檔案數(shù)字化技術規(guī)范

紙質檔案數(shù)字化

技術規(guī)范介紹年4月丹東市文書立卷改革暨檔案數(shù)字化工作培訓班第1頁

主要內容一、《規(guī)程》基本情況二、紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范三、照片檔案數(shù)字化技術規(guī)范四、聲像檔案數(shù)字化技術規(guī)范

第2頁

一、基本情況1、編制標準和依據(jù)2、研究、起草過程3、數(shù)字化范圍

第3頁1、編制原則系統(tǒng)性標準

檔案信息是國家信息化建設工作一個組成部分，檔案數(shù)字化也是檔案信息管理工作一個方面，技術規(guī)范制訂應符合國家信息化建設相關技術要求，確?？蛇B續(xù)性發(fā)展。第4頁1、編制原則通用性標準

應基本滿足國內正在進行檔案數(shù)字化工作，對檔案數(shù)字化結果數(shù)據(jù)要給予較明確指標要求，以確保數(shù)據(jù)通用交換能力。第5頁1、編制原則先進性標準在制訂過程中對當前比較常見檔案數(shù)字化技術進行論證評定，同時也要對新出現(xiàn)技術進行研究?；舅季w是必定成熟技術，探討新技術發(fā)展態(tài)勢，適當進行指導。第6頁1、編制原則實用性標準作為技術規(guī)范首先要把握宏觀指導標準，對于檔案數(shù)字化詳細實施步驟、方法，應給予較明確規(guī)范要求，以及在加工過程中所需技術參數(shù)給與較明確指標要求，提升本規(guī)范實用效果。第7頁1、編制原則適度性標準就是合理地確定一些需要統(tǒng)一技術范圍和技術指標。范圍過大或者過小，指標水平過高或過低，都會對標準實施效果產(chǎn)生不良影響。第8頁編制依據(jù)GB/T18894–電子文件歸檔與管理規(guī)范DA/T18－1999檔案著錄規(guī)則DA/T22-《歸檔文件整理規(guī)則》檔發(fā)[]6號檔案管理軟件功效要求暫行要求DA/T31—紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范第9頁2、研究、起草過程丹東市檔案館從1993年開始進行檔案數(shù)字化工作，對紙質檔案、縮微膠片檔案、照片檔案、工程圖紙、電影膠片等各種載體檔案進行了數(shù)字化轉換，有一定實踐經(jīng)驗，有針對性對各種載體數(shù)字化技術參數(shù)進行了重復試驗、比較，取得了較科學、合理技術參數(shù)。并參考了國家檔案局相關標準和規(guī)范，借鑒了弟兄單位研究和實踐結果。

第10頁3、數(shù)字化范圍紙質檔案紙質檔案包含文書檔案、專門檔案等門類。第11頁3、數(shù)字化范圍文書檔案文書檔案數(shù)字化范圍包含永久和長久保留主要文件正本。第12頁3、數(shù)字化范圍文書檔案文書檔案適用涉密數(shù)據(jù)制作環(huán)境要求范圍1密級文件，包含絕密、機密、秘密文件材料。2上級機關頒發(fā)不易公開文件材料。3本機關黨組（或實施黨委制黨委）、行政領導會議統(tǒng)計。4本機關或本機關匯總統(tǒng)計報表。5人民來信、來訪材料及本單位處理人民來信、來訪形成統(tǒng)計。第13頁3、數(shù)字化范圍文書檔案文書檔案適用涉密數(shù)據(jù)制作環(huán)境要求范圍6本機關黨員、干部、職員名冊。7包括司法、監(jiān)察、紀檢及組織人事工作中對相關人員違紀違法調查與詳細審理處理情況形成文件材料。8本機關及本機關辦理干部、工人轉移工資、行政、黨、團、工會組織介紹信及存根。9本機關財產(chǎn)、物資、檔案等交接憑證、清冊。10下級機關報送不易公開文件材料。第14頁3、數(shù)字化范圍專門檔案本機關形成，能夠對社會提供利用、利用率較高專門檔案應數(shù)字化。第15頁3、數(shù)字化范圍照片檔案1本機關召開工作會議、業(yè)務會議、表彰會議、代表會議等形成照片。2上級領導、社會著名人物來本機關檢驗、視察、指導工作形成照片。3本機關歷屆領導人照片。4本機關主辦或承接重大活動照片。5本機關主要外事工作形成照片。6本機關取得省級以上各種榮譽（如獎狀、錦旗、獎杯等）翻拍形成照片。

