2023辦公室管理形成性考核冊答案

2024辦公室管理形成性考核冊答案辦公室管理形成性考核冊答案

辦公室管理作業(yè)1

1．將辦公室實務(wù)工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。

辦公室實務(wù)工作一覽表

2、公用易耗品主要包括哪些？

辦公用易耗品主要有：

（1）信封、紙張；（2）軟盤、光盤等；3）鉛筆；（4）圓珠筆；（5）簽字筆或鋼筆；（6）修正液或修正帶；（7）印盒；（8）各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；（9）小

刀；（10）日歷等；（11）其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透亮?????膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。

3、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關(guān)系如何？

文員工作分為三個步驟：方案、實施和檢查。

（1）方案的步驟，要充分了解即將開頭的工作內(nèi)容，并思索以什么方法進行效率會最佳。

（2）實施的步驟，要留意：同時檢查是否根據(jù)當時所擬定的挨次進行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實施；協(xié)作上司預期的期限。

（3）檢查的步驟，要分析方案和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。

其次，說明三個步驟之間的關(guān)系。

三者的關(guān)系為：

先作方案，付諸實施，然后檢查結(jié)果，圍繞“方案——實施——檢查”這樣一個滾動的過程開展。三者相互聯(lián)系形成一個循環(huán)。

文員首先要認真制定方案，然后依據(jù)這個方案去實施，并嚴格檢查其結(jié)果，使得這個結(jié)果對下一次的方案有所關(guān)心和啟示。

4、根據(jù)“優(yōu)先挨次”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）方案書。本題的例子請同學們見教材第28頁。同學們可以參照教材上的例子，自己制定一份方案書，不要抄襲。

5、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會或?qū)Υ斯ぷ鞣?/p>

法的熟悉。

(1)．請示方法和報告方法；(2).方案方法和總結(jié)方法；(3)．受意方法；(4)．傳達方法；

(5)．進言方法；(6)．變通方法和擋駕方法；(7)．分工方法與合作方法。

受意就是文員接受和領(lǐng)悟上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)悟上司在會議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易于文員推斷和領(lǐng)悟）和間接受意（即上司在平常任憑交談的狀況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等）。

受意方法要留意：

①擅長領(lǐng)悟上司意圖，不要曲解上司意圖；

②備好記錄本，記錄下指示要點；

③留意傾聽，專心推斷指示的用意；

④必要時可以提問，直至明白意圖為止，但不要打斷談話；

⑤如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要留意方式、態(tài)度；

⑥接受指示后，要不失時機地貫徹實施。

結(jié)合實際談體會。

我曾經(jīng)經(jīng)受過一件事情，使我充分熟悉到，在受意時，充分做好記錄的重要性。

才開頭工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成果。當時，我沒有閱歷，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯得自己沒有力量，而沒有去請示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根本就不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，依據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿足的公司簡介。從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。

辦公室管理作業(yè)2

一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。

（1）都應先問好，再傳達自己的信息；

（2）都應保持耐性、熱忱的態(tài)度；

（3）通話結(jié)束，應讓對方感受到自己開心的心情；

（4）都應簡明扼要表達自己的意思。

異：

（1）打電話應首先查清晰對方的電話號碼；接電話應等電話鈴響2—4聲就接聽。（2）打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步。

二、怎樣做好為領(lǐng)導篩選電話的工作,主要做法有哪些

詢問對方來電目的，詢問對方是什么人，假如是推銷的，可直接拒絕。

平常做好來電名目，對特別的人，特別的號碼進行登記。

最好有一本各單位的，和其它單位領(lǐng)導人的電話號碼本。

假如領(lǐng)導不在，需要傳話的話，記錄下來，以防遺忘。

三、簡要回答郵件分揀的一般標準。

（1）根據(jù)收件人的姓名分揀；

（2）根據(jù)郵件的重要性分揀；

（3）根據(jù)收件部門的名稱分揀。

四、怎樣處理上司不在時的郵件？

假如沒有授權(quán)就不要拆看。整理好放在上司的辦公桌中間位置。假如授權(quán)可以拆看，就把重要的事情電話告知或請示上司，不重要的放在上司的辦公桌上。

本題的具體答案請同學們見教材第72頁。教材上有明確的答案，在此不再具體說明。

五、怎樣妥當處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？

（1）上司正在開會時；（2）上司繁忙時；（3）上司即將外出時；（4）遠道來訪或有重要事情的來訪時。

辦公室管理作業(yè)3

一、工作會議留意事項

1、會議通知：會議通知的發(fā)放時間一般是會前一周發(fā)放，以便于參與會議的人員做工作方案（緊急會議可以電話通知）。

會議通知的內(nèi)容應包括如下幾項：

會議標題：標題要簡潔、明白，要突出會議內(nèi)容。

會議時間：詳細開會時間，如2024年10月30日上午9：00;

會議地點：詳細開會地點，如公司本部七樓會議室（假如是在外部開會要詳細具體，最好附帶行車路線，在會議地點擺放指示牌）

會議內(nèi)容：詳細工作會議的內(nèi)容。

參會人員：詳細參與會議的人員。

署名：發(fā)文單位/部門的署名、日期（在通知的右下角）

2、會議材料的預備：會議材料最好要提前一天預備好。

3、會議會場布置：①、會議條幅：要提前一天制作好并仔細認真檢查條幅的內(nèi)容的正確性（特殊是要留意詞義的詳細情境），最好在會議的前一天下午掛好（會議在其次天上午召開）或上午掛好（會議在當天的下午召開）；②、音響、話筒:會議前一天要把音響、話筒調(diào)試好（留意話筒的電池有無充分的電量，最好換未經(jīng)使用的電池）；③、投影設(shè)備：會議前一天要調(diào)試好；④、桌椅位置的擺放：位置的擺放要講究次序，特殊是領(lǐng)導的座次（詳細狀況詳細分析，一般狀況下領(lǐng)導是很在乎的，肯定要當心哦），領(lǐng)導出席牌的排放位置。⑤、茶水：支配工作后勤人員的倒茶工作，領(lǐng)導到茶水到，工作后勤人員要具備基本的禮儀常識。

