印章管理制度2013-08-18

第4頁共5頁第5頁共5頁印章使用與管理制度文件編號XXXX-3-ZH-016版本/次1.0/01生效日期2013年文件級別三級受控批準(zhǔn)審核編制李連華第1頁共5頁一、目的印章是公司經(jīng)營管理活動中行使職權(quán)，明確公司各種權(quán)利義務(wù)關(guān)系的重要憑證和工具，印章的管理應(yīng)做到分散管理、相互制約，為明確使用人與管理人員的責(zé)權(quán)，特制定以下公司印章使用與管理制度。二、適用范圍適用于公司印章專職保管人員。三、職責(zé)1、公司各部門、配送中心等部門負(fù)責(zé)人對所管理的部門印章的正確申請使用權(quán)限負(fù)責(zé)。3、公司全體員工應(yīng)以公司利益為重，忠誠、正直為宗旨、正確使用、相互監(jiān)督、嚴(yán)格執(zhí)行本制度。四、印章的刻制：在國家相關(guān)法律法規(guī)允許的前提下，根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要由部門提出申請，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由綜合部統(tǒng)一辦理印章刻制。印章刻好后由綜合部辦理印章登記手續(xù)，填寫《印章管理登記表》備案并留好印章樣圖。以后公司新拓展門店的基本印章的刻制，根據(jù)工商部門規(guī)定，由公司指定的印章管理人員負(fù)責(zé)申請，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由綜合部統(tǒng)一辦理印章刻制，負(fù)責(zé)辦理相關(guān)的保管手續(xù)。五、印章的保管和使用1.印章的保管公司總經(jīng)理授權(quán)賦予某個部門專人負(fù)責(zé)專用印章的保管權(quán)和使用權(quán)。由公司決定的被授權(quán)人在綜合部簽字領(lǐng)取印章，指定專人保管。2.印章的使用任何部門在啟用印章前，均需與公司總經(jīng)理指定印章負(fù)責(zé)人的辦理蓋章申請手續(xù)，所有加蓋公章的《印章使用審批單》必須經(jīng)總理批準(zhǔn)后，印章保管人方可蓋章，同時填寫好《印章使用登記薄》。（1）、公章：各部門需要加蓋公章的文件、通知、申請報告等，須先到綜合部處填寫《印章使用審批單》，經(jīng)公司總經(jīng)理審批后，方可蓋章。部門經(jīng)辦人在填寫《印章使用審批單》時，需注明加蓋公章的事由、次數(shù)，務(wù)必經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后再提交總經(jīng)理審批。（2）、合同章：主要用于公司簽訂各類合同使用專用章，蓋章前須先到綜合部填寫《印章使用審批單》，經(jīng)由公司總經(jīng)理審批后，方可蓋章。印章保管員需將《印章使用申請表》與《印章使用登記薄》同期留檔。（3）、法人私章：主要用于辦理銀行匯票、現(xiàn)金支票等業(yè)務(wù)，使用時憑總經(jīng)理審批的付款申請單或匯款憑證，方可蓋章。同時做好《印章使用登記薄》留存檔。（4）、財務(wù)章：主要用于銀行匯票、現(xiàn)金支票等需要加蓋銀行預(yù)留印鑒等業(yè)務(wù)。同時做好《印章使用登記薄》留存檔。（5）、發(fā)票專用章主要用于本公司開據(jù)的發(fā)票蓋章。（6）、部門章：部門章僅限用于各部門內(nèi)部使用，不具有公司對外辦理業(yè)務(wù)的權(quán)力，由部門負(fù)責(zé)人保管，同時嚴(yán)格控制部門章的使用辦法。3.印章的廢止、更換：（1）、根據(jù)工商行政管理?xiàng)l例規(guī)定，在公司運(yùn)作過程中，如需廢止或繳銷的印章應(yīng)由保管人員填寫《廢止申請單》，經(jīng)公司總經(jīng)理審批后，由公司綜合部負(fù)責(zé)人統(tǒng)一廢止或繳銷。