第16頁3、數(shù)字化范圍錄音錄像檔案1本機關召開工作會議、業(yè)務會議、表彰會議、代表會議等形成錄音、錄像帶。2上級領導、社會著名人物來本機關檢驗、視察、指導工作形成錄音、錄像帶。3本機關在職能活動中主辦或承接重大活動錄音、錄像帶。4本機關主要外事工作形成錄音、錄像帶。5本機關發(fā)生重大事件、事故形成錄音、錄像帶。6新聞媒體報道本機關信息、新聞報道。

第17頁二、紙質檔案數(shù)字化

技術規(guī)范主要內容基本標準基本工作流程基本技術參數(shù)技術實現(xiàn)方法結果管理第18頁二、紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范基本標準

是使檔案信息資源準確方便快捷地提供利用;使能夠公開檔案信息資源得到共享，以滿足社會各界對檔案利用需求。第19頁二、紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范數(shù)字化對象確實定標準

1）符合國家法律法規(guī)標準：符合國家檔案開放要求。2）價值性標準：屬于歸檔范圍且應永久或長久保留、社會利用價值高。第20頁二、紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范

基本環(huán)節(jié)

檔案整理目錄建庫檔案掃描圖像處理圖像存放數(shù)據(jù)掛接數(shù)據(jù)質檢和驗收數(shù)據(jù)備份結果管理第21頁二、紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范

過程管理

1、應加強紙質檔案數(shù)字化各步驟安全保密管理機制，確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息安全。2、在數(shù)字化工作同時建立起完整、規(guī)范加工統(tǒng)計。即各個步驟均應進行詳細登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊（形成加工檔案）。第22頁（一）檔案整理1、目錄數(shù)據(jù)準備2、拆除裝訂3、區(qū)分掃描件和非掃描件4、頁面修整5、整理登記6、檔案裝訂第23頁（一）檔案整理1、目錄數(shù)據(jù)準備

按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)、DA/T22-《歸檔文件整理規(guī)則》和《丹東市文書檔案目錄數(shù)據(jù)庫結構和交換標準（試行）》等標準要求，規(guī)范檔案中目錄內容。

第24頁（一）檔案整理目錄數(shù)據(jù)準備一是確定檔案目錄著錄項、字段長度和內容要求；二是修改錯誤或不規(guī)范目錄內容，如案卷名、文件名、責任者、起止頁號和頁數(shù)；三是沒有目錄檔案按照原件內容建立目錄。第25頁（一）檔案整理2、拆除裝訂

不去除裝訂物影響掃描工作檔案，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。

第26頁（一）檔案整理3、區(qū)分掃描件和非掃描件

按要求把同一案卷中掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分標準是：重份文件，有正式件文件能夠不掃描原稿。

第27頁（一）檔案整理4、頁面修整

對紙張破損嚴重、無法直接進行掃描檔案，應先進行技術修復。如折皺不平原件應先進行壓平或燙平，再進行掃描。

第28頁（一）檔案整理5、整理登記

詳細統(tǒng)計檔案整理后每份文件起始頁號和頁數(shù)，

第29頁（一）檔案整理6、檔案裝訂

掃描工作完成后，拆除過裝訂物檔案應按檔案保管要求重新裝訂?；謴脱b訂時，應注意保持卷內檔案完整，檔案排列次序不變，做到準確、無遺漏。第30頁（二）檔案掃描1、掃描方式2、掃描色彩模式3、掃描分辨率4、掃描登記第31頁（二）檔案掃描1、掃描方式

依據(jù)檔案幅面大小(A4、A3、AO等)選擇對應規(guī)格掃描儀或專業(yè)掃描儀(如工程圖紙可采取0號圖紙掃描儀)進行掃描。紙張情況較差，以及過薄、過軟或超厚檔案，應采取平板掃描儀進行掃描；紙張情況好檔案可采取高速掃描已進行掃描，以提升工作效率。第32頁（二）檔案掃描2、掃描色彩模式

