題。一個完整的標題應包括發(fā)文單位、事由、文種三要素。標題應精確、簡要地概括公文主要內(nèi)容。排法應視字數(shù)多少而定，可排單、雙行（原則上不超過3行），12字以內(nèi)的標題一般居中排1行。留意每行不要兩頭頂格，長度最好不要超過正文的3/5。分行時不要把兩個字以上的詞分開，各行字數(shù)可相等或不等。標題字間距視長短而定，字體用2號黑體。標題與紅色反線之間空2行，標題與主送機關之間隔開1行。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。段落標題。字體采納3號黑體，其字數(shù)較多時建議與下文空開一行。③段落序號。應依據(jù)主次依次在行頭分別列為：一、（一）、1、（1）等。3、發(fā)文字號包括單位代字、年份、依次號。公司公文發(fā)文字號：（1）公司文件（對外及對上行文）：***（201X）X號。如***（2012）1號其中：“**”代表發(fā)文單位“廣東***投資集團有限公司”，（2012）為年份，“1號”為文件的依次號。（2）公司內(nèi)部文件（對公司內(nèi)部發(fā)文）：****（2012）義號。例如***人（2012）1

號，“***人”代表發(fā)文部門“廣東***投資集團有限公司人事行政中心”。聯(lián)合發(fā)文的，只注明主辦單位發(fā)文字號，不得有兩個發(fā)文字號。（公司及各下屬子公司簡稱和行政文件發(fā)文代字、發(fā)文字號規(guī)定待定）4、主送單位主送單位指公文的主要受理單位，置于標題之下，正文之上，起頭頂格。主送單位名稱應為全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱，排列依次力求相對統(tǒng)一。向上請示、報告公文，一般只有一個主送單位，不宜多頭主送，以免責任不明。如需同時送其他單位，可用抄送形式。5、正文正文是公文主體部分。要求狀況的確、觀點明確、文字精煉。正文起于主送機關名稱下一行，字體采納3號仿宋體。字距、行距要清晰。頁面四周要留出適當空白，上頁邊距為3厘米，下頁邊距為3.5厘米，左、右頁邊距各為2.9厘米，每頁28行，每行22字。6、附件附件是正文的補充說明，或有關參考資料。在正文下空1行，左空2字，用3號仿宋字體標識“附件”，附件如有序號運用阿拉伯數(shù)碼，名稱后不加標點符號。附件序號和名稱前后標識應一樣，并和正文一起裝訂。7、發(fā)文單位標注在正文下面偏右。要寫全稱，并加蓋單位印章。8、日期、印章發(fā)文日期標注于發(fā)文單位下面。須用漢字寫明年、月、日。發(fā)文日期以領導簽發(fā)日期為準。日期、印章二者不得放在與正文脫節(jié)的空白頁上，以保證公文的肅穆性。排印或繕寫時，盡量不要使前頁正好寫在正文結束，即印章版面應有1行以上的正文；尤其是上行文不得再實行標識”此頁無正文”的解決方法。此時，落款應提至頁面中心線以上位置，避開中心空白太大。印章上弦一般不得壓正文，下弦壓在日期適中位置。9、主題詞反映文件主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組。標注在發(fā)文日期和印發(fā)說明之間，并依據(jù)規(guī)定標引，最多不超過五個。10、印發(fā)說明公文的最終組成部分。包括印發(fā)范圍和公文印數(shù)。11＞頁眉、頁腳頁眉、頁腳與邊界距各1.5厘米；總頁碼數(shù)及頁碼（居中），均采納5號宋體。12、用紙及裝訂按規(guī)定采納國際標準A4紙張（長297毫米，寬210毫米）。裝訂時，公文紙右側與下邊對齊，統(tǒng)一在左側裝訂，訂2顆訂書釘，書釘位置距左側邊沿1CM和距上、下邊5cM的交匯處。張貼公文用紙大小視實際須要而定。（公文格式排版規(guī)定見附件二）第五節(jié)行文規(guī)則1、行文應當確有必要，留意實效，堅持少而精?？砂l(fā)可不發(fā)的公文不發(fā)，可長可短的公文要短。2、凡是通過口頭、電話或其他便捷方式能夠解決的問題，原則上不再發(fā)文。3、某項工作方針已經(jīng)明確，執(zhí)行過程中不須要實行新的措施，只是一般性號召或重申已有的規(guī)定、要求，原則上不再發(fā)文。4、發(fā)布相關制度或規(guī)定時，必需留意與已發(fā)布的同類制度或規(guī)定相連接，內(nèi)容不得抵觸。若有新的規(guī)定，必需在發(fā)文時注明對原發(fā)布制度或規(guī)定修改或廢止，在已有的制度或規(guī)定未廢止前，原則上不得重復發(fā)布同類制度或規(guī)定。5、集團公司各部門無權對上級政府機關干脆行文，該類行文均應以公司或集團的名義。6、集團公司的行文關系，應依據(jù)各自的隸屬關系和職權范圍確定。(1)集團可以對集團各部門、各下屬子公司各部門行文。(2)各下屬子公司各部門在其職權范圍內(nèi)，可以相互行文，也可以依據(jù)集團授權，向其他各公司職能部門行文。注：各下屬子公司各職能部