（2）、遺失印章時應(yīng)由印章保管人員填寫《廢止申請單》，經(jīng)公司總經(jīng)理審批后，方可重新印章刻制，如果是公司基本印章遺失，必需登報申明。（3）、更換印章時應(yīng)由各部門印章保管人員填寫《廢止申請單》，經(jīng)公司經(jīng)理審批后，由公司綜合部負(fù)責(zé)人根據(jù)工商管理規(guī)定統(tǒng)一廢止或繳銷。同時，由各部門印章保管人員填寫填寫《印章制發(fā)申請表》申請新的印章。4.印章保管人的責(zé)權(quán)范疇：對于公司主要印章管理，采用的是分散管理相互監(jiān)督的辦法。印章保管人具有使用、監(jiān)督、保管等多重責(zé)任與權(quán)力，具體責(zé)權(quán)范疇如下：（1）、各部門印章保管人對印章具有按《印章使用審批單》使用權(quán)力，對不按規(guī)定使用的行為負(fù)全部使用責(zé)任。（2）、公章、合同章的保管人無獨(dú)立使用權(quán)力，具有監(jiān)督和允許按《印章使用審批單》使用權(quán)力。對未經(jīng)由總經(jīng)理簽批的公章使用，由保管人負(fù)主要責(zé)任，綜合部負(fù)責(zé)人和用章人負(fù)部分責(zé)任。（3）、財務(wù)章的保管人無獨(dú)立使用權(quán)力，但具有監(jiān)督及允許使用權(quán)力。對未經(jīng)由財務(wù)經(jīng)理簽字的財務(wù)章使用，由保管人負(fù)主要責(zé)任，財務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)部分責(zé)任。（4）、

法人私章的保管者是由公司指定專人保管，但其無獨(dú)立使用權(quán)力，需依據(jù)總經(jīng)理審批的付款申請單或匯款憑證，方可使用，否則負(fù)全部責(zé)任。（5）、公司嚴(yán)禁公章、合同章、法人私章獨(dú)立帶離公司使用，因此各部門需要帶公章、合同章外出辦事使用時，務(wù)必填寫《印章外出使用審批單》，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由印章保管人與辦事人一同前往現(xiàn)場辦理業(yè)務(wù)。（6）、如遇要辦理工商等年檢或變更等業(yè)務(wù)，盡量將表格帶回公司蓋章，確實(shí)需要帶印章的，務(wù)必填寫《印章外出使用審批單》，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由印章保管人與辦事人一同前往現(xiàn)場辦理業(yè)務(wù)。（7）、如遇公司員工購車、購房等需要開具個人相關(guān)證明的，須填寫《印章使用審批單》，經(jīng)總經(jīng)理審批后，方可蓋章。如涉及到個人經(jīng)濟(jì)擔(dān)保時，原則上一律不予證明。（8）、公司印章只適用于與公司有業(yè)務(wù)往來的事務(wù)，不得從事有損公司利益之行為。（9）、印章使用申請人及管理負(fù)責(zé)人要嚴(yán)格按照上述規(guī)定申請使用印章，如出現(xiàn)問題，后果自負(fù)。給公司造成重大損失的，公司將依法追究其法律責(zé)任。七、制度執(zhí)行時間1、本制度屬于首次擬定，自2013年9月1日起執(zhí)行。2、本制度由公司制度整編小組統(tǒng)一制定，最終解釋權(quán)歸綜合部所有。3、本制度為內(nèi)部管理文件，僅限內(nèi)部傳閱，任何人不得外傳。附件一、印章使用審批流程：①用章人填寫申請單→②部門負(fù)責(zé)簽字→③部門分管副總審批→④總經(jīng)理批準(zhǔn)附件二、表單一：《印章使用審批單》董事長審批：標(biāo)題事由申請日期年月日印章類別使用次數(shù)使用部門經(jīng)辦人部門負(fù)責(zé)人副總經(jīng)理審核表單二《印章外出使用審批單》董事長審批：標(biāo)題事由辦理單位地址申請日期年月日印章類別使用次數(shù)使用部門經(jīng)辦人部門負(fù)責(zé)人副總經(jīng)理審核表單三《申請刻制與廢止印章申請單》董事長審