檔案的建立與管理

檔案的建立與管理檔案建立和管理檔案管理是一個單位基礎管理工作的重要組成部分，其任務包括檔案的收集、分類和保存、統(tǒng)計、移交、利用、信息反饋、鑒定和銷毀、以及保密與安全等。本公司的檔案是寶貴的財富，必須全部歸檔，不得擅自保管或對外交流。檔案工作納入目標責任管理系統(tǒng)的考核范圍，對全公司各部門、管理處進行考核，并納入公司各類人員職責范圍之中，以便開發(fā)利用。檔案管理體制本公司的檔案實行集中管理分類保管的辦法。整個檔案工作由行政部下屬信息中心統(tǒng)一歸口管理，同時負責對各部門、各管理處及行政掛靠單位的檔案工作進行指導、監(jiān)督、檢查和考評。檔案分為九大類，限于庫房面積等原因，人力資源部負責員工檔案管理，其余檔案由信息中心統(tǒng)一負責管理。檔案工作在業(yè)務上受上級檔案部門的指導、監(jiān)督、檢查。各部門、管理處必須有一名兼職信息管理員，負責該部門、管理處的檔案工作，使公司檔案管理形成有機的網絡。檔案實行部門預立卷制。檔案的來源物業(yè)檔案管理必須遵循文檔自然形成規(guī)律，要做到及時記錄、數(shù)據(jù)準確、資料詳實，不錯不漏、帳實相符，妥善保管、查詢方便。保證檔案的完整、準確、新鮮和安全是檔案管理的基本要求。完整性要求檔案的整體性；準確性要求檔案內容與實際情況相符；新鮮性要求檔案反映的信息是最新的客觀真實記錄；安全性要求檔案內容的保密和妥善保管。此外，物業(yè)管理機構還需做到“三清”，即物業(yè)情況清、業(yè)主資料清和服務狀況清。物業(yè)檔案形式多樣，包括紙張、磁帶、膠卷等載體，手寫、復印、攝影、錄像等記錄方法，文字、圖像、聲音等表達方式，業(yè)主檔案、物業(yè)檔案、服務檔案等內容，以及圖、檔、卡、冊、表、證、軟件、聲像材料等形式與內容的結合方式。公司所有員工都應當做好工作日志，記錄當日事當日記。各項具體工作應按照ISO9001：2000體系做好相關表格的記錄。所有記錄必須客觀、真實、及時、全面，包括記錄時間、記錄內容和記錄人。各項會議也要有記錄，由公司或管理處行政人員負責。檔案管理的操作流程包括檔案的收集、分類和保存，檔案的電子化，檔案的利用，檔案的移交和信息的反饋。檔案的收集是將物業(yè)管理活動中產生的資料進行收集并集中處理的過程。檔案的分類和保存是對收集到的所有檔案資料進行系統(tǒng)、合理的分類，并儲存于相應的案卷中的過程。檔案的電子化是為了避免檔案的遺失、破損，利用計算機信息化的先進科技技術和互聯(lián)網信息中心，將檔案形成電子版材料儲存于電子檔案庫中。檔案的利用是檔案價值的一個重要體現(xiàn)，為解決管理過程中的問題提供重要的參考和憑證。檔案的移交是物業(yè)公司對下屬管理處的一個有效監(jiān)督，將管理處的管理的真實情況切實的反映到公司的過程。信息的反饋是物業(yè)公司根據(jù)下屬管理處的實際情況對管理方式方法進行調整和做出事情處理辦法的過程。在物業(yè)管理實踐中，為了降低檔案保存的成本和保留有價值的檔案，應及時剔除無價值的檔案，并按照檔案銷毀程序進行銷毀。檔案可以根據(jù)其不同的內容大致分成四類：業(yè)主檔案、工程技術檔案、服務檔案和其他管理檔案。業(yè)主檔案是在業(yè)主入住或進行第二次裝修時建立的與業(yè)主實際情況相符的檔案資料。這些檔案通常包括購房合同、業(yè)主身份證復印件、入伙通知單、入伙手續(xù)書、業(yè)主規(guī)約、驗房單、業(yè)主個人情況登記表、家庭成員登記表以及業(yè)主的房屋維修檔案。工程技術檔案是在房產建設、租售、管理過程中，與房產開發(fā)商或物業(yè)管理權移交方就工程建設產權及工程技術等方面形成的原始信息。