黑白二值----頁面為黑白兩色，而且字跡清楚、不帶插圖檔案，可采取黑白二值模式進行掃描?；叶饶Ｊ?---頁面為黑白兩色，但字跡清楚度差或帶有插圖檔案，以及頁面為多色文字檔案，可采取灰度模式掃描。彩色模式----頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖檔案，可視需要采取彩色模式進行掃描。

第33頁（二）檔案掃描3、掃描分辨率

采取黑白二值、灰度、彩色幾個模式進行掃描時，其分辨率普通提議選擇≥200dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清楚度較差等，可適當提升分辨率。第34頁（二）檔案掃描4、掃描登記

認真填寫相關記錄表單，登記掃描頁數(shù)，查對每份文件實際掃描頁數(shù)與檔案整理時填寫文件頁數(shù)是否一致，不一致時應注明詳細原因和處理方法。第35頁

（三）圖像處理

1、圖像數(shù)據(jù)質量檢驗2、補掃3、糾偏4、去污5、圖像拼接6、裁邊7、圖像處理登記第36頁（三）圖像處理1、圖像質量檢驗

對檔案漏掃、圖像偏斜度、清楚度、失真度等進行檢驗。發(fā)覺不符合質量要求時，應對圖像進行對應處理。發(fā)覺掃描圖像排列次序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。第37頁（三）圖像處理2、（補掃）對操作不妥，造成掃描圖像文件不完整或無法清楚識別時，應重新進行掃描。發(fā)覺文件漏掃時，應及時補掃并將圖像插入正確位置。第38頁（三）圖像處理3、糾偏

對出現(xiàn)偏斜圖像應進行糾偏處理，以到達視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確圖像應進行旋轉還原，以符合閱讀習慣。第39頁（三）圖像處理4、去污

對圖像中出現(xiàn)影響圖像質量雜質如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。處理過程中應遵照在不影響可懂度前提下展現(xiàn)檔案原貌標準。第40頁（三）圖像處理5、圖像拼接

對大幅面檔案進行分幅區(qū)掃描形成多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整圖像，以確保檔案數(shù)字化圖像完整。第41頁（三）圖像處理6、裁邊處理

對采取彩色模式掃描圖像應進行裁邊處理，去除多出白邊，以有效縮小圖像文件容量，節(jié)約存放空間。第42頁（三）圖像處理7、圖像處理登記統(tǒng)計質檢結果和處理意見。第43頁

(四)圖像存儲

1、存放格式2、圖像文件命名第44頁

(四)圖像存儲1、存放格式

1）采取黑白二值模式掃描圖像文件，用TIFF(G4)格式存放。采取灰度模式和彩色模式掃描文件，用JPEG格式存放。存放時壓縮率選擇，應確保圖像清楚可讀，盡可能減小存放容量為準則。第45頁

(四)圖像存儲TIFF格式（TagImageFileFormat標識圖像文件格式）通慣用來描述產(chǎn)生于掃描儀數(shù)據(jù)，被用于專門存放灰度值、二值標準格式。

第46頁

(四)圖像存儲JPEG格式（JointPhotographicExpertGroup聯(lián)合圖像教授組）是一個“有損”壓縮文件格式，已經(jīng)成為非專業(yè)數(shù)字照像和在互聯(lián)網(wǎng)上應用標準格式。

第47頁

(四)圖像存儲2）提供網(wǎng)絡查詢掃描圖像，也可存放為CEB、PDF或其它格式。第48頁

(四)圖像存儲2、圖像文件命名

1）紙質檔案目錄數(shù)據(jù)庫中每一份文件，都有一個與之相對應唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后圖像文件命名。如：72-1-101-12）多頁文件可用該檔號建立對應文件夾，按頁碼次序對圖像文件命名。第49頁

（五）目錄建庫1、數(shù)據(jù)格式選擇2、檔案著錄3、目錄數(shù)據(jù)質量檢驗第50頁

（五）目錄建庫1、數(shù)據(jù)格式選擇

目錄建庫應選擇通用數(shù)據(jù)格式。所選定數(shù)據(jù)格式應符合《丹東市文書檔案目錄數(shù)據(jù)庫結構和交換標準（試行）》要求。第51頁

