小微企業(yè)創(chuàng)業(yè)公司常用費用報銷管理制度

小微企業(yè)/創(chuàng)業(yè)公司常用費用報銷管理制度第一條目的為了加強公司內(nèi)部財務管理，規(guī)范公司財務報銷行為，合理控制費用支出，提高資金使用效益。根據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)和各項財政政策，制定以下規(guī)定。第二條適用范圍本規(guī)定適用于XX公司及下屬所有子公司、分支機構(gòu)。本規(guī)定所指的費用是國家稅收法律、法規(guī)以及會計相關(guān)準則、制度允許列支的費用。所有費用必須是用于業(yè)務開展、公司運營，嚴禁報銷個人消費或與經(jīng)營無關(guān)的費用。第三條費用報銷、審批流程所有公司預算外費用或沒有具體規(guī)定允許報銷額度的費用必須先申請后報銷。對于經(jīng)常性發(fā)生的費用可以由部門一次性申請， 每月在額度內(nèi)報銷。（一）、日常費用包括：1、市內(nèi)交通費：公司沒有配備車輛的業(yè)務人員（可根據(jù)公司具體情況而定）的標準報銷市內(nèi)交通費。公司后勤部門人員的市內(nèi)交通費票據(jù)實際報銷。出租車費用：經(jīng)理級以上人員可以乘坐出租車；外地出差的出租車費用應與出差旅程、時間一致。通常情況下由家至工作地點的出租車費用不予報銷，緊急情況下，由家至工作地點需要乘坐出租車的，應事先得到上級領(lǐng)導批準。由于工作需要，加班時間超過晚上10點的（可根據(jù)公司具體情況而定），允許報銷出租車費。報銷人在報銷單據(jù)上注明時間、事由、出發(fā)地、到達地，并提供相應車票。2、辦公車輛費用：公司行政部為每輛車輛辦理加油卡，加油和維修應服從公司統(tǒng)一安排，在公司規(guī)定的加油站和維修點進行加油和維修。對距離公司較遠的區(qū)域，可在公司指定單位進行維修和加油。臨時性出差不受定點限制。車輛保養(yǎng)和維護應按公司統(tǒng)一標準定期到公司指定保養(yǎng)點進行保養(yǎng)，由公司行政部統(tǒng)一管理、統(tǒng)一報銷。大修或臨時性維修車輛應提前以書面形式報告公司行政部，行政部對符合維修條件的車輛書面陳述意見，報分管副總批準后方可維修。車輛不允許發(fā)生美容費，車輛美容由公司統(tǒng)一安排。公司有包干費用的車輛不允許報銷相關(guān)車輛費用及出差以外的交通費用。3、餐費：業(yè)務招待費：遵循由參加業(yè)務招待的最高級別人員付款原則。業(yè)務招待費應事先申請，得到批準后，在額度內(nèi)報銷。報銷單據(jù)上應注明被招待人姓名、所在職公司名稱、職務。合理選擇酒店、菜品、飲品。由消費地點出具消費發(fā)票作為報銷依據(jù)。加班餐費：員工加班在21:00之后，20元以內(nèi)（可根據(jù)公司具體情況而定） 。4、通訊費：報銷額度（可根據(jù)公司具體情況而定）。其他經(jīng)常外出辦事需要報銷手機費的人員，可以書面申請，經(jīng)總經(jīng)理批準后，將上述人員的名單、額度留存在財務部，作為報銷時的核查依據(jù)。報銷人必須提供由通訊公司出具的帶有客戶姓名和手機號碼的客戶通訊費賬單原件，作為報銷依據(jù)。預付電話費發(fā)票不得作為報銷依據(jù)。手機報銷只適用于本人，且一人一號。以上所列手機報銷額度為最大額度，不超過額度的，按實際發(fā)生金額報銷，超過額度的由本人自負。如確屬業(yè)務事項發(fā)生的費用超出額度的，書面申請補報差額。公司座機話費。5、辦公費：辦公用品、水費、電費、辦公耗材等。6、差旅費：費是指公司員工外出公干期間為完成預定任務所發(fā)生的必要的合理費用，具體包括：在途交通費、住宿費、市內(nèi)交通費、其他公務雜費等。員工出差使用交通工具為火車、汽車、輪船等普及工具。特殊情況，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，可選擇飛機。