公司合同訂單管理制度

公司合同管理制度

第一章

總則

第一條

為防范市場風(fēng)險(xiǎn)與法律風(fēng)險(xiǎn)，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，減少因合同簽訂、履行過程中有規(guī)范行為導(dǎo)致的糾紛，依據(jù)中華人民共和國《合同法》及相關(guān)法規(guī)，結(jié)合我公司實(shí)際情況，特制定本管理制度。

第二條

我公司對(duì)外簽訂的所有合同，均適用本管理制度。

第三條

公司財(cái)務(wù)部是公司合同管理機(jī)構(gòu)，在公司法定代表人領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)有以下職能：

1、負(fù)責(zé)修訂和完善公司合同管理制度，指導(dǎo)各部門制訂合同管理實(shí)施辦法；

2、負(fù)責(zé)制訂公司自用合同的格式文本；

3、負(fù)責(zé)編寫有關(guān)合同管理的流程及要求；

4、負(fù)責(zé)解答合同簽訂、履行等方面法律問題；

5、會(huì)同公司有關(guān)部門對(duì)重大、重要合同進(jìn)行評(píng)審并出具審查意見；

6、監(jiān)督、檢查各部門合同簽訂、履行、管理情況；

7、參與合同糾紛的調(diào)查處理，制定解決方案；

8、負(fù)責(zé)公司合同文本的歸檔工作。

公司銷售合同由內(nèi)勤助理專門負(fù)責(zé)合同管理的收發(fā)具體工作。

合同的簽訂

第四條

簽訂合同實(shí)行洽談權(quán)、審查權(quán)、批準(zhǔn)權(quán)相對(duì)獨(dú)立、互相制約的原則。經(jīng)辦人、審查人、批準(zhǔn)人各司其職，分工負(fù)責(zé)。任何合同均需經(jīng)過評(píng)審程序評(píng)審后，方可批準(zhǔn)簽訂。

第五條

公司實(shí)行法定代表人授權(quán)委托制度，簽訂合同應(yīng)先取得授權(quán)委托書，并在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同。

第六條合同的填寫內(nèi)容要求準(zhǔn)確完備合法，書寫清晰。如：客戶名真實(shí)的全名，聯(lián)系電話能打通，安裝地址準(zhǔn)確，銷售產(chǎn)品規(guī)格型號(hào)數(shù)量準(zhǔn)確無誤，合同總價(jià)、預(yù)定金、收款方式準(zhǔn)確清晰規(guī)范。合同簽訂日期一定要填寫，這牽涉到售后服務(wù)期限。第七條

非格式銷售合同，經(jīng)辦人于合同簽訂前，應(yīng)驗(yàn)證對(duì)方當(dāng)事人有效證件，驗(yàn)明主體資格，了解其資信狀況，審查對(duì)方經(jīng)辦人代理權(quán)限，審查對(duì)方提供資料的真實(shí)性與合法性，法人單位的一定要附營業(yè)執(zhí)照，和個(gè)人簽訂的合同一定要有身份證復(fù)印件。簽訂前要進(jìn)行充分比價(jià)，在滿足質(zhì)量品質(zhì)的前提下選擇性價(jià)比最高的供應(yīng)商，必須要就完備售后保障條款，工程項(xiàng)目合同的一定要有百分之十的質(zhì)保金。第八條

屬投標(biāo)中標(biāo)的項(xiàng)目，經(jīng)辦人要召集有關(guān)部門共同審查業(yè)主招標(biāo)文件，確定我方投標(biāo)書主要條款。

第九條

公司對(duì)外簽訂的銷售合同，應(yīng)使用格式文本簽約。小額銷售的可采用公司銷售定單的格式簽訂，杜絕既無合同有無定單的銷售。銷售外的合同，必須采用合同書形式，經(jīng)協(xié)商簽訂合法合規(guī)的合同。所有合同及訂單均應(yīng)加蓋公司合同專用章為合同成立要件。

第十條

經(jīng)辦人應(yīng)將準(zhǔn)備簽約的合同文本及相關(guān)材料送交公司總經(jīng)辦。公司總經(jīng)辦應(yīng)在時(shí)限內(nèi)會(huì)同有關(guān)部門對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行審查，并書面提出審查意見。

對(duì)審查人有疑義的部分，經(jīng)辦人應(yīng)予全面解釋。對(duì)審查人提出的修改意見，經(jīng)辦人應(yīng)予重視，并協(xié)商完善。應(yīng)審查人的要求，經(jīng)辦人有責(zé)任補(bǔ)充相關(guān)材料。