這些檔案不僅包括房產前期開發(fā)中的建筑許可證、建筑施工圖、各項工程竣工驗收資料、交接資料等信息，而且還包含物業(yè)投入使用后的租售合同、接管基建項目、設備檔案等。服務檔案是物業(yè)管理機構在日常管理中建立和收集的房屋維修檔案、設備運行檔案、業(yè)主接待檔案（含投訴與回訪記錄）等資料以及其他的相關資料。這些檔案資料必須是適時全面的、客觀真實的，有利于今后查考或作為憑證的可靠依據(jù)。其他管理檔案一般指在物業(yè)管理過程中具有管理指導性、行政性的文件資料和內部流轉、傳遞的文字材料的集中，主要是管理處或相關職能部門在日常管理中需要收集和整理的一類檔案。這些檔案通常包括上級主管部門的有關指令、信息、企業(yè)質量手冊、程序文件等。同時，本項目綜合性物業(yè)的實際情況又可將檔案劃分為住宅區(qū)檔案、寫字樓檔案以及商鋪檔案三種。這樣分一方面是為了更好的整理、處理和利用檔案；另一方面是根據(jù)公司對本項目的管理模式總體設想在檔案管理中的一個重要體現(xiàn)。住宅區(qū)檔案包括購房合同及身份證的復印件、入伙通知單、入伙手續(xù)書、業(yè)主規(guī)約、驗房單、業(yè)主詳細資料登記表、家庭人員登記表、業(yè)主房屋維修檔案、繳費情況一覽、規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開工許可證、拆遷安置資料以及竣工總平面圖。以下是完整且修正過的文章：房屋檔案管理清單1.工程階段-工程規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文-建筑許可證、投資許可證、開工許可證-地質勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告-工程合同、工程預決算、工程設計變更通知-竣工圖、單體建筑、結構及隱蔽工程竣工圖，消防、燃氣等工程及地下管網竣工圖-房屋、消防、燃氣竣工驗收證明書-主要材料質量保證書，新材料、購配件的簽訂合同證書-水、電、消防等設備的檢驗合格證書及設備技術資料-砂漿、混凝土塊試壓報告-綠化工程竣工圖-各類業(yè)主清單-出售房屋的產權范圍或成本核算清單-公用設施設備及公共場地清單-未完工房屋公用設施設備及公共場地的竣工日期-產權方面資料2.業(yè)主服務階段-業(yè)主檔案（含產權）-業(yè)主服務檔案-裝修檔案-維修檔案-治安管理檔案-設備設施管理檔案-綠化清潔管理檔案-社區(qū)文化檔案3.其他管理階段-檔案管理指導文件-行政文件-業(yè)主意見調查、統(tǒng)計結果-業(yè)主接待記錄-業(yè)主投訴及處理記錄-回訪記錄-裝修申請表、裝修責任書-施工企業(yè)資質證明、裝修人員登記表-室內裝修設計平面圖-裝修竣工圖-維修申請記錄、回訪記錄-維修派工單-公共設施巡檢記錄-日常“四防一?！本W絡圖、巡檢記錄、交接班記錄、值班記錄、巡邏路線-日常抽檢記錄、查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶-進出入記錄、應急處理記錄-車輛管理記錄、車輛詳細資料-公共設備設施維修保養(yǎng)計劃-公用設備設施維修保養(yǎng)記錄-機電設備運行、巡查記錄-設備分承包方資料-公用設備設施臺帳及更新記錄-清潔日檢記錄、周檢記錄-綠化工作記錄、檢查記錄-消毒、殺蟲記錄、綠化病蟲害檢查記錄-社區(qū)文化創(chuàng)建構想、組織活動計劃及實施情況記錄-社區(qū)文化活動圖片等記錄內容-傳煤報道資料-文化活動場所、設施臺帳及使用記錄4.