違反公司規(guī)定使用交通工具，一律按火車票報銷（超出部分由個人支付）。市場交通工具應使用公交車、中巴等，如因特殊情況，可以乘出租車，但需在票據(jù)上注明起始地點和原因。員工出差期間，標準內(nèi)住宿費用實報實銷（但不包含酒店清單上所列私話、餐費、洗衣費等費用）。員工外出期間產(chǎn)生的公務費，如郵電費、文件復印費、傳真費等，實報實銷。辦事處主任、部門經(jīng)理的手機話費在公司報銷標準內(nèi)，扣除私人話費，實報實銷。7、會議費：證明材料應包括：會議時間、地點、出席人員、內(nèi)容、目的、費用標準、支付憑證等。8、備用金：根據(jù)工作需要，員工出差或業(yè)務活動可預先向公司借支備用金，借支額度根據(jù)實際城要確定，由總經(jīng)理簽批。備用金借支后應及時沖帳，備用金占用時間應不超過15天（可根據(jù)公司具體情況而定），如遇特殊情況不能按時沖帳，可書面申請，經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后方可延期，但最長不可超一個月。對于長期占用備用金的，財務部將從員工的個人收入中扣減，直到完成沖銷，在此之前不允許再借支備用金。9、其他費用等。（二）、報銷時間：每月月末最后一天（可根據(jù)公司具體情況而定），當月票據(jù)當月報銷，原則上跨年的不予報銷。（三）、各崗位及部門審核、審批職責：1、經(jīng)辦人：取得合法、真實的發(fā)票，上傳報銷單，注明事由、金額。2、部門經(jīng)理、分管副總：負責審核確定開支是否必要、是否屬實。3、財務會計：審核費用開支是否符合財務制度、會計政策和規(guī)定，審核票據(jù)合法性、合規(guī)性（超標準的必須注明：標準金額和超標準金額）；如屬預算項目的，審核時應注意是否超出預算；需事前報批的項目，是否已履行報批手續(xù)（超報批計劃的須注明：批準的計劃金額和超計劃金額）；有無超過規(guī)定報銷時限；審批手續(xù)是否齊全。4、財務部經(jīng)理：審核、審批。財務部經(jīng)理簽批后，須報財務負責人和總經(jīng)理審批。5、財務負責人：對超標準的費用開支必須簽明按實報銷或同意報銷多少金額的具體意見，否則財務部只能按規(guī)定報銷。6、總經(jīng)理：對超標準的費用開支須簽明按實報銷或同意報銷多少金額的具體意見，否則財務部只能按規(guī)定報銷。7、董事長：對超標準的費用開支須簽明按實報銷或同意報銷多少金額的具體意見，否則財務部只能按規(guī)定報銷。（四）、報銷流程具體要求（利用移動報銷工具“閃電報銷 APP”）：1、錄入及提交利用碎片化時間，在費用發(fā)生后及時錄入票據(jù)。每月15號及30號為報銷單提交日，當月費用務必在這兩個時間點擊提交。票據(jù)類別：根據(jù)發(fā)票選擇對應的類別，若無發(fā)票根據(jù)實際發(fā)生的業(yè)務選擇類別。票據(jù)影像：圖片須清晰（能看清金額、發(fā)票抬頭，日期，內(nèi)容）。錄入金額：此金額與發(fā)票金額一致，若實際發(fā)生額小于發(fā)票金額請錄入實際發(fā)生額。票據(jù)類型：票據(jù)為發(fā)票請選擇發(fā)票，票據(jù)若是白條、收據(jù)、其他等請選擇非發(fā)票。原則上只報銷發(fā)票，無發(fā)票，需事先向財務說明情況?；蛞云渌睋?jù)充抵，但需要在備注里注明情況。費用日期：選擇發(fā)票日期或者業(yè)務實際發(fā)生日期。項目：根據(jù)部門或者發(fā)票實際業(yè)務選擇對應的項目。2、報銷單審批及放款各部門經(jīng)理務必在報銷單提交日及時完成票據(jù)審批。有問題的票據(jù)可以打回并填寫駁回意見。報銷單打?。簩徟ㄟ^后打印自動生成的報銷單。票據(jù)粘貼：根據(jù)粘貼單明細選擇相應發(fā)票，從左到右、從上往下的順序依次粘貼。并按金額大小排列，然后將報銷單覆蓋在已粘貼票據(jù)的單據(jù)上，用膠水粘住左上角。財務收到紙質(zhì)報銷單后，應在工資發(fā)放日同時發(fā)放報銷