⑥、簽到表：一般的會議要預備簽到表，要求到會的各位簽到，一邊留底登記。⑦、會議紀要：一般會以結(jié)束后有會議記錄人員撰寫會議紀要，紀要會議的主要內(nèi)容，留底存檔，作為歷史資料。

二、日程支配方案表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份××預定表。

日程支配方案表的種類大致有:工作方案表,家務(wù)方案表,旅游方案表,大型活動方案表,學習方案表,就醫(yī)方案表等.

各種預定表的編制請同學們參照教材P.166—P.170上的例子，編寫。

三、文秘人員應為上司的商務(wù)旅行做哪些預備一作？請列出工作要點。

(1)預備旅行方案和旅館信息。旅行方案表要說明動身和到達地點、是乘飛機還是汽車、火車或輪船，動身和到達的日期準時間、座位狀況、旅館狀況。

旅行方案要預備三份，一份給上司，一份給他(她)的家人，一份給辦公室存檔。假如辦公室其他人想要并有權(quán)利要，應再額外預備一份。

(2)制定約會方案。約會方案表應當包括：城市名和省(州)名(假如是國外旅行，寫明城市名和國家名)，日期和時間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼及任何備注或特殊要提示的事情。

假如上司與某位洽談業(yè)務(wù)的人以前見過面，要把當時記錄的檔案找出，交給上司。

(3)為商務(wù)洽談收集資料。把上司旅行中將要處理的每一個問題的文件預備好，如與某項要探討的問題有關(guān)的信件、備忘錄及其他相關(guān)資料。你可以用橡皮筋或大號回形針把全部相關(guān)的文件扎在一起，每一扎都要標得清清晰楚。

(4)打算旅行用品。把上司作商務(wù)旅行時需要帶的信箋信封和文具用品列出清單。打點行李時根據(jù)清單檢查，這樣就不會落下任何東西。

旅行用品一覽表

·信紙、信封(一般的、公司的、大號的)、郵票

·筆記本

·地址名目：電話、傳真等號碼

·日歷卡

·世界各地時間表

·國際電話號碼表

·文件夾

·商業(yè)名片

·聲像材料

·手機、手提電腦、軟盤、微型錄音機，或者是掌上電腦等

·現(xiàn)金、私人與商業(yè)支票簿、私人與商業(yè)信用卡

·相關(guān)檔案

·旅行指南和地圖冊、旅行目的地的風土人情介紹

·日程表、約會支配表、時間表和方案表

·護照、簽證等

·鋼筆、鉛筆

·回形針、剪刀、橡皮筋、透亮?????膠帶、別針、尺子

·圖章和印泥盒

·急救藥盒

(5)行李問題。上司或許想知道在飛機上可以免費帶多重和多大的行李。文秘人員通過航空公司出版的旅行方案手冊或旅行社代辦人可了解這些信息。而且常常旅行的人總是增加他們的個人保險金以獲得毀壞、損失的賠償。要預備隨身攜帶的行李，有些。主管人員短途旅行時隨身帶一只小提箱和一只公事包，或者一只從旁邊打開有兩格的公文包?？梢园岩路旁谙赂?，這樣下飛機可直接去約會，而不必先去旅館放行李。

四、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？

關(guān)心領(lǐng)導制訂總體規(guī)劃,參加目標管理;幫助領(lǐng)導抓好中心工作,搞好調(diào)查討論,準時發(fā)覺新問題,把握新狀況,總結(jié)新閱歷.

提神醒腦的服務(wù)。

上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或預備濕毛巾使上司消退工作疲憊、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。

私事方面的幫助。

幫助的方法應視實際狀況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特殊指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所

以文秘人員必需從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。

（2）純私人性懇求時——遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的

關(guān)系來幫助他解決私人的事務(wù)。

財物管理。包括：

（1）薪金收入管理——薪金收入達到肯定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪

金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。特殊是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。

（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應將支票

簿與印章分別保藏，以避開被盜用冒領(lǐng)。

其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。

五、1.依據(jù)參與宴會的人選地點，定檔次

2.發(fā)請?zhí)?/p>

3.確定參與人員，訂餐

4.到舉辦宴會時間的前一天在進行一次人員核實。不能到到的人員再次邀請。

5.到時間正式進行。

辦公室管理作業(yè)4

一、簡要闡述社交話題的選擇。

合適的話題包括：

（1）談話雙方都感愛好的、有共同利益的話題，如合作意向等；

（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；

（3）顯示地方或民族顏色的話題，如本地的經(jīng)濟建設(shè)、風景名勝、歷史名人、風土人

情等；

（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務(wù)等；（5）樂觀、健康的生活體驗的話題；

（6）風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。

不合適的話題包括：

（1）應當忌諱的話題。如個人私生活等。

（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。

（3）過于敏感的話題。如個人的特別的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。（4）自己不甚熟識的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應隨便發(fā)揮。

（5）夸耀自己的話題。

（6）庸俗的、色情的話題。

（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。如涉及商業(yè)機密的話題。

二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？

印章的使用的主要形式為：

（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）

封存章。

落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：

（1）落款章加蓋于文書的落款處，用來表明的法定性和文件的有效性。

（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。

（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定自行更正的憑信。

三、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。

收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。

分送的基本原則：

（1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告

之類的文件，均應先送辦公部門負責人或機關(guān)領(lǐng)導批閱或處理；

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