財務和人事管理階段-財務文件-人事管理記錄、文件；政府主管部門文件-內部管理規(guī)章制度、通知、簽報-質量手冊、程序文件（質量）-環(huán)境手冊、程序文件（質量）-作業(yè)文件5.商鋪檔案管理清單-購房合同及身份證的復印件、入伙通知單、入伙手續(xù)書、業(yè)主規(guī)約、驗房單-業(yè)主詳細資料登記表-業(yè)主房屋維修檔案-繳費情況一覽-投資許可證、開工許可證-拆遷安置資料-竣工總平面圖以上是房屋檔案管理清單，有助于保證房屋的安全和維護。以下是需要整理和保存的檔案資料清單：-主要材料質量保證書、新材料、購配件的簽訂合同證書-水、電、消防等設備的檢驗合格證書及設備技術資料-砂漿、混凝土塊試壓報告-綠化工程竣工圖-商鋪清單-出售寫字樓的產權范圍或成本核算清單-公用設施設備及公共場地清單-未完工房屋公用設施設備及公共場地的竣工日期-產權方面資料-業(yè)主意見調查、統(tǒng)計結果-業(yè)主服務業(yè)主接待記錄-檔案業(yè)主投訴及處理記錄-回訪記錄-二次裝修申請表、裝修責任書-施工企業(yè)資質證明、裝修人員登記表-室內裝修設計平面圖-裝修竣工圖-維修申請記錄、回訪記錄-維修檔案維修派工單-公共設施巡檢記錄-服務日常“四防一?！本W絡圖、巡檢記錄、交接班記錄、值班記檔案錄、巡邏路線-治安管理-日常抽檢記錄、查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶-進出入記錄、應急處理記錄-車輛管理記錄、車輛詳細資料-公共設備設施維修保養(yǎng)計劃-公用設備設施維修保養(yǎng)記錄-機電設備運行、巡查記錄-設備分承包方資料-公用設備設施臺帳及更新記錄-清潔日檢記錄、周檢記錄-綠化工作記錄、檢查記錄-消毒、殺蟲記錄、綠化病蟲害檢查記錄-社區(qū)文化活動圖片等記錄內容-傳煤報道資料-文化活動場所、設施臺帳及使用記錄-人事管理記錄、文件；政府主管部門文件-內部管理規(guī)章制度、通知、簽報-環(huán)境手冊、程序文件（質量）-作業(yè)文件檔案的整理和保存應該由公司行政部或管理處客服部門負責。在整理前期，需要確定檔案預立卷。保存程序應按照以上檔案的分類建立卷宗，即五級檔案管理文件，并編寫卷宗目錄。立卷后的案卷應按檔案的要求套上硬紙封面或裝盒。在歸檔保存前，需要確定檔案的保存期限、密級以及檔案編號，并編寫卷內目錄。保存期限可填寫一年、五年或永久。檔案編號需要用兩個大寫英文字母確定。在確定檔案的保存期限、密級及檔案編號后，將按次序寫于一小紙條上，并貼在檔案文件的右上角。規(guī)定檔案保存規(guī)定：為了更好地管理和查找檔案，需要按照類別和保存次序，自左而右，自上而下的排列，存放在專用柜架中。底圖除修改、送曬外，不得外借。每年底進行一次檔案的清理、核對和保管質量檢查工作。檔案室要整齊干凈，檔案入庫要注意防霉、防蟲。對于照片、錄音磁帶、磁盤、光盤等特殊載體的檔案設立專門案卷進行保存。檔案室嚴格做到“七防”（防火、防盜、防高溫、防潮、防蟲、防塵、防有害氣體），要重視消防，嚴禁吸煙和使用明火。保存期限的規(guī)定：檔案的保存期限由檔案工作領導、檔案員和有關業(yè)務管理人員共同確定。對于企業(yè)有長遠利用價值的檔案應永久保存。對于企業(yè)在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保存期一律從長。短期為一年，長期為五年，永久為五年以上。使用權限的規(guī)定：檔案的密級分為一般、秘密、機密、絕密四個等級。使用權限由檔案工作領導、檔案員和有關業(yè)務管理人員共同確定。