秘書實務(wù)-商務(wù)接待活動

秘書實務(wù)第六章商務(wù)活動第一節(jié)商務(wù)接待總經(jīng)理辦公室：李總：小王，這兩次出差收獲不小，不僅與對方達成了初步意向，對方還要來人親自到我們公司考察，過幾天合肥那邊的合作公司的一位總經(jīng)理要帶三位人員來，這里有一份公司關(guān)于接待計劃方面的規(guī)定，你看后先照此擬一個接待計劃，我先過過目。王俐：好的，我馬上辦。龍城旅游公司關(guān)于對內(nèi)接待工作的規(guī)定一，接待工作首先確定接待規(guī)格，這是決定人員、日程安排和經(jīng)費開支的基礎(chǔ)。一般分為高規(guī)格、對等和低規(guī)格接待三種；二，人員方面安排：主陪人員、主要工作人員和事項。應(yīng)列出相應(yīng)表格，包括：日期、時間、活動內(nèi)容、地點、陪同人員等；三，接待經(jīng)費列支：工作經(jīng)費，如租借場地和印發(fā)資料等；勞務(wù)費，如講課、演講和加班費等；參觀、游覽、娛樂費等；宣傳、公關(guān)費等；交通費；餐飲費；住宿費；紀念品費；其他費用等。相關(guān)知識：（一）接待規(guī)格主要是從主陪人員角度而言。１，高規(guī)格：主要陪同人員比主要來賓的職位高，表明對被接待一方的重視和友好；２，對等接待：主要陪同人員與主要來賓的職位相當，最為常用。３，低規(guī)格：主要陪同人員比主要來賓的職位低，常用于基層單位，如：國家領(lǐng)導人到某公司視察，其董事長不過是副廳局級，即屬于低規(guī)格接待。４，如何確定接待規(guī)格：主要由上司決定，秘書僅提供參考意見；了解對方來賓最高身份；考慮與我方關(guān)系；以前接待過的來賓參照上次標準；突發(fā)性情況，規(guī)格降低時需向?qū)Ψ浇忉屒宄⒌狼?。（二）接待?jīng)費１，明確經(jīng)費來源。如屬來賓自負部分的，要提前告知對方；如幾個單位聯(lián)合接待的，應(yīng)分清所占比例；２，了解來賓飲食和生活習慣。注意與宗教有關(guān)的飲食忌諱；３，不得擅自更改接待標準，嚴格執(zhí)行公司有關(guān)規(guī)定；４，做好保密工作，注意內(nèi)外有別。實訓題請?zhí)嫱趵M這份接待計劃，包括：接待規(guī)格、人員、時間、地點及事項安排表、經(jīng)費列支。第二節(jié)商務(wù)參觀合肥天達公司王總經(jīng)理帶三位部門經(jīng)理來公司參觀考察，王俐設(shè)計的參觀路線和重點展示：第一站：公司辦公室，展示公司實力及誠意。第二站：公司陳列室，展示公司的發(fā)展歷史及業(yè)務(wù)成就。第三站：公司旅游產(chǎn)品項目規(guī)劃室，展示公司的開發(fā)前景（此站注意保密，不可看的不能展示）第四站：公司外環(huán)境參觀，展示公司的發(fā)展成就及不動產(chǎn)等。相關(guān)知識（一）參觀主題1、擴大企業(yè)的知名度，提高社會美譽度；2、加大企業(yè)的業(yè)務(wù)拓展空間；3、與相關(guān)企業(yè)及社區(qū)形成和諧關(guān)系；4、增強員工對企業(yè)的認可度和歸屬自豪感。（二）注意參觀中的保密附：我國重大泄密事件備忘錄１，１９７９年，西方某駐華官員無意從一普通電話中獲得我軍對越自衛(wèi)還擊作戰(zhàn)時間、兵力調(diào)遣等重大機密；２，１９８１年９月２０日，我國首次用一枚運載火箭發(fā)射三顆人造衛(wèi)星。３天后，北京某廣播電臺播出《太空奧秘奪桂冠》；北京某晚報刊《我國第九顆人造衛(wèi)星》；將運行軌道、無線電遙測頻率托出。３，我國生產(chǎn)的龍須草席具有悠久歷史，曾被萊比錫博覽會譽為“獨有的工藝品”，列為免檢產(chǎn)品，贏得大量外匯。１９８０年代初，日本某株式會社來廠考察，對每一道工序作了詳細了解和拍照，３月后，日本就宣稱制作出了同類產(chǎn)品，并以機器化生產(chǎn)，而我國的出口廠家全部倒閉。４，景泰藍堪稱國寶。１９８０年代，竟有日本人扛著攝像機來參觀。我方人員洋洋得意地拍著對方的攝像機說：“拍吧，拍下全部制作工藝，拿回去讓人知道中國人的厲害?！眱赡旰?，日本人制作的景泰藍大量進入市場，中國景泰藍價落千丈。５，中國宣紙有“千年壽紙”、“紙中之王”美稱，尤其以安徽涇縣產(chǎn)品為正宗。１９１５年獲巴拿馬國際博覽會金獎。日本人曾要求到?jīng)芸h參觀，被謝絕；發(fā)現(xiàn)涂著涇縣宣紙廠的運料車，立即尾隨，但被該廠將廠車標記涂去。次年，日本人去浙江一個由涇縣宣紙廠扶持的廠參觀，該廠熱情接待，有問必答，連蒸煮原材料的堿水濃度這樣的細節(jié)都告知對方，并惟恐接待不周，臨別時還贈送檀樹皮、長稻草漿和楊桃藤等原料。日本人回去“研究研究”后，不久宣稱：“世界宣紙，涇縣第一，日本第二，浙江第三，臺灣第四?！钡谌?jié)商務(wù)宴請晚上，龍城旅游公司在餐廳宴請合肥天達公司四位客人，公司領(lǐng)導作陪，并請公司市場部、財務(wù)部和總經(jīng)理辦公室相關(guān)人員出席。相關(guān)知識：（一）宴會籌劃１，確定宴請名單。先由秘書擬定，最后由上司定奪。２，確定時間和場所。不要選在重大節(jié)日、假日或有禁忌的日子，如穆斯林的齋月。場所要請究環(huán)境因素。３，發(fā)請柬。正式宴會都要發(fā)。事先約定或電話通知的都要發(fā)，這是禮節(jié)。如圖４，確定菜單。注意客人飲食習慣、禁忌；合理搭配。５，排定桌次和座次。桌次地位有高低，以主人的桌為基準，右高左低，近高遠低。座位中，以主人（女主人）為中心，近高遠低，右上左下。（二）宴請程序１，迎客。秘書要提前到達宴會場所，檢查相關(guān)設(shè)備和準備工作；主人一般位于大門口迎客。尊貴客人到達，主方還可將人員排成兩排在大門處歡迎。２，入席。人數(shù)較多時，要事先在桌上擺放名牌。入座時，背對門口的座位一定要由主方人員來坐，這是個下座。３，致辭、敬酒致辭要事先準備好，一般主人先講，客人致答辭，客人也可在宴會中間致答辭。席間可進行適當交談。４，散席。主人應(yīng)送客人至大門