（五）目錄建庫2、檔案著錄

按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)和DA/T22-《歸檔文件整理規(guī)則》和《丹東市文書檔案目錄數(shù)據(jù)庫結構和交換標準（試行）》要求進行著錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。第52頁

（五）目錄建庫3、目錄數(shù)據(jù)質量檢驗

采取人工校對或軟件自動校正確方式，對目錄數(shù)據(jù)庫質量進行檢驗。查對著錄項目是否完整、著錄內容是否規(guī)范、準確，發(fā)覺不合格數(shù)據(jù)應進行修改或重錄。

第53頁

（六）數(shù)據(jù)掛接1、數(shù)據(jù)匯總2、數(shù)據(jù)關聯(lián)3、數(shù)據(jù)掛接4、數(shù)據(jù)掛接質量檢驗5、查對登記第54頁（六）數(shù)據(jù)掛接1、數(shù)據(jù)匯總

將已形成目錄數(shù)據(jù)與圖像數(shù)據(jù)，經(jīng)過深入核實數(shù)據(jù)，檢驗文件名、頁數(shù)、文件數(shù)、檔號唯一性等，及時進行匯總。第55頁（六）數(shù)據(jù)掛接2、數(shù)據(jù)關聯(lián)

要認真核查每一份圖像文件名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件檔號是否相同，圖像文件頁數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件頁數(shù)是否一致，圖像文件總數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫漢字件總數(shù)是否相同。第56頁

（六）數(shù)據(jù)掛接3、數(shù)據(jù)掛接經(jīng)過編制程序或借助對應軟件，實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與相關聯(lián)圖像自動掛接。第57頁（六）數(shù)據(jù)掛接4、數(shù)據(jù)掛接質量檢驗對圖像文件與目錄數(shù)據(jù)掛接質量進行檢驗，查對目錄與圖像文件對應是否準確，發(fā)覺不合格應及時進行修改。第58頁（六）數(shù)據(jù)掛接5、查對登記

填寫相關記錄表單，統(tǒng)計數(shù)據(jù)關聯(lián)后頁數(shù)，查對每一份文件關聯(lián)后頁數(shù)與檔案整理、掃描時填寫頁數(shù)是否一致，不一致時應注明詳細原因和處理方法。第59頁

（七）數(shù)據(jù)驗收

1、數(shù)據(jù)抽檢2、驗收指標3、驗收審核4、驗收登記第60頁

（七）數(shù)據(jù)驗收1、數(shù)據(jù)抽檢

1）以抽檢方式檢驗已完成數(shù)字化轉換全部數(shù)據(jù)，包含目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接總體質量。2）一個全宗檔案，數(shù)據(jù)驗收時抽檢比率不得低于5%。第61頁

（七）數(shù)據(jù)驗收2、驗收指標

1）目錄數(shù)據(jù)與圖像文件掛接錯誤，或目錄數(shù)據(jù)、圖像文件出現(xiàn)不完整、不清楚、有錯誤等問題時，質量標識為“不合格”。2）一個全宗檔案，數(shù)字化轉換質量抽檢合格率到達95%以上（含95%）時，給給予驗收“經(jīng)過”。合格率=抽檢合格文件數(shù)/抽檢文件總數(shù)×100%第62頁

（七）數(shù)據(jù)驗收3、驗收審核

驗收“經(jīng)過”結論，必須經(jīng)分管領導審核、簽字后方有效。第63頁

（七）數(shù)據(jù)驗收4、驗收登記

填寫紙質檔案數(shù)字化驗收記錄表單第64頁

（八）數(shù)據(jù)備份

1、備份范圍2、備份方式3、數(shù)據(jù)檢驗4、備份標簽5、備份登記第65頁

（八）數(shù)據(jù)備份1、備份范圍

經(jīng)驗收合格完整數(shù)據(jù)應及時進行備份。2、備份方式

為確保數(shù)據(jù)安全，備份載體選擇應多樣化硬盤、光盤、磁帶等，可采取在線、離線相結合方式實現(xiàn)多套備份，并注意異地保留。第66頁

（八）數(shù)據(jù)備份3、數(shù)據(jù)檢驗

備