第十一條

批準(zhǔn)人應(yīng)當(dāng)根據(jù)審查人的審查意見，決定合同的批準(zhǔn)。

第三章

合同的履行

第十二條

合同依法簽訂后，即具有法律約束力。履行部門必須認(rèn)真履行合同，確保信譽(yù)。

第十三條

對(duì)履行過程中對(duì)方當(dāng)事人的違約行為，履行部門應(yīng)當(dāng)立即查明情況，認(rèn)真、穩(wěn)妥地收集證據(jù)，及時(shí)、合理、準(zhǔn)確地向?qū)Ψ教岢鏊髻r報(bào)告。

當(dāng)我方接到對(duì)方當(dāng)事人的索賠報(bào)告后，履行部門應(yīng)當(dāng)立即通知公司總經(jīng)辦，共同商定應(yīng)對(duì)措施。

履行過程中一旦發(fā)生不可抗力和第三人干擾及意外事件，履行部門應(yīng)立即通知對(duì)方當(dāng)事人，查明原因，及時(shí)化解。并收集好相關(guān)證據(jù)。

第十四條

履行部門應(yīng)對(duì)合同履行中發(fā)生的情況，建立臺(tái)賬，由相關(guān)責(zé)任人負(fù)責(zé)書面簽證、來往信函等資料的保管。

第十五條

合同履行過程中，確需簽訂補(bǔ)充協(xié)議或者變更、解除合同的，履行部門應(yīng)當(dāng)按照本管理制度第二章關(guān)于合同簽訂的程序辦理。

第十六條

合同履行完畢后，對(duì)所遺留的問題，履行部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)解決，并規(guī)定解決期限。在期限內(nèi)確定無法解決的，應(yīng)當(dāng)立即報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，由公司領(lǐng)導(dǎo)指定有關(guān)部門配合解決，并提出具體方案。第四章

合同文本領(lǐng)用及歸檔管理

第十七條

銷售合同的領(lǐng)用到內(nèi)勤助理處登記領(lǐng)用，每個(gè)銷售員一次最多領(lǐng)用三份合同，合同簽訂后交還內(nèi)勤助理處登記歸檔。領(lǐng)用一周內(nèi)沒簽完的銷售合同也要按時(shí)歸還內(nèi)勤助理處。簽訂好的合同內(nèi)勤助理按時(shí)交回財(cái)務(wù)入賬。銷售合同以外的合同由簽訂人走財(cái)務(wù)、總經(jīng)辦審批流程后交回財(cái)務(wù)歸檔。第十八條

合同履行完畢后，履行部門應(yīng)將與合同有關(guān)的補(bǔ)充協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、傳真、電話記錄、簽證、索賠報(bào)告、合同臺(tái)賬等全部資料及時(shí)移交公司財(cái)務(wù)部。

第十九條

公司財(cái)務(wù)部應(yīng)當(dāng)做好合同文本及相關(guān)資料的歸檔工作。第五章

責(zé)任與獎(jiǎng)懲

第二十條

對(duì)嚴(yán)重?fù)p害公司利益的下列行為，公司將追究有關(guān)人員的責(zé)任，并要求其承擔(dān)全部損失：

1、在合同簽訂、履行過程中收受賄賂，與他人惡意串通，出賣公司利益；

2、在合同簽訂、履行過程中，嚴(yán)重玩忽職守，導(dǎo)致公司遭受巨大經(jīng)濟(jì)損失；3、在簽訂合同中，簽訂人由于自己的原因造成無效合同的每處罰款100元，因無效合同造成公司重大損失的，公司將追究相關(guān)責(zé)任人經(jīng)濟(jì)責(zé)任及法律責(zé)任。

4、其他故意違反本管理制度的行為。

第二十一條

對(duì)嚴(yán)重違反本管理制度行為，公司除給予有關(guān)人員紀(jì)律處分外，還可視情況要求其承擔(dān)所造成的部分損失。

第二十二條

公司職工均有權(quán)檢舉、揭發(fā)違反本管理制度、損害公司利益的行為。對(duì)于檢舉、揭發(fā)屬實(shí)的，公司除給予該職工一定物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)外還負(fù)責(zé)保密。

第二十三條

對(duì)于認(rèn)真執(zhí)行本管