一般為物業(yè)公司及下屬管理處員工均可利用的檔案，秘密為物業(yè)公司相關職能部門與下屬管理處相關管理人員方可利用的檔案，機密為物業(yè)公司相關職能部門領導與下屬管理處相關管理領導方可利用的檔案，絕密為物業(yè)公司副總、相關職能部門領導及下屬管理處主任以上級別的人員方可利用的檔案。檔案的統(tǒng)計規(guī)定：檔案管理員負責檔案管理基本情況的統(tǒng)計，每年一次。統(tǒng)計種類分檔案的數(shù)量、檔案提供利用次數(shù)、檔案利用效果、檔案管理人員情況、檔案設備和經費方面的統(tǒng)計。檔案管理員平時應認真做好檔案的收進、移出、整理、鑒定、保存、利用等日常原始數(shù)據(jù)的記錄和積累，根據(jù)數(shù)量性、廣泛性和工具性的檔案，建立科學的報表統(tǒng)計。檔案的統(tǒng)計工作要全面準確，保持連續(xù)性、不間斷，注重做好檔案的統(tǒng)計分析，報送領導和有關部門參考、決策，以提高公司檔案管理水平。刪除段落：沒有需要刪除的段落。為了保護檔案資料的安全和保密，必須按照嚴格的借閱和查閱程序來使用檔案。以下是檔案利用的規(guī)定：1.管理處員工應該重視保護檔案，并在閱檔批準權限辦理手續(xù)后借閱相關檔案。文書檔案只能閱讀，不能借出；科技檔案必須在借出后一周內歸還；書籍必須在15天內歸還。如果需要長期使用，則必須在歸還后辦理續(xù)借手續(xù)。檔案不得隨意折疊和拆散，也不允許對檔案進行隨意更改或涂寫。在借閱范圍內借閱，僅供閱覽的檔案只能在檔案室查閱，保密檔案不供查閱。在保證不泄密的前提下，可以對內對外交流檔案目錄。2.使用電子檔案庫必須通過公司互聯(lián)網信息中心的電子權限認證，并在物業(yè)公司互聯(lián)網中心上辦理相應的利用手續(xù)及程序方可進入電子檔案庫并查閱相應權限的電子檔案資料?；ヂ?lián)網信息中心管理員每天對當天的登陸情況及電子檔案的查閱情況進行統(tǒng)計，如有檔案機密資料從電子檔案庫泄露，找出查閱人，并追究其相關責任。3.借出和歸還非電子版檔案資料時，應辦理清點、簽名登記手續(xù)，由檔案員和借閱者當面核對清楚。4.檔案資料如有丟失、損壞或機密材料泄密，須立即寫出書面報告，按情節(jié)追究當事人的法律和行政責任。5.調離管理處人員必須清理移交、歸還借閱檔案及該歸檔的資料，方可辦理調離手續(xù)。6.外單位人員查閱本管理處檔案須持所在單位介紹信和本人證件，經管理處檔案主管領導批準，辦理有關查閱手續(xù)后在檔案室內閱讀。非管理處財務人員查閱財務檔案須經財務部門主管并經管理處主任批準。管理處財務人員因工作須查借閱的須經財務部門主管批準。7.對于檔案的借閱和歸還，必須填寫借閱表，并由檔案管理員確認簽字。對于檔案的查閱，必須填寫查閱審批表，并由領導簽字。8.公司下屬管理處應定期將公司所需的檔案資料及檔案情況說明移交至公司檔案庫，以便公司了解下屬管理處各方面的切實情況及儲存具有查考價值的檔案資料。下屬管理處應將能切實反映管理處各方面管理工作情況的檔案資料和有相當查考價值的檔案資料，按照職能的劃分，將檔案信息移交至相關的職能部門，并辦理相關移交手續(xù)。當公司或下屬管理處檔案員調離或離職時，檔案員應提前做好檔案的整理和交接的各項手續(xù)，妥善移交檔案及相關資料。9.檔案的密級必須得到嚴格的保護和控制，以確保機密資料的安全。10.對于檔案利用的反饋，可以及時向管理處反饋，以便改進和完善檔案利用的規(guī)定。我們將客戶滿意作為工作業(yè)績評價的最重要指標，并以客戶為中心，將其提升到企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的高度，最大限度地滿足客戶需求。通過創(chuàng)新的客戶服務理念，建立全方位的客戶服務系統(tǒng)，提供高品質的精細服務，不斷提高客戶滿意度。在這個前提下，我們將建立以客戶服務為主導的信息快速反饋系統(tǒng)，高效反饋和處理各方面的信息，同時通過其他渠道接收反饋和跟蹤反饋結果?？头亢拖嚓P部門和人員將執(zhí)行公司客服信息反饋系統(tǒng)及處理流程圖，并將資料存檔。資金收支管理處和財務部將建立反饋系統(tǒng)及處理流程圖，包括收支計劃和欠費追繳等方面的信息。財務人員將負責公司財務信息反饋系統(tǒng)及處理流程圖，并將公司文件存檔。會議紀要也將通過辦公室信息反饋系統(tǒng)及處理流程圖進行反饋和處理。信息反饋是實施有效的溝通和協(xié)調機制的一種有效手段，也是公司對下屬管理處監(jiān)督的一種有效方式，使公司和管理處能迅速做出正確的判斷和處理事情的辦法。在物業(yè)檔案管理過程中，我們建立了以客服為主導的各項信息反饋系統(tǒng)，使信息反饋在各項管理上達到最優(yōu)化。同時，結合信息技術的迅速發(fā)展，我們應將檔案管理與信息技術相結合，以提高信息反饋的速度和保證信息的時效性。我們建立的電子檔案庫和互聯(lián)網信息交流平臺將徹底改變傳統(tǒng)的物業(yè)管理模式。下屬物業(yè)管理處除了及時完善電子檔案庫，還需要通過互聯(lián)網信息中心的辦公平臺及時反饋當天的具體情況到相關的職能部門或總經理處，使公司能了解下屬管理處的真實情況并及時提出相應的處理辦法。在檔案鑒定和銷毀方面，凡是歸入檔案庫并且已超過原定保管期限的檔案，由檔案員提出鑒定銷毀申請報告和鑒定計劃。檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負責進行，日常的檔案鑒定工作由檔案員負責。銷毀清單及報告由檔案室保存。在銷毀時，應請保密保衛(wèi)部門協(xié)同實地銷毀，并由鑒定小組成員監(jiān)銷并簽名。銷毀檔案時必須遵守保密規(guī)定，對于因銷毀檔案而導致的失密或單位損失，將按照國家和管理處的相關規(guī)定進行處理。同時，要做好詳細的銷毀記錄，注明銷毀日期，并由監(jiān)銷人簽名蓋章后，裝訂成冊歸入檔案保存。銷毀后，檔案中心應及時調整柜架，整理案卷目錄，在原目錄上注銷，說明鑒定銷毀的時間。檔案的保密與安全方面，檔案管理人員和查、借閱者必須認真學習和自覺遵守保密規(guī)定，正確處理保密與利用的關系。檔案的保密材料分為國家和企業(yè)保密兩類，企業(yè)的檔案保密按照實際情況的需求分為絕密、機密、秘密和一般四個級別。案卷應根據(jù)內容及價值正確的劃分保密類別、保存期限。并定期對各類檔案進行密級審查，凡保密檔案已失去保密作用的，有關部門應及時通知檔案中心解密，以便更好的利用。保密檔案利用的審批要求如下：凡查閱保密的重要案卷由公司相關領導審批；凡查閱跨部門的保密案卷，應由被查閱案卷部門的負責人或總經理審批；凡查本部門的一般檔案，只要與本職工作有關，通常不需審批，但要向檔案管理人員說明情況，并進行查閱登記；凡外單位前來查閱檔案憑介紹信，經總經理審批后方可查閱。檔案卷宗應保持完整安全，不準損壞和拆案卷。如確需拆卷使用應征得檔案管理員或相關領導同意。如需復印保密的重復材料，應由相關領導或總經理同意，并注明翻印（復?。┘?shù)及處理辦法（文件用途及去處）。同時，要嚴格執(zhí)行公司檔案保密規(guī)定，防止檔案材料泄密、遺失、造成不良影響和損失等后果。檔案的安全方面，防火和防盜是重要的措施。檔案中心嚴禁煙火，嚴禁危險品進入，并應配備相應的防火、滅火器材。如工作需要確需動火應采取相應的措施。使用電熨斗等電器時應注意安全，下班后必須切斷電源。同時，要加強防盜措施，檔案室和有關各部室存放檔案案卷、文件資料的櫥、柜箱，均應加鎖，鑰匙由專兼職檔案管理員及指定有關人員專管。如發(fā)現(xiàn)檔案材料遺失或失竊，應及時報告，避免造成泄密后果。違反公司檔案保密規(guī)定，保密檔案材料泄密、遺失、造成不良影響和損失等后果的，應視情節(jié)按照有關規(guī)定給予必要的處罰。管理a、公司計算機聯(lián)網應向互聯(lián)網信息中心提出申請，由互聯(lián)網信息中心負責安裝和維護b、公司計算機聯(lián)網有兩種形式：一種是公司內部局域網，一種是公司與互聯(lián)網之間的聯(lián)網，兩種聯(lián)網形式的使用要求如下：i.公司內部局域網1.公司內部局域網的使用，應向互聯(lián)網信息中心提出申請，由互聯(lián)網信息中心負責安裝和維護2.公司內部局域網的使用，必須遵守國家關于計算機使用的相關法律法規(guī)3.公司內部局域網的使用，必須遵守公司關于計算機使用的相關規(guī)定ii.公司與互聯(lián)網之間的聯(lián)網1.公司與互聯(lián)網之間的聯(lián)網，應向互聯(lián)網信息中心提出申請，由互聯(lián)網信息中心負責安裝和維護2.公司與互聯(lián)網之間的聯(lián)網，必須遵守國家關于計算機使用的相關法律法規(guī)3.公司與互聯(lián)網之間的聯(lián)網，必須遵守公司關于計算機使用的相關規(guī)定4.公司與互聯(lián)網之間的聯(lián)網，必須遵守互聯(lián)網信息中心的相關規(guī)定公司內部的計算機信息傳遞，通過公司互聯(lián)網信息中心實現(xiàn)真正的網絡化辦公。同時，公司及管理處員工上網不得玩游戲和聊天。下屬各管理處需要指定計算機管理責任人，負責計算機的日常管理。責任人有對上述各項工作進行操作的權利和義務，并對所在部門的計算機安全操作負責。網絡運行維保安理包括監(jiān)視監(jiān)測線路和設備的運行質量和業(yè)務負荷情況，發(fā)現(xiàn)異常情況立即進行緊急處理并及時匯報。同時，應詳細、準確的做好各項原始記錄，保證互聯(lián)網信息中心系統(tǒng)的正常運行。計算機使用人需要全面了解各種設備的工作原理、技術標準、應急處理方法和相應各種軟件的使用方法。所有工作人員和訪客必須遵守國家有關法律、法規(guī)，嚴格執(zhí)行我國計算機信息網絡安全保密制度。未經許可，任何人不得隨意更改計算機、互聯(lián)網信息中心及服務器等軟硬件參數(shù)。任何工作人員必須遵守網絡信息安全管理制度，不得泄露用戶資料如賬號、密碼等信息，嚴禁盜用用戶賬號。工作人員應定時監(jiān)測殺除病毒，定期進行系統(tǒng)升級。網絡工程師及所有工作人員應熟悉并嚴格遵守和執(zhí)行安全保密規(guī)定，對于網絡設備、線路情況、用戶資料等機密資料，任何人都不得抄錄或對外泄密。未經批準，任何人不得將計算機中物品帶出，且不得將機密文件、軟件版本、技術檔案、內部資料等帶出或對外泄密。違反安全保密制度的，視其情節(jié)輕重，給當事人相應處罰，構成犯罪的，交由執(zhí)法部門依法追究其刑事責任。互聯(lián)網信息中心的核心設備由專職管理人員負責，其他人員不得擅自操作。管理人員必須熟悉互聯(lián)網信息中心的正常運轉，確保各管理處能隨時使用。管理人員必須每天對互聯(lián)網信息中心的硬件設備進行巡檢一次，并將獲得的數(shù)據(jù)及狀態(tài)記錄在《設備運行記錄表》上；若發(fā)現(xiàn)異常情況，應及時處理，并報上級主管?；ヂ?lián)網信息中心的運行管理制度包括由專人管理，并負責網絡的安全。建立健全互聯